Work Breakdown Structure o WBS

¿Qué es la WBS?

La WBS, o Work Breakdown Structure, es un documento que descompone el alcance o producto resultante del proyecto en paquetes de trabajo individuales, incluyendo aquellos relativos a la propia gestión del proyecto. De esta forma cada nivel muestra los paquetes de trabajo que forman parte del paquete del nivel superior.

ejemplo de WBS
Aquí es importante remarcar que se trata de paquetes de trabajo, y no tareas, ya que la WBS está orientada a entregables.

Este documento se crea durante del proceso de planificación, después de haber clarificado y detallado el alcance y requerimientos del proyecto, y constituye la base para la planificación detallada y el seguimiento del proyecto.

¿Cómo crear la WBS?

La WBS la crea el equipo del proyecto, ya que habitualmente son las personas que efectivamente ejecutarán el trabajo los que mejor conocen como se va a descomponer este.

Como ya se ha comentado previamente, este documento se crea después de tener claros los objetivos y requerimientos para el proyecto, por lo que el primer paso será tener estos definidos y determinar los entregables a nivel de:

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  • Producto resultante del proyecto o fase del proyecto (por ejemplo la versión Beta de un programa o un prototipo funcional)
  • Requerimientos o entregables relativos a la normativa interna de la organización o legislación aplicable (por ejemplo el proyecto eléctrico para legalizar una instalación)
  • Requerimientos o entregables a nivel de gestión del proyecto (por ejemplo informes de seguimiento o la RFQ para una trabajo a subcontratar)

Una vez determinados los entregables, estos se subdividen en paquetes de trabajo, lo cual puede hacerse de arriba hacia abajo, o de abajo hacia arriba:

  • Estrategia “arriba hacia abajo”: partiendo de cada entregable, este se subdivide en entregables de menor tamaño hasta llegar a los paquetes de trabajo individuales.
  • Estrategia “abajo hacia arriba”: conociendo el conjunto de paquetes de trabajo individuales a realizar, estos se van juntando en grupos, en base a los entregables resultantes.

¿Bases para crear la WBS?

En muchos casos lo más normal es partir de una WBS existente, ya que proyectos similares, en organizaciones similares, van a compartir en gran parte la WBS. Por ello es importante que dentro de la organización se mantenga una base de datos con la información de los proyectos realizados. De esta forma, en la práctica, el proceso de creación de la WBS acostumbra a partir de un documento existente, el cual se ajusta a las necesidades del proyecto con las dos estrategias anteriores.

Junto con la WBS, es importante definir los paquetes de trabajo individuales y los entregables intermedios, lo cual se hace mediante el diccionario de la WBS.

Nombre

Descripción

Formato

Diccionario WBS

Plantilla para hacer el diccionario de la WBS. Te permite describir cada tarea con datos sobre alcance, coste, recursos, plazo, etc. Todo para tener las tareas controladas.

PDF
o
Excel

Lista de entregables

Tabla para relacionar las tareas con los entregables. Te permite definirlos y mantenerlos controlados.

PDF

Word

El diccionario de la WBS es un documento que define cada paquete de trabajo, así como algunos aspectos relativos a este, tales como:

  • Definición del paquete de trabajo
  • Criterios de aceptación
  • Entregable resultante del paquete de trabajo
  • Persona o recursos implicados en el paquete de trabajo
  • Coste o horas de dedicación
  • Fecha o dependencias
  • Etc.

Este documento permite por un lado definir de forma clara cada paquete de trabajo, y una vez aprobado, puede usarse como hoja de trabajo.

Utilidad de la WBS

Su dos utilidades básicas son: ser el documento de partida para realizar las estimaciones en los diferentes planes de gestión del proyecto, y formar parte de la línea base del alcance durante el seguimiento del proyecto.

Durante la fase de planificación la Work Breakdown Structure permite crear la lista de tareas o actividades, la cual va a ser importante en los siguientes procesos de planificación:

Para aplicar estos procesos de planificación suele ser muy recomendable disponer de un software de gestión integral de proyectos. Los más completos, como los que te resumimos en la siguiente tabla, suelen tener diferentes funcionalidades para cubrir todos estos aspectos.

El hecho de disponer de una única herramienta que integre todos estos procesos partiendo de la WBS hace que sea mucho más simple de integrar esta con el cronograma, presupuesto, recursos, etc, así como ir modificando todo esto a medida que se produzcan cambios o actualizaciones a lo largo de la ejecución.

  • Gestión de proyectos AGILE o tradicionales

    Planificación estratégica, a nivel de porfolio o programa

    Planificación y optimización de recursos

    Control de gastos e ingresos, y cálculo de margenes y rentabilidades por proyecto y cliente

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  • Planificación GANTT y AGILE con creación de hojas de trabajo

  • Control de horas y gastos por tarea y proyecto. 

  • Facturación integrada

  • Gestión de recursos y equipos de trabajo

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No es el objetivo de este artículo entrar en detalles dentro de cada proceso de planificación, pero de forma general se puede decir que mediante la asignación de plazos, costes y recursos a cada tarea o paquete de trabajo de forma individual, es posible realizar las estimaciones para el proyecto en su conjunto.

Este sistema tiene la ventaja de ser más preciso y simple que la estimación para el proyecto como un todo, a parte de permitir aprovechar partes de proyectos anteriores.

Como se vio en el artículo de identificación de riesgos, estos deben de estar relacionados con tareas o paquetes de trabajo en concreto, por lo que la Work Breakdown Structure permite disponer de una lista de partida que nos ayudará a identificar los posibles riesgos, y cuantificar sus consecuencias. Técnicas de identificación de riesgos en proyectos

Una vez finalizada la fase de planificación, la versión aprobada por el sponsor de la Work Breakdown Structure pasa a formar parte de la línea base del alcance, por lo que esta constituye uno de los documentos de referencia para controlar y seguir el avance del proyecto. Esto es de especial utilidad para aquellos proyectos donde se use el Earn Value Method, ya que a partir de la valoración de los diferentes paquetes de trabajo que componen la WBS es posible calcular el Valor Actual  (¿qué es el Valor Actual? ) y el Valor Planificado ( ¿qué es el Valor Planificado? ). Saber más sobre conceptos económicos en proyectos

Nivel de detalle necesario en la WBS

El nivel de detalle de la WBS viene definido por el tamaño de los paquetes de trabajo unitarios que la componen, de tal forma que cuanto menores sean estos paquetes, más detallada es la WBS. Como en todo, hay un valor razonable, y el riesgo de pasarnos tanto por exceso como por defecto.

De forma genérica podríamos decir que el nivel de detalle necesario sería él formado por los mayores paquetes de trabajo. Estos son lo que contegan tareas que sean realizadas por un mismo recurso, y no dependan de otros paquetes de trabajo o tareas. Lo que permite tratarlas como “cajas negras” o subcontratarlas en su conjunto.

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4 comentarios en «Work Breakdown Structure o WBS»

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