Software de gestión de proyectos

La gestión de proyectos profesional necesita de herramientas adecuadas. Aqui te presentamos una recopilación de las mejores opciones de software de gestión de proyectos disponibles hoy en día. Puébalas gratuitamente y sin compromiso.


ACTITIME

gestión de cronograma actitimeEl software de gestión de proyectos ActiTimeees una potente herramienta de gestión de proyectos usada por más 10000 empresas en todo el mundo. Mediante este programa se puede mejorar el control de los proyectos y, por tanto, mejroar la productividad de la empresa.

Entre sus características más detacadas se encuentran:

  • Permite configurar fácilmente los cronogramas de trabajo de forma individual para adaptarlos al horario de trabajo de cada usuario.
  • Permite definir el alcance y las tareas para cada miembro de equipo indvidualmente.
  • Dispone de notificaciones automáticas para el estado de las tareas y los principales indicadores del proyecto, facilitando la coordinación y control del proyecto.

NUTCACHE

programas de gestión de proyectos nutcacheNutcache es una herramienta de gestión de proyectos perfecta para realizar el seguimiento de las tareas dentro de los diferentes proyectos en curso. Accesible desde cualquier lugar, en cualquier momento, su interfaz es muy simple, intuitiva y fácil de usar.

Entre sus principales características podemos destacar:

  • La estimación, asignación y seguimiento de los costes del proyecto.
  • La asignación de tareas y la gestión del equipo. Esto incluye herramientas de colaboración que facilita y optimiza el trabajo en equipo.
  • Planificación y seguimiento de los plazos con la asignación de horas a las tareas.

ITM PLATFORM

ITM para gestión de proyectosITM Platform es la solución perfecta para la gestión de proyectos de una forma ágil, sin complicaciones y por un coste más accesible que otras herramientas parecidas.

El modelo de configuración rápida de ITM Platform permite poner en marcha una PMO en unos pocos días y con una formación inicial mínima. El software incluye:

  • Cuadros de mando predefinidos e informes configurables
  • Planificación centralizada de recursos
  • Proyectos con diagrama de Gantt o con metodologías ágiles
  • Gestión de portafolio y de programas por objetivos estratégicos
  • Gestión financiera
  • Integración de todas las áreas del proyecto: costes, tareas, equipo, comunicación, riesgos

LIQUIDPLANNER

Software de gestión de proyectosLiquidPlanner es una herramienta de gestión de proyectos que permite predecir el avance y desarrollo del proyecto; para ello usa un método de programación predictiva que calcula automáticamente y en tiempo real las fechas para cada proyecto y tarea en todo el portafolio de proyectos. Como resultado, proporcionamos una predicción precisa de cuándo se completará el trabajo según la prioridad y los recursos asignados.

Con ello LiquidPlanner permite una nueva forma de trabajar que fomenta la transparencia, permite un mejor flujo de trabajo y está disponible en cualquier lugar, en cualquier dispositivo


WRIKE

Wrike es un programa de gestión de proyectos online adecuado tanto para autónomos, PYMES y grandes organizaciones con miles de empleados; debido a su gran capacidad de adaptación y escalabilidad. Principales beneficios:

  • Acelerar la entrega de los proyectos mediante el uso de una plataforma que hace la gestión de proyectos más eficiente
  • Facilita la comunicación dentro del proyecto, evitando errores y reduciendo el tiempo dedicado a reuniones
  • Permite planificar y tener una visión del progreso del proyecto con actualizaciones en tiempo real.
  • Wrike es escalable, por lo que puede adaptarse a medida que la organización crece

Más de 1.5 millones de personas en todo el mundo han probado Wrike


PROWORKFLOW

herramienta de gestión de proyectosProworkflow es una herramienta de gestión de proyectos que permite hacer el control y seguimiento de forma más simple mediante un tablero de control. Este puede ser visto por el personal asignado, los clientes y  los proveedores, e incluye tareas, tiempo, mensajes, archivos, presupuestos, facturas y más.

Características principales

  • Un solo tablero de control para todos los aspectos del proyecto
  • Control de tareas flexible y fácil
  • Fácil gestión del cronograma y plazos de las tareas
  • Mensajería centralizada y colaboración mediante la compartición de archivos

EASYPROJECTS

Easyprojects es una potente herramienta de gestión de proyectos online que incluye varias funciones para planificar, asignar y controlar el desarrollo de las tareas del proyecto, y la comunicación y seguimiento de los recursos implicados. Todo ello para facilitar el desarrollo del proyecto, y por un coste ajustado a las necesidades de la medianas y pequeñas empresas.

