Alcance del producto vs alcance de proyecto

¿Conoces la diferencia entre alcance del proyecto y alcance del producto? Sigue leyendo y te lo cuento.

Dentro de la gestión de proyectos hay dos tipos de alcance que suelen causar confusión: el alcance del producto y él del proyecto. En este artículo intentaremos diferenciar los dos términos dentro de su aplicación a la gestión de proyectos.

Alcance del producto

Se puede definir como las características que debe cumplir el producto resultante del proyecto. Ya sea considerando su diseño, su función o su composición; el punto clave es que el alcance del producto se refiere a los entregables. En el caso de un bien tangible, su definición definiría su funcionamiento, cómo es físicamente y sus principales características.
El alcance del producto no solo aplica a productos o entregables físicos, sino que también es aplicable a servicios; cuando estos sean el objetivo final del proyecto. En el caso de un servicio, este concepto se centra en definir las tareas y responsabilidades del personal que presta dicho servicio.

Alcance de un proyecto

En contraste con el alcance del producto, él del proyecto se centra en las tareas y acciones que deberán ser ejecutadas para entregar el producto o servicio resultante. Por lo que puede verse como las tareas requeridas para llegar a completar los objetivos del proyecto.

¿Qué son el alcance del producto y el alcance de un proyecto?

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Cogiendo como ejemplo el proyecto de desarrollo y fabricación de un coche. El coche resultante sería el producto, y sus características (color, tamaño, potencia, etc.) formarían parte del alcance del producto. Por lo contrario, los trabajos de diseño, ensayos, certificación, búsqueda de proveedores, fabricación, homologación, etc. formarían parte de los objetivos del proyecto.

Herramientas para gestionar las tareas

Una vez tenemos definido el alcance del proyecto y las tareas que lo componen, debemos relacionar estos dos conceptos y mantenerlos a medida que avancemos en la ejecución. Para ello existen diferentes programas de gestión de tareas que facilitan el trabajo, permitiendo definir tareas, asignarles recursos y entregrables, y hacer su seguimiento. En la siguiente tabla puedes ver algunos ejemplos

  • Gestión de tareas con Gantt o Kanban

    Asignación de tareas a cada particiante e información de su estado y costes asociados

    Cuadro de mando integrado para seguimiento del avance

  • Red social para comunicación con el equipo

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  • Gestión de tareas con paneles KANBAN

  • Control de las horas dedicadas a cada tarea

  • Facturación integrada

  • Informes y herramientas de análisis

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Cómo se puede ver, ambos conceptos están muy relacionados, lo cual es uno de los motivos de la confusión, ya que no pueden considerarse los entregables del producto sin tener en cuenta las diversas tareas o pasos necesarios para llegar a ese punto. Al revés también es cierto, cuesta mucho definir las tareas o pasos a realizar sin saber las características que debe cumplir el producto final.

Por ello ambos se acaban definiendo de forma recurrente, partiendo de un objetivo general que permite poner en marcha el proceso de planificación del proyecto, el cual se irá ajustando y detallando a medida que avancemos en el proyecto. A veces incluso la definición detallada del producto puede formar parte del alcance del proyecto.

La declaración del alcance del proyecto

Una declaración del alcance del proyecto (project scope statement en inglés) es una herramienta muy útil para definir los límites y los resultados esperados del proyecto, así como identificar las restricciones, suposiciones y factores claves de éxito.

El alcance del proyecto tiene un impacto directo en los otros dos elementos de la triple restricción del proyecto: el plazo y el coste. Por ello es imposible definir estos sin haber definido y cerrado previamente el alcance que debemos entregar.

¿Qué es la declaración del alcance del proyecto?

La declaración del alcance del proyecto es el documento que define formalmente el alcance que debe entregar el proyecto, el cual debe estar acordado con todos los interesados y aprobado por el sponsor o el comité de dirección del proyecto.  Normalmente este documento se compone de los siguientes apartados:

  • Descripción del proyecto: descripción breve o resumen del proyecto
  • Entregables del proyecto: una lista específica de los productos o documentos producidos por el proyecto
  • Criterios de aceptación: factores críticos de éxito y criterios que se usarán para aceptar los entregables del proyecto
  • Exclusiones del proyecto: entregables o paquetes de trabajo que están fuera del alcance del proyecto
  • Limitaciones del proyecto: las limitaciones identificadas y definidas para los resultados, plazos, recursos, y/o físicas o técnicas
  • Suposiciones del proyecto: que supuestos se han tomado como verdaderos para realizar la declaración del alcance.

Aunque es un documento importante en proyectos de gran envergadura, no debemos caer en la tentación de excedernos en su longitud. Si podemos definir los puntos anteriores en una sola página, mejor que hacerlo en varias. Esto no solo facilita la lectura y permite resaltar los puntos importantes, sino que facilitará la modificación de este documento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Cambios en la declaración del alcance del proyecto

Considerando la importancia de este documento y su efecto sobre las otras restricciones, parece extraño que este pueda cambiar durante la ejecución. Y lo cierto es que habitualmente lo hace, ya que casi todos los proyectos están sujetos a cambios.

La declaración del alcance del proyecto forma parte del project chárter, y cómo este, puede cambiar siempre que se solicite y se sigan los procesos de gestión de cambios. Esto implica que cualquier cambio en este documento debe estar aprobado por el sponsor o el comité de dirección del proyecto, y afectará a los costes y plazos.

Cómo identificar el alcance del proyecto

Por regla general, el alcance del proyecto se identifica mediante la participación de expertos y de forma recurrente, ya que partiendo de una primera definición se va profundizando hasta poder identificar completamente los puntos listados anteriormente con el suficiente nivel de detalle.

Obviamente este no es un proceso aislado del resto, por lo que habitualmente esta identificación del alcance se hace en paralelo con la identificación de los riesgos, interesados, etc.

Una forma de guiar y documentar este proceso de identificación es mediante un mapa mental. Este permite listar las diferentes ideas que vayan saliendo durante las reuniones, y guiar las siguientes discusiones para ir avanzando en cada una de ellas mediante el sistema de la lluvia de ideas. Lo importante es que las diferentes ramas del mapa mental cubran todos los puntos dentro de la declaración del alcance.

Qué es y cómo usar la declaración del alcance del proyecto

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5 comentarios en «Alcance del producto vs alcance de proyecto»

  1. Si el proyecto es «Viaje a San Andrès»
    ¿El objetivo de alcance esta relacionado con el paquete de turismo que recibe el cliente de la agencia de viajes?
    y el objetivo del proyecto ¿estarìa relacionado con la viabilidad de la demanda del mercado en temporada vacacional?

    • Hola Lina

      El producto sería el viaje con sus características, el proyecto sería la creación y organización de este viaje.

      Lo primero sería el paquete que recibe el cliente, lo segundo puede incluir las fechas del viaje, su promoción, su venta, el coste máximo para tener cierta rentabilidad, etc

    • Hola Idronelis

      Son dos cosas diferentes. El alcance del producto son las características del producto a desarrollar por el proyecto, y el alcance del proyecto es todo aquello que debemos llevar a cabo para completar este y el producto a entregar. Según el caso puedes tener un producto muy complejo y con muchas características, pero «simple» de desarrollar como proyecto, y al revés, puedes tener un proyecto con pocas especificaciones, pero que requieran realizar muchas cosas.

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