Plan de gestión del alcance paso a paso.

Uno de los principales motivos de fracaso de los proyectos tiene que ver con la indefinición o imposibilidad de conseguir el alcance definido; por lo que es imprescindible contar con un plan de gestión del alcance adecuado. En este post te explicamos que és cómo hacer un plan de gestión del alcance de un proyecto.

¿Qué es el plan de gestión del alcance?

Un plan de gestión del alcance en proyectos es el componente del plan de gestión del proyecto que describe cómo se definirá, desarrollará, supervisará, controlará y verificará el alcance. Su núcleo es la declaración del alcance del Proyecto; la cual habitualmente debe incluir los siguientes apartados:

¿Cómo hacer un plan de gestión del alcance?

Definición de requisitos

El plan de gestión del alcance debe partir de identificar y priorizar todos los requisitos que el proyecto debe cumplir. Esto incluye requisitos internos (procesos de trabajo, restricciones de plazo o presupuesto, etc.), como externos (leyes a cumplir, demandas de interesados, solicitud de permisos para realizar determinadas tareas, etc.)

Para poder identificar, documentar y controlar los diferentes requisitos se pueden usar dos herramientas:

  • La lista de interesados, la cual nos permite conocer aquellas personas que directamente o indirectamente pueden influir en el proyecto, y por lo tanto generar requisitos que debemos considerar.

Descarga la plantilla de lista de interesados

  • A partir del estudio de las expectativas y necesidades de los interesados podemos conocer los requisitos, los cuales se pueden documentar en la lista de requisitos, la cual nos permite acordarnos y controlar estos a lo largo del proyecto.

Descarga la plantilla de lista de expectativas

Declaración del alcance

La declaración del alcance define el proyecto y es el núcleo del plan de gestión del alcance. Esta es una descripción escrita del alcance del proyecto, los principales entregables, y los supuestos y limitaciones considerados en la fase inicial.

Es obvio que al inicio del proyecto no siempre será posible tener una definición clara del alcance, pero cuanto más detallada sea esta definición más fácil será planificar con éxito el proyecto. Para ello podemos ver las dos siguientes definiciones de alcance:

  1. Diseñar un puente.
  2. Diseñar un puente que cumpla con la normativa de diseño de carreteras, considerando el caudal máximo registrado en los últimos 100 años, permitiendo el paso de peces y cumpliendo con las normativas de impacto ambiental de la zona

Es evidente que la segunda definición nos permitirá definir y planificar mejor las tareas que deben incluirse en el proyecto, así como sus requisitos principales.

Desglose del trabajo o WBS

La estructura de desglose del trabajo, o WBS por sus siglas en inglés, es la división del proyecto en tareas. Las cuales deben definirse tanto a nivel del trabajo a realizar, como en términos de coste, recursos y plazos a cumplir.

La definición de cada WBS y sus características se hace con un documento llamado diccionario de la WBS.

Disponer de esta definición de las tareas permite definir mejor lo que debemos hacer, los recursos que necesitamos, y estimar el coste y plazo total del proyecto. Así mismo es la base para hacer la gestión del alcance y plazos mediante metodologías como la del valor ganado.

Descargar plantilla de diccionario de la WBS

Definición de responsabilidades

Junto con los aspectos indicados en el punto anterior, el plan de gestión del alcance debería asignar a cada tarea un responsable de su ejecución.

Idealmente, las responsabilidades deberían definirse al inicio del proyecto, lo cual no siempre es posible; pero en este caso al menos conoceremos las necesidades de recursos que tenemos para poder ejecutar las tareas del proyecto.

Para hacerlo existen dos herramientas muy conocidas y ampliamente utilizadas : la matriz RACI y la table top drawing.

La matriz RACI es un documento que muestra quién es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto, junto con otros roles que se pueden asumir.  La siguiente imagen muestra un ejemplo de matriz RACI:

Definición del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

Para facilitarte el trabajo de crear una matriz RACI, puedes encontrar una plantilla totalmente editable dentro de nuestro pack de plantillas de gestión de proyectos.

