Proyectos internacionales

Por definición los proyectos internacionales son aquellos que se ejecutan, total o parcialmente, fuera del país de la organización encargada de este. Esto puede ocurrir porque la organización está ampliando su actividad a otros países, o porque el proyecto se ejecuta conjuntamente con filiales de otros países.

Trabajar en un proyecto internacional significa hacerlo en un entorno diferente, el cual habitualmente incluirá diferentes culturas y formas de trabajar. Esto genera una dificultad adicional sobre su gestión.

Planificación de proyectos internacionales

De forma general la planificación de un proyecto internacional sigue los mismos pasos que uno nacional, los cuales se detallan en los artículos de planificación de proyectos (ver estos artículos). De todas formas hay algunos aspectos a tener en cuenta cuando llevemos a cabo este proceso:

  • Una misma tarea puede tener duraciones diferentes en diferentes países. Por ello es importante poder contrastar el histórico que tengamos con datos del país donde vayamos a ejecutar el proyecto.
  • Proyectos internacionales. CaracterísticasEsta diferencia en las duraciones puede también producirse por la menor eficiencia debida a los conflictos o la interacción entre grupos de diferentes culturas, así como por la cultura local en relación a los plazos. Esto afectará a la planificación de determinadas tareas (por ejemplo el tiempo para recibir ofertas de proveedores), o en el margen que debemos considerar para absorber posibles atrasos.
  • Aparición de tareas adicionales. Aspectos como el traslado de personal, el envió de materiales, la necesidad de traducir documentos, etc. generan tareas adicionales que deben incluirse en la planificación. Para poder descubrir estas tareas adicionales es importante analizar la disponibilidad local de los recursos más importantes, las diferencias en la legislación, los requisitos particulares que puedan existir, etc.
  • Disponibilidad de recursos. No siempre será posible encontrar lo que busquemos en el país de ejecución, sobretodo en tareas muy específicas, lo que puede condicionar la planificación o incluso la viabilidad del proyecto. Analizar de antemano la disponibilidad de los recursos más importantes para el proyecto es bastante recomendable para evitar sorpresas.

Estas diferencias también quedan reflejadas en la planificación de costes, ya que a parte del coste adicional generado por estos requerimientos o tareas adicionales, el coste de una determinada tarea o producto puede variar significativamente entre países por disponibilidad o impuestos. Saber más sobre la planificación de costes del proyecto

Por ello, aunque es posible usar datos de un proyecto nacional para planificar uno internacional de alcance similar, es conveniente contrastar estos datos.

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Riesgos en proyectos internacionales

Los puntos indicados en el apartado anterior ponen de manifiesto el principal problema que tendremos al planificar proyectos internacionales: el desconocimiento del entorno. Y es justamente este desconocimiento lo que puede generar los riesgos adicionales.

Igual que ocurre con la planificación, el proceso de identificación y gestión de riesgos no se modifica sustancialmente entre un proyecto nacional o internacional, aunque pueden aparecer nuevos riesgos:

  • Riesgo por los cambios de divisa. Esto es el riesgo producido por las fluctuaciones de las divisas durante el periodo de ejecución del proyecto, ya que siempre existirán tareas a ser pagadas en una divisa diferente a la del proyecto. Para protegernos de este riesgo existen cláusulas de revisión de precios, seguros de cambio, incluir márgenes cuando convirtamos precios, etc.
  • Riesgo de transporte. Un proyecto internacional implica mayor necesidad de transportar personas y materiales, lo que implica deber asumir los riesgos asociados a este transporte, tales como perdidas, deterioros, atrasos, etc. En el caso de los materiales debemos conocer el Incoterm aplicado y usarlo para ajustar los riesgos del proyecto.
  • Riesgo de disponibilidad. Cosas que son fáciles de conseguir en un país pueden no serlo en otro, obligándonos a realizar envíos internacionales o expatriar personal. Como se recomienda en el punto anterior, la disponibilidad de los recursos más importantes debería estudiarse durante la planificación, aunque siempre puede existir riesgo.
  • Riesgo de conflictos. En este caso nos referimos a conflictos entre los miembros del equipo. Por definición un proyecto internacional es un proyecto multicultural, y las diferencias culturales son una fuente de conflictos en proyectos.
  • Riesgo de requisitos no identificados. Este es talvez el mayor riesgo en proyectos internacionales, el desconocimiento del entorno que puede llevar a no identificar correctamente todos los requisitos. La diferente legislación, costumbres, entorno, etc. pueden generar requisitos diferentes a los que tendría el mismo proyecto en otro país. Por ello es recomendable rehacer el estudio de requerimientos cuando se planifica un proyecto internacional, aunque el alcance sea similar al de proyectos anteriores.

