Proyecto y empresa

Los proyectos se desarrollan habitualmente dentro de empresas, por lo que la organización de los proyectos se verá afectada por la tipología de empresa y su organización jerarquica. Comprender esta relacion te permitirá definir mejor la forma en que debe actuar el director de proyectos, así como la forma de planificar, comunicar y gestionar los recursos.

Desde el punto de vista del proyecto existen diferentes tipos de empresas:

  • Empresas con organización funcional
  • Empresas con organización por proyectos
  • Empresas con organización matricial

Organización funcional

Una organización funcional se divide en diferentes áreas en base a la especialización o función de los recursos. Por ejemplo en una empresa de ingeniería podríamos encontrar el área de ingeniería mecánica, de fluidos, de ventilación, de ingeniería civil, etc.

En cada una de las áreas encontramos un conjunto de personas (o recursos) especializados en una determinada función, los cuales reportan al responsable del área, el cual organiza y define los trabajos a realizar dentro del área.

En una organización de este tipo el director de proyectos no tiene ninguna autoridad sobre los recursos que participan en el proyecto, ya que estos reportan únicamente a su responsable de área. En la práctica esto implica que todas las comunicaciones y decisiones referentes a los recursos asignados van a pasar a través de los responsables de área, dejando al director de proyecto como un coordinador entre áreas a merced de los intereses y prioridades de estas.

Como ventaja de este tipo de organización está el mayor grado de especialización de los recursos (lo que debería implicar mayor eficiencia), un mayor reaprovechamiento de los conocimientos y experiencias previas, y una línea de reporte única de estos recursos.

La organización de proyectos según el tipo de empresa - funcional

Organización por proyectos

El Edén para el director de proyectos, ya que en una organización enfocada a los proyectos toda la autoridad y capacidad de gestión de los recursos recae sobre este. En este tipo de organizaciones los recursos se asignan directamente a los proyectos y reportan únicamente al director de proyectos.

En este tipo de organización las comunicaciones y la gestión dentro del proyecto se simplifican, pero en contrapartida el proyecto cuenta con recursos menos especializados (y por tanto menos eficientes), y es más difícil reaprovechar conocimientos (mayores riesgos y dificultad para planificar).

Un riego inherente a este tipo de organización es el gran impacto que puede tener sobre el proyecto la marcha de un integrante del equipo, así como una menor implicación cuando el fin de su trabajo este próximo, ya que estos estarán buscando un nuevo proyecto donde trabajar.

 

La organización de proyectos según el tipo de empresa - proyectos

Organización matricial

Los dos tipos de organización definidos anteriormente representan los dos casos extremos, siendo bastante común que muchas organizaciones adopten un tipo de organización intermedia para aprovechar las ventajas de ambas, reduciendo también los inconvenientes. En este caso hablamos de organización matricial.

En una organización matricial los recursos se organizan en áreas funcionales cada una con un responsable de área, pero este asigna recursos específicos a cada proyecto que pasan a reportar también al director del proyecto. En este caso la palabra “también” cobra importancia, ya que los recursos van a tener dos jefes, disminuyendo por tanto la autoridad del director de proyecto, y con el riesgo de poder existir intereses o prioridades diferentes entre este y el responsable del área. Por ello la comunicación va a ser no solo con los miembros del proyecto, sino también con sus responsables.

Como ventajas hay que destacar la mayor especialización de los recursos, y el hecho de que estos cuentan con el apoyo de un área, lo que facilita la reutilización de conocimientos y una menor dependencia del recurso en concreto. Si la persona asignada al proyecto marcha o no cumple con las funciones, siempre se puede recurrir a su responsable. A parte, no es esperable una disminución en su implicación al final debido a que este no va a depender de un determinado proyecto.

Tipos de organizaciones matriciales

Como se ha visto, en la organización matricial la autoridad se comparte entre el director del proyecto y los diferentes responsables de área, lo que lleva a dividir esta en dos subcategorías:

  • Matricial fuerte: la autoridad principal es el director de proyecto.
  • Matricial débil: la autoridad principal es el responsable de área.

En el primer caso estaremos en una situación más cercana a la organización por proyectos y en el segundo caso a una organización funcional, donde el director de proyecto asume una función de coordinador sin un poder real.

¿ Por qué hacemos proyectos ? En esta página se tratan varios temas relacionados con la dirección de proyectos, existen múltiples métodologias metodologías que facilitan su gestión (conoce las 4 métodologias más importantes), y habitualmente se escucha que las organizaciones cada vez trabajan más por proyectos y que esta tendencia va a continuar en el futuro, pero ¿ Por qué hacemos proyectos ?

Este artículo pretende mostrar los motivos por los cuales una organización decide empezar un proyecto, y como estos generan valor para la organización. Comprendiendo estos puntos, el director del proyecto puede entender mejor lo que se espera de su trabajo, y como este se integra dentro del conjunto de la empresa.

¿ Por qué hacemos proyectos en una organización ?

