Cómo hacer el cronograma de actividades del proyecto

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Sigue leyendo y te explico paso a paso como hacer un cronograma de actividades de un proyecto tipo GANTT, que es el más usado en el enfoque tradicional de gestión de proyectos. Estos pasos son genéricos, por lo que pueden ser llevado a la práctica mediante diferentes programas de planificación de proyectos.

Pasos principales par hacer un cronograma.

1- Crear la lista de actividades

El punto de partida para hacer el cronograma de actividades del proyecto son los trabajos unitarios definidos en la Work Breakdown Structure.  A partir de esta deben definirse las actividades necesarias para completar cada uno de paquetes, lo cual suele hacerse junto con expertos o el equipo del proyecto.

La diferencia entre la WBS y la lista de actividades que creamos en este paso es que la primera muestra la descomposición del alcance (él QUÉ), y la segunda las tareas necesarias para completar este alcance (él COMO). Aunque ambas están estrechamente relacionadas, pueden haber diferentes formas de llegar a un mismo objetivo, así mientras el alcance es fijo y un compromiso del proyecto (WBS), las actividades no lo son.

2- Definir relaciones entre actividades

Una vez definidas el conjunto de actividades que componen el proyecto, estas deben ordenarse en función de las relaciones de precedencia y antecedencia oportunas, las cuales pueden ser de carácter obligatorio o no. De esta forma las tareas pueden ordenarse según cuatro tipos de relaciones

  • Fin – Comienzo: la segunda tarea no puede empezar hasta que acaba la primera. Es la relación más habitual.
  • Comienzo – Comienzo: la segunda tarea empieza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera.
  • Comienzo – Fin: la primera tarea comienza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, respecto al final de la segunda.
  • Fin – Fin: la segunda tarea finaliza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera

3- Estimar los plazos de las actividades

Este paso consiste en estimar el número de horas, días, semanas, etc. que se requieren para completar cada una de las actividades del proyecto. Para ello pueden usarse las técnicas de estimación de la duración de actividades explicadas en otros artículos, las cuales pueden basarse en el análisis de datos estádisticos, o técnicas de trabajo grupal.

 4- Montar el cronograma de actividades

Uniendo los plazos con el diagrama de tareas tendremos un primer cronograma de actividades que no tiene en cuenta los recursos ni su disponibilidad. Esto equivale a considerar que disponemos de recursos ilimitados en cualquier momento, lo que habitualmente es falso. Dentro de este primer cronograma debemos incluir los hitos del proyecto, que serán eventos que se corresponderán con alguna entrega, compromiso, o punto importante del proyecto, y que nos servirán para controlar este, y para informar del avance de forma resumida.

Cómo hacer el cronograma de actividades del proyecto

5- Incluir los recursos

Por tanto, el siguiente paso será incluir los recursos, lo que implica asignar a cada tarea el recurso que la ejecutará, considerando su porcentaje de dedicación (en el caso de realizar varias tareas simultáneamente), su capacidad de trabajo máxima, y su calendario laboral específico si lo tuviera.

5- Balancear los recursos

Balancear los recursos no es más que ajustar el cronograma de actividades para que ningún recurso supere su capacidad de trabajo máxima. Con ello nos podemos encontrar con dos situaciones diferentes:

  • Que una tarea vea su plazo alargado por no disponer totalmente de un recurso. Por ejemplo, si una tarea tiene una duración de 40h de trabajo, una persona la puede ejecturar en una semana, pero si esta persona únicamente puede dedicarle la mitad de su tiempo, la tarea pasará a requerir dos semanas. Por tanto la tarea pasará a ser ejecutada en un plazo superior a su duración. En el cronograma de ejemplo podemos ver que el plazo de las tareas 1 y 2 se ha doblado porque le hemos asignado el recurso A con un 50% de dedicación.
  • No disponemos del recurso en el momento necesario, lo que nos obliga a ajustar las fechas de la tarea a la disponibilidad del recurso. En el cronograma de ejemplo podemos ver que la tarea 3 se ha situado por detrás de la tarea 4 al compartir el recurso B con ella.

Un punto muy importante para tomar desiciones en el balanceo de recursos es conocer la holgura de las tareas. Esta holgura permite saber que actividades pueden atrasarse, moverse o alargarse sin generar un atraso en el proyecto.