Seguimiento de proyectos internacionales

Hacer el seguimiento de un proyecto es algo tan simple, o tan complicado, como medir su avance respecto a lo planificado, definiendo y ejecutando las acciones necesarias cuando exista desviación o riesgo de desviación. Por ello, las dificultades en la comunicación y la distancia con parte del equipo constituyen la principal dificultad para realizar este seguimiento, ya que dificultan conocer el avance real del proyecto y transmitir las acciones a realizar. Esta distancia también dificulta la comunicación directa, mucho más efectiva, y nos obligará a usar la comunicación indirecta tipo mail.

Por ello es recomendable el uso de herramientas de comunicación que faciliten este proceso, así como la definición de procesos, plantillas o reuniones periódicas que permitan estandarizar esta comunicación.

La idea es compensar las pérdidas en la comunicación directa e interpersonal, con una mejor comunicación formal e indirecta. Para ello puedes usar un software de gestión de equipos como los que te mostramos a continuación.

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Problemas en un proyecto internacional

En general los problemas que podemos encontrar en un proyecto internacional presentan tres orígenes diferentes: desconocimiento del entorno donde se ejecuta el proyecto, diferencias entre los miembros del proyecto, y problemas de comunicación. Si analizamos esto en mayor detalle, podríamos enumerar los siguientes problemas:

  • Mayor complejidad. En general un proyecto internacional es más complejo que uno nacional de tamaño equivalente, al obligarnos a trabajar fuera de nuestra zona de confort y en entornos no siempre conocidos (diferente legislación, diferente forma de trabajar, diferente cultura, etc.). Un ejemplo de ello es la diferencia entre un proyecto constructivo en Brasil y en España, ya que aunque se llamen igual, tienen contenidos bastante dispares.
  • Mayores riesgos o riesgos no conocidos. Diferentes países pueden tener diferentes legislaciones, situaciones políticas, condiciones climáticas, etc. que afecten a la ejecución de proyecto o introduzcan nuevos requisitos. También las costumbres y cultura respecto al trabajo pueden modificar los resultados esperables de una determinada tarea, y en la medida que esto modifique el resultado planificado, constituye un riesgo a ser considerado.Técnicas para gestionar los riesgos en proyectos
  • Mayor riesgo de conflictos. Una de las fuentes de conflictos en proyectos son las diferencias culturales y en la forma de trabajar, aspecto que cobra especial relevancia en proyectos internacionales, ya que estos exigen la interacción entre personas de diferentes culturas.Qué son y como gestionar los conflictos en proyectos
  • Problemas de comunicación. La dispersión geográfica del equipo dificulta el contacto y por tanto la comunicación directa, obligándonos a usar la comunicación indirecta, a veces menos eficaz y peor para generar equipo. Tampoco podemos olvidarnos de las diferencias de idioma que entorpecen la comunicación y la hacen menos precisa.Leer el artículo de comunicación en proyectos)
  • Diferentes zonas horarias. Esto acaba estando relacionado con el punto anterior, ya que se reduce el tiempo disponible para la interacción directa entre los miembros del equipo (teléfono, videoconferencia, etc.), lo que implica un mayor uso de métodos de comunicación indirectos (mail).
  • La diferente zona horaria, y de calendario laboral, también tiene efecto sobre los plazos y la coordinación de las actividades. Por ejemplo, una entrega prevista para el lunes por la tarde en Tokio implica finalizar el trabajo el viernes anterior para un equipo situado en Sao Paulo. Si ambos trabajan pensando en el lunes por la tarde, Tokio recibirá la entrega con retraso.Visita nuestra selección de herramientas de gestión de tareas
  • Diferentes intereses e implicación con la organización. Cuando el proyecto se ejecuta entre diferentes oficinas de una misma organización, no todas tienen el mismo interés en el proyecto, incluso algunas pueden estar participando por obligación. Esto crea diferencias en intereses o niveles de implicación, llegando incluso a estar en contra del proyecto, que afectan al desarrollo de este. Esto también ocurre cuando trabajamos con proveedores locales en proyectos singulares, ya que estos son conscientes de que el suyo no es el mercado habitual de la organización cliente, y por tanto esta no es un cliente estratégico. Esto obviamente reduce su implicación al ver pocas posibilidades de nuevos negocios.

