Priorización en entorno multiproyecto

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Un entorno multiproyecto se da cuando existen varios proyectos ejecutándose simultáneamente con interacción entre ellos por el hecho de compartir recursos. Esta situación dificulta la asignación de los recursos y crea conflictos entre los proyectos, lo que debe ser solventado por la organización pensando en optimizar el resultado conjunto, y requiere de herramientas y criterios objetivos sobre los que basar las decisiones.

¿Qué es un entorno multiproyectos?

Priorización en entorno multiproyecto con Cadena Crítica

Si el conjunto de proyectos están planificados con el método de Cadena Crítica ( ¿Qué es Cadena Crítica? ), las protecciones de los diferentes proyectos permiten disponer de un criterio objetivo para la toma de decisiones, al menos en lo referente al cronograma, ya que esta cuantifica la situación real del proyecto y el riesgo de no cumplir con la fecha de entrega.

Aprende a usar las protecciones en Cadena Crítica

Imaginemos que tenemos seis proyectos compartiendo recursos, los cuales se han planificado con el método de la Cadena Crítica. En este caso cada proyecto va a tener una protección relacionada con las tareas en la cadena crítica, encargada de proteger la entrega final del proyecto, y por tanto va a ser posible situarlos en un gráfico de consumo de la protección contra el avance de las tareas.

Priorización en entorno multiproyecto.grafico 1

De la misma forma que cuando usamos la protección para gestionar un proyecto, este gráfico muestra el porcentaje de avance de las tareas en el eje horizontal y el porcentaje de uso de la protección en el eje vertical; permitiendo distinguir tres áreas:

Técnicas para usar la protección para gestionar un proyecto

  • Área verde. El consumo de la protección es bajo en relación al grado de avance de las tareas, lo que implica que el proyecto está presentando un rendimiento superior al esperado, y por tanto el margen de confianza para cumplir el cronograma ha aumentado. Sería el caso de los proyectos D y E.
  • Área amarilla. El consumo de la protección está cerca de lo estimado, por lo que esperamos que el proyecto cumpla con el cronograma; aunque si se desvía un poco puede que no sea así. Sería el caso de los proyectos A y C.
  • Área roja. Estos proyectos han consumido más margen del estimado para su grado de avance, por lo que no van a cumplir el cronograma si no mejora su desempeño o se implementan contramedidas. Sería el caso de los proyecto B y F.


Como vemos esta gráfica nos permite comparar cuantitativamente el estado de los diferentes proyectos del portafolio desde el punto de vista del cronograma, y determinar así cuáles de ellos precisan de una acción adicional para cumplir los objetivos y cuáles no. Obviamente desde el punto de vista de la organización el objetivo es que todos los proyecto cumplan con su objetivo, lo que implica que todos este en las áreas verde y amarilla.

En base a esto, lo razonable sería pasar recursos de los proyectos del área verde a los de la roja, y priorizar a estos últimos en caso de conflictos. En cierta forma estamos “perjudicando” a los proyectos que van mejor para “favorecer” a los que van peor, con el objetivo de que todos vayan como se espera.

Otro punto importante a la hora de priorizar proyectos según este gráfico es ver su grado de avance, ya que a un proyecto muy avanzado le va a costar más modificar su situación que a uno que este empezando:

  • En el área roja esto significa que un proyecto más avanzado va a tener mayor prioridad a la hora de recibir recursos que uno que este menos avanzado.
  • En el área verde ocurre lo contrario, los proyectos más avanzados son los menos prioritarios, ya que la reducción de recursos va a tener un impacto absoluto menor sobre su resultado final (tiene menos tiempo para actuar).

Descarga una plantilla gratuita gratuita de este gráfico

Priorización en entorno multiproyecto con Earned Value Method

En los proyectos gestionados con valor ganado también es posible priorizar y comparar cuantitativamente su estado, con la ventaja de que en este caso podemos hacer comparaciones de plazo y coste simultáneamente.

