Proyecto, programa y portfolio

Muchas veces vamos a oír tres conceptos que frecuentemente se confunden: proyecto, programa y portfolio. En este artículo vamos a explicar estos tres conceptos y la relación entre ellos.

Definición de proyecto, programa y portfolio

¿Qué es un proyecto?

Existen varias definiciones de proyecto, pero básicamente la mayoría coincide en definir un proyecto cómo una actividad que busca un objetivo concreto y único, con recursos y plazo limitados.

Estos aspectos son importantes, ya que si el objetivo que buscamos no fuera único, sino repetitivo, estaríamos hablando de operaciones. Es el caso de la fabricación en serie, donde existe un plazo y recursos definidos para fabricar cada unidad, pero el proceso de fabricación se repite para cada unidad.

Lo mismo ocurre si no existe una limitación en los objetivos, recursos o plazo. En este caso se trataría de soporte o de un trabajo por administración, donde vamos haciendo lo que se nos pide a sabiendas de que luego pasaremos la factura de los gastos.

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¿Qué es un programa?

Puede darse el caso que un proyecto de gran envergadura se divida en subproyectos a ser ejecutados en serie o en paralelo, formando lo que se llama un programa.

De esta forma un programa se define como un conjunto de proyectos relacionados por el hecho de que buscan un objetivo común. Esto no significa que cada proyecto tenga el mismo objetivo, sino que la suma de los diferentes proyectos busca conseguir un objetivo en concreto, para el cual todos los proyectos deben ejecutarse con éxito y de forma coordinada.

Por ejemplo, el proyecto de llevar astronautas a Marte puede verse como la suma de diferentes proyectos: el desarrollo del sistema de propulsión del cohete, el desarrollo del módulo habitable, el desarrollo de los trajes, la preparación física y psicológica de los astronautas, etc. Cada tarea por separado corresponde a un proyecto, el cual podría realizarse de forma independiente al resto, pero todas ellas ganan sentido y son necesarias para poder llevar astronautas a Marte.

¿Qué es un portfolio?

También puede darse el caso de que existan diferentes proyectos que se ejecuten dentro de una misa organización pero sin que sus objetivos estén relacionados. En este caso estaríamos hablando de un portfolio. Esto es un caso típico de las empresas que ejecutan proyectos para terceros, ya que están ejecutando varios proyectos al mismo tiempo para diferentes clientes.

Relaciones entre proyecto, programa y portfolio

Para definir las relaciones existentes entre proyecto, programa y porfolio partiremos del proyecto, el cual es la base común para las tres definiciones.

Relaciones entre proyecto, programa y portfolio

Cómo se ha indicado, un programa es un conjunto de proyectos relacionados por un objetivo común que acaba siendo la suma de los objetivos de cada proyecto. Esta relación entre objetivos puede ser de dos tipos:

  • Un proyecto es necesario para empezar o completar otro proyecto.
  • Dos proyectos son necesarios para conseguir un objetivo común.

En el primer caso tenemos una relación de dependencia entre dos proyectos, igual que ocurría con las tareas, lo que implica que debemos completar el primero para poder empezar o completar el segundo. En el segundo caso ambos proyectos deben completarse para completar el programa, aunque entre ellos no exista una relación directa.

Esto ya muestra que los proyectos dentro de un programa van a tener una relación temporal, ya que sus inicios y finales van a estar condicionados entre ellos. Lo que justifica que en estos casos exista un director del programa que coordine los diferentes directores de proyecto.

Adicionalmente, si los proyectos se ejecutan dentro de una misma organización, o con recursos compartidos, vamos a tener las relaciones y problemas habituales de los entornos multiproyectos. En este caso disponer de un programa que nos permita gestionar la cartera dentro de un entorno multiproyectos será muy imporante.

En el caso del portfolio la cosa es más simple, ya que el nexo entre los diferentes proyectos es que estos se ejecutan dentro de una misma organización; lo que implica que estos van a compartir recursos y deben gestionarse pensando en optimizar el resultado conjunto. Esto es un caso normal de multiproyectos que va a requerir aplicar las herramientas adecuadas y priorizar en función de los intereses de la organización. Técnicas para priorizar proyectos

Igualmente en estos casos suele existir la figura del director de portfolio, aunque en muchos casos sus funciones quedan incluidas dentro de las funciones del director de ingeniería, director del área de proyectos, etc. También es una situación que hace recomendable la existencia de una PMO que permita una mejor coordinación y uniformidad de criterios entre todos los proyectos que forman el portfolio.

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