Descargar una plantilla de matriz RACI

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto de forma visual y esquemática, ya que  muestra los componentes principales que componen el alcance en diferentes colores en función de quien sea el responsable. Así podemos definir fácilmente qué está en nuestro alcance y qué no.

Definición del alcance del proyecto con la Table Top Drawing

Descargar una plantilla de Table Top Drawing

Definición de los entregables

Aunque no siempre un proyecto debe generar entregables físicos, esta situación es la más frecuente. Como ejemplo de entregable podemos tener un proyecto de ingeniería, un programa informático, un puente, o un edificio.

El plan de gestión del alcance debe identificar aquellos entregables, tanto intermedios como finales, que forman parte del proyecto y que surgen a partir de la realización de determinadas tareas o conjunto de tareas.

En un proyecto de construcción residencial podríamos definir los siguientes entregables:

  • Pre-proyecto para solicitar el permiso de construcción
  • Proyecto constructivo y lista de mediciones para poder construir y seguir la construcción
  • Estructura finalizada

Cada uno de estos entregables significa haber completado una o varias tareas, por lo que estos se convierten en una forma de controlar y cuantificar el avance del proyecto; a veces incluso vinculándolos a hitos de pago o facturación.

Definición de los criterios de aceptación

Los entregables no solo son el resultado de haber ejecutado un conjunto de tareas, sino que son un aspecto clave para decir si un proyecto cumple con los objetivos y expectativas, o no. Por ello es importante que el plan de gestión del alcance no se limite solo en identificar qué y quien debe hacer algo, sino que también debe definir quién y cómo se evaluarán estos entregables.

Definir estos aspectos al inicio del proyecto nos permite planificar, cuantificar y ejecutar las tareas con una idea clara del objetivo perseguido, así como aplicar técnicas de gestión de cambios en el caso de que se soliciten cambios en los entregables o en los criterios de aceptación durante la ejecución.

Control de alcance

Una vez tenemos claro qué, quien, y cómo se ejecutarán las tareas que componen el proyecto; llega el momento de definir como se controlará su grado de ejecución, tanto en avance como en calidad, y como se gestionarán las solicitudes de cambios que recibiremos durante su ejecución.

Existen varias formas de controlar el alcance, tales como la reuniones periódicas de seguimiento, el control de hitos vinculados a tareas o entregables, o la aplicación del valor ganado. Este último asigna un valor económico a cada tarea y hace una valoración instantánea del avance del proyecto en base al valor generado, comparándolo con el valor que se había planificado tener generado en el momento actual.

Para el control de cambios debemos definir un proceso de control de cambios, lo cual se explica en más detalle en el artículo correspondiente, pero que de forma resumida deberá definir como se solicitarán, cuantificaran, aprobarán y finalmente se aplicarán los cambios aprobados.

 

¿Haces proyectos y a veces te parece que el objetivo no esta claro? Esto es porque el alcance no lo esta. Si sigues lleyendo este artículo verás diferentes tres métodos de definir correctamente el alcance de un proyecto, así como enlaces a plantillas y herramientas gratuitas para poder aplicarlos fácilmente.

¿Qué es la definición del alcance?

Esto no es otra cosa que definir de forma clara y univoca el objetivo que se persigue con el proyecto y cuya consecución marcará la finalización con éxito de este. En aquellos proyectos divididos por fases, la definición de los objetivos deberá ser efectuada por fase y para el conjunto del proyecto.

En aquellos proyectos que se ejecutan para terceros, la definición del alcance se empieza durante la preparación de la oferta en la fase comercial (leer el articulo de preparación de ofertas), y se define totalmente durante las primeras reuniones con el cliente, por lo que es interesante que el director de proyecto participe o conozca el trabajo realizado en esta fase.

A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es equivalente a un objetivo, por lo que este debe seguir el criterio de ser SMART. Que significa esto?

