El director de proyectos en la organización

En este artículo se intenta responder a la pregunta: ¿Que hace el director del proyecto dentro de la organización? Aunque esto pueda parecer simple, no los es tanto cuando se consideran los diferentes roles y responsabilidades que asume el director del proyecto en función de la organización donde trabaja.

Muchas personas responderían a esta pregunta diciendo que el director de proyectos es el responsable de dirigir el proyecto, de conseguir los resultados del proyecto, o la máxima autoridad del proyecto. Esta definición coincide bastante con la definición para la posición de director de proyectos que da la Wikipedia (ver definición) , o el PMI (ver definición)

Pero, ¿es esto cierto en todos los casos?

Como hemos visto en el artículo de la organización en la dirección de proyectos, existen diferentes formas de plantear la ejecución de proyectos en función de cómo se organice la empresa. Esto da como resultado diferentes definiciones y funciones para el cargo de director de proyectos.

El director del proyecto en organizaciones funcionales

El director de proyectos en la organizaciónEn las organizaciones funcionales la autoridad recae sobre los responsables de las áreas funcionales, una de las cuales puede encargarse de gestionar los proyectos en curso. En este caso la autoridad del director de proyectos es mínima, y su función se limita a coordinar los trabajos que se realizan en las diferentes áreas y tareas administrativas del proyecto, sin responsabilidad directa sobre los recursos que los ejecutan.

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En este caso no podemos hablar propiamente de un director de proyectos de acuerdo con las definiciones anteriores, sino que este es principalmente un coordinador de proyectos. Aun así es una situación habitual en muchas empresas.

El director de proyectos en la organización

El director del proyecto en organizaciones matriciales

La organización matricial se caracteriza porque los recursos reportan a dos responsables, por un lado al responsable del área a la cual pertenecen y por otro al director del proyecto donde están asignados.

En este caso la autoridad del director de proyectos es mayor que en el caso anterior, pero situándose al mismo nivel que los responsables de área, los cuales mantienen el control sobre la asignación de los recursos. Por ello el director del proyecto ya asume todas las funciones que se esperarían de alguien que es el máximo responsable del proyecto, aunque su libertad para definir y decidir sobre los recursos está condicionada al hecho de tener que pactar con los responsables de área. Esto también reduce su autoridad sobre el equipo del proyecto, ya que estos ven como su jefe “estable” al responsable de área.

En esta situación, las habilidades interpersonales del director de proyectos cobran mayor importancia debido a los continuos conflictos y negociaciones que pueden surgir como consecuencia de la duplicidad de jefes.

El director de proyectos en la organización

El director del proyecto en organizaciones por proyectos

Las organizaciones orientadas a proyectos son aquellas en que los proyectos constituyen su principal actividad, y por tanto su organigrama y forma de funcionar está centrada en estos. En este caso el director del proyecto constituye el máximo responsable del proyecto y la única autoridad por encima de los miembros del equipo del proyecto, los cuales incluso pueden haber sido contratado por este únicamente durante el periodo que dure el proyecto.

En este caso las funciones del director del proyecto coinciden totalmente con las que define el PMI, y constituyen la gestión de todos los aspectos internos y externos relacionados con el proyecto.

Esta situación solo se da en proyectos de gran envergadura, por lo que es talvez la situación más infrecuente entre los profesionales que ocupan posiciones de director de proyectos.

El director de proyectos en la organización

En las dos últimas situaciones es donde cobran mayor importancia los conocimientos específicos en gestión de proyectos, y donde estas pueden usarse de forma más amplia. Por ello en estos casos es muy recomendable disponer de algún tipo de máster en dirección de proyectos o certificación. En la primera la necesidad es menor por las menores responsabilidades del director de proyecto, el cual muchas veces no planifica ni gestiona directamente el trabajo, por lo que solo participa en su desarrollo como coordinador.

Cursos para formarte como director de proyectos

Para poder empezar a dirigir proyectos o desarrollarse profesionalmente en este campo es bueno disponer de formación especializada. Actualmente existe una gran variedad de cursos y masters que se pueden cursar para desarrollar estas habilidades.

