¿Sabes la definición de cronograma? ¿Conoces las diferentes formas de representarlo? ¿Conoces los pasos del proceso para crear un cronograma? Si te interesan estos temas, sigue leyendo. A lo largo de este post te iré respondiendo a estas preguntas y podrás acceder a programas y plantillas gratuitas.

Muchas personas confunden el cronograma con la planificación del proyecto, lo que es erróneo. La planificación del proyecto es un proceso que afecta al alcance, coste, recursos, tiempo, etc. Mientras que el cronograma es un documento resultado del proceso de planificación temporal del proyecto, el cual está influido por la planificación del resto de puntos. En otros artículos entraremos en mayor profundidad en el proceso de planificación , pero por ahora debemos tener claro que si en nuestros proyectos planificar es únicamente hacer el cronograma, nuestros proyectos no están planificados.

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¿Qué es el cronograma?

De forma general podríamos dar la siguiente definición de cronograma:

Documento que muestra ordenadamente las diferentes tareas e hitos que forman el proyecto, las relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas, su duración, y el inicio y fin del proyecto. (Aunque a la hora de hacer el control y seguimiento podemos incluir otras informaciones.)

Tipologías de cronograma

Este documento puede tener diferentes aspectos en función de cómo se representa, y de si está aprobado o no, dando como resultado diferentes tipologías de cronograma:

Cronograma GANTT: Es lo que todo el mundo entiende como cronograma, o sea la representación de las tareas en forma de barras sobre un eje temporal (eje X), donde la longitud de la barra muestra la duración de esta.

La principal ventaja del GANTT es que permite ver directamente las fechas de inicio y fin de cada tarea, su duración, y la fecha de fin del proyecto.

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Cronograma PERT: Es una representación del cronograma que no considera el eje temporal, únicamente las tareas en sí y las relaciones entre ellas. En esta representación las tareas son cajas que contienen una serie de informaciones, y que se ordenan de izquierda a derecha en función de las relaciones de precedencia y antecedencia.

De esta forma, el PERT muestra de una forma más clara las relaciones de dependencia entre tareas, y el orden en que estas deber de ser ejecutadas.

Cronograma de HITOS: Como veremos en otros artículos, los hitos no son tareas, sino acontecimientos singulares u objetivos, tales como aprobaciones, finalización de entregables parciales, finalización del proyecto, reuniones importantes, inauguraciones, etc. Normalmente el hito se sitúa al inicio o finalización de un conjunto de tareas, y mantiene una relación con estas, por lo que a la hora de reportar el estado del proyecto, lo podemos hacer de forma resumida reportando el estado de los principales hitos que lo componen. Este documento puede representarse en formato GANTT, mostrando únicamente los hitos, o en forma de tabla.

Aunque posiblemente existan otras formas de representar el cronograma, considero que estas son las más habituales, y las necesarias para poder dirigir un proyecto. Al menos en el enfoque tradicional, ya que esto no aplicaría a la metodología AGILE. Es importante remarcar que estamos hablando de diferentes formas de representar un mismo cronograma, no de diferentes cronogramas.

Esto no implica que no podamos tener diferentes cronogramas en un mismo proyecto, ya que en proyectos grandes podremos tener el cronograma general, los cronogramas de cada fase, la versión para uso interno, y la versión para entregar a cliente.

La línea base del cronograma

Durante la fase planificación del proyecto se realizan una serie de documentos, entre ellos el cronograma, los cuales una vez aprobados por el sponsor (o el comité de dirección del proyecto) se transforman en las líneas base del proyecto. Por tanto, podemos decir que la línea base del cronograma es la última versión oficialmente aprobada de este.

Qué es y cómo usar la línea base

Desde el punto de vista del director del proyecto, la línea base le muestra los objetivos temporales del proyecto, y le permite tener una referencia a la hora de llevar a cabo el proceso de control y seguimiento. A nivel de representación, esta se muestra como un segundo cronograma superpuesto al primero, pero fijo en el momento de la aprobación.

Reflecciones finales

Para realizar un cronograma debemos considerar los riegos del proyecto y la existencia de variabilidad en la duración de las tareas en la cadena crítica, lo que se acaba traduciendo en que es imposible predecir la fecha de fin de un proyecto. Lo que sí que podemos predecir es el intervalo de esta fecha, el cual debe respetar en su totalidad los objetivos temporales del proyecto. Este intervalo se llama protección, o sea la seguridad que dejamos para asegurarnos cumplir el objetivo. Aunque la teoría diga lo contrario, en la realidad no siempre es posible ni recomendable mostrar esta protección de forma abierta, lo que conlleva que esta se camufla o se reparta entre las tareas, generando un cronograma “sin” margen.

Aprender a usar los margenes en la planificación

Para acabar este artículo, quiero compartir dos frases con cierto sarcasmo, pero que tienen su punto de verdad:

“Es falso que los proyectos se atrasen; todos los proyectos acaban a tiempo de acuerdo al último cronograma aprobado”

Cada vez que el sponsor o el comité de dirección del proyecto aprueban un nuevo cronograma, se genera una nueva línea base, por lo que los objetivos temporales del proyecto se ven modificados. Por tanto, el atraso o no del proyecto se mide siempre respecto a la última línea base.

Esto no significa que la solución a un atraso sea pedir una nueva línea base, ya que hay casos en que esto está justificado, y se considera parte de una dirección de proyectos correcta, y en otros casos es la consecuencia de una mala dirección. Si lo segundo ocurre de forma regular, sugiero una visita a la sección de búsqueda de empleo.

“Hay directores de proyecto que son grandes periodistas, ya que como estos, cuentan la realidad sin interferir en ella ni tomar partido”

Durante mi carrera he visto directores de proyectos que modificaban el cronograma para mostrar la situación real del proyecto, ajustando en consecuencia la fecha de fin del proyecto. Luego emitían una nueva versión del cronograma que mandaban al equipo, con copia al sponsor y al cliente, para que todos estuvieran informados de las nuevas fechas. Si no ves el problema, sugiero leer el artículo específico de línea base del cronograma. En él se explica cómo debe actuar un director de proyecto respecto al cronograma y a la línea base.

Otro buen consejo para hacer un buen cronograma es disponer de una buena herramienta de planificación de proyectos. En nuestra sección de programas de planificación puedes ver una selección de ellas y probarlas gratuitamente (visitar la sección)

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