Elegir el tipo de PMO ideal para nuestra organización. Mito 1

tipo de PMOEste es el primero de una serie de ocho artículos que basados en nuestra experiencia compartiremos y desmitificaremos lo que consideramos los 8 mayores mitos por los cuales fracasan nuestra PMO, nos enfocamos principalmente cuando se plantea implementar por primera vez en una organización.




No significa que no puedan existir más opciones, soluciones, escenarios ni pretendemos que todo lector esté de acuerdo con nosotros en un 99.99%, únicamente lo planteamos desde una perspectiva basada en la extensa experiencia en gestión de proyectos y oficinas de proyectos (PMOs) pero al mismo tiempo lo enfocamos adaptados a tiempos actuales de SXXI así como los cambios constantes tanto en las organizaciones como las nuevas tecnologías.

Why (por qué), Who (quién) & How (cómo)

Son las tres grandes preguntas que pueden llevanos al éxito o al fracaso cuando decidamos crear, diseñar, implementar y/o re-conducir una PMO

Estos artículos solo pretenden reunir e integrar en un marco único y detallado el escenario que nos encontramos al inicio de una PMO en una organización (Modelo que denominamos CPMO), contribuimos con soluciones propuestas y la “hoja de ruta” o camino a seguir para poder aplicar con éxito en nuestra organización a nivel estratégico por medio de diseñar y liderar nuestra PMO

tipo de PMO

 Why? Identificar la foto actual (Current PMO – CPMO)

Actualmente nos encontramos con excesiva literatura que ofrece muchas opciones y todas dependen del autor y/o fuente de información, por solo citar 3 ejemplos:

  • Gartner en informe del 2016 donde presentan un tipo de PMO basada en su función: 1) La Activista, 2) De Entregas, 3) De Cumplimiento y 4) Centralizada.
  • Excelente artículo “Choosing the right PMO setup” de William Casey y Wendi Peck donde plantean un tipo de PMO basada en tres metáforas: 1) Estación Metereológica 2)Torre de Control y 3) Fuente de Recursos.
  • Artículo: Tipo de PMO en base a un enfoque CEO/CIO/CTO): 1) Operativa, 2) Táctica y 3) Estratégica.
  • PMOGA en su metodología @PMO Value Ring, tipo de PMO basado en la Madurez: 1) Etratégica, 2) Táctica y 3) Operativa.

El sentido común nos dice que el primer paso a dar es definir el tipo de PMO sin existir estándares ni marcos estándar de referencia, tal es el escenario que por ejemplo actualmente no existe una Guía de fundamentos para una oficina de gestión de proyectos PMBOK.

Elegir un “tipo” de PMO es el primer paso para el fracaso, pues induce a la organización a seguir modelos preestablecidos, como si éstos fueran el camino para el éxito, por tal motivo la realidad nos muestra que la flexibilidad y adaptabilidad es el gran secreto para generar valor y por tanto, no debe existir un tipo de PMO ideal.

Como PMOfficer estoy convencido que en cuanto mayor nos acerquemos como PMO a cumplir las expectativas de todos los interesados, mucho mayor será el valor creado para la organización que puede aportar la PMO.

Who? Soluciones propuestas (mínimas indispensables)

Como PMOfficer lo que realmente nos debe importar es que la PMO cumpla con atender todas las necesidades de absolutamente todos los Interesados en la cartera de proyecos sin importar su nivel de importancia y/o relevancia aunque siempre recomendable es focalizar en cumplir los de la Alta Dirección en mayor grado.

El poder recabar y cumplir con todas las expectativas de los interesados es el primer paso que proponemos para poder solventar (desmitificar) este primer mito

Estamos convencidos que en cuanto mayor nos acerquemos como PMO a cumplir las expectativas de todos los interesados, mucho mayor será el valor creado para la organización que puede aportar la PMO.

Es por ello que en la medida en que una PMO puede ofrecer servicios que cumplan con las expectativas de los interesados proporcionara unos resultados en forma de beneficios que puede ofrecer la PMO, y que en su conjunto por una relaciçon de causa-efecto, puede resultar que la PMO pueda ser estratégica, táctica, de soporte, operativa o varios de esos tipos, al mismo tiempo.

How? Hoja de ruta o mínimo plan de ejecución propuesto (Future PMO – FPMO):

Para saber cómo alinear tu PMO con las expectativas de los interesados debemos comenzar respondiendo tres cuestiones:

tipo de PMO

 Las respuestas serán más fácil de obtener si como PMOffice

  • Sabemos entender y considerar las expectativas de los interesados entre proyectos waterfall vs agile
  • Sabemos identificar y entender las necesidades de todos los interesados tanto internos como externos

Conclusiones:

  • Una vez identificado total y completamente nuestro escenario CPMO, proponer una serie de soluciones que nos debemos aplicar en nuestra hoja de ruta el cual estará basado en todas las inter-dependencias e inter-relaciones existentes que deben cumplir con las expectativas de todos los interesados.
  • No debemos olvidar considerar a TODOS los Interesados tanto los “Internos” como los “Externos” comenzando por la Alta Dirección.
  • Si logramos en conjunto satisfacer todas las expecativas, nos permitará hacer entrega de valor constante a lo largo del tiempo y que sin duda alguna nos llevará al éxito en el planteamiento de nuestro nuevo escenario FPMO

Bibliografía:

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