Cierre del proyecto

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road-sign-1280244_640¿El proyecto acaba con la aceptación del último entregable? (ver el artículo de aceptación). Pues lo cierto es que no, una vez se han ejecutado, y aceptado por parte del cliente todos los entregables, aún queda una última cosa por hacer: realizar el cierre del proyecto.

Aunque lo más habitual es cerrar el proyecto porque este ha completado sus objetivos, existen otros motivos más “traumáticos” que generan el cierre del proyecto. En el artículo “cierre del proyecto sin completar” se tratan estos motivos y su efecto sobre el proceso de cierre.

¿Qué es el cierre del proyecto?

Formalmente, el cierre del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo, y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida. De esta forma si tenemos un proyecto que se ejecuta en fases (por ejemplo: proyecto básico, proyecto constructivo, compras, ejecución, etc.), cada una de las fases debe incluir su proceso de aceptación y cierre, ajustado a sus características concretas. Por tanto, aunque el artículo está escrito en referencia al proyecto en su conjunto, lo comentado sería igualmente válido para una fase del mismo.

Saber más de los procesos de gestión de proyectos

¿Por qué es importante realizar el cierre del proyecto?

Desde un punto de vista práctico y formal, el cierre del proyecto oficializa la finalización de todos los compromisos, tanto con la propia organización como con personas externas a ella:

  • Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.


  • Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.
  • Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.

Cierre del proyecto por aceptación

Como cualquier proceso, el cierre del proyecto está formado por un conjunto de pasos que deben realizarse para decir que este se ha completado en su totalidad. Los pasos y orden sugeridos en este artículo son una mezcla de la teoría incluida en las metodologías y mi experiencia profesional, por lo que puede diferir de lo que aparece en los manuales:

diagrama de pasos para hacer el cierre del proyecto

Conseguir la aceptación.

El veredicto sobre si los entregables han cumplido con el alcance debe ser emitido por el cliente, o el grupo que reciba la responsabilidad si se trata de un Handover (Leer el artículo de reuniones en proyectos). Por tanto el primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de que hemos completado la aceptación externa de los entregables (ver el artículo de aceptación), y que esta aceptación se ha formalizado por escrito. Para ello podemos usar la plantilla de aceptación incluida en la sección de recursos. Puede ocurrir que esta aceptación sea parcial, o que incluya una lista de puntos abiertos. En este caso, antes de continuar con el proceso deberemos cerrar estos puntos y obtener la aceptación definitiva. Aunque cerrar proyectos con puntos abiertos es algo habitual, si no queda claro que la resolución de estos puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente equipo, el proyecto no puede considerarse como cerrado. Con toda seguridad vamos a tener que continuar trabajando para cerrar estos puntos.

Descarga la plantilla de aceptación

Cierre del contrato con el cliente (cierre final del proyecto).

Una vez recibida la aceptación formal del entregable final podemos proceder a facturar el proyecto, o la parte ligada a la entrega final. En este momento debemos autorizar la emisión de las facturas y seguir su pago.

Cierre de los contratos con proveedores.

Recibir la aceptación formal de un entregable implica que los proveedores que haya participado en su ejecución han completado su trabajo. Por tanto debemos también aceptar su trabajo, liberar los últimos pagos y proceder al cierre de los contratos, de acuerdo a los procesos administrativos existentes en la organización.

Liberación del equipo interno.

De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha participado en el proyecto queda liberado en el momento de que el entregable final es aceptado. A partir de este punto, cualquier implicación adicional debería ser considerada como un nuevo encargo o garantía. Si la organización trabaja con órdenes de trabajo, esta liberación se oficializa con la aprobación y cierre de la orden de trabajo.

Cierre financiero del proyecto.

Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto, y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado. Aunque la gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto, el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que todas las facturas han sido pagadas.

Cierre administrativo del proyecto.

Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización que debe ser hecho por el director del proyecto. La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto, y el cálculo final de los resultados económicos del proyecto.

Lecciones aprendidas y documentación del proyecto.

Aunque por regla general la mayoría de los directores del proyecto no hacemos esta parte por falta de tiempo, o porque cuando acaba un proyecto ya estamos totalmente metidos en el siguiente, la verdad es que es muy importante para la organización. Las lecciones aprendidas y la documentación permiten ampliar y actualizar la base de datos de la empresa de cara a la planificación de nuevos proyectos, y suponen la base sobre la que trabajar los procesos de mejora.

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7 Comentarios en “Cierre del proyecto
  1. Gilberto dice:

    Excelente informacion ! !

  2. Javier Najar dice:

    Es una etapa muy importante. En mi campo proyectos de ingeniería Minera y energía, cuando estamos en la etapa de creación del proyecto. Es un entregable con el que se puede construir el proyecto, la etapa de ejecución requiere supervisión que es otro proyecto, cuyo cierre es más complicado que el anterior. Ya que hay que esperar 1 o 2 años por las garantias de control de calidad, que implican una retención del 10 a 20% del monto de la obra.

  3. Johel Araniva Joya dice:

    ME Parece interesante,Hay parte que comprende la ssostenibiidad o sustentabilidad del proyecto en la que la organizacion coordinadora debe hacer la tutela de los entregables y hacer las conexiones con los gobiernos locales, ongs para el seguimiento de los proyectos

  4. Ana cristina hernandez morales dice:

    bueno estamos llevando acabo un nuevo proyecto de desarrollo del medio ambiente como una de la etapas de creación del proyecto para tener un medio ambiente donde puedan tener mejor oxigeno y se un aire puro . Este tipo de proyecto cuenta con personas que tiene que supervisar la ejecucion del proyecto para generar un mejor medio ambiente mas puro y mejor para los ciudadanos

  5. Michelle Tena dice:

    Buenas tardes

    Alguien de ustedes hace o conoce a personas o empresas que hagan Entregables para Proyectos??
    Sería de mucha ayuda su respuesta.

    Gracias !!

    • Albert Garriga dice:

      Hola Michelle

      A qué te refieres con una empresa que haga entregables? Hay empresas de proyectos, los entregables son parte del proyecto, no algo que se haga de forma independiente

      Saludos

      Albert

  6. El cierre del proyecto se suelde dejar de lado debido a que se tiende a dar mayor importancia a los nuevos proyectos. Sin embargo, el correcto cierre del proyecto nos ayuda a liberar recursos debidamente y a mejorar en los futuros proyectos. Por eso, el cierre es una actividad a tener muy en cuenta en el ciclo del proyecto. Os dejo con algo más de información al respecto:
    http://gestiondeproyectos-master.com/cierre/
    Saludos,
    Fran

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