En general se pueden identificar diferentes tipologías de actividades dentro de una organización: las productivas, que son las que forman parte de las operaciones de la organización y de su cadena de valor, los proyectos, los cuales responden a necesidades puntuales, y las no productivas o de soporte, que son las necesarias para mantener y gestionar la organización. Por tanto la cuestión es ver como los proyectos se integran con el resto de actividades, lo que se representa en el siguiente gráfico: por que hacemos proyectos. Grafico

  • El recuadro superior representa la organización donde se ejecutan las actividades, la cual lleva a cabo su actividad dentro de un determinado entorno, y dispone de una estrategia y unos objetivos. En base a estos, la organización detecta oportunidades y las analiza para ver cuáles son factibles y rentables, siendo estas las que darán como resultado un proyecto. Esto se corresponde con la fase de inicialización del proyecto, y concluye con la aprobación del acta de constitución . Como ejemplo de oportunidad estaría la necesidad de los clientes de transportar cargas.Saber más del acta de constitución de un proyecto
  • Las oportunidades aprobadas son las que dan lugar a los proyectos, los cuales generan como resultado una serie de entregables que se incorporan a las actividades operativas de la organización. Como ejemplo de ello tendríamos el diseño de un nuevo camión de transporte para responder a la necesidad de trasportar cargas de los clientes.
  • Posteriormente el área de operaciones incorpora estos entregables y los usa dentro de su actividad habitual para generar unos beneficios que retornan a la organización. Siguiendo con el ejemplo anterior, esto sería la fabricación en serie y venta del nuevo modelo de camión.

Por tanto los proyectos son la forma en que las organizaciones aprovechan las oportunidades y las incorporan a sus operaciones. Esto puede parecer que no aplica en el caso de empresas de ingeniería que realizan proyectos para terceros, ya que en este caso la diferencia entre proyectos y operaciones no estaría tan clara, y en este caso se puede decir que el motivo por qué hacemos proyectos es que el cliente lo paga.

La verdad es que en este caso las operaciones podrían verse como el departamento de ventas, el cual detecta una oportunidad (necesidad de un cliente de hacer un proyecto), y factura unos entregables después de que estos han sido ejecutados por el equipo de proyectos. Aunque en este caso la diferencia entre las áreas de proyectos y operaciones es difusa, el gráfico sigue siendo aplicable.

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Oportunidad detrás del proyecto

Como se comenta en el apartado anterior, cualquier proyecto surge de una oportunidad, la cual exige un esfuerzo puntual y concreto para ser aprovechada.

Aunque existen múltiples oportunidades, estas siempre responden a una serie concreta de necesidades:

  • Demanda de mercado. Se detecta una determinada necesidad en el mercado aun no cubierta, lo que genera una oportunidad de negocio, o simplemente la oportunidad de resolver un problema (caso de las ONG).
  • Necesidad de negocio. Aunque no se trate de cubrir una nueva demanda, a veces es necesario modificar los productos, servicios o herramientas de la organización para mantener su competitividad en el mercado. En este grupo estarían los proyectos de reducción de costes en productos en fabricación, implantación de un nuevo ERP, etc.
  • Petición de un cliente. En este caso la oportunidad consiste en cubrir una necesidad concreta de un cliente, la cual se cubre bien con el propio proyecto (caso de las empresas que ejecutan proyectos para terceros), o bien con el producto resultante del proyecto (acometida eléctrica para abastecer una nueva planta de un cliente).
  • Avance tecnológico. Cambios en la tecnología existente permiten desarrollar nuevos productos mejores o más económicos. Un ejemplo de esto sería el desarrollo del coche eléctrico o del coche autónomo dentro del sector de la automoción.
  • Requisito legal. Un cambio legal puede implicar un proyecto para adaptar la empresa o el producto a la nueva normativa. Como ejemplo de ello estarían las continuas mejoras en los motores de los automóviles para adaptarse a las normativas de emisiones.

Razonablemente esta oportunidad debería estar identificada y explicada en el acta de constitución del proyecto.

¿Por qué esto es importante?

En algunos casos el director del proyecto deberá hacer frente a sobre costes o atrasos que harán imposible cumplir con las restricciones iniciales del proyecto. En este caso, el conocimiento del por qué hacemos proyectos permite ordenar por importancia estas restricciones, y plantear una solución de tal forma que esta no afecte significativamente al objetivo; lo que implicará seguir cumpliendo con él, al menos en su mayor parte, y por tanto continuar consiguiendo la satisfacción del cliente.

Esto es así porque aunque el objetivo final es cumplir con el alcance, el coste y el plazo, en la realidad estos no son igual de importantes. En cada proyecto, y dependiendo del objetivo que se busque, estos tienen un peso diferente que vendrá determinado por la oportunidad que se busque cubrir. En este aspecto los stakeholders son claves para ayudar al director del proyecto a entender la oportunidad y el peso relativo de las restricciones. ¿Quien son los stakeholders?

Un ejemplo de ello se encuentra en la puesta en producción de un nuevo modelo de coche, el cual suele incluir varias configuraciones. En estos casos la fecha de puesta en producción, o SOP, se define al principio del proyecto y suele ser inamovible. Si durante el proyecto se ve que no se va a conseguir esta fecha, se marcan prioridades de tal forma que aunque no todas las configuraciones del coche estén disponibles en esta fecha, si lo estén las de mayor volumen de ventas.