Oportunidades en un proyecto internacional

Aunque un proyecto internacional es más complejo y problemático, también presenta una serie de oportunidades que pueden ser aprovechadas:

  • Optimizar precios. Es una realidad que existen diferencias salariales importantes entre diferentes regiones o países, lo que permite reducir el coste del proyecto asignando las tareas en función de estos costes.
  • Aprovechar los puntos fuertes. Habitualmente vemos las diferencias en la forma de trabajar como algo negativo (los alemanes son inflexibles y los españoles son desorganizados), pero también podemos verlo en positivo (los alemanes son organizados y los españoles son flexibles). Si cogemos este segundo punto de vista podemos asignar las tareas en función de los puntos fuertes de cada colectivo, por ejemplo aprovechando la organización alemana en las tareas de seguimiento o control, y la flexibilidad española durante la instalación y puesta en marcha donde adaptase y hacer frente a imprevistos es una ventaja.
  • Reducir plazos. Si sabemos aprovechar las zonas horarias de los diferentes equipos podemos incrementar la jornada laboral dentro del proyecto, y consecuente reducir los plazos de entrega. Obviamente esto genera dificultades y retos a nivel de coordinación de equipos que requieren de una mayor capacidad de gestión, o de herramientas que nos ayuden. En relación a lo segundo existen varios programas de gestión de tareas, tal y como se detalla en el artículo “herramientas de comunicación” 
  • Mayor riesgo de conflictos. ¡Esto está repetido!. ¿Se trata de un problema o de una oportunidad? Pues depende de la tipología y forma de gestionar el conflicto. Un conflicto responde a la existencia de un problema subyacente, por tanto, la aparición del conflicto permite identificar el problema y definir acciones para corregirlo. Una vez aplicadas estas acciones la organización sale reforzada, por lo que en este caso el conflicto supone una oportunidad de mejora.

Cómo evitar problemas en un proyecto internacional

En general los problemas que podemos encontrarnos en un proyecto internacional se resumen en tres grupos: desconocimiento del entorno, diferencias culturales y en la forma de trabajar, y dificultades de comunicación. A continuación vamos a dar unas sugerencias para mitigar estos problemas.

Desconocimiento de entorno en un proyecto internacional

Cómo reducir los problemas en un proyecto internacionalCuando se modifica el entorno de ejecución del proyecto pueden aparecer requerimientos o restricciones nuevas que afecten sustancialmente a su ejecución. Como ejemplo de ello tendríamos diferencias en la legislación, disponibilidad de recursos a nivel local que impidan hacer una tarea, costes de transporte e importación, etc.

En el momento que estos afecten a la planificación realizada, y/o dificulten que el proyecto cumpla con sus objetivos, estaremos hablando de riesgos y por tanto de un posible motivo de fracaso del proyecto.

Para mitigar este problema existen diferentes opciones:

  • Contratación de profesionales locales durante la fase de planificación. Muchas veces contratamos los profesionales locales durante la fase de ejecución, olvidándonos de que estos también están disponibles para ayudarnos como consultores en las fases iniciales. Disponer de la ayuda de estos profesionales nos permite descubrir las particularidades del nuevo entorno e incluirlas en la planificación del proyecto.
  • Contrastar nuestra planificación con información histórica de proyectos similares en el nuevo entorno. Esto no es siempre fácil, pero a través de los proveedores locales, o si disponemos de una oficina local, a veces es posible obtener proyectos locales de referencia.
  • Contactar con las oficinas de comercio exterior en el país de ejecución. Muchos países disponen, a través de sus embajadas o representaciones, de oficinas comerciales para ayudar a las empresas nacionales a desarrollar su actividad en el extranjero. Esto permite obtener información sobre legislación, costumbres laborales, información económica, consejos, e incluso listas de posibles colaboradores o proveedores locales de forma simple. Como ejemplo de estas oficinas estarían el ICEX (dependiente del Gobierno de España) o ACCIO (dependiente del Gobierno de Catalunya).

