Cómo evitar problemas en un proyecto internacional

En un artículo anterior se ha identificado los principales problemas en un proyecto internacional, así como las oportunidades que generan. Ahora, y como continuación de este artículo, se muestran diferentes estrategias o herramientas a disposición del director de proyectos para evitar estos problemas.

En general los problemas que podemos encontrarnos en un proyecto internacional se resumen en tres grupos: desconocimiento del entorno, diferencias culturales y en la forma de trabajar, y dificultades de comunicación. A continuación vamos a dar unas sugerencias para mitigar estos problemas. Conoce los principales problemas en proyectos internacionales

Desconocimiento de entorno en un proyecto internacional

Cómo reducir los problemas en un proyecto internacionalCuando se modifica el entorno de ejecución del proyecto pueden aparecer requerimientos o restricciones nuevas que afecten sustancialmente a su ejecución. Como ejemplo de ello tendríamos diferencias en la legislación, disponibilidad de recursos a nivel local que impidan hacer una tarea, costes de transporte e importación, etc.

En el momento que estos afecten a la planificación realizada, y/o dificulten que el proyecto cumpla con sus objetivos, estaremos hablando de riesgos y por tanto de un posible motivo de fracaso del proyecto.

Para mitigar este problema existen diferentes opciones:

  • Contratación de profesionales locales durante la fase de planificación. Muchas veces contratamos los profesionales locales durante la fase de ejecución, olvidándonos de que estos también están disponibles para ayudarnos como consultores en las fases iniciales. Disponer de la ayuda de estos profesionales nos permite descubrir las particularidades del nuevo entorno e incluirlas en la planificación del proyecto.
  • Contrastar nuestra planificación con información histórica de proyectos similares en el nuevo entorno. Esto no es siempre fácil, pero a través de los proveedores locales, o si disponemos de una oficina local, a veces es posible obtener proyectos locales de referencia.
  • Contactar con las oficinas de comercio exterior en el país de ejecución. Muchos países disponen, a través de sus embajadas o representaciones, de oficinas comerciales para ayudar a las empresas nacionales a desarrollar su actividad en el extranjero. Esto permite obtener información sobre legislación, costumbres laborales, información económica, consejos, e incluso listas de posibles colaboradores o proveedores locales de forma simple. Como ejemplo de estas oficinas estarían el ICEX (dependiente del Gobierno de España) o ACCIO (dependiente del Gobierno de Catalunya).

Diferencias culturales y en la forma de trabajar

Cómo reducir los problemas en un proyecto internacionalPara evitar que estas diferencias acaben degenerando en un conflicto, el cual dificulta poder resolver el problema, es importante identificar donde este puede producirse y aplicar medidas para evitarlo o mitigarlo.

Por ejemplo, si tenemos un proyecto internacional con una tarea que implica la interacción de dos equipos con culturas muy distantes, ¿no sería bueno fomentar algún tipo de interacción inicial entre ellos que les permita conocerse y crear vínculos? ¿O hacer que estos definan conjuntamente el trabajo a realizar? En general cualquier cosa que busque el entendimiento y el consenso, evitando la imposición de un grupo sobre él otro, será positiva para mitigar el riesgo de conflictos.

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Cuando el proyecto se ejecute entre diferentes equipos dentro de una misma organización, por ejemplo diferentes oficinas de una misma empresa, otra forma de reducir las diferencias es usar las metodologías y procedimientos de la empresa. Estas permiten definir un marco de trabajo común que reduce las diferencias culturales y los posibles conflictos.

Si estas metodologías comunes no existen, o cuando los equipos pertenecen a diferentes organizaciones, también es posible crear este marco común de trabajo mediante unos procedimientos específicos para el proyecto. En este caso, la implementación solo será posible en la práctica en grandes proyectos y cuando el director del proyecto disponga de la suficiente autoridad.

Una buena herramienta a usar para superar los problemas internculturales en un proyecto internacional son las 6 dimensiones de Hofstede

Dificultades de comunicación en un proyecto internacional

Cómo reducir los problemas en un proyecto internacional

Debido a que existen diferentes causas para estas dificultades de comunicación en un proyecto internacional, existen también diferentes sugerencias para reducirlas. Visita nuestra selección de herramientas de comunicación

Dificultades por diferencias idiomáticas. Si no existe un idioma común para el proyecto que sea conocido por todos sus integrantes, la comunicación es muy difícil o imposible en la práctica. Por tanto al inicio de la fase de planificación debemos definir el idioma común e imponer este como un requisito para formar parte del proyecto. En el caso de proveedores locales, por lo menos debemos exigir este conocimiento al responsable del trabajo a contratar.

En proyectos realizados para terceros es también muy recomendable acordar este idioma con el cliente, ya que esto afectará a los entregables, pudiendo implicar el uso de recursos de traducción e interpretación.

Dificultades por la distancia. La distancia dificulta la comunicación debido a que limita los canales y el tiempo disponibles para esta. Esto se traduce en dificultades para transmitir información y solicitar tareas, y falta de visibilidad del trabajo en curso por falta de feedback. Para mitigar estos aspectos se puede proponer lo siguiente:

  • Implementar y usar herramientas de comunicación generalistas, tales como Lync, Skype o similares, muchas de las cuales ya forman parte de las herramientas corporativas de muchas empresas. Esto simplifica la comunicación entre los miembros del equipo.
  • Implementar herramientas de comunicación y gestión de tareas específicas para proyectos. Sin ser un sustituto de las anteriores, estas herramientas facilitan la comunicación, ejecución y seguimiento de las tareas en equipos distribuidos, sistematizando esta ejecución, y creando herramientas y entornos de trabajo vinculados a equipos y tareas concretas. En el artículo de herramientas de comunicación puede verse más detalles y ejemplos sobre las opciones disponibles en el mercado.
  • Cuando un paquete de trabajo a realizar tenga un peso importante dentro del proyecto y, en cierta forma, pueda considerarse como independiente de las actividades ejecutadas en otras ubicaciones, una opción es tratarlo como un proyecto independiente y asignar una persona local responsable de este. Con ello gran parte de la gestión se traslada al equipo local, y con ello se reduce la necesidad de comunicación.

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