Software de planificación de proyectos

Te presentamos una recopilación y revisión de las mejores opciones de software de planificación de proyectos disponibles hoy en día para que puedas aplicarlos a tus proyectos.

Programas de planificación destacados

Entre las diferentes opciones de programas de planificación que puedes ver en más detalle a lo largo de este artículo, destacamos tres, que a parte de ofrecer prueba gratuita, destacan por sus capacidades de planificación.

  • Cronograma Gantt con plantillas

    Asignación de recursos con balanceo de la carga de trabajo

    Seguimiento de horas gastadas y plazos reales

    Seguimiento por Valor Ganado integrado

Prueba gratuita

  • Cronograma mediante Diagrama de Gantt integrado con calendario

    Seguimiento con línea base y avance real

    Permite balancear la carga de trabajo del equipo

    Planificación a nivel de proyecto y programa

Prueba gratuita de 30 días

Listado de software para planificar proyectos

A continuación te mostramos diferentes programas de planificación de proyectos online para que puedas compararlos facilmente. Seleccionando sobre cada logo puedes acceder a más información, y solicitar una prueba gratuita si lo deseas.

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Mediana y Grande empresa

Gratis

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Freelance o PYME

10 USD/mes
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Freelance o PYME

49 €/mes

Mediana y Grande empresa

24 USD/mes
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Freelance o PYME

Gratis

Mediana y Grande empresa

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Tipos de programas de planificación de proyectos

Existen multitud de programas para hacer la planificación de proyectos, tantos que a veces es difícil decidirse por uno. Para ello es importante conocer sus características principales y que definas cuales son las más importantes para ti.

  • Online o offline. Tradicionalmente tenías que instalar un programa en tu ordenador y este solo se podía usar desde este. Hoy en día la situción ha cambiado y existen programas para hacer el cronograma del proyectos que pueden ser usados 100% online, incluse desde smartphones, y opciones que siguen requiriendo la instalación en un ordenador. Si quieres mobilidad y flexibilidad de uso, te conviene un programa de planeación online, si no, los programas tradicionales suelen ofrecer mayor rendimiento.
  • Gratuitos o de pago. Aunque la mayoría de las opciones disponibles en el mercado tienen un coste, normalmente en base al número de usuarios o las prestaciones deseadas, existen también programas de planificación de proyectos gratuitos. Estos suelen estar basados en Open Source, y aunque son una buena opción, suelen tener prestaciones limitadas.
  • Metodología de planificación utilizada. De la misma forma que existen diferentes formas de planificar proyectos, tales como: metodologías tradicionales o en cascada (la que se aprende en la certificiación PMP), Cadena Crítica o AGILE. La herramienta de planeación de proyectos que elijas debe estar de acuerdo al tipo de planificación que habitualmente uses en tus proyectos. Como verás hay programas para las diferentes opciones.
  • Multiproyecto o no. ¿Quieres gestionar un único proyecto o toda la cartera? Esta es una pregunta que debes hacerte en el momento de elegir una herramienta de planificación, ya que en cada caso se requerirán características diferentes. Aspectos como la posibilidad de balancear recursos, de integrar los estados de varios proyectos, de realizar planificación estratégica son importantes cuando quieres gestionar carteras de proyectos.

Ventajas de un programa de planificación de proyectos

Cada vez más se tiende a trabajar por proyectos y estos están sometidos a una mayor presión para conseguir sus objetivos. Esto hace necesario implementar o mejorar las herramientas disponibles para el director de proyectos, en concreto aquellas que permiten mejorar hacer y gestionar el cronograma de actividades. Las principales ventajas que podemos sacar de su uso son:

  • Facilitan planificación de proyectos y reducen los esfuerzos dedicados a esta actividad. De una forma más o menos automática en función del programa es posible ir insertando tareas y ajustando el cronograma según los cambios introducidos. Esto facilita y reduce el tiempo para cada ajuste y reduce los errores. Adicionalmente muchos programas de planificación resaltan el camino crítico del proyecto, mostrando así aquellas tareas que determinan la duración mínima de este.

