Consejos para gestionar los objetivos del proyecto

Un dicho marinero dice no hay viento bueno para aquel que no sabe el rumbo; pues en gestión de proyectos ocurre lo mismo, si no sabemos cuáles son los objetivos del proyecto, difícilmente vamos a poder conseguirlos. En este artículo te damos algunos consejos básicos para definir y gestionar correctamente los objetivos del proyecto. Lo cual te recomendamos que intentes plasmar en documentos para que queden bien claro y por escrito lo antes posible.

¿Cuales son los objetivos del proyecto?

El primer paso para definir los objetivos del proyecto es identificar qué aspectos del proyecto son realmente importantes; y aquí debemos separar dos ámbitos:

  • Los objetivos del proyecto a nivel del producto que este debe entregar a la organización, cliente, u otros involucrados.
  • Aquellos aspectos internos del proyecto que son más importantes, y por tanto van a requerir mayor atención, para la consecución de los objetivos.

Cinco consejos para establecer los objetivos del proyectoPara el primer punto deberemos empezar identificando y priorizando los objetivos a través de la información que nos den los involucrados (cliente, sponsor, usuarios, etc.), y de los documentos contractuales que puedan dar origen al proyecto (pedido, oferta, etc.). El tema de priorizar es muy importante, ya que aunque nuestro objetivo será cumplir con todo, la realidad es que nos podemos encontrar con situaciones que nos impidan poder hacerlo, por lo que debemos ser capaces de saber cuáles objetivos pueden ser más flexibles.

¿Cómo definir correctamente los objetivos de un proyecto?

“No se puede controlar lo que no se puede medir”, por tanto para controlar si estamos consiguiendo o no los objetivos del proyecto, debemos definir estos de forma que sean medibles. Esto es lo que se conoce como objetivo SMART.

Comparte los objetivos del proyecto

Cualquier proyecto se hace en equipo, esto es evidente; por tanto es también evidente que si este equipo no conoce los objetivos del proyecto, difícilmente vamos a conseguirlos.

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Por tanto, una vez identificados y definidos, llega el momento de informar al equipo del proyecto. Para ello es muy importante documentar estos objetivos y sus detalles más relevantes, tales como:

  • Si el objetivo incluye un entregable, que incluye este entregable. Para ello puedes usar la lista de entregables.
  • Qué tareas deberemos realizar para conseguir cada objetivo, con su responsable y fecha prevista de ejecución. Para ello tienes la lista de tareas, el cronograma y la WBS.

Nombre

Características

Formato

Lista de entegrables

Plantilla para definir los entregables que deben generarse y controlar su avance y presentación. 

PDF
o
Excel

Tabla de mediciones

Plantilla para medir y cuantificar el avance del proyecto en base al alcance que debemos ejecutar. Permite medir el avance y vincular este a la facturación.

PDF

Word

Certificado de aceptación

Plantilla que te permite oficializar la entrega y aceptación de un determinado alcance. 

PDF

Word

Solicitud de cambios en alcance

Formulario de solicitud de cambios en el alcance del proyecto. Te permite documentar la solicitud y aceptación de los cambios en los proyectos en curso. 

PDF

Word

Una forma adecuada de tratar estos objetivos, es tratándolos en la reunión de inicio del proyecto (o kick-off) de forma general, para posteriormente irlos tratando de forma más específica en las diferentes reuniones de seguimiento, a medida que las tareas vaya ejecutándose, y los objetivos clarificándose. Ten en cuenta que en muchos proyectos, la fase de planificación se solapa con el inicio de la ejecución, por lo que es normal que se empiece el proyecto con un cierto grado de indeterminación, aparte de que los propios objetivos o la forma de conseguirlos pueden verse alterados una vez de involucre al equipo o a medida que se vaya avanzando (sin que esto suponga un cambio en el proyecto).

Desarrollar un plan de acción

Definir un plan de acción no es más que definir y planificar la forma en que vamos a actuar para conseguir los objetivos, por tanto, significa planificar. Cómo en cualquier planificación debemos definir tres aspectos de forma realista:

  • ¿Qué? O describir la tarea o tareas que deben ser ejecutadas para conseguir un determinado objetivo del proyecto (entrega, hito, etc).
  • ¿Quién? Esto consiste en definir quién va a ejecutar y quien es el responsable por cada una de las tareas descritas (incluyendo proveedores), teniendo en cuenta las capacidades necesarias, los recursos disponibles, y asignando aquellos recursos más senior a los objetivos más importantes
  • ¿Cuándo? Considerando las relaciones, la carga de trabajo necesaria y la disponibilidad de los recursos, debemos definir un orden para ejecutar las tareas.

Aunque son tres aspectos muy obvios, la verdad que es muchas veces se olvidan o se definen de forma incorrecta, lo que da como resultado no poder controlar los trabajos, o que estos no se ejecuten cuando tocaría.

Mantener el proyecto en marcha

Una vez sepamos donde queremos llegar, lo que debemos hacer para llegar hasta ahí, y cuando vamos a hacerlo, toca ponerse a trabajar. Esto para el director de proyectos significa empujar del equipo para hacer que las cosas ocurran según lo planificado, y buscar la forma de volver al plan de acción cuando aparezcan problemas o desviaciones.

Esto se consigue de dos formas:

  • Con un seguimiento periódico del trabajo. Lo cual puede hacerse con reuniones periódicas, ajustando la periodicidad y el foco de cada reunión en función de la importancia de las tareas que se estén ejecutando en aquel momento, y la situación del plan de acción. Esto significa que una tarea dentro del camino crítico o directamente relacionada con un objetivo necesitará un seguimiento más cercano que otra que no lo esté, y tendrá prioridad en el caso de tener que definir planes de acción.
  • Revisar los riesgos y problemas que pueden afectar a estas tareas importantes y que pueden impedir cumplir con los objetivos del proyecto, definiendo planes de acción para evitarlos cuando sea posible.

Por otro lado, una vez hayamos planificado el proyecto, veremos que no todas las tareas o recursos involucrados van a tener el mismo efecto a la hora de conseguir los objetivos. Por lo que nuestra atención se deberá centrar en aquellos que sean más relevantes. Esto se entiende bien cuando planificamos con Camino Crítico, ya que las tareas dentro de este camino son las que marcan la duración total del proyecto, por lo que pasan a ser más relevantes que el resto.

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