Reuniones en proyectos

Cualquier persona que trabaje dentro de un proyecto sabrá que existen multitud de reuniones a lo largo de su ejecución, a veces incluso demasiadas. En este artículo se describen algunas de las reuniones formales más habituales en la mayoría de los proyectos, aunque dependiendo del sector y organización pueden existir otras.

En cualquier caso es responsabilidad del director del proyecto, de acuerdo con los procedimientos de su organización y las características del proyecto, definir y organizar las reuniones que considere necesarias. Recordando que el tiempo dedicado a reuniones debe ser proporcional al beneficio que se saque de ellas, ya que resta tiempo efectivo de ejecución.

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Junto con la organización de reuniones, la gestión del equipo que participa en estas reuniones es una parte destacada del trabajo de un director de proyectos. A continuación te mostramos los que consideramos son los programas de gestión de equipos más recomendables para proyectos.

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    Comunicación interna y con clientes

    Estimación de esfuerzos (horas)

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  • Gestión de tareas con paneles KANBAN

  • Control de las horas dedicadas a cada tarea

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Reunión de inicio del proyecto (KICK-OFF)

Como su nombre indica, esta reunión representa el inicio formal del proyecto, y es la primera oportunidad de confirmar que todos los integrantes del proyecto tienen una misma idea sobre los requisitos y restricciones de este, o de detectar que no es así. De esta forma, esta reunión debería cubrir los siguientes puntos:

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  • Presentar y oficializar al director del proyecto.Reuniones en proyectos
  • Presentar a los principales integrantes del proyecto, definiendo el rol y responsabilidad de cada uno.
  • Clarificación del alcance. Aunque inicialmente el alcance debe haberse discutido en la fase comercial o de inicialización, y este debería estar reflejado en los documentos correspondientes (oferta o project charter), esta reunión se debe aprovecharse para confirmar que todos tiene el mismo punto de vista y detectar posibles requisitos ocultos. Así mismo es la primera oportunidad para detallar y clarificar el alcance o levantar aquellas lagunas que puedan existir.
  • Clarificación de las restricciones. Igual que ocurre con el alcance, esta reunión permite confirmar y clarificar las restricciones que se discutieron en la fase inicial.
  • Presentación del planteamiento del proyecto. Presentación del concepto, a nivel técnico y de gestión, que se propone para el proyecto. De esta forma se garantiza que partimos de una base aceptada por todos.

A nivel formal esta reunión daría inicio a la fase de planificación del proyecto, la cual acabaría con la presentación y aprobación del conjunto de documentos que forman el plan de gestión del proyecto. En proyectos de ingeniería o desarrollo de producto este plan de gestión se acostumbra a acompañar con un concepto de la solución técnica que muestra lo que se va a hacer y valide técnicamente la propuesta.

En grandes proyectos, donde cada fase del ciclo de vida del proyecto es casi un proyecto en sí mismo, puede ser necesario repetir esta reunión para cada fase. Pero en proyectos pequeños o medianos únicamente se lleva a cabo al inicio.

Reunión de inicio con equipo interno (KICK-OFF interno)

Esta reunión se realiza al inicio del proyecto y al inicio de cada fase del ciclo de vida del proyecto, con objeto de oficializar su inicio, dar a conocer el alcance a desarrollar, los procedimientos a seguir y las restricciones a nivel de plazo y costes (o horas), y definir el equipo que va a participar en esta y sus funciones. Por consecuente, los participantes a esta reunión deben definirse en función de la fase del ciclo de vida en que esta se lleve a cabo.

En el caso de la primera reunión de kick-off, la correspondiente al inicio del proyecto, también representa la oficialización del director del proyecto, y por tanto el momento en que este asume la responsabilidad y autoridad del proyecto delante del equipo. Por ello es importante que en esta reunión participen todos los responsables de las áreas que intervengan en el proyecto, aunque lo hagan en fases del ciclo de vida más avanzadas.

Bajate la plantilla para hacer el kick-off

Entregas y aprobaciones a cliente

Así como la reunión de kick-off representaba el inicio de una fase, la reunión de entrega y aprobación representa el final de esta, o del proyecto en su conjunto. Como su nombre indica el objetivo de esta reunión es oficializar la entrega de un determinado entregable y conseguir su aprobación. De esta forma será posible avanzar hacia la siguiente fase, cerrar el proyecto, y proceder a la facturación parcial o total según corresponda. ¿Cómo hacer la aceptación del cliente?

Desde un punto de vista técnico, y principalmente en proyectos de desarrollo, esta reunión es una oportunidad para mostrar el producto del proyecto, con el nivel de detalle que corresponda a cada fase, de tal forma que se confirme que el proyecto está avanzando en la correcta dirección, y de descubrir posibles requerimientos y riesgos que no fueros identificados inicialmente. Por ello es conveniente que esta reunión incluya personal del equipo técnico, capaz de explicar y comprender los detalles del entregable.

