Plan de gestión del alcance paso a paso.

Uno de los principales motivos de fracaso de los proyectos tiene que ver con la indefinición o imposibilidad de conseguir el alcance definido; por lo que es imprescindible contar con un plan de gestión del alcance adecuado. En este post te explicamos que és cómo hacer un plan de gestión del alcance de un proyecto.

¿Qué es el plan de gestión del alcance?

Un plan de gestión del alcance en proyectos es el componente del plan de gestión del proyecto que describe cómo se definirá, desarrollará, supervisará, controlará y verificará el alcance. Su núcleo es la declaración del alcance del Proyecto; la cual habitualmente debe incluir los siguientes apartados:

¿Cómo hacer un plan de gestión del alcance?

Definición de requisitos

El plan de gestión del alcance debe partir de identificar y priorizar todos los requisitos que el proyecto debe cumplir. Esto incluye requisitos internos (procesos de trabajo, restricciones de plazo o presupuesto, etc.), como externos (leyes a cumplir, demandas de interesados, solicitud de permisos para realizar determinadas tareas, etc.)

Para poder identificar, documentar y controlar los diferentes requisitos se pueden usar dos herramientas:

  • La lista de interesados, la cual nos permite conocer aquellas personas que directamente o indirectamente pueden influir en el proyecto, y por lo tanto generar requisitos que debemos considerar.

Descarga la plantilla de lista de interesados

  • A partir del estudio de las expectativas y necesidades de los interesados podemos conocer los requisitos, los cuales se pueden documentar en la lista de requisitos, la cual nos permite acordarnos y controlar estos a lo largo del proyecto.

Descarga la plantilla de lista de expectativas

Declaración del alcance

La declaración del alcance define el proyecto y es el núcleo del plan de gestión del alcance. Esta es una descripción escrita del alcance del proyecto, los principales entregables, y los supuestos y limitaciones considerados en la fase inicial.

Es obvio que al inicio del proyecto no siempre será posible tener una definición clara del alcance, pero cuanto más detallada sea esta definición más fácil será planificar con éxito el proyecto. Para ello podemos ver las dos siguientes definiciones de alcance:

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Es evidente que la segunda definición nos permitirá definir y planificar mejor las tareas que deben incluirse en el proyecto, así como sus requisitos principales.

Desglose del trabajo o WBS

La estructura de desglose del trabajo, o WBS por sus siglas en inglés, es la división del proyecto en tareas. Las cuales deben definirse tanto a nivel del trabajo a realizar, como en términos de coste, recursos y plazos a cumplir.

La definición de cada WBS y sus características se hace con un documento llamado diccionario de la WBS.

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Disponer de esta definición de las tareas permite definir mejor lo que debemos hacer, los recursos que necesitamos, y estimar el coste y plazo total del proyecto. Así mismo es la base para hacer la gestión del alcance y plazos mediante metodologías como la del valor ganado.

Descargar plantilla de diccionario de la WBS

Definición de responsabilidades

Junto con los aspectos indicados en el punto anterior, el plan de gestión del alcance debería asignar a cada tarea un responsable de su ejecución.

Idealmente, las responsabilidades deberían definirse al inicio del proyecto, lo cual no siempre es posible; pero en este caso al menos conoceremos las necesidades de recursos que tenemos para poder ejecutar las tareas del proyecto.

Para hacerlo existen dos herramientas muy conocidas y ampliamente utilizadas : la matriz RACI y la table top drawing.

La matriz RACI es un documento que muestra quién es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto, junto con otros roles que se pueden asumir.  La siguiente imagen muestra un ejemplo de matriz RACI:

Definición del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

Para facilitarte el trabajo de crear una matriz RACI, puedes encontrar una plantilla totalmente editable dentro de nuestro pack de plantillas de gestión de proyectos.

Descargar una plantilla de matriz RACI

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto de forma visual y esquemática, ya que  muestra los componentes principales que componen el alcance en diferentes colores en función de quien sea el responsable. Así podemos definir fácilmente qué está en nuestro alcance y qué no.

Definición del alcance del proyecto con la Table Top Drawing

Descargar una plantilla de Table Top Drawing

Definición de los entregables

Aunque no siempre un proyecto debe generar entregables físicos, esta situación es la más frecuente. Como ejemplo de entregable podemos tener un proyecto de ingeniería, un programa informático, un puente, o un edificio.

El plan de gestión del alcance debe identificar aquellos entregables, tanto intermedios como finales, que forman parte del proyecto y que surgen a partir de la realización de determinadas tareas o conjunto de tareas.

En un proyecto de construcción residencial podríamos definir los siguientes entregables:

  • Pre-proyecto para solicitar el permiso de construcción
  • Proyecto constructivo y lista de mediciones para poder construir y seguir la construcción
  • Estructura finalizada

Cada uno de estos entregables significa haber completado una o varias tareas, por lo que estos se convierten en una forma de controlar y cuantificar el avance del proyecto; a veces incluso vinculándolos a hitos de pago o facturación.

Definición de los criterios de aceptación

Los entregables no solo son el resultado de haber ejecutado un conjunto de tareas, sino que son un aspecto clave para decir si un proyecto cumple con los objetivos y expectativas, o no. Por ello es importante que el plan de gestión del alcance no se limite solo en identificar qué y quien debe hacer algo, sino que también debe definir quién y cómo se evaluarán estos entregables.

Definir estos aspectos al inicio del proyecto nos permite planificar, cuantificar y ejecutar las tareas con una idea clara del objetivo perseguido, así como aplicar técnicas de gestión de cambios en el caso de que se soliciten cambios en los entregables o en los criterios de aceptación durante la ejecución.

Control de alcance

Una vez tenemos claro qué, quien, y cómo se ejecutarán las tareas que componen el proyecto; llega el momento de definir como se controlará su grado de ejecución, tanto en avance como en calidad, y como se gestionarán las solicitudes de cambios que recibiremos durante su ejecución.

Existen varias formas de controlar el alcance, tales como la reuniones periódicas de seguimiento, el control de hitos vinculados a tareas o entregables, o la aplicación del valor ganado. Este último asigna un valor económico a cada tarea y hace una valoración instantánea del avance del proyecto en base al valor generado, comparándolo con el valor que se había planificado tener generado en el momento actual.

Para el control de cambios debemos definir un proceso de control de cambios, lo cual se explica en más detalle en el artículo correspondiente, pero que de forma resumida deberá definir como se solicitarán, cuantificaran, aprobarán y finalmente se aplicarán los cambios aprobados.

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