En la siguiente tabla te destacamos algunos cursos y masters que entendemos pueden ser interesantes si quieres desarrollarte profesionalmente en este campo. Estos cursos están disponible en español y online, lo que facilita que se puedan cursar desde cualquier lugar, y permite luego optar a la certificación PMP.

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7 consejos para avanzar en la gerencia de proyectos

Tener una certificación permite diferenciarte del resto, y en cierta forma es una forma de acreditar por un tercero tu formación, conocimientos y experiencia la gerencia de proyectos. Por tanto es un aspecto muy importante de cara a poder superar con éxito procesos de selección.

Actualmente existen varias certificaciones en gerencia de proyectos (PMP, ITIL, PRINCE2, etc.), por lo que deberás elegir aquella o aquellas que más te convengan en función de tu área profesional y país. Por ejemplo, ITIL suele relacionarse más con entornos de IT, mientras que PMP y PRINCE2 van destinadas a proyectos más tradicionales. Geográficamente el PMP es más común en EEUU, mientras que PRINCE 2 lo es en Europa.

A parte de estas certificaciones a nivel de gerencia de proyectos, existen otras que cubren áreas específicas del proyecto (gestión de riesgos, planificación, etc), o que cubren la gestión de portfolios, como la PfMP. Estas también pueden ser una buena opción en función de los intereses que uno tenga.

Adquirir experiencia.

Al final un título o una certificación no dejan de ser unos documentos que acreditan unos conocimientos; pero lo que de verdad va a decir si alguien es un buen gestor de proyectos es su capacidad de dirigir proyectos con éxito, y esto lo da la experiencia.

Por tanto, si quieres avanzar tu carrera en una determinada dirección, es recomendable ir acumulando experiencia relacionada con este objetivo, aunque sea de forma parcial. Por tanto:

  • certificación la gerencia de proyectosSi quieres ser director de grandes proyectos, primero debes de gestionar proyectos pequeños; y aprovechar las oportunidades que salgan de asumir proyectos de mayor tamaño y visibilidad para demostrar tus capacidades.
  • Igualmente, si quieres empezar a gestionar proyectos, primero deberías asumir alguna función de coordinación dentro de un proyecto.

Aunque este es un tema muy discutido, la realidad de muchas empresas es que también se valoran los conocimientos técnicos del sector a la hora de contratar un director de proyectos.

Hablar el lenguaje del negocio, no sólo de la gerencia de proyectos.

Muchas veces los gestores de proyectos tendemos a usar una jerga especifica que fuera del sector pocos entienden (WBS, Gannt, Project Charter, etc); olvidando que los proyectos se ejecutan para cumplir con determinados objetivos de las organizaciones y negocios.

Por tanto, para avanzar en la gerencia de proyectos, debes también avanzar en tus conocimientos sobre el funcionamiento y aspectos relacionados con la gestión de empresas. Siendo capaz de relacionar tu proyecto con temas como el ROI, la cuenta de resultados, etc. cuando consigas hablar el lenguaje de la organización, esta te verá más capacitado para promocionarte.

No ser un fanático de las metodologías

Aprender una metodología siempre ayuda, pero no debemos olvidar que esta se trata de un marco general que nos muestra los puntos a considerar para poder gestionar correctamente y de forma integrada un proyecto genérico dentro de cualquier empresa.

La realidad es que cualquier gestor de proyectos trabaja en una empresa concreta y con una tipología concreta de proyectos, por tanto debe ser capaces de adaptar la metodología a esta realidad, aunque esto signifique no seguir todos los procesos o hacerlo de forma parcial.

Por tanto, tu capacidad para adaptar la teoría al mundo real marcará tu capacidad para avanzar profesionalmente.

Asumir responsabilidades

El gestor de proyectos es la cara visible del mismo delante del cliente y de la propia organización; y por lo tanto el responsable de los éxitos y fracasos del mismo, aunque estos no se hayan debido directamente a su actuación.