  • S (Specific) – Tiene que estar claramente definido sin ambigüedades
  • M (measurable) – Medible. Debe ser posible definir unos parámetros cuantificables que permitan evaluar el avance y la consecución del objetivo.
  • A (Achievable) – Tiene que existir una forma que posibilite su consecución.
  • R (Realista) – Tiene que ser factible su consecución con los recursos y plazo disponibles.
  • T (Time-related) – Tiene que tener una duración determinada.

¿Importancia de definir el alcance de un proyecto?

¿Por qué es importante que el objetivo quede definido?

Pues básicamente porque todas las actividades que componen el proyecto o la fase van a estar enfocadas a conseguir este objetivo, por lo que los recursos, plazos, costes, tareas, etc que necesitemos considerar en el proyecto van a depender de este.

A parte este objetivo va determinar la finalización del proyecto (y el cobrar cuando el proyecto se realiza para terceros), por lo que una indefinición en este punto puede implicar dificultades para cerrar este.

Veamos esto con un ejemplo:

Alcance del proyecto A: construir una carretera

Alcance del proyecto B: construir 12km de carretera de la población A a la población B según el proyecto executivo adjunto, y con un plazo máximo de 12 meses.

Podrías calcular los costes del proyecto A? Según esta definición la carretera podría tener 2 o 20 carriles, tener 5 km de longitud o ir de Paris a Pequín, puede ser de tierra, asfalto, u oro… Creo que con este simple ejemplo queda clara la necesidad de definir bien el alcance del proyecto.

¿Cómo definir el alcance de un proyecto?

Vista la importancia de definir el alcance del proyecto, la siguiente pregunta es cómo lo podemos definir correctamente; pues bien, podemos proponer algunos métodos (aunque seguramente haya más):

Definición del alcance de un proyecto con la matriz RACI

La matriz RACI es un documento que muestra quién es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto. Aunque en muchos manuales este documento se muestra como una forma de distribuir y definir responsabilidades entre los integrantes del equipo de proyecto, en la fase de inicialización puede también usarse para definir los límites entre nuestro alcance y el alcance de otros.

La matriz de responsabilidad se conoce comúnmente como matriz RASCI o RACI, utilizando las siglas de los diferentes roles que se pueden asumir delante de una determinada tarea:

  • R (Responsable) – Es la persona responsable de su ejecución, bien directamente o bien conjuntamente o supervisando un equipo
  • A (Aprobador) – Es la persona que aprueba el resultado de la tarea y da esta por concluida una vez considere que se han conseguido los objetivos de esta
  • S (Soporte) – Es la persona que da soporte en la ejecución de la tarea aunque no es responsable de ella. En la matriz RACI esta figura se omite.
  • C (Consultor) – Es la persona que ayuda en la ejecución de la tarea sin participar en ella, dando simplemente consultoría, sin participar en la ejecución.
  • I (Informado) – Indica la persona que debe estar informada de los avances y ejecución de la tarea, sin que ella participe en ella.

Una vez definidos los diferentes roles, confeccionar la matriz de responsabilidades consiste en listar las diferentes tareas que componen el proyecto, para lo cual nos basaremos en las tareas principales definidas en la WBS (leer el artículo sobre la WBS), e indicar el rol que asume cada persona. La siguiente imagen muestra un ejemplo de matriz de responsabilidad:

Definición del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

Para facilitarte el trabajo de crear una matriz RACI, puedes encontrar una plantilla totalmente editable dentro de nuestro pack de plantillas de gestión de proyectos.

Descargar una plantilla de matriz RACI en español / plantilla en inglés

Definición del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto y como este se distribuye entre los diferentes integrantes. Este documento consiste en una representación esquemática del proyecto, mostrando los componentes o áreas principales que lo componen en diferentes colores en función de quien sea el responsable. Igual que la matriz de responsabilidad, es una herramienta que tanto puede usarse para definir el límite del alcance en la fase de inicialización como para definir responsabilidades dentro del equipo del proyecto.