Saber más de Valor Ganado o Earned Value Method

Como se detalla en los artículos de seguimiento de costes y plazos con Earned Value Method, este seguimiento se realiza mediante diferentes parámetros, dos de los cuales permiten cuantificar porcentualmente el estado del proyecto:

  • Variación de costes (Cost Variance o CV), que se calcula de forma porcentual como CV=(EV-AC)/EV, siendo EV el valor ganado y AC el coste actual, y que se usa con el siguiente criterio:
    • CV>0: el proyecto está ahorrando dinero
    • CV=0: el proyecto está siguiendo la línea de costes planificada
    • CV<0: el proyecto presenta sobrecostes.

Saber más de la técnicas de control de costes

  • Variación del cronograma (Schedule Variance o SV), que se calcula de forma porcentual como SV=(EV – PV)/PV, siendo EV el valor ganado y PV el valor planificado, y que se usa con el siguiente criterio:
    • SV>0: el proyecto está adelantado respecto a la planificación.
    • SV=0: el proyecto está siguiendo la planificación.
    • SV<0: el proyecto está retrasado respecto la planificación.

Saber más de la técnica de control de plazos

Imaginemos que tenemos seis proyectos gestionados con Earned Value Method, lo que permite mostrarlos conjuntamente en un gráfico de acuerdo a su SV y CV; distinguiendo cuatro áreas:

Priorización en entorno multiproyecto.grafico 2

  • La área en rojo (3) muestra aquellos proyectos que no cumplen ni con costes ni con plazo (caso de los proyectos A y E); los cuales pasan a ser los más prioritarios.
  • Las dos áreas en amarillo (1 y 4) muestran aquellos proyectos que no cumplen con una de las restricciones, bien sea coste (proyecto C) o de cronograma (proyecto B).
  • El área en verde (2) significa que el proyecto está mejor que lo planificado en relación al coste y plazo (proyecto F), o justo como lo planificado en el punto 0,0 (proyecto D)

De acuerdo a este criterio, el objetivo de la organización sería tener todos los proyectos en el área verde. Por tanto, el criterio a la hora de priorizar y distribuir los recursos debería seguir las siguientes pautas:

  • Priorizar el uso de los recursos más económicos en los proyectos de las áreas 3 y 4, lo cual puede hacerse incluso si implica un atraso en los proyectos del área 4 (tienen margen)
  • Incrementar los recursos en los proyectos del área 1 y 3 para que estos puedan completarse en un plazo menor, incluso a costa de mayores costes en los proyectos del área 1 aprovechando que tienen margen para asumirlos.
  • Esta priorización puede hacerse “a costa” de los proyectos del área 2, ya que tienen margen para atrasarse o asumir mayores costes. Excepto los proyectos en el 0,0 que es mejor no tocarlos.

Como se intuye, la situación más compleja se da en los proyectos situados en el área 3, ya que estos deben mejorar simultáneamente en costes y plazo. Esto implica que debemos evitar mejorar una variable perjudicando la otra, o que al final limita las posibilidades.

Descarga una plantilla gratuita gratuita de este gráfico

Consideraciones finales sobre priorización en entorno multiproyecto

En este artículo se trata la priorización en entornos multiproyecto de una forma objetiva y basada en variables cuantificables, lo cual es correcto pero insuficiente. En la realidad existe otro aspecto a tener en cuenta: los intereses políticos o comerciales de la organización.

Si pensamos más allá del plazo de ejecución de los proyectos, vemos que no todos ellos son igual de importantes para la organización. En algunos casos vamos a tener proyectos que pueden generar nuevos encargos o que tienen una alta visibilidad, lo que les otorga un plus de prioridad. Por ello la persona encargada de gestionar el portafolio de proyectos debe conocer estos aspectos políticos y comerciales, y saber balancearlos con los criterios objetivos.

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  1. […] por el atraso. Por tanto será necesario evaluar el impacto sobre el conjunto de proyectos y priorizar convenientemente. Para poder efectuar correctamente la evaluación del impacto es estos casos es conveniente contar […]

  2. […] Otro aspecto de la priorización de tareas es la gestión de las tareas propias, las cuales no siempre van a estar relacionadas con un proyecto en concreto. En este caso es importante poder destinar un tiempo para estas tareas propias y aplicar algún criterio de priorización. […]

  3. […] Ver cómo priorizar proyectos con Cadena Crítica […]

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