Desde un punto de vista formal, esta reunión busca la aprobación del entregable y la oficialización del fin de la fase, aunque en algunos casos esta aprobación requiere unos días para analizar la información presentada. Conseguir esta aprobación implica congelar el avance del proyecto, de tal forma que exista una base aprobada sobre la que desarrollar la siguiente fase, y en caso de modificaciones sobre lo ya entregado y aprobado, tratar estas como cambios (cuando la “política” lo permita).

A parte de emitir la correspondiente acta de reunión, es conveniente emitir un documento formal de aprobación o cierre del proyecto. En algunos proyectos estos documentos están tipificados, caso contrario el lector puede usar las plantillas de esta página.

Reuniones de traspaso de responsabilidad (HANDOVER)

A lo largo de la ejecución del proyecto, este va avanzando a través de las diferentes fases que conforman su ciclo de vida (por ejemplo: comercial, ingeniería, compras, fabricación, entrega, etc.). Cada una de estas fases se basa en el trabajo realizado y aprobado al finalizar la fase anterior, y pueden ejecutarse por personas o equipos diferentes, o incluso organizaciones diferentes. En este segundo caso esta reunión puede ocurrir en paralelo a la anterior.

Por ello es importante realizar correctamente el traspaso de la información necesaria de un equipo a otro, así como el traspaso de la responsabilidad. Esto implica que a partir de un cierto momento, el equipo encargado de la primera fase queda liberado y el segundo equipo asume completamente los trabajos relativos al proyecto.

En aquellos casos donde el director del proyecto no ha participado en la fase comercial o de inicialización, es importante realizar una primera reunión de traspaso de responsabilidad entre este y el equipo comercial (o quién haya realizado la fase de inicialización). Esta reunión debe ocurrir preferentemente antes del kick-off inicial.

De nuevo, la importancia y grado de formalidad de estas reuniones depende de la tipología y tamaño del proyecto, pero en todos los casos es importante definir de antemano la información que es necesario traspasar, los requisitos de avance para poder realizar el traspaso, y las personas implicadas en este traspaso.

Reunión de seguimiento de proyecto

Como su nombre indica, se trata de una reunión para evaluar el avance del proyecto. Por ello se trata de una reunión periódica donde participan las personas que en aquel momento estén implicadas en la ejecución del proyecto. La periodicidad de estas reuniones suele definirse en base a la duración total del proyecto, de tal forma que se consiga un balance entre un correcto control y el esfuerzo dedicado. Técnicas para hacer el seguimiento del proyecto

En función de quien participe en la reunión pueden existir diferentes reuniones de seguimiento:

  • Reunión de seguimiento interna. Es la reunión liderada por el director del proyecto que reúne a los integrantes del equipo del proyecto para conocer la situación de este. Los temas más habituales a tratar en esta reunión son: cuantificar el avance del proyecto sobre el cronograma, análisis de contramedidas, seguimiento de los riesgos, seguimiento de los puntos abiertos, y mirar de prever posibles riesgos o contratiempos.
  • Reunión de seguimiento con cliente o dirección. Se trata de reuniones informativas, para dar a conocer el estado del proyecto desde el punto de vista de sus principales puntos (cronograma, alcance, coste, cambios). Estas reuniones suelen ocurrir en proyectos medios o grandes; en pequeños proyectos normalmente se sustituyen por un informe periódico.
  • La información presentada suele ser resumida, de tal forma que se dé una visión rápida del estado del proyecto sin entrar en detalles. De esta forma el cronograma se suele mostrar de forma agregada o sustituirse por un calendario de hitos, mientras que a nivel económico se da información agregada del conjunto del proyecto o los paquetes de control. Obviamente esta información debe ajustarse al interlocutor y tipo de proyecto (en un proyecto llave en mano no tiene sentido mostrar información de costes al cliente, pero si a la dirección interna).

Por último destacar que las diferentes reuniones comentadas en este artículo son reuniones formales, por lo que estas deben estar correctamente documentadas mediante su correspondiente acta. En la sección de plantillas puede encontrarse una acta preparada para ser utilizada.

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3 comentarios en «Reuniones en proyectos»

  1. como en todo proceso- o proyecto dentro cualquier rama sean contruccion . agro. manofactura e.t.c primordial tener como objetivos empresariales las buenas practicas de la iso 9000 y dan un valor agregado a nuestras profesiones y /o Administradores.

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  1. […] Llegados a este punto puede surgir la duda de que designa y autoriza al director del proyecto en estos casos. Pues normalmente la acta que surge de la reunión de kick-off, la cual debe distribuirse a la dirección de la empresa (que asume en estos casos el rol de sponsor), y a los responsables de las áreas funcionales, si corresponde, que son los encargados de asignar recursos junto con el director del proyecto. (leer el artículo de reuniones en proyectos) […]

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