Qué es un cronograma de un proyecto
¿Sabes lo qué es un cronograma de un proyecto? ¿Conoces las diferentes formas de representarlo? ¿Conoces los pasos del proceso para crear un cronograma? Si te interesan estos temas, sigue leyendo. A lo largo de este post te iré respondiendo a estas preguntas y podrás acceder a programas y plantillas gratuitas.
Diferencia entre cronograma y planificación
Muchas personas confunden el cronograma del proyecto con su planificación, lo que es erróneo. La creación del cronograma del proyecto es un proceso que afecta al alcance, coste, recursos, tiempo, etc. Mientras que el cronograma es un documento resultado del proceso de planificación temporal del proyecto, el cual está influido por la planificación del resto de puntos.
En otros artículos entraremos en mayor profundidad en el proceso de planificación , pero por ahora debemos tener claro que si en nuestros proyectos planificar es únicamente hacer el cronograma, nuestros proyectos no están planificados.
¿Qué es un cronograma de un proyecto?
De forma general podríamos difinir el cronograma de un proyecto como : Documento que muestra ordenadamente las diferentes tareas e hitos que forman el proyecto, las relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas, su duración, y el inicio y fin del proyecto. (Aunque a la hora de hacer el control y seguimiento podemos incluir otras informaciones.)
Herramientas para hacer el cronograma
Hacer un cronograma se va complicando a medida que la cantidad de tareas aumenta, por lo que llega un momento que hacerlo a mano o con una hoja de Excel se hace inviable. Para facilitarnos esta tarea hay diferentes programas comerciales que te permiten planificar proyectos de forma simple y eficaz. A continuación te presentamos 3 de ellos que ofrecen pruebas gratuitas.
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Tipologías de cronograma
Ahora que ya sabes lo qué es el cronograma del proyecto, el siguiente punto es conocer las diferentes formas de representarlo. Aunque pueden existir más, las tres formas más habituales de representar el cronograma de un proyecto son:
Cronograma GANTT
Es lo que todo el mundo entiende como cronograma, o sea la representación de las tareas en forma de barras sobre un eje temporal (eje X), donde la longitud de la barra muestra la duración de esta.
La principal ventaja del GANTT es que permite ver directamente las fechas de inicio y fin de cada tarea, su duración, y la fecha de fin del proyecto.
Quieres saber cómo planificar con GANTT
Cronograma PERT
Es una representación del cronograma que no considera el eje temporal, únicamente las tareas en sí y las relaciones entre ellas. En esta representación las tareas son cajas que contienen una serie de informaciones, y que se ordenan de izquierda a derecha en función de las relaciones de precedencia y antecedencia.
De esta forma, el PERT muestra de una forma más clara las relaciones de dependencia entre tareas, y el orden en que estas deber de ser ejecutadas.
Cronograma de HITOS
Como veremos en otros artículos, los hitos no son tareas, sino acontecimientos singulares u objetivos, tales como aprobaciones, finalización de entregables parciales, finalización del proyecto, reuniones importantes, inauguraciones, etc.
Normalmente el hito se sitúa al inicio o finalización de un conjunto de tareas, y mantiene una relación con estas, por lo que a la hora de reportar el estado del proyecto, lo podemos hacer de forma resumida reportando el estado de los principales hitos que lo componen. Este documento puede representarse en formato GANTT, mostrando únicamente los hitos, o en forma de tabla.
Estas tres formas de representar el cronograma del proyecto aplicarían a proyectos gestionados según el enfoque tradicional (el definido por el PMI), ya que en el caso de usar AGILE, lo habitual es usar una planificación tipo Kanban
Qué es la línea base del cronograma
Durante la fase planificación del proyecto se realizan una serie de documentos, entre ellos el cronograma, los cuales una vez aprobados por el sponsor (o el comité de dirección del proyecto) se transforman en las líneas base del proyecto. Por tanto, podemos decir que la línea base del cronograma es la última versión oficialmente aprobada de este. Qué es y cómo usar la línea base
Desde el punto de vista del director del proyecto, la línea base le muestra los objetivos temporales del proyecto, y le permite tener una referencia a la hora de llevar a cabo el proceso de control y seguimiento. A nivel de representación, esta se muestra como un segundo cronograma superpuesto al primero, pero fijo en el momento de la aprobación.
Riesgo en el cronograma
Para realizar el cronograma del proyecto debemos considerar los riegos del proyecto y la existencia de variabilidad en la duración de las tareas en la cadena crítica, lo que se acaba traduciendo en que es imposible predecir la fecha de fin de un proyecto. Lo que sí que podemos predecir es el intervalo de esta fecha, el cual debe respetar en su totalidad los objetivos temporales del proyecto.
A este intervalo se llama protección, o sea la seguridad que dejamos para asegurarnos cumplir el objetivo. Aunque la teoría diga lo contrario, en la realidad no siempre es posible ni recomendable mostrar esta protección de forma abierta, lo que conlleva que esta se camufla o se reparta entre las tareas, generando un cronograma “sin” margen. Aprender a usar los margenes en la planificación
Consideraciones finales sobre el cronograma
Para acabar este artículo, quiero compartir dos frases con cierto sarcasmo, pero que tienen su punto de verdad:
“Es falso que los proyectos se atrasen; todos los proyectos acaban a tiempo de acuerdo al último cronograma aprobado”
Cada vez que el sponsor o el comité de dirección aprueban un nuevo cronograma del proyecto, se genera una nueva línea base, por lo que los objetivos temporales del proyecto se ven modificados. Por tanto, el atraso o no del proyecto se mide siempre respecto a la última línea base.
Esto no significa que la solución a un atraso sea pedir una nueva línea base, ya que hay casos en que esto está justificado, y se considera parte de una dirección de proyectos correcta, y en otros casos es la consecuencia de una mala dirección.
“Hay directores de proyecto que son grandes periodistas, ya que como estos, cuentan la realidad sin interferir en ella ni tomar partido”
Durante mi carrera he visto directores de proyectos que modificaban el cronograma para mostrar la situación real del proyecto, ajustando en consecuencia la fecha de fin del proyecto. Luego emitían una nueva versión del cronograma que mandaban al equipo, con copia al sponsor y al cliente, para que todos estuvieran informados de las nuevas fechas. Si no ves el problema, sugiero leer el artículo específico de línea base del cronograma. En él se explica cómo debe actuar un director de proyecto respecto al cronograma y a la línea base.
Excelentes sus artículos sobre planificación de proyectos
interesantes artículos, me han servido para aclarar dudas y resolver al algunas tareas.
Solicito de su ayuda en indicarme como referenciarlo, gracias
Muy buen artículo. Las explicaciones y ejemplos son claros.