Diferencias culturales y en la forma de trabajar

Cómo reducir los problemas en un proyecto internacionalPara evitar que estas diferencias acaben degenerando en un conflicto, el cual dificulta poder resolver el problema, es importante identificar donde este puede producirse y aplicar medidas para evitarlo o mitigarlo.

Por ejemplo, si tenemos un proyecto internacional con una tarea que implica la interacción de dos equipos con culturas muy distantes, ¿no sería bueno fomentar algún tipo de interacción inicial entre ellos que les permita conocerse y crear vínculos? ¿O hacer que estos definan conjuntamente el trabajo a realizar? En general cualquier cosa que busque el entendimiento y el consenso, evitando la imposición de un grupo sobre él otro, será positiva para mitigar el riesgo de conflictos.

Cuando el proyecto se ejecute entre diferentes equipos dentro de una misma organización, por ejemplo diferentes oficinas de una misma empresa, otra forma de reducir las diferencias es usar las metodologías y procedimientos de la empresa. Estas permiten definir un marco de trabajo común que reduce las diferencias culturales y los posibles conflictos.

Si estas metodologías comunes no existen, o cuando los equipos pertenecen a diferentes organizaciones, también es posible crear este marco común de trabajo mediante unos procedimientos específicos para el proyecto. En este caso, la implementación solo será posible en la práctica en grandes proyectos y cuando el director del proyecto disponga de la suficiente autoridad.

Una buena herramienta a usar para superar los problemas internculturales en un proyecto internacional son las 6 dimensiones de Hofstede

Dificultades de comunicación en un proyecto internacional

Cómo reducir los problemas en un proyecto internacional

Debido a que existen diferentes causas para estas dificultades de comunicación en un proyecto internacional, existen también diferentes sugerencias para reducirlas.

Dificultades por diferencias idiomáticas. Si no existe un idioma común para el proyecto que sea conocido por todos sus integrantes, la comunicación es muy difícil o imposible en la práctica. Por tanto al inicio de la fase de planificación debemos definir el idioma común e imponer este como un requisito para formar parte del proyecto. En el caso de proveedores locales, por lo menos debemos exigir este conocimiento al responsable del trabajo a contratar.

En proyectos realizados para terceros es también muy recomendable acordar este idioma con el cliente, ya que esto afectará a los entregables, pudiendo implicar el uso de recursos de traducción e interpretación.

Dificultades por la distancia. La distancia dificulta la comunicación debido a que limita los canales y el tiempo disponibles para esta. Esto se traduce en dificultades para transmitir información y solicitar tareas, y falta de visibilidad del trabajo en curso por falta de feedback. Para mitigar estos aspectos se puede proponer lo siguiente:

  • Implementar y usar herramientas de comunicación generalistas, tales como Lync, Skype o similares, muchas de las cuales ya forman parte de las herramientas corporativas de muchas empresas. Esto simplifica la comunicación entre los miembros del equipo.
  • Implementar herramientas de comunicación y gestión de tareas específicas para proyectos. Sin ser un sustituto de las anteriores, estas herramientas facilitan la comunicación, ejecución y seguimiento de las tareas en equipos distribuidos, sistematizando esta ejecución, y creando herramientas y entornos de trabajo vinculados a equipos y tareas concretas. En el artículo de herramientas de comunicación puede verse más detalles y ejemplos sobre las opciones disponibles en el mercado.
  • Cuando un paquete de trabajo a realizar tenga un peso importante dentro del proyecto y, en cierta forma, pueda considerarse como independiente de las actividades ejecutadas en otras ubicaciones, una opción es tratarlo como un proyecto independiente y asignar una persona local responsable de este. Con ello gran parte de la gestión se traslada al equipo local, y con ello se reduce la necesidad de comunicación.

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2 comentarios en «Proyectos internacionales»

  1. mi proyecto seria una casa especial para las personas enfermas de cancer en colombia para darles una mejor calidad de vida,necesito ayudas cuento con los profesionales pero no tenemos recursos gracias

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