Ejemplos de objetivos SMART

En otros artículos se ha tratado sobre los objetivos SMART y cómo definirlos, lo cual a veces puede ser un poco complicado. Por ello en este caso se muestran un par de ejemplos de cómo hacer esta definición.

Objetivos de partida

Podemos plantear como objetivos de ejemplo los dos siguientes:

  • Objetivo 1: Crear una aplicación móvil para mejorar la satisfacción de los usuarios que acceden a nuestra página a través de estos dispositivos.
  • Objetivo 2. Quiero mejorar mi rendimiento en el uso de PowerPoint.

Aunque este tipo de definiciones de objetivos son bastante habituales, es obvio que son muy vagas y no permiten establecer una forma eficaz de controlar su consecución. Con esta definición, estos objetivos probablemente no serán conseguidos, ya que estas carecen de especificaciones, plazos, motivación y métricas de control.

Ahora, vamos a ver cómo podemos definirlos de forma SMART a través de las metodología de preguntas que explicamos en otro artículo, y así crear unas definiciones más útiles para poder controlar y conseguir estos.

Análisis de los objetivos

Objetivo 1: Crear una aplicación móvil para mejorar la satisfacción de los usuarios que acceden a nuestra página a través de estos dispositivos.

como definir objetivos smart¿Por qué? Muchas personas acceden a nuestra página web desde dispositivos móviles. Dado que no es un sitio responsive, este proporciona una mala navegabilidad a estos usuarios y se generan pocas conversiones. Mejorar la experiencia del cliente en dispositivos móviles es una iniciativa fundamental para aumentar las conversiones por este canal.

  • ¿Qué? Para aumentar las conversiones, queremos hacer una aplicación móvil y promocionarla posteriormente entre estos usuarios.
  • ¿Cómo? Este proyecto requiere de la participación de los departamentos de desarrollo de software, diseño y marketing. Estos departamentos han confirmado la disponibilidad de los recursos y ven factible desarrollar la aplicación.
  • ¿Cuándo? La aplicación debe estar disponible para julio, y la promoción posterior se ha planificado durante seis meses.
  • ¿Cómo lo vamos a medir? Una vez lanzada, la aplicación deberá conseguir 50.000 instalaciones durante los seis meses siguientes a su lanzamiento, y mostrar una conversión mínima del 5%.
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Objetivo 2. Quiero mejorar mi rendimiento en el uso de PowerPoint.

  • ¿Por qué? Trabajar con PowerPoint es actualmente el 25% de mi trabajo. A medida que subo en la empresa, tendré que pasar el 50% de mi tiempo creando presentaciones de PowerPoint. Disfruto de mi carrera y quiero seguir creciendo dentro de esta empresa.
  • ¿Qué? Aprender a usar PowerPoint eficientemente para poder crear presentaciones.
  • ¿Cómo? Esta formación requiere inscribirme a un curso online con una dedicación de 1h por semana. Dispongo de este tiempo.
  • ¿Cuándo? En seis meses, debería asumir el nivel requerido de PowerPoint.
  • ¿Cómo lo vamos a medir? Ser capaz de crear presentaciones que incorporen gráficos, imágenes y otros medios en un máximo de dos horas. También debería ser capaz de utilizar de manera eficiente y crear plantillas en PowerPoint que mis compañeros de trabajo también puedan utilizar.

Definiciones SMART de los objetivos

A partir de las respuestas de las preguntas anteriores es posible reformular la definición de ambos objetivos de la siguiente forma:

  • Definición SMART del objetivo 1: desarrollo con recursos internos de una aplicación de nuestra actual página web para dispositivos móviles, disponible para julio. Posteriormente se promocionará la aplicación durante 6 meses para lograr 50.000 instalaciones y una tasa de conversión de 5%.
  • Definición SMART del objetivo 2: Desarrollar las competencias necesarias mediante un curso online, y dentro de los próximos 6 meses, para crear en PowerPoint presentaciones que incorporen gráficos, imágenes y otros medios, y plantillas que mis compañeros de trabajo también puedan utilizar.

Como puede verse, estas dos definiciones son mucho más completas que las iniciales, a parte incluyen información relevante que puede usarse para definir métricas que nos permitan seguir y cuantificar el avance y consecución de los objetivos.

¿Qué es un objetivo SMART?

El concepto de objetivo SMART aparece en 1981, cuando George T. Doran, consultor y ex director de planificación corporativa de Washington Water Power Company, publicó un artículo titulado «There’s a SMART way o writing the management goals and objetives”. En este documento, él introduce el concepto SMART como una herramienta para crear criterios que ayuden a mejorar las posibilidades de éxito en el logro de un objetivo.