Cómo hacer el cronograma de actividades del proyecto

7- Incluir los margenes

La inclusión del margenes en el cronograma se hace con la intención de proteger los entregables del proyecto, bien sean parciales o el final. De esta forma, el margen debe colocarse siempre antes del entregable que queramos proteger, y siempre de acuerdo a los riesgos asociados a las tareas que llevan hasta este entregable. Ver artículo de dimensionamiento de margenes

Si volvemos al cronograma que usamos como ejemplo, podemos imaginar que el hito 2 y la entrega final son entregables, y por tanto necesitamos protegerlos. En este caso el hito 2 depende de las tareas 2 y 4, por lo que protegeremos el hito 2 con un margen igual al atraso estimado para los riesgos asociados a estas dos tareas. En el caso de la entrega final haremos lo mismo, pero considerando las tareas 5 y 6, que son las tareas que hay entre el último margen incluido y la entrega.

crear el cronograma de a ctividades del proyecto gantt- cronograma 4

Y porque no consideramos las tareas 1 y 3? Pues el motivo es que estas no forman parte del camino crítico, por lo que pueden retrasarse sin afectar al plazo de entrega. Obviamente esto no quiere decir que no las tengamos que seguir, ni que se puedan atrasar sin límite, ya que de atrasarse más que la holgura disponible, estas pasarían a formar parte del camino crítico, lo que nos obligaría a modificar el cronograma.

8- Ajuste del cronograma de actividades

Una vez tenemos el cronograma de actividades del proyecto, este debe alinearse con el resto de planes del proyecto (riesgos, costes, etc.), y contrastarse con las limitaciones y requerimientos del proyecto, lo que puede implicar cambios en los pasos anteriores, y por tanto volver a hacer el cronograma.

Existen multitud de motivos por los cuales deberemos ajustar o hacer el cronograma de nuevo. Pero podríamos destacar:

  • Detección de nuevos riesgos: como la posible falta de un recurso en un determinado momento, o tener que hacer actividades de exterior en momentos climáticamente adversos.
  • Coste demasiado elevado. Lo que nos puede obligar a usar recursos de menor nivel (normalmente más económicos pero con menor rendimiento), modificar las tareas, o tener que replantear el plan de compras.
  • Plazo fuera de lo solicitado. En este caso deberemos aplicar técnicas de compresión del cronograma para conseguir reducir el plazo. Ver técnicas de reducción del plazo
  • Disponibilidad de un determinado recurso en el momento que se necesita, lo que implicará tener que replantear la tarea afectada con otro recurso, o cambiar las fechas de esta.

Consideraciones generales.

Junto con estos 8 pasos para crear el cronograma de actividades del proyecto, hay una série de consideraciones generales que debemos tener en cuanta para poder aplicarlos correctamente:

  • Proceso cíclico: el proceso para hacer el cronograma de actividades suele requerir de varias iteraciones hasta conseguir un buen ajuste.
  • Proceso por fases: no siempre es posible hacer al inicio un cronograma detallado de todo el proyecto, lo que implica que se deberemos realizar una planificación por fases. De esta forma, la planificación en detalle de cada fase se realiza al comienzo de la fase, usando la información que va creándose a medida que avanza el proyecto.
  • Consensuado y aceptado: es importante hacer el cronograma  de actividades junto con expertos y el equipo del proyecto, ya que estos son los que mejor saben cuánto se tarda en efectuar una determinada tarea. A parte, hacer el cronograma de activiades cojuntamente con el equipo facilita su aceptación y compromiso con los plazos indicados, lo que facilitará su cumplimiento.
  • Nivel de detalle de un cronograma: ¿Tiene sentido que un proyecto de 2 años de duración se planifique en segundos? ¿Y que uno de 5 días se planifique en semanas? Claramente no. ¿Pero cuál es la unidad de tiempo adecuada a considerar en el cronograma? En algunos textos se recomienda que la unidad de tiempo del cronograma del proyecto sea del orden del 2-3% de la duración total.
  • Dedidación de los recursos: aunque teóricamente los recursos se balancean considerando una dedicación del 100%, en la práctica es mejor considerar una dedicación entorno al 85%-90%, ya que cualquier trabajador debe asumir en su jornada trabajos fuera del proyecto (realizar partes de horas, reuniones, etc.) que le restan capacidad.

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2 Comentarios en “Cómo hacer el cronograma de actividades del proyecto
  1. Maria Paula Ordoñez dice:

    Es Una Página Muy Eficiente,
    Me Ayudó Demasiado
    Muchas Gracias

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