Por tanto como gerenciar proyectos debes aprender a asumir las responsabilidades cuando las cosas van mal, y trabajar internamente para solucionar los problemas con el equipo; huyendo de la tentación de culpar a este de los problemas.

La capacidad para asumir la responsabilidad y trabajar para resolver los problemas son muestras de madurez profesional, y por tanto un claro mensaje de que puedes asumir nuevos retos.

Ser claro con los objetivos profesionales.

A veces las oportunidades nos pasan de largo porque nadie sabe que nos interesan, y el interés personal es un punto que se suele tener en cuenta a la hora de seleccionar a la persona para un cargo o tarea.

Por tanto, es bueno que aquellas personas que puedan influir sobre tu futuro profesional (jefe, responsable de RRHH, etc), conozcan cuáles son tus objetivos y deseos de desarrollo profesional.

Esto también es importante para el punto de la experiencia cuando aún no la tienes, ya que es más fácil que tu actual organización te dé la posibilidad de asumir un cargo nuevo, que lo haga otra empresa que no te conoce.

Trata correctamente a los demás

Parece un consejo para los hijos, pero la verdad es que muchas veces se prospera más debido a las relaciones interpersonales que uno pueda tener que a la formación o experiencia.

Y esto es válido tanto dentro como fuera de nuestra actual organización, como respecto a los jefes y subordinados.

Con ello no estoy diciendo que seamos unos pelotas del jefe, ni el un “jefe amigo”, sino que procuremos llevarnos bien y respetuosamente con todos, y ser una persona profesional pero amable en el trato. Alguien que trata mal a su equipo, difícilmente va a ser capaz de gestionarlo correctamente y sacarle un buen rendimiento. Y si el gerente no te quiere ver ni en pintura, seguramente no apruebe tu ascenso para no tener que tratar más contigo con más frecuencia. ¿Lógico no?

Roles de un director de proyectos

Desde un punto de vista genérico, el rol del director de proyectos no se ve modificado por el hecho de tratarse de un proyecto internacional, ya que al final sus responsabilidades y funciones son las mismas (¿cuales son estas funciones?). Aun así, las características propias de un proyecto internacional (¿qué es un proyecto internacional?) hacen que este rol deba ser ajustado.

Rol del director de proyectos como gestor

La primera diferencia la podemos encontrar al tener que gestionar equipos de diferentes países, lo que puede implicar diferentes culturas y formas de trabajar. Esto dificulta la gestión, ya que comportarse de una forma diferente a la esperada por el personal local puede ser fuente de problemas. Pongamos dos ejemplos:

En los países germánicos se da mucha importancia a la planificación, y una vez el equipo ha recibido esta, casi de da por hecho que se va a cumplir, o que en caso contrario, se avisara al director del proyecto. Con ello el director del proyecto gasta muchos recursos en planificar y asume un rol un poco más pasivo durante el seguimiento, confiando en el equipo y apoyándose en la comunicación formal.

Rol del director de proyectos como gestorLa situación cambia totalmente en los países latinos, donde la planificación se toma como referencia, en el mejor de los casos, y se espera que el director del proyecto esté encima del equipo indicando lo que se debe hacer y siguiendo la evolución. Obviamente esto implica un menor gasto de recursos en la planificación, a costa de una mayor implicación durante el seguimiento, y mucha más interacción con el equipo.

En las culturas occidentales tendemos a ser individualistas, y por tanto aspectos como delegar y dejar que las personas puedan desarrollarse y trabajar de forma autónoma se consideran parte de una buena gestión. ¿Pero qué ocurre en Asia? En la cultura asiática el grupo está por delante del individuo, hasta el punto de que sobresalir o ser muy autónomo se considera negativo. En este caso, delegar demasiado o exigir autonomía puede llegar a generar un conflicto en la persona por estar pidiéndole hacer algo que para él o ella no es lo correcto.

