Uso de las protecciones

Uno de los aspectos relevantes de la gestión de proyectos es el uso de las protecciones en Ruta Crítica o CCPM, las cuales son un elemento nuevo que no aparece en la planificación tradicional por CPM-PERT (¿qué es CPM-PERT?). En este artículo vamos a explicar el uso de las protecciones durante la fase de ejecución de un proyecto.

Como se detalla en el artículo de planificación con CCPM, esta metodología considera la duración de las tareas de forma no determinista. Esto implica que las tareas no tienen una duración fija, sino variable en base a una determinada distribución estadística. Para lidiar con esta indeterminación, el método crea el concepto de protecciones. Saber más sobre las protecciones

¿Qué son las protecciones en CCPM?

Estas protecciones en CCPM son unos márgenes de tiempo que sirven para absorber la variabilidad inherente a las tareas, y ajustar la duración total del proyecto a aquella que tiene el margen de confianza que queremos. A diferencia del concepto habitual de margen, se entiende que a lo largo del proyecto estas protecciones se irán usando a medida que estas vayan absorbiendo la variabilidad de las tareas realizadas, por lo que las tareas en si irán desplazándose sin que ello suponga un atraso. Esto se verá más claro en el siguiente ejemplo.

Supongamos el siguiente cronograma:

En él podemos ver que hay una serie de tareas, representadas de acuerdo a su duración media, y tres protecciones:

• Las protecciones 1 y 3 sirven para proteger la cadena crítica, formada por las tareas en azul oscuro, en los puntos en que otras tareas que no forman parte de la cadena crítica se unen con esta.
• La protección 2 es la protección de la cadena crítica, y sirve para proteger la fecha final de entrega del proyecto

¿Cómo se usan las protecciones en CCPM?

Como se ha comentado, a medida que avance el proyecto las tareas se ejecutarán con un plazo que puede variar del valor medio considerado durante la planificación, por lo que estas protecciones irán absorbiendo esta variabilidad, más otros atrasos que puedan aparecer. Continuando con el ejemplo imaginemos que estamos al final del periodo 11 y que la situación es la mostrada en el siguiente cronograma

Como se puede ver la situación del proyecto es la siguiente:

• La tarea 1 ha durado 3 periodos en lugar de los 2 previstos.
• La tarea 2 ha completado 7 periodos, pero prevemos que necesitaremos 1 periodo más para completar el trabajo.
• La tarea 5 ha sido un desastre, de 3 periodos ha pasado a 8. Por suerte en la tarea 6 hemos podido completar en 2 periodos el trabajo previsto para 3.
• Al atrasarse las tareas del camino crítico, la protección 1 también se atrasa, aun así hemos gastado 2 periodos de esta debido a la situación de las tareas 5 y 6.
• La tarea 11 lleva 4 periodos para completar el trabajo previsto para 1 periodo, por lo que aun prevemos que necesitaremos 5 periodos para completar el trabajo.
• Consecuentemente hemos gastado 1 periodo de la protección 3

Después de haber realizado la foto de la situación al final del periodo 11, como directores de proyectos nos surge la siguiente pregunta ¿Y? ¿Me preocupo o no? ¿Hace falta tomar contramedidas?

Si estuviéramos planificando el proyecto con el método CPM-PERT la respuesta sería si, ya que este tiene como objetivo cumplir el plazo para cada tarea de forma individual. En el método de CCPM, el objetivo es cumplir el plazo del proyecto en su conjunto, independientemente de lo que ocurra con cada tarea individualmente. Por tanto, para responder a estas preguntas debemos fijarnos en las protecciones y responder las siguientes preguntas: ¿La protección del proyecto aun protege el proyecto? ¿El resto de protecciones aun protegen a la cadena crítica?

Para responder a estas preguntas comparamos el porcentaje gastado en cada protección, con el avance del trabajo en las tareas que esta protege.

• Hemos gastado 2 periodos de los 5 previstos. Por tanto llevamos gastado un 40%.
• Hemos completado 6 periodos de trabajo (según la planificación inicial) de los 9 previstos. Por tanto hemos completado un 66,7% del trabajo.

Protección 2 (protección de las tareas dentro de la cadena crítica).

• Hemos gastado 2 periodos de los 8 previstos. Por tanto llevamos gastado un 25%.
• Hemos completado 8 periodos de trabajo de los 29 que componen la cadena crítica. Por tanto hemos completado un 27,6% del trabajo.

Protección 3 (protección de las tareas 10 y 11).

• Hemos gastado 1 periodos de los 3 previstos. Por tanto llevamos gastado un 33%.
• Hemos completado 1 periodos de trabajo (según la planificación inicial) de los 11 previstos. Por tanto hemos completado un 9% del trabajo.

Estos porcentajes ya dan una idea de la situación, aunque para completar el análisis estos suelen graficarse para ver qué tipo de reacción se requiere. Para ello se usa un gráfico con el porcentaje de avance en el eje horizontal y el porcentaje de gasto de la protección en el vertical.

En la sección de recursos puede descargarse una plantilla.

En la realidad este diagrama mostraría la evolución de las diferentes protecciones a lo largo del proyecto, ya que se iría actualizando de forma periódica, pero en este ejemplo muestro solo el punto de la situación actual.

• Como vemos la protección 1 cae en el área verde. Esta área implica que el consumo de la protección está por debajo de lo planificado, por no es necesario buscar ni aplicar ninguna contramedida por los atrasos, aunque estos sean importantes en la tarea 5.
• La protección 2 cae sobre el área amarilla. Esta área implica que el consumo de la protección es aun aceptable, pero cercano a la situación de peligro. Por ello debemos plantear y tener preparadas contramedidas para corregir esta situación, aunque no es necesario aplicarlas.
• La protección 3 está claramente en el área roja. Esta área significa que el consumo de la protección es demasiado alto para el avance de las tareas, por lo que lo que resta de protección ya no cumple su función. En este caso debemos buscar soluciones para corregir el atraso de las tareas y hacer que esta protección vuelva a la zona amarilla o verde.

Por tanto, según el método CCPM, sería únicamente necesario actuar sobre las tareas 10 y 11. Esto difiere del método CPM-PERT que nos pediría actuar sobre todas aquellas tareas atrasadas.