La ventaja de la Table Top Drawing es que al tratarse de un diagrama visual, facilita ver el proyecto en su conjunto y detectar puntos de interacción entre los diferentes integrantes del proyecto, que serán aquellos donde potencialmente pueden surgir más problemas.

Definición del alcance del proyecto con la Table Top Drawing

alcance del proyecto, servicios

Descargar una plantilla de Table Top Drawing

Definición del alcance de un proyecto con texto

Como su nombre indica consiste en definir con palabras el alcance del proyecto. Este es el método que se usa cuando redactamos una oferta, la cual muchas veces puede estar vinculada a una RFQ (Request For Quotation), que no es más que la definición del alcance que hace el cliente (o nosotros) a la hora de comprar. En un proyecto interno este documento se sustituye por el project charter.

Cuando se describe el alcance de un proyecto mediante palabras es importante que la descripción sea lo más concisa y directa posible, asegurándose que el documento generado contenga todos los puntos para que el objetivo pueda ser considerado SMART.

Al redactar estos documentos es importante incluir tanto lo que forma parte del alcance como lo que está fuera de este, ya que en caso de duda muchas veces nos va a tocar hacer más de lo que fue inicialmente considerado para poder obtener la certificación final y cobrar.

Los tres métodos que se han propuesto en este artículo no son los únicos que existen, ni tampoco excluyentes entre sí, lo que implica que podemos utilizar diferentes métodos con el objetivo de clarificar mejor el alcance. Esto sí, en el caso de utilizar diferentes métodos conjuntamente, es importante asegurarse de que estos sean coherentes entre sí.

Alcance del producto vs alcance de proyecto

¿Conoces la diferencia entre alcance del proyecto y alcance del producto? Sigue leyendo y te lo cuento.

Dentro de la gestión de proyectos hay dos tipos de alcance que suelen causar confusión: el alcance del producto y él del proyecto. En este artículo intentaremos diferenciar los dos términos dentro de su aplicación a la gestión de proyectos.

Alcance del producto

Se puede definir como las características que debe cumplir el producto resultante del proyecto. Ya sea considerando su diseño, su función o su composición; el punto clave es que el alcance del producto se refiere a los entregables. En el caso de un bien tangible, su definición definiría su funcionamiento, cómo es físicamente y sus principales características.
El alcance del producto no solo aplica a productos o entregables físicos, sino que también es aplicable a servicios; cuando estos sean el objetivo final del proyecto. En el caso de un servicio, este concepto se centra en definir las tareas y responsabilidades del personal que presta dicho servicio.

Alcance de un proyecto

En contraste con el alcance del producto, él del proyecto se centra en las tareas y acciones que deberán ser ejecutadas para entregar el producto o servicio resultante. Por lo que puede verse como las tareas requeridas para llegar a completar los objetivos del proyecto.

¿Qué son el alcance del producto y el alcance de un proyecto?

Cogiendo como ejemplo el proyecto de desarrollo y fabricación de un coche. El coche resultante sería el producto, y sus características (color, tamaño, potencia, etc.) formarían parte del alcance del producto. Por lo contrario, los trabajos de diseño, ensayos, certificación, búsqueda de proveedores, fabricación, homologación, etc. formarían parte de los objetivos del proyecto.

Herramientas para gestionar las tareas

Una vez tenemos definido el alcance del proyecto y las tareas que lo componen, debemos relacionar estos dos conceptos y mantenerlos a medida que avancemos en la ejecución. Para ello existen diferentes programas de gestión de tareas que facilitan el trabajo, permitiendo definir tareas, asignarles recursos y entregrables, y hacer su seguimiento. En la siguiente tabla puedes ver algunos ejemplos

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Cómo se puede ver, ambos conceptos están muy relacionados, lo cual es uno de los motivos de la confusión, ya que no pueden considerarse los entregables del producto sin tener en cuenta las diversas tareas o pasos necesarios para llegar a ese punto. Al revés también es cierto, cuesta mucho definir las tareas o pasos a realizar sin saber las características que debe cumplir el producto final.