Estos dos ejemplos muestran situaciones en las cuales la cultura del director del proyecto puede entrar en conflicto con la cultura de los miembros del equipo. ¿Qué debemos hacer en estos casos? Desde mi punto de vista, lo primero es conocer las particularidades de cada cultura y adaptar nuestra forma de gestionar a cada situación en particular. Pretender que sea el equipo, o aun peor, los proveedores locales, los que se adapten a nosotros es en general contraproducente y no suele ocurrir.

Esta adaptación también afecta a los esfuerzos dedicados a la propia gestión del proyecto. Si sabemos que la planificación será usada solo como referencia, ¿tiene sentido gastar muchos esfuerzos en ella para hacerla muy detallada? Talvez, sea mejor ahorrar esfuerzos en esta fase y gastarlos durante la ejecución incrementando el seguimiento. Al final la eficiencia de un proyecto depende del total de esfuerzos invertidos, no de cómo estos se han distribuido.

Rol del director de proyectos como facilitador

Cómo se comenta en el artículo de problemas y oportunidades en proyectos internacionales, las diferencias culturales, de zona horaria, e idiomáticas crean dificultades para la comunicación entre los diferentes miembros del equipo, lo que al final repercute negativamente en el proyecto. Conoce los problemas más comunes en proyectos internacionales

Para mitigar estos problemas, el director del proyecto debe reforzar sus esfuerzos como facilitador de esta comunicación, definiendo el idioma común, las herramientas, y los procesos o reuniones periódicas que faciliten un mayor contacto y reduzcan los conflictos y problemas. Visita nuestra selección de herramientas de colaboración

También es importante no dar por hecho que la comunicación se ha producido correctamente, ya que aunque las palabras se hayan entendido, su significado puede ser diferente en diferentes culturas. Por tanto conviene promover la comunicación en ambas direcciones, pidiendo confirmación e intentando descubrir lo que el otro ha entendido. Ejemplo de esto es el contenido del proyecto ejecutivo en diferentes países, el cual puede ir desde documentación muy detallada pensada para poder construir, hasta simples esquemas para fines legales. Obviamente entregar lo segundo en un lugar donde se espera lo primero va a generar problemas con los proveedores, y a la inversa, estaremos invirtiendo más recursos de los necesarios.

Presente y futuro del director de proyectos

“Presente y futuro del project management” es una interesante charla de solo 6:41 minutos de duración que te dará una visión sobre la forma en que se va a desarrollar esta disciplina. Esta charla tuvo lugar durante el acto de celebración del 20 aniversario del Master en Dirección de Proyectos de la Salle URL,  uno de los más reconocidos en España y también en la oferta online. Un master que cursé en 2010 y que recomiendo por la amplia visión y conocimientos que te da para desarrollarte como director/a de proyectos.

Para esta ocasión La Salle URL reunió a dos expertos en la materia y fellows del Project Management Institute, máximo galardón profesional otorgado por esta institución:

  • Alfonso Bucero: fundador y socio director de PM Consulting y único PMI fellow en España
  • David Hillson (the risk doctor): consultor expert en gestión de riesgos y proyectos, así como único PMI fellow en Reino Unido

Durante la charla, se destaca el proceso de cambio y reconocimiento en el que está inmersa la dirección de proyectos;  pasando de ser una disciplina técnica, basada en la aplicación de un conjunto de técnicas y herramientas, a una profesión, la cual tiene que estar basada más en principios profesionales y en un mayor enfoque a las personas y a las necesidades de los negocios.

Esta visión del futuro del project management da un mensaje muy importante, ya que también implica que la dirección de proyectos está dejando de ser  una tarea complementaria al trabajo técnico que lleva a cabo la empresa, para pasar a ser una actividad con importancia propia y reconocida capacidad para generar valor dentro de las organizaciones.  Lo cual va a significar un mayor reconocimiento y responsabilidades de los profesionales que nos dedicamos a esta tarea.

Y esto es algo palpable en varias empresas, entre ellas la empresa donde yo actualmente trabajo, y creo que en muchas otras empresas internacionales. Si es tu caso, puedes comentar y dar tu opinión sobre este tema.

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