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  • Integrar las diferentes planificaciones. Los programas más completos permiten asignar costes y recursos al cronograma, por lo que la misma herramienta permite calcular la línea base de costes y el cronograma de recursos para comprobar que la planificación del proyecto sea factible. Algunos programas, como Microsoft Project, van más allá y realizan de forma automática el balanceo de los recursos, lo que evita tener una planificación que requiera más recursos de los que tenemos asignados.
  • Mostrar el efecto de los atrasos y los cambios en el proyecto, haciendo previsiones sobre su resultado final. Los programas más completos tienen la capacidad de guardar una planificación de referencia (línea base) para usarla de referencia a lo largo del proyecto, de esta forma podemos ver como los cambios que se producen durante la ejecución afectan a lo que fue inicialmente planificado. Esta capacidad también es útil para analizar cambios antes de aprobarlos o estudiar diferentes alternativas de ejecución, ya que nos permite hacer una previsión de su efecto sobre el proyecto.

software de planificacion de tareas

  • Mejorar la precisión de las planificaciones. Esta capacidad de unir las diferentes planificaciones y realizar algunos cálculos de parámetros básicos, como el camino crítico o el cronograma de recursos, permiten que tengamos planificaciones más ajustadas a la realidad y a las limitaciones del proyecto. Esto puede usarse para definir una forma de ejecutar el proyecto factible con sus limitaciones, o para demostrar que este no es factible.

Aunque en este artículo se habla de software de planificacion de tareas, muchas de estas funciones también las encontramos en los programas de gestión integral. La diferencia entre ambos grupos es pequeña y centrada en la mayor capacidad de los segundos para realizar el seguimiento y control del proyecto.

Más allá del ámbito del propio proyecto, los programas de planificación más sofisticados también pueden trabajar con programas y portfolios. Esto permite realizar una mejor coordinación entre proyectos relacionados o que comparten recursos en un entorno multiproyecto, obviamente a costa de un precio mayor.  ¿qué es un entorno multiproyecto?

Limitaciones de los programas de planificación

Aunque los programas  para hacer los cronogramas de proyectos tienen muchas ventajas y facilitan enormemente la tarea del director de proyectos, también tienen algunas limitaciones que no podemos obviar:

  • Necesidad de formación para ser usados. En mayor o menor medida, en función de su complejidad, todos los programas para hacer cronogramas requieren de un aprendizaje para ser usados, sobre todo aquellos más completos y con mayores capacidades.
  • Un programa de planificación no es equivalente a una metodología de gestión de proyectos. Los programas de planificación sirven para facilitar la aplicación de una determinada metodología, pero no la sustituyen, por tanto el hecho de disponer un programa no implica que sepamos gestionar proyectos.Saber más sobre las metodologías de gestión de proyectos 
  • Si queremos usar el programa de planificación durante la fase de seguimiento y control, debemos ir ajustando este con los cambios que se produzcan en el proyecto. Esto es bastante obvio, pero no sería la primera vez que el cronograma “oficial” del proyecto no se parece a la realidad, y por tanto no sirve para nada.

Las herramientas de planificación no solo generan gráficos bonitos, sino también información empresarial útil

Cuando se trata de planificar proyectos complejos, necesitas información rápida sobre los mismos para poder evaluar al instante su estado general y abordar con antelación los posibles obstáculos y las demoras. En lugar de tener hojas de cálculo repletas de cifras, las herramientas de planifiación de proyectos te proporcionan los datos fundamentales de forma práctica y más comprensible y, además, te permiten realizar cambios instantáneos en el cronograma del proyecto.

Ahora muchos herramientas de planeación de proyectos ofrecen estas funciones, pero antes de tomar una decisión es importante evaluar su valor real para la empresa. Una buena herramienta de planificación no es solo una mera fuente para hacer el cronograma para tus presentaciones mensuales; además, debe proporcionar una nueva perspectiva desde la que analizar los datos del proyecto y mejorar la gestión global.

Echemos un vistazo a las herramientas de planificación fundamentales que debes tener en tu software planificación de proyectos y que garantizarán que el proyecto fluya sin problemas.

Diagrama de Gantt

programas para hacer cronogramas

El diagrama de Gantt facilita considerablemente la creación, la visualización y la actualización de todo el cronograma del proyecto. Es importante que el diagrama de Gantt no solo sea una herramienta de información que el equipo revise de vez en cuando, también debe ser una herramienta interactiva que te permita gestionar el proyecto.

Aquí podrás hacer que los proyectos pasen de semanas a horas y detectar rápidamente plazos en peligro mediante el color de la tarea: el color rojo marca las tareas atrasadas, el verde las completadas y el azul se corresponde con las activas.

Asegúrate de que tu diagrama de Gantt admita la función de arrastrar y soltar, y que tenga en cuenta automáticamente los fines de semana; estas son funciones que te ahorrarán horas de actualización del cronograma.