Por ello ambos se acaban definiendo de forma recurrente, partiendo de un objetivo general que permite poner en marcha el proceso de planificación del proyecto, el cual se irá ajustando y detallando a medida que avancemos en el proyecto. A veces incluso la definición detallada del producto puede formar parte del alcance del proyecto.

La declaración del alcance del proyecto

Una declaración del alcance del proyecto (project scope statement en inglés) es una herramienta muy útil para definir los límites y los resultados esperados del proyecto, así como identificar las restricciones, suposiciones y factores claves de éxito.

El alcance del proyecto tiene un impacto directo en los otros dos elementos de la triple restricción del proyecto: el plazo y el coste. Por ello es imposible definir estos sin haber definido y cerrado previamente el alcance que debemos entregar.

¿Qué es la declaración del alcance del proyecto?

La declaración del alcance del proyecto es el documento que define formalmente el alcance que debe entregar el proyecto, el cual debe estar acordado con todos los interesados y aprobado por el sponsor o el comité de dirección del proyecto.  Normalmente este documento se compone de los siguientes apartados:

  • Descripción del proyecto: descripción breve o resumen del proyecto
  • Entregables del proyecto: una lista específica de los productos o documentos producidos por el proyecto
  • Criterios de aceptación: factores críticos de éxito y criterios que se usarán para aceptar los entregables del proyecto
  • Exclusiones del proyecto: entregables o paquetes de trabajo que están fuera del alcance del proyecto
  • Limitaciones del proyecto: las limitaciones identificadas y definidas para los resultados, plazos, recursos, y/o físicas o técnicas
  • Suposiciones del proyecto: que supuestos se han tomado como verdaderos para realizar la declaración del alcance.

Aunque es un documento importante en proyectos de gran envergadura, no debemos caer en la tentación de excedernos en su longitud. Si podemos definir los puntos anteriores en una sola página, mejor que hacerlo en varias. Esto no solo facilita la lectura y permite resaltar los puntos importantes, sino que facilitará la modificación de este documento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Cambios en la declaración del alcance del proyecto

Considerando la importancia de este documento y su efecto sobre las otras restricciones, parece extraño que este pueda cambiar durante la ejecución. Y lo cierto es que habitualmente lo hace, ya que casi todos los proyectos están sujetos a cambios.

La declaración del alcance del proyecto forma parte del project chárter, y cómo este, puede cambiar siempre que se solicite y se sigan los procesos de gestión de cambios. Esto implica que cualquier cambio en este documento debe estar aprobado por el sponsor o el comité de dirección del proyecto, y afectará a los costes y plazos.

Cómo identificar el alcance del proyecto

Por regla general, el alcance del proyecto se identifica mediante la participación de expertos y de forma recurrente, ya que partiendo de una primera definición se va profundizando hasta poder identificar completamente los puntos listados anteriormente con el suficiente nivel de detalle.

Obviamente este no es un proceso aislado del resto, por lo que habitualmente esta identificación del alcance se hace en paralelo con la identificación de los riesgos, interesados, etc.

Una forma de guiar y documentar este proceso de identificación es mediante un mapa mental. Este permite listar las diferentes ideas que vayan saliendo durante las reuniones, y guiar las siguientes discusiones para ir avanzando en cada una de ellas mediante el sistema de la lluvia de ideas. Lo importante es que las diferentes ramas del mapa mental cubran todos los puntos dentro de la declaración del alcance.

Qué es y cómo usar la declaración del alcance del proyecto

Definir el alcance del proyecto en 5 pasos

Definir el alcance del proyecto es una necesidad para garantizar el éxito de este. Sin esto, no importa la eficiencia, la efectividad, o lo duro que se trabaje; el proyecto no podrá tener éxito. Definir el alcance del proyecto implica tener una visión clara y acordada sobre los resultados que se esperan, lo cual puede hacerse con los pasos que presentamos a continuación.

Pero empecemos por la más básico:

¿Qué es el alcance de un proyecto?