SMART es el acrónimo en inglés de:

S – Específico (Specific)

M – Medible (Measurable)

A – Alcanzable (Achievable)

R – Relevante (Relevant)

T – Tiempo límite (Time limited)

Por tanto, para escribir o definir un objetivo SMART, debemos considerar que estos cumplan los cinco puntos anteriores.

Cómo escribir un objetivo SMART fácilmente

Cómo escribir un objetivo SMART fácilmente

La base para escribir un objetivo SMART es respondernos a una serie de preguntas, y si esto no es posible, talvez replantearnos si este objetivo es adecuado, ya que de no ser SMART, este va a ser más difícil de controlar y conseguir. Las preguntas que debemos responder son:

¿Qué? – Esto consiste exactamente en definir lo que se está tratando de lograr con el objetivo, o sea qué es este objetivo. Esta definición también debería incluir los obstáculos o requisitos relacionados, ya que estos pueden generar necesidades u objetivos nuevos. Por ejemplo, si el objetivo es abrir un negocio de horneado, pero nunca has horneado nada antes, eso podría ser un problema. Como resultado, puede refinar los detalles de la meta de ser «Aprender a hornear con el fin de abrir un negocio de horneado».

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¿Quién? – Esto consiste en definir los recursos y personas que serán necesarios para conseguir el objetivo. El objetivo de responder a esta pregunta es por un lado definir lo que nos hará falta, pero ver si el objetivo es alcanzable en términos de recursos.

¿Cuándo? – Definir una fecha límite para la consecución del objetivo permite por un lado responder a la T de SMART, pero también ver si con los recursos disponibles podremos conseguirlo dentro del plazo; por tanto saber si es alcanzable.

¿Por qué? – Los objetivos SMART son relevantes, por tanto debe existir un por qué claro y directamente relacionado con el proyecto para que un objetivo sea relevante para este. Si no somos capaces de responder a esta pregunta, talvez lo que estemos analizando no sea realmente un objetivo.

¿Cómo lo vamos a medir? – Que algo sea medible implica que es posible establecer algunas métricas relacionadas con este que puedan ser usadas para su control. Por ejemplo, si el objetivo es hacer 100 kilos de hormigón, podemos ir midiendo el peso de hormigón que vamos fabricando y saber lo cerca o lejos que estamos de conseguir el objetivo. En los artículos sobre métricas se explica en más detalle lo que son, las que existen y cómo definirlas; pero debemos considerar que si no podemos definir estas métricas para un objetivo concreto, talvez sea porque este no es medible.

¿Quién debe escribir el objetivo SMART?

Responder a estas preguntas puede parecer complicado, pero en general definir cualquier objetivo lo es. Por suerte el director del proyecto no está solo en esta tarea, sino que dispone de un equipo de proyecto y un conjunto de interesados que pueden ayudarnos a definir los objetivos y responder a las preguntas anteriores.

Por tanto, como director o directora de proyectos debes de ser el catalizador que permita juntar las personas adecuadas, aquellas que tengan los conocimientos o la implicación adecuada con el proyecto, para ayudarte a definir los objetivos y sus detalles para convertir un objetivo en un objetivo SMART.

Para hacerlo más fácil, en la sección de plantillas puedes bajarte gratuitamente una plantilla con las preguntas para definir un objetivo SMART. Esta te puede servir de guía para hablar con el equipo e interesados.

Consejos para gestionar los objetivos del proyecto

Un dicho marinero dice no hay viento bueno para aquel que no sabe el rumbo; pues en gestión de proyectos ocurre lo mismo, si no sabemos cuáles son los objetivos del proyecto, difícilmente vamos a poder conseguirlos. En este artículo te damos algunos consejos básicos para definir y gestionar correctamente los objetivos del proyecto. Lo cual te recomendamos que intentes plasmar en documentos para que queden bien claro y por escrito lo antes posible.

¿Cuales son los objetivos del proyecto?

El primer paso para definir los objetivos del proyecto es identificar qué aspectos del proyecto son realmente importantes; y aquí debemos separar dos ámbitos:

  • Los objetivos del proyecto a nivel del producto que este debe entregar a la organización, cliente, u otros involucrados.
  • Aquellos aspectos internos del proyecto que son más importantes, y por tanto van a requerir mayor atención, para la consecución de los objetivos.