Otra función esencial para los proyectos complejos es la de incluir las dependencias de las tareas y hitos. Si las fechas de inicio o finalización de algunas tareas dependen de otras, esto garantizará que se muevan juntas. Los hitos son eventos importantes del proyecto (por ejemplo, fecha de publicación, conferencias, etc.) que están vinculados a determinadas fechas y que siempre permanecerán en el mismo punto de la cronología.

Es más, los diagramas de Gantt interactivos mantienen a todo el equipo informado con el cronograma actualizado de del proyecto. Los miembros del equipo reciben notificaciones automáticas sobre nuevas fechas de vencimiento sin trabajo extra de tu parte. Además, puedes conceder acceso al cronograma a los clientes, socios o otros interesados de forma muy sencilla.

Gráfico de carga de trabajo

herramientas de visualización para asignar recursos

Detrás de cada proyecto hay personas, por lo que debes tener en cuenta que equilibrar la carga de trabajo es un poco más complicado que dibujar esquemas de flujo de trabajo. Puede que algunos de los miembros del equipo estén sobrecargados de trabajo, mientras que otros tienen huecos en su programa. El gráfico de carga de trabajo te ayuda a solucionarlo y sacar el máximo partido posible a los recursos disponibles. Las áreas en las que los empleados tienen tres tareas simultáneas o más se resaltan en naranja para poder detectarlas rápidamente y reorganizar las tareas.

Aquí también están las tareas atrasadas para que puedas verlas y asignarlas a una persona que tenga menos carga de trabajo. El gráfico de carga de trabajo ayuda al equipo a reducir el estrés y optimizar el tiempo de trabajo.

Panel de control

herramientas de visualización para hacer un panel de control

Cualquier libro sobre administración de empresas te dirá que la microgestión es un error. No obstante, controlar una serie de tareas fundamentales es inevitable. Es demasiado peligroso dejarlas fuera del control directo del director del proyecto. Lo que puedes hacer es minimizar el tiempo y el trabajo.

Un panel de control te permite controlar de forma centralizada las tareas más importantes de todos los proyectos para que las asignaciones nuevas o atrasadas no pasen inadvertidas. Puedes crear varias ventanas paracontrolar:

  • todas las tareas atrasadas de un proyecto determinado
  • las tareas que debe finalizar el departamento de marketing esta semana (por ejemplo)
  • las tareas que tienes asignadas
  • las tareas que han finalizado determinados miembros del equipo y más

Con las ventanas actualizadas en tiempo real, puedes comprobar rápidamente el estado de cualquier proyecto y ahorrar tiempo en la preparación de los informes de seguimiento; por lo que un panel de control es una de las herramientas de visualización más útiles.

¿Quieres saber cómo definir un panel de control?

Informes

herramientas de visualización para hacer informes

No solo tienes que comprender qué pasa, también que tienes que ser capaz de explicárselo a tu jefe, los clientes o los accionistas de forma rápida y clara. Por eso, la creación de informes probablemente consuma la mayor parte del tiempo de un gestor de proyectos. Los informes interactivos no solo te librarán de esta rutina, sino que también te proporcionan la información en forma de gráficos fáciles de visualizar, te permiten dividir la información del proyecto en base a las necesidades personales, así como buscar información que antes resultaba inaccesible o que llevaba horas conseguir.

Estos son los informes que utiliza más habitualmente un gestor de proyectos

  • Trabajo ejecutado: conoce la cantidad de proyectos y su estado.
  • Rendimiento del equipo: compara el rendimiento de las personas en base a métricas definidas.
  • Proyectos en peligro: obtén una visión general de los proyectos con demasiadas tareas atrasadas
  • Logros: informe del trabajo finalizado la semana, el mes o el trimestre pasados

La capacidad de compartir informes con el equipo acortará las reuniones de seguimiento y te ayudará a centrarte en gestionar en lugar de recopilar información.

Como puedes ver, las herramientas de visualización de proyectos no solo facilitan la vida al gestor de proyectos, sino que también garantizan que todos, desde los ejecutivos a los miembros del equipo, tengan acceso instantáneo a datos reales del proyecto. Así el equipo trabajará más sincronizado y se evitan riesgos indeseados.

Si aún no utilizas alguna de las herramientas de visualización anteriores, ha llegado el momento de probarlas y ahorrar tiempo y trabajo para mantener los proyectos en marcha.

Nota: está página no distribuye directamente los programas presentados, únicamente suministra publicidad. Para cualquier cuestión relativa al software presentado dirigirse directamente a la empresa distribuidora a través del botón de solicitud de información debajo de la descripción.