De forma simple el alcance de un proyecto es aquello que el proyecto debe entregar para conseguir sus objetivos junto con las características de estos entregables, y con ello no solo nos referimos a entregables físicos o los productos resultantes del proyecto, sino también a todo aquello que debe hacerse para llegar a completar el proyecto.

Por lo tanto, una duda que suele surgir al definir qué es el alcance del proyecto es poder diferenciar entre los dos tipos de alcance que forman parte de cualquier proyecto:

El alcance del producto.

El alcance del proyecto

En este enlace tienes explicado que son los alcances de producto y proyecto y sus diferencias (ver artículo). Te recomiendo que lo leas para clarificar conceptos.

Pasos para definir el alcance de un proyecto

Ahora que tenemos claro que hay dos tipos de alcance, qué es el alcance del proyecto y del producto, y en que se diferencian; vamos a explicar los pasos que debemos seguir para su definición.

Paso 1: Identificar la motivación detrás del alcance

Todos los proyectos se llevan a cabo por uno o varios motivos. Por tanto identificar los motivos del proyecto hará más fácil establecer un punto de referencia del principio, así como un punto de referencia hasta el que queremos avanzar.

Comprender el «qué y el por qué» de un proyecto permite establecer las metas y objetivos específicos; así como las tareas que deben ejecutarse y cómo estas deben llevarse a cabo.

En la sección de plantillas puedes descargar un ejemplo editable de tabla de expectativas para ayudarte a identificar las motivaciones y expectativas de los proyectos.

Paso 2: Definir los objetivos

Definir el alcance del proyecto en 5 pasosUna vez sabemos el motivo del proyecto debemos definir y acordar sus objetivos con los promotores e interesados de este. Para ello es importante que la definición de estos siga el criterio de ser SMART. Es decir, ser específico, mensurable, alcanzable, realista y completado en un plazo definido.

  • Específico implica establecer con precisión lo que se desea lograr. Es decir, qué, por qué y cómo se hará; esto reduce la ambigüedad y los posibles malentendidos.
  • Medible implica que existan unas variables cuantificables que permitan medir el avance y confirmar cuando se ha completado el objetivo. Estas suelen conocerse como métricas o con las siglas KPI
  • Alcanzable implica que sea realista ¿el objetivo puede lograrse teniendo en cuenta los recursos y restricciones existentes?
  • Realista significa que los objetivos puedan conseguirse dentro de las limitaciones o condicionantes del proyecto; de no ser así nos enfrentaríamos a un proyecto o objetivo imposible.
  • Un plazo de tiempo definido significa que los objetivos deben completarse antes o en una fecha determinada; la cual también debe cumplir los requisitos de ser realista y alcanzable.

Tener estos objetivos definidos y acordados con el sponsor del proyecto o el cliente permite confirmar que entendemos lo que el proyecto debe hacer; evitando problemas de aceptación al final.

Paso 3: Conseguir la aceptación del alcance

Aunque tradicionalmente se han considerado los objetivos de forma cuantitativa, cada vez más se considera que un proyecto tiene éxito cuando consigue la satisfacción de los usuarios finales, y estos aceptan el producto, servicio o proceso. Los usuarios finales podrían ser los clientes o la misma organización.

Para conseguir esta satisfacción es importante, no solo definir bien los objetivos, sino también las expectativas y criterio de aceptación de estos usuarios. El criterio suele ser más cuantificable, por lo que puede tratarse como lo indicado en el punto anterior, pero las expectativas suelen ser más subjetivas, y requieren de entender las motivaciones personales de cada usuario en relación al proyecto.

En definitiva, al definir el alcance debemos intentar que los objetivos estén en sintonía con brindar los resultados esperados a quienes sean sus usuarios finales, tanto de forma objetiva como subjetiva.

Paso 4. Identificar restricciones que afecten al alcance

Una vez tengamos definido el alcance, mediante sus objetivos, debemos analizar las restricciones que existen, las cuales pueden implicar que conseguirlos sea más difícil, condicionar las tareas o el plazo, o en un extremo impedirnos conseguir el objetivo ni este no es realista en base a las restricciones.

