7 consejos para priorizar las tareas de manera eficaz

Como en cualquier otro trabajo, la dirección de un proyecto genera un alto volumen de trabajo y tareas, que acaban acumulándose y debemos priorizar e ir haciendo buscando la máxima eficiencia y productividad. Por tanto, saber cómo priorizar las tareas es algo básico para cualquier director de proyectos.




Aunque lo habitual es tratar sobre la priorización de las tareas del proyecto, en este artículo vamos a dar algunos consejos para poder gestionar y priorizar las tareas del propio director del proyecto; lo cual es obviamente transferible a otros profesionales

7 consejos para priorizar las tareas de manera eficaz

Respetar los plazos

El primer criterio para priorizar las tareas es su efecto sobre los plazos del proyecto o del trabajo que tengamos comprometido. Obviamente serán más prioritarias aquellas tareas que tengan efecto sobre los plazos de entrega; por tanto aquellas que de atrasarse, provocaran un atraso en la entrega e incumplir compromisos.

Usar fechas límite o hitos intermedios

7 consejos para priorizar las tareas de manera eficaz Relacionado con el punto anterior, pero con el objetivo de tener una referencia para poderlo aplicar más fácilmente, es recomendable marcarnos fechas límite o hitos intermedios a forma de entregas ficticias.

De esta forma, estas entregas autoimpuestas nos facilitaran la priorización a corto plazo, ya que a veces, cuando el objetivo o el hito está muy lejos en el tiempo tendemos a no darle importancia; lo que al final hace que se nos acumule el trabajo y tengamos más posibilidades de incumplirlo.

Considerar las consecuencias

Otro criterio, o una alternativa cuando no es posible cumplir con todos los compromisos, es priorizar en base a las consecuencias de no cumplirlos. En este caso no estamos hablando de las consecuencias relativas a atrasos, sino del efecto que este atraso puede tener sobre el negocio, la relación con el cliente, otras tareas, etc.

Obviamente en este caso priorizaremos aquellas tareas que tengan unas consecuencias negativas mayores; para nosotros o para los clientes. Por ejemplo:

Si estamos a 12 de noviembre y tenemos que preparar dos banners: uno para promocionar un evento que ocurre el 14 de noviembre y otro para un evento que ocurre a finales de diciembre. Si tenemos que priorizar, asumiendo que nos lleva 1 día hacer cada banner, debemos considerar que un atraso de un día en primer cliente puede suponer perderlo; ya que en dos días dejará de interesarle la promoción y un atraso de un día supone reducir a la mitad la visibilidad; en el segundo cliente el efecto es mucho menor y seguramente no suponga un problema.

Considerar los efectos financieros de la tarea

En algunos casos las tareas llevan asociadas costes o ingresos significativos que nos puede interesar adelantar o atrasar en función de la situación del flujo de caja del proyecto, o la tesorería si somos un profesional.

Por ejemplo, si tenemos una tarea pendiente de la cual depende poder emitir una factura, podemos otorgarle mayor prioridad que a otra que no influya en la facturación; ya que estaremos adelantando los cobros.

Igualmente, si hacer una tarea conlleva un coste importante y no tenemos disponibilidad de efectivo (por ejemplo un viaje para reunirnos con un cliente lejano), puede ser interesante mirar de atrasar esta para atrasar los costes.

Obviamente en este punto entra también en juego nuestra profesionalidad; ya que si un cliente ya ha pagado por un trabajo, es poco profesional atrasarlo porque ya hemos cobrado. En este caso talvez nos interese priorizar este trabajo para satisfacer al cliente y mantenerlo.

Considerar el tiempo requerido

Aunque este es un criterio más personal; en general prefiero sacar primero aquellas tareas que requieren menos tiempo para ser completadas.

El motivo es simple; si tengo varias tareas con el mismo nivel de prioridad, haciendo las rápidas primero conseguiré reducir la cantidad de tareas pendientes (y cerrar temas) más rápidamente que si empiezo por las que me llevan más tiempo; aunque obviamente el tiempo total para completarlas será el mismo. Obviamente esto debería repercutir en reducir el efecto que la acumulación de tareas prioritarias pueda generar.

Priorizar en base a la imagen completa

Esto en cierta forma engloba algunos de los puntos comentados anteriormente, ya que este consejo es priorizar las tareas a corto plazo en función de los objetivos y metas a medio o largo plazo.

O sea, ver que debemos hacer hoy para cumplir con los objetivos futuros o maximizar los resultados de nuestro trabajo; ya que al final suelen existir relaciones entre tareas presentes y futuras que acaban generando impacto a medio/largo plazo.

Considerar un tiempo para las tareas no urgentes

En cualquier trabajo existen tareas que son poco urgentes e importantes, pero que aun así conviene hacerlas; por ejemplo asistir a formación o a un evento para hacer contactos. Lo que suele ocurrir es que estas tareas acaban por no hacerse porque todas las demás pasan delante.

A corto y medio plazo esto no representa un problema, incluso alguien puede considerarlo como ser eficiente; pero a largo plazo lo pagaremos porque tendremos menos formación y contactos.

¿Cuál es la forma de evitar que esto ocurra? Pues dejar siempre un porcentaje de nuestra agenda para este tipo de tareas. De esta forma nos aseguramos de poder hacerlas y no sacrificamos la mejora a largo plazo por cumplir con el corto plazo.

Licencia de Creative Commons7 consejos para priorizar las tareas de manera eficaz by Albert Garriga is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.
Publicado en Desarrollo de carrera, Gestión del cronograma Etiquetado con: , ,
2 Comentarios en “7 consejos para priorizar las tareas de manera eficaz
  1. Ing. Ricardo Barrera dice:

    Excelente artículo me ha servido muchísimo. De igual manera se puede utilizar para la priorizar proyectos? o qué otros aspectos se deben tomar en cuenta para asignar dicha prioridad a estos? tienen algún artículo donde desarrollan este tema?

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*

USUARIOS PREMIUM





USUARIO

CONTRASEÑA

ACCEDER

Aun no eres USUARIO PRIEMIUM, infórmate aqui

Suscríbete a nuestro Boletín

Para poder mandarte nuestro newsletter e información relacionada con la dirección de priyectos debes darnos tu permiso. Puedes ver nuestra política de protección de datos en Política de protección de datos

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies