Qué es el calendario de un proyecto

¿Sabes lo qué es un calendario de un proyecto? ¿Conoces las diferentes formas de representarlo? ¿Conoces los pasos del proceso para crear un calendario de tareas? Si te interesan estos temas, sigue leyendo. A lo largo de este post te iré respondiendo a estas preguntas y podrás acceder a programas y plantillas gratuitas.

Diferencia entre el calendario y  la planificación

Muchas personas confunden el calendario del proyecto con su planificación, lo que es erróneo. La planificación del proyecto es un proceso que afecta al alcance, coste, recursos, tiempo, etc. Mientras que el calendario es un documento resultado del proceso de planificación temporal del proyecto, el cual está influido por la planificación del resto de puntos.

En otros artículos entraremos en mayor profundidad en el proceso de planificación , pero por ahora debemos tener claro que si en nuestros proyectos planificar es únicamente hacer el calendario, nuestros proyectos no están planificados.

¿Qué es un calendario de un proyecto?

De forma general podríamos difinir el calendario de un proyecto como : Documento que muestra ordenadamente las diferentes tareas e hitos que forman el proyecto, las relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas, su duración, y el inicio y fin del proyecto. (Aunque a la hora de hacer el control y seguimiento podemos incluir otras informaciones.)

Herramienta para hacer el calendario de actividades

Este proceso puede simplificarse mucho mediante el uso de alguna herramienta de planificación.

En esta página te ofrecemos una plantilla interactiva, dentro de nuestro pack de plantillas, que te permite crear un calendario tipo GANTT, calculando de forma automática el camino crítico y el margen de cada tarea.

Cómo puedes ver, el cronograma te muestra en rojo aquellas tareas que forman el camino crítico de tu proyecto, en azul aquellas que tienen margen, y en gris el margen de estas tareas. También calcula la duración mínima del proyecto y su fecha estimada de finalización.

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Para ello, únicamente debes rellenar una tabla con las tareas (incluyendo nombre y un identificador numérico correlativo), indicar mediante los identificadores las tareas precedentes, y la duración en días de cada tarea.

Un detalle muy importante para poder hacer bien el cálculo de camino crítico y márgenes es enlazar las primeras tareas con el inicio, y las finales con el final.

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Tipologías de calendarios

Ahora que ya sabes lo qué es el calendario del proyecto, el siguiente punto es conocer las diferentes formas de representarlo. Aunque pueden existir más, las tres formas más habituales de representar el cronograma de un proyecto son:

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Calendario tipo GANTT

Es lo que todo el mundo entiende como calendario, o sea la representación de las tareas en forma de barras sobre un eje temporal (eje X), donde la longitud de la barra muestra la duración de esta.

La principal ventaja del GANTT es que permite ver directamente las fechas de inicio y fin de cada tarea, su duración, y la fecha de fin del proyecto.

Quieres saber cómo planificar con GANTT

Calendario tipo PERT

Es una representación del calendario del proyecto que no considera el eje temporal, únicamente las tareas en sí y las relaciones entre ellas. En esta representación las tareas son cajas que contienen una serie de informaciones, y que se ordenan de izquierda a derecha en función de las relaciones de precedencia y antecedencia.

De esta forma, el PERT muestra de una forma más clara las relaciones de dependencia entre tareas, y el orden en que estas deber de ser ejecutadas.

Calendario de HITOS

Como veremos en otros artículos, los hitos no son tareas, sino acontecimientos singulares u objetivos, tales como aprobaciones, finalización de entregables parciales, finalización del proyecto, reuniones importantes, inauguraciones, etc.

Normalmente el hito se sitúa al inicio o finalización de un conjunto de tareas, y mantiene una relación con estas, por lo que a la hora de reportar el estado del proyecto, lo podemos hacer de forma resumida reportando el estado de los principales hitos que lo componen. Este documento puede representarse en formato GANTT, mostrando únicamente los hitos, o en forma de tabla.

Estas tres formas de representar el calendario del proyecto aplicarían a proyectos gestionados según el enfoque tradicional (el definido por el PMI), ya que en el caso de usar AGILE, lo habitual es usar una planificación tipo Kanban

Qué es la línea base del calendario

Durante la fase planificación del proyecto se realizan una serie de documentos, entre ellos el calendario de tareas, los cuales una vez aprobados por el sponsor (o el comité de dirección del proyecto) se transforman en las líneas base del proyecto. Por tanto, podemos decir que la línea base del calendario es la última versión oficialmente aprobada de este. Qué es y cómo usar la línea base

Desde el punto de vista del director del proyecto, la línea base le muestra los objetivos temporales del proyecto, y le permite tener una referencia a la hora de llevar a cabo el proceso de control y seguimiento. A nivel de representación, esta se muestra como un segundo cronograma superpuesto al primero, pero fijo en el momento de la aprobación.

Riesgo en el calendario

Para realizar el calendario del proyecto debemos considerar los riegos del proyecto y la existencia de variabilidad en la duración de las tareas en la cadena crítica, lo que se acaba traduciendo en que es imposible predecir la fecha de fin de un proyecto. Lo que sí que podemos predecir es el intervalo de esta fecha, el cual debe respetar en su totalidad los objetivos temporales del proyecto.

A este intervalo se llama protección, o sea la seguridad que dejamos para asegurarnos cumplir el objetivo. Aunque la teoría diga lo contrario, en la realidad no siempre es posible ni recomendable mostrar esta protección de forma abierta, lo que conlleva que esta se camufla o se reparta entre las tareas, generando un cronograma “sin” margen. Aprender a usar los margenes en la planificación

Consideraciones finales sobre el calendario

Para acabar este artículo, quiero compartir dos frases con cierto sarcasmo, pero que tienen su punto de verdad:

“Es falso que los proyectos se atrasen; todos los proyectos acaban a tiempo de acuerdo al último calendario aprobado”

Cada vez que el sponsor o el comité de dirección aprueban un nuevo calendario del proyecto, se genera una nueva línea base, por lo que los objetivos temporales del proyecto se ven modificados. Por tanto, el atraso o no del proyecto se mide siempre respecto a la última línea base.

Esto no significa que la solución a un atraso sea pedir una nueva línea base, ya que hay casos en que esto está justificado, y se considera parte de una dirección de proyectos correcta, y en otros casos es la consecuencia de una mala dirección.

“Hay directores de proyecto que son grandes periodistas, ya que como estos, cuentan la realidad sin interferir en ella ni tomar partido”

Durante mi carrera he visto directores de proyectos que modificaban el calendario para mostrar la situación real del proyecto, ajustando en consecuencia la fecha de fin del proyecto. Luego emitían una nueva versión del calendario que mandaban al equipo, con copia al sponsor y al cliente, para que todos estuvieran informados de las nuevas fechas.