5 claves para optimizar los recursos de una empresa

Los recursos de una empresa son la esencia misma de la compañía. Con independencia del sector, tamaño o modelo de negocio, las empresas están formadas por unos recursos comunes que las definen.

Un director de proyecto debe identificar cuáles son los recursos básicos de su empresa, priorizando así aquellos que son clave para la organización. No es fácil, pues existen muchos tipos de recursos según diferentes factores, siempre y cuando persigan el objetivo estratégico principal de la compañía. De ahí, que sea conveniente extraer como prioritarios aquellos recursos necesarios para el desarrollo de una empresa.

A modo de prólogo y antes de detectar las claves para optimizar la gestión de recursos, identificamos cuáles son los recursos de una empresa, incluidos algunos ejemplos, y cómo mejorar el rendimiento de los mismos a través de la planificación eficaz en un diagrama de Gantt.

Tipos de recursos de una empresa

Entre los muchos tipos de recursos de una empresa, existen cuatro comunes en todo plan de trabajo: materiales, financieros, trabajo del equipo (humanos) e intangibles. Así pues, exponemos los recursos con los que cuenta una empresa.

Recursos materiales

Se trata de todo elemento físico tangible y agotable. Son necesarios para la producción de los bienes o servicios que ofrece la empresa. Pueden ser desde maquinaria, inmuebles, hasta herramientas, recursos técnicos de una empresa o los propios productos terminados y en stock.

A veces, los recursos tecnológicos de una empresa forman parte de este grupo. Hay empresas que consideran las herramientas propiamente dichas como recursos materiales, y otras organizaciones que asumen esta inversión como recursos intangibles, pues al final depende del resultado obtenido con el recurso tecnológico.

Recursos financieros

Los recursos financieros son aquellos activos que pueden reportar una cierta liquidez a la empresa. Pueden ser el flujo efectivo, obtenido por la producción de la principal actividad de la empresa, préstamos de inversores, subsidios de gobierno o financiaciones bancarias, entre otros.

Este tipo de recursos requiere de un control y seguimiento constante. Esto determina, en muchas ocasiones, su éxito a medio o largo plazo. Y de ahí, la importancia de planificar evitando situaciones en las que la producción de la actividad no se base en financiación.

Existen herramientas como Sinnaps, pueden ayudar a realizar un seguimiento continuo y exhaustivo de la evolución del presupuesto del proyecto. Con técnicas estandarizadas de Valor Ganado, mantendremos bajo control un recurso tan delicado como es el financiero.

Para gestionar los costes de una empresa o proyecto es muy recomendable usar un programa de gestión de costes. Estos no solo permiten hacer presupuestos, sino que en muchos casos las personas pueden reportar directamente los costes y horas gastadas para cada tarea.

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Recursos humanos

Aquí hablamos del esfuerzo, dedicación y tiempo de las personas que forman parte de la compañía. Hablamos así de talento, tan difícil de materializar y a la vez tan valioso de cara al rendimiento y resultado final del producto o servicio.

Como pieza clave de la gestión de proyectos, el director del mismo ha de lidiar con el equipo, asignar las tareas correspondientes a las personas acertadas y vigilar la sobrecarga de trabajo, así como muchas otras consideraciones como son los conflictos internos, la motivación del equipo, etc. En este sentido, es importante aclarar que existen unas habilidades sociales esenciales de todo director de proyectos, las cuales muchas veces se obvian durante la formación profesional.

A continuación puedes ver varias herramientas de gestión de equipos que te facilitarán la gestión de los recursos humanos de tu empresa o proyecto.

Recursos intangibles

Muy en consonancia con lo anterior, en este punto se recogen elementos muy difíciles de medir y controlar.

Se trata de un cajón en el que entran desde los recursos administrativos de una empresa, las actitudes y comportamiento de las personas del equipo, relación con los colaboradores externos, rendimiento, resultado del uso de herramientas que fomenten la productividad laboral, calidad de los resultados, imagen de la empresa, valor de marca, o incluso, las lecciones aprendidas de la compañía.

¿Cómo optimizar los recursos de una empresa?

Entre las responsabilidades más determinantes de todo director de proyectos está la de optimizar los recursos de una empresa. Es cierto que cada maestrillo tiene su librillo. Sin embargo, existen una serie de claves que fomentan un consumo equilibrado, controlado y optimizado de los recursos de una empresa.

Planifica en base a una gráfica de consumo de recursos

La planificación de los proyectos es una actividad constante para muchos directores de proyectos. Esto significa que siempre han de estar modificando aspectos del calendario, en función de contratiempos o mejoras de optimización. De ahí, la importancia de usar un gestor de proyectos que permita planificaciones flexibles.

Y no sólo eso, sino que sea capaz de detectar el consumo de los recursos al mismo tiempo que planifica o re-planifica actividades. Por ejemplo, a través de la gráfica de consumo de recursos de Sinnaps, el director del proyecto puede visualizar fácilmente qué volumen de recursos hay planificado un día concreto.

Al trabajar con este tipo de gráficas, también se puede detectar el consumo de los recursos globales. Por ejemplo, si gestionamos distintos equipos de trabajo que comparten actividades de diferentes proyectos, podemos ver el consumo total planificado del trabajo de esa persona para controlar una posible sobrecarga, o una asignación de trabajo disponible.

De esta manera, planificamos de manera mucho más realista y efectiva para una optimización más real de los recursos.

Haz simulación de escenarios

Otra de las casuísticas de la gestión de proyectos es la incertidumbre de posibles contratiempos. Al no estar seguros de lo que va a pasar con un proveedor, una entrega o la duración total de una actividad, podemos comprobar cómo afectarían distintos escenarios a la planificación total del proyecto. Como si de un laboratorio de testeo se tratase, el director del proyecto identifica así caminos críticos, posibles cuellos de botella o situaciones complicadas que pueden poner en peligro el éxito del proyecto.

Trabaja con gestores de proyectos que también permitan planificar en base a distintos escenarios. Probar, cambiar y testear todo lo que el profesional necesite para saber con antelación el impacto de cada cambio, sin que todo el equipo vea las pruebas. Así sabremos si hay posibilidades de mejorar el rendimiento de los recursos de una empresa.

Usa técnicas de Valor Ganado para un seguimiento continuo y eficaz del rendimiento de tu proyecto.

El seguimiento y control continuo de los proyectos es ya una realidad al alcance de muchas empresas. Las técnicas de Valor Ganado se ponen al servicio de empresas que no disponían de un director de proyectos profesional. Hay herramientas que simplifican todas estas métricas estandarizadas, con el fin de facilitarlas a todos los jefes de proyecto de todo tipo de compañías.

La optimización de los recursos es una labor tediosa en la gestión de proyectos. No siempre se consigue como uno desea, y es que a veces es importante utilizar la herramienta de gestión de proyectos adecuada para que los resultados de nuestro trabajo sean los que esperamos, con la menor inversión posible.