Invertir en un programa de gestión de proyectos

Uno de los aspectos a considerar durante la decisión de implementar un determinado programa de gestión de proyectos es el retorno de la inversión (ROI) que obtendremos de esta iniciativa. Lo cual puede ser un verdadero desafío. El "retorno" en el programa de gestión de proyectos y procesos es normalmente visto como el hecho de evitar o reducir problemas y costes adicionales. Este tipo de "costo negativo" es a menudo un tema difícil de cuantificar.

En este artículo se pretende dar una orientación sobre cómo realizar el cálculo del retorno de la inversión (ROI) para un programa de gestión de proyectos

La I dentro del ROI de un programa de gestión

La inversión (I) es el coste que asumiremos debido al uso e implementación del programa de gestión de proyectos elegido, lo cual a menudo se define mal y tiende a ser subestimado. Entre los puntos a considerar en su cálculo podemos destacar:

Costes de propiedad: Son los costes que asumiremos por el hecho de disponer del software a lo largo de su vida

util. Recomendamos hacer un cálculo a 5 años:

Invertir en un programa de gestión de proyectos

  • Licencias: aunque existen programas de código abierto o gratuitos, lo más habitual es que debamos pagar una licencia por el uso del software. Esta licencia suele depender de la cantidad de usuarios o instalaciones a ser realizadas.
  • Equipos: excepto si nos decantamos por un software online, lo más normal es que este exija el uso de determinados equipos para su instalación. Aunque estos sean existentes, siempre debemos considerar la posible necesidad de actualizarlos, sustituirlos, mantenerlos, realización de copias de seguridad, etc.

Costes de instalación, integración y configuración: son los costes que tendremos que asumir para disponibilizar y hacer funcionar correctamente el nuevo programa dentro de nuestra organización.

Esto empieza con la recopilación de las necesidades de la organización y la definición de las entradas y salidas que vamos a pedir al nuevo software, junto con la relación que este deberá tener con otros programas existentes (por ejemplo un programa de gestión de proyectos puede importar las horas trabajadas de un programa de gestión de tareas Visita nuestra selección de programas de gestión de proyectos

 Una vez definidas estas necesidades, deberemos implementar esto en el nuevo programa de gestión y comprobar su funcionalidad; lo que puede suponer un importante uso de recursos internos y externos, así como varias semanas de trabajo.

Proceso de cambio: la implementación de software de gestión de proyectos es un proyecto de gestión del cambio  Esto causará un cambio de comportamiento en la organización, lo que generará una cierta pérdida de tiempo y dinero hasta obtener todas las ventajas del nuevo software. Saber más sobre la gestión del cambio

Formación: relacionado con el punto anterior están los costes de formación de los usuarios del nuevo software, lo que implicará costes y tiempo.

La R dentro del ROI de un programa de gestión

Para poder calcular el retorno de la inversión en necesario definir y conocer cuál es el problema que queremos resolver o mejorar con el nuevo programa de gestión de proyectos, y estimar la mejora que esperamos conseguir. Si no estamos seguros de cuál es el problema a resolver con el programa de gestión de proyectos, entonces es probable que no se deba implementar nada.

Conociendo el objetivo será posible definir alguna métrica que permita cuantificar económicamente la mejora que buscamos.

  • Cómo ejemplos de métricas u objetivos que podemos definir estarían:
  • Facilitar la comunicación. En este caso una posible métrica serían las horas dedicadas a reuniones a lo largo del proyecto o el número de reuniones, lo que puede también incluir los viajes para asistir a ellas.
  • Reducir modificaciones. En este caso como posibles métricas tendríamos el número de cambios a realizar, las horas gastadas en cambios o correcciones, etc.
  • Reducir plazos o coste. En este caso el objetivo es directamente la métrica.

El segundo paso, y talvez é más complicado, es establecer la mejora que esperamos obtener en esta métrica; lo cual determinará el resultado económico que retornará el nuevo software y justificará su implementación.

Para poder estimar esta mejora existen diferentes métodos que podemos usar:

  • Por comparación con otras iniciativas similares dentro de la misma organización.
  • A través de expertos o consultores que tengan experiencia similar en otras organizaciones.
  • Si tenemos recursos 100% dedicados a las actividades que pretendemos eliminar con el nuevo software, en este caso la estimación es directa.

