Tipos de costes en proyectos

Para poder gestionar correctamente la economía de un proyecto, es importante que el director del proyecto conozca las diferentes tipos de costes en proyecgtos existentes, cómo estos afectan al proyecto, y cómo deben ser considerados durante la planificación y la gestión del proyecto. Saber más sobre la planificación de proyectos

Tipos de costes en proyectos según su relación

La primera división de los costes en proyectos puede hacerse en base a si estos son originados o no por el propio proyecto. De esta forma vamos a distinguir entre costes directos y costes indirectos.

Qué son los costes directos

Son aquellos costes en proyectos que se crean debido a la ejecución de este, y que por tanto, la organización no tendría si no ejecutáramos este. Como ejemplos más claros tendríamos los materiales a comprar para ejecutar el proyecto o los servicios a subcontrata Saber más sobre las compras en proyectos

La importancia de los costes directos viene determinada por el hecho que son los que usa la organización para decidir la viabilidad de un proyecto. De tal forma que si el beneficio esperado del proyecto supera a sus costes directos, el proyecto es viable. Técnicas para evaluar la viabilidad del proyecto

Qué son los costes indirectos

Son aquellos costes en proyectos cuya existencia no depende de la ejecución del mismo, y que por tanto van a seguir existiendo aunque este no se ejecute. Como ejemplo de estos costes tendríamos el alquiler de la oficina de la organización, los gastos de agua y luz, salarios de la dirección de la empresa o áreas no vinculadas a proyectos, etc.

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Debido a que estos costes son independientes de la existencia del proyecto, no se suelen tener en cuenta en las estimaciones de coste relacionadas con proyectos internos.

De forma general es posible decir que el director del proyecto no debe considerar los costes indirectos cuando hace la estimación de costes del proyecto, ya que estos no están directamente relacionados con el proyecto; aunque en proyectos para clientes externos, estos costes suelen estar incluidos en el coste horario a considerar en la oferta, por lo que estos se consideran de forma indirecta.

Aunque la definición de coste directo y coste indirecto es clara, los conceptos particulares que se consideran dentro de cada grupo pueden variar según la tipología o el tamaño del proyecto. Por ello es importante conocer la forma de proceder en cada organización antes de realizar la planificación económica de un proyecto.

En una de las empresas que trabajé, las horas del equipo del proyecto se consideraban costes directos en los proyectos grandes de desarrollo de nuevos productos, y se consideraban costes indirectos para los proyectos de reducción de coste. De tal forma que la viabilidad de los primeros se decidía considerando este coste, mientras que la de los segundo no. Aunque pueda parecer contradictorio, esto tiene su lógica. Los proyectos de reducción de costes eran de escasa importancia en términos de horas consumidas, y se realizaban con el tiempo sobrante, por lo contrario, los proyectos de desarrollo de nuevos productos consumían la mayor parte de las horas, e determinaban las necesidades futuras de personal.

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Tipos de costes en proyectos según su origen

Otro criterio para dividir los costes en proyectos es según el lugar donde va a ejecutarse el paquete de trabajo en cuestión, y por tanto la organización donde va a generarse este coste. De esta forma, podemos distinguir entre costes internos y costes externos.

Costes internos

Son aquellos costes producidos por las actividades que se desarrollan con recursos propios de la organización. El ejemplo más claro es el coste de las horas de trabajo del director del proyecto.

Al ser costes de la propia organización, estos acostumbran a ser conocidos y no tener variabilidad, por lo que su planificación y control están más relacionados con la cantidad y tipología del recurso que con el coste unitario de este recurso. En este caso, la variabilidad en el coste final de una tarea viene determinada por la variabilidad en su duración, y no por la variabilidad en el coste del recurso. Por ello en proyectos pequeños la planificación y el control de estos costes se hace en horas más que en unidades monetarias.

Por lo contrario, en proyectos u organizaciones grandes, el coste unitario de los recursos aplicados al proyecto va a ser una de las variables que debe controlar el director del proyecto, ya que usar recursos con menor coste unitario es una de las estrategias para reducir el coste de un proyecto. Esto también es posible en proyectos u organizaciones pequeñas, pero por lo general en estos casos no hay tanta flexibilidad para cambiar los recursos, o simplemente se considera un coste medio.

Costes externos

Son aquellos costes en proyectos producidos por las actividades que se desarrollan en proveedores u otras organizaciones.

La forma de planificar y gestionar estos costes estará muy relacionada con el tipo de contrato que nos vincule a este proveedor u organización, el cual determinará quién asume las variaciones de coste, así como el grado de madurez en la definición del alcance. Por ello es fácil que en estimaciones iniciales de coste nos encontremos con una gran variabilidad en los costes indicados por diferentes proveedores, las cual deberíamos ser capaces de reducir en la planificación detallada mediante una correcta definición del alcance y de las condiciones de contratación. Por este motivo, en las estimaciones iniciales se tiende a estimar los costes externos por analogía con otros proyectos, o mediante la opinión de proveedores conocidos, sin llegar a abrir un proceso formal de compras.

Una vez emitidos los contratos, o pedidos, que nos vinculan a estos proveedores u organizaciones, la capacidad del director del proyecto para modificar estos costes se reduce de forma significativa, quedando limitada en muchos casos a modificar el alcance. Por ello la planificación del alcance es vital cuando se prevé la contratación de paquetes de trabajo.

La definición de que paquetes de trabajo van a implicar costes internos o externos se hace durante la definición de los recursos implicados en el proyecto, por lo que el director del proyecto puede aprovechar las diferentes características entre unos y otros para facilitar la gestión de este.

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