Cinco consejos para establecer los objetivos del proyectoPara el primer punto deberemos empezar identificando y priorizando los objetivos a través de la información que nos den los involucrados (cliente, sponsor, usuarios, etc.), y de los documentos contractuales que puedan dar origen al proyecto (pedido, oferta, etc.). El tema de priorizar es muy importante, ya que aunque nuestro objetivo será cumplir con todo, la realidad es que nos podemos encontrar con situaciones que nos impidan poder hacerlo, por lo que debemos ser capaces de saber cuáles objetivos pueden ser más flexibles.

¿Cómo definir correctamente los objetivos de un proyecto?

“No se puede controlar lo que no se puede medir”, por tanto para controlar si estamos consiguiendo o no los objetivos del proyecto, debemos definir estos de forma que sean medibles. Esto es lo que se conoce como objetivo SMART.

Comparte los objetivos del proyecto

Cualquier proyecto se hace en equipo, esto es evidente; por tanto es también evidente que si este equipo no conoce los objetivos del proyecto, difícilmente vamos a conseguirlos.

Por tanto, una vez identificados y definidos, llega el momento de informar al equipo del proyecto. Para ello es muy importante documentar estos objetivos y sus detalles más relevantes, tales como:

  • Si el objetivo incluye un entregable, que incluye este entregable. Para ello puedes usar la lista de entregables.
  • Qué tareas deberemos realizar para conseguir cada objetivo, con su responsable y fecha prevista de ejecución. Para ello tienes la lista de tareas, el cronograma y la WBS.

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Una forma adecuada de tratar estos objetivos, es tratándolos en la reunión de inicio del proyecto (o kick-off) de forma general, para posteriormente irlos tratando de forma más específica en las diferentes reuniones de seguimiento, a medida que las tareas vaya ejecutándose, y los objetivos clarificándose. Ten en cuenta que en muchos proyectos, la fase de planificación se solapa con el inicio de la ejecución, por lo que es normal que se empiece el proyecto con un cierto grado de indeterminación, aparte de que los propios objetivos o la forma de conseguirlos pueden verse alterados una vez de involucre al equipo o a medida que se vaya avanzando (sin que esto suponga un cambio en el proyecto).

Desarrollar un plan de acción

Definir un plan de acción no es más que definir y planificar la forma en que vamos a actuar para conseguir los objetivos, por tanto, significa planificar. Cómo en cualquier planificación debemos definir tres aspectos de forma realista:

  • ¿Qué? O describir la tarea o tareas que deben ser ejecutadas para conseguir un determinado objetivo del proyecto (entrega, hito, etc).
  • ¿Quién? Esto consiste en definir quién va a ejecutar y quien es el responsable por cada una de las tareas descritas (incluyendo proveedores), teniendo en cuenta las capacidades necesarias, los recursos disponibles, y asignando aquellos recursos más senior a los objetivos más importantes
  • ¿Cuándo? Considerando las relaciones, la carga de trabajo necesaria y la disponibilidad de los recursos, debemos definir un orden para ejecutar las tareas.

Aunque son tres aspectos muy obvios, la verdad que es muchas veces se olvidan o se definen de forma incorrecta, lo que da como resultado no poder controlar los trabajos, o que estos no se ejecuten cuando tocaría.

Mantener el proyecto en marcha

Una vez sepamos donde queremos llegar, lo que debemos hacer para llegar hasta ahí, y cuando vamos a hacerlo, toca ponerse a trabajar. Esto para el director de proyectos significa empujar del equipo para hacer que las cosas ocurran según lo planificado, y buscar la forma de volver al plan de acción cuando aparezcan problemas o desviaciones.

Esto se consigue de dos formas:

  • Con un seguimiento periódico del trabajo. Lo cual puede hacerse con reuniones periódicas, ajustando la periodicidad y el foco de cada reunión en función de la importancia de las tareas que se estén ejecutando en aquel momento, y la situación del plan de acción. Esto significa que una tarea dentro del camino crítico o directamente relacionada con un objetivo necesitará un seguimiento más cercano que otra que no lo esté, y tendrá prioridad en el caso de tener que definir planes de acción.
  • Revisar los riesgos y problemas que pueden afectar a estas tareas importantes y que pueden impedir cumplir con los objetivos del proyecto, definiendo planes de acción para evitarlos cuando sea posible.

Por otro lado, una vez hayamos planificado el proyecto, veremos que no todas las tareas o recursos involucrados van a tener el mismo efecto a la hora de conseguir los objetivos. Por lo que nuestra atención se deberá centrar en aquellos que sean más relevantes. Esto se entiende bien cuando planificamos con Camino Crítico, ya que las tareas dentro de este camino son las que marcan la duración total del proyecto, por lo que pasan a ser más relevantes que el resto.

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