Las restricciones pueden estar causadas tanto por factores internos como y externos. Comunicar estos problemas al equipo y a los interesados desde el principio, y tomar medidas para superarlos, nos permitirá definir acciones para conseguir el éxito del proyecto.

Paso 5. Identificar los cambios necesarios

Este paso no sería propiamente de la fase inicial de definición del alcance de un proyecto. Pero si consideramos que este puede modificarse durante la ejecución, si que es un paso a ir ejecutando de forma recurrente a lo largo del proyecto si queremos mantener su alcance alineado con las expectativas del cliente.

Algo inevitable en la mayoría de los proyectos es la aparición de cambios, bien debido a nuevas solicitudes o por restricciones no identificadas al inicio.

Obviamente siempre es mejor evitar el cambio que volver a definir el alcance; lo que significa invertir más tiempo, dinero y recursos. Sin embargo, a veces estos cambios son inevitables y necesarios, lo que nos obligará a definir y aplicar un plan de gestión del alcance adecuado.

Herramientas que pueden ayudarte a definir el alcance del proyecto

Existen dos herramientas muy conocidas y ampliamente utilizadas para definir el alcance de un proyecto: la matriz RACI y la table top drawing.

La matriz RACI es un documento que muestra quién es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto, junto con otros roles que se pueden asumir.  La siguiente imagen muestra un ejemplo de matriz RACI:

Definición del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

Para facilitarte el trabajo de crear una matriz RACI, puedes encontrar una plantilla totalmente editable dentro de nuestro pack de plantillas de gestión de proyectos.

Descargar una plantilla de matriz RACI

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto de forma visual y esquemática, ya que  muestra los componentes principales que componen el alcance en diferentes colores en función de quien sea el responsable. Así podemos definir fácilmente qué está en nuestro alcance y qué no.

Definición del alcance del proyecto con la Table Top Drawing

Descargar una plantilla de Table Top Drawing

¿Cómo innovar en el proceso de definición del alcance de un proyecto?

La tarea de definición del alcance del proyecto no es tarea sencilla, ya que, dependiendo de la complejidad del proyecto y el número de personas que participan en el proceso, este puede hacerse infinito. Describir y plasmar en blanco y negro el alcance de un proyecto implica desde entender claramente la necesidad del cliente teniendo la capacidad de capturar los requisitos y características principales del producto o servicio demandado, hasta capturar el valor que representa para su negocio. En este artículo se pretenden explicar 2 técnicas disruptivas que ayudan a utilizar el pensamiento creativo en la definición del alcance de un proyecto.

Definición del alcance del proyecto con el diagrama de Flor de Loto

El diagrama de flor de loto, es una herramienta que de manera gráfica ejemplifica con claridad las asociaciones mentales que nuestro cerebro hace para llegar a soluciones creativas. Esta técnica conocida como Lotus Blossom Diagram o diagrama de flor de loto, fue inventada por el japonés Yasuo Matsumura y lleva su nombre debido a la similitud visual que tiene con forma de crecimiento de la planta para desarrollar de forma estructurada alguna idea que se desee analizar en sus distintas formas de abordaje.

Lo primero que debe hacerse, es tomar el alcance del proyecto como concepto central, acto seguido, escribir de forma circundante 8 asociaciones directas y primarias, que se atribuyen al alcance, generándose a continuación múltiples conceptos interrelacionados entre sí. Cada uno de estos, se toma de nuevo de una forma independiente en hasta un máximo de 8 en función de aquellos planteamientos que consideremos más útiles o interesantes de explorar, siendo los nuevos “centros”. No es necesario completar los 8 sub-espacios, pudiendo pasar de sub-productos al desarrollo de alguno en específico. Veamos un ejemplo:

  • Paso 1: Coloquemos en el centro el objetivo del proyecto, de manera de identificar a su alrededor, 8 posibles desgloses de lo que estaría incluido en el alcance. En este caso: “Desarrollar canales virtuales de comunicación con el cliente”.
  • Paso 2: Realizar el primer desglose con las posibles aplicaciones que se puedan desprender de estas. Siguiendo el ejemplo, las asociaciones hechas fueron: “Asesores virtuales de negocio”, “Redes Sociales”, “Mensajería instantánea”, “Cuentas de correo para cada departamento”, “Aplicaciones móviles”, “Blog informativo”, “Revista interactiva digital” y “Página web”.
  • Paso 3: Cada uno de los conceptos definidos en el paso dos formaran nuevos centros que podrán ser explotados aún más.
  • Paso 4: Se continua con el proceso hasta llegar a los paquetes de trabajo a obtener y se evalúa el resultado.

¿Cómo innovar en el proceso de definición del alcance de un proyecto?

Definición del alcance del proyecto con la técnica Seis Sombreros para pensar

El método de los seis sombreros para pensar, creado en 1986 por Edward De Bono, Psicólogo, famoso por acuñar el término de “pensamiento lateral”, es una herramienta que combinada con la anterior nos ayuda en el proceso de toma de decisiones, intentando simular lo que ocurre en la mente humana cuando analizamos una situación desde diferentes puntos de vista, para concluir en algo que nos lleva a la acción. Esta técnica ayuda a pensar en grupo y consiste en colocarse un sombrero, cada uno de un color diferente, lo que representa varias formas en las que se puede observar la realidad dentro de un proyecto y expresar su opinión sobre el abordaje del alcance. Una de las reglas que se deben seguir es que dicha opinión debe tener el enfoque que se asocian con cada color:

  • Sombrero Blanco: Posición lo más neutral y objetiva posible, analizando las cosas con datos, hechos o cifras.
  • Sombrero Rojo: Visión desde un ángulo subjetivo, se guía por las emociones, los sentimientos o las intuiciones.
  • Sombrero Azul: Ejerce la autoridad, responsabilidad y control sobre los otros sombreros.
  • Sombrero Amarillo: Ofrece un punto de vista desde la lógica positiva y los beneficios que de esta se pueda obtener.
  • Sombrero Verde: Expresa opiniones creativas y plantea alternativas de solución.
  • Sombrero Negro: Confronta el planteamiento con futuros problemas y realiza críticas a la solución con el objeto de evaluar su robustez.

Otra regla importante es que no se deben emitir juicios sobre los pensamientos expresados. La meta de este modelo es lograr formar una descripción poliédrica de, por ejemplo, la estrategia a implementar para la obtención de los productos del proyecto. El objetivo es descubrir las diferentes formas de la realidad que percibimos, hacer visibles los aspectos que puedan permanecer ocultos y facilitar el proceso final de toma de decisiones.

Aplicando esta técnica al ejemplo anterior, una vez que se haga cada desglose del alcance del proyecto se puede reflexionar acerca de lo plasmado, evaluando la factibilidad de su realización, con lo cual se estaría visualizando, desde las restricciones hasta las asunciones y factores claves de éxito. Utilizar el pensamiento creativo para detallar el trabajo que debemos realizar para alcanzar el objetivo de un proyecto tiene los siguientes beneficios:

  • Promueve la apertura mental e impulsa el desarrollo de intensiones positivas dentro del equipo para encausar el éxito del proyecto.
  • Fomenta la participación de los involucrados en el proceso desarrollando la capacidad de entender diversos puntos de vista producto de estímulos externos y de experiencias particulares lo cual propicia la generación de nuevas ideas dentro de la organización (Integración).
  • Cada idea es valorada y aceptada en sí misma, no se juzga y se practica la empatía en la interacción con el resto de las ideas propuestas (Desarrollo de equipo).
  • Permite activar el proceso de visualización hacia la transformación y combinarlos luego con procesos de análisis y evaluación (Pensamiento lógico-racional) lo cual da a la organización una óptica completa sobre el resultado esperado.

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