Cualquier proceso de implementación de una nueva herramienta de gestión de proyectos es un proceso complejo, y no exento de riesgo de fracaso. En este artículo vamos a listar los errores más comunes en la implementación de una herramienta de gestión de proyectos, con objeto de poderlos evitar y maximizar las posibilidades de éxito.

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Errores más comunes en la implementación de una herramienta de gestión de proyectos

Error 1: Exportar los datos de la antigua herramienta directamente a la nueva, y esperar que todo mejore mágicamente.

Parece una tontería, pero ocurre. Una herramienta nos ayuda a aplicar los procesos de gestión de proyectos, pero si estos no existen o son erróneos, y únicamente la usamos cómo una nueva forma de hacer lo mismo no conseguiremos mejorar. Lo adecuado sería haber definido previamente estos procesos, y ajustar los datos a estos aprovechando la nueva herramienta, eliminando y simplificando los que no.

Saber más sobre los procesos de dirección de proyectos

Error 2: Inculcar el miedo a "estropear las cosas"

Cuando se empieza a usar una nueva herramienta van a existir errores en su uso. Si estos errores se penalizan, o se inculca la idea de que estos no serán aceptados, lo normal es generar resistencia al cambio. En su lugar se debe fomentar el aprendizaje de la nueva herramienta y buscar formas de soporte para cuando estos errores ocurran.

Error 3: Empezar la usar la nueva herramienta sin haber cargado toda la información.

A veces quiere hacerse una implementación “parcial” de la nueva herramienta de gestión de proyectos, subiendo solo una parte de la información para probar cómo funciona. Esto implica que los usuarios deberán continuar usando la herramienta actual y probar la nueva simultáneamente, lo cual genera una carga de trabajo adicional, desincentiva el uso de la nueva herramienta, y crea una predisposición negativa hacia esta.

En su lugar la nueva herramienta debería de implementarse de golpe, una vez probada en proyectos de prueba; asegurándose de que los afectados disponen de toda la información necesaria para hacer su trabajo desde el primer momento.

Error 4: Usar materiales de formación o manuales genéricos

Cada organización es diferente y trabaja de forma diferente, incluso con la misma herramienta. Por ello es conveniente personalizar los materiales y el plan de formación a las necesidades reales de la organización. Idealmente deberíamos también personalizar la herramienta.

Error 5: No fomentar la comunicación

Un proceso de implementación de una herramienta de gestión de proyectos es algo que afecta a toda la organización. Por tanto, limitar este proceso a un grupo reducido es un motivo de fracaso. Esto reduce la implicación de los afectados, y reduce y dificulta la identificación y gestión de los problemas que con seguridad nos encontraremos.

Una comunicación abierta y fluida facilitará el proceso, y permitirá una reacción más rápida y mejor a los problemas.

Error 6: Confundir herramienta con proceso y esperar que el nuevo software solucione todo.

Muchas organizaciones confunden la herramienta de gestión de proyectos con los procesos, pensando que la herramienta definirá cómo deben gestionarse los proyectos. Cualquier herramienta ayuda a aplicar un proceso, pero no lo define ni lo crea. Si no disponemos de un buen proceso de gestión de proyectos, la implementación de la nueva herramienta no supondrá una mejora.

Error 7: Definir un plazo en el que convivan las herramientas antiguas y la nueva.

Cualquier persona preferirá usar una herramienta que conoce antes que una nueva, por lo que esta convivencia dificultará el paso de las herramientas antiguas a la nueva, la cual será vista cómo una carga de trabajo adicional. Aunque suene radical, lo más efectivo es que el cambio se produzca de golpe, eliminado las herramientas anteriores excepto en casos excepcionales.

Muchas de estas herramientas de gestión de proyectos incluyen cuadros de mando y otras formas de mostrar la situación del proyecto. Forzar el uso de estos cuadros en lugar de los informes tradicionales puede también ser una buena forma de facilitar su implementación.

Error 8: Presentar la nueva herramienta cómo una opción o alternativa a las herramientas actuales, dejando que su uso sea opcional.

Parece una tontería, pero a veces el hecho de buscar alinear todos los intereses, incluso él de no cambiar, hace que la implementación de la nueva herramienta se plantee cómo algo opcional, o se acepte que esta no se use para determinados trabajos. Obviamente esto hará que algunos integrantes de los proyectos no usen o actualicen la herramienta, lo que le restará eficacia y acabará abandonándose su uso al no reportar ventajas.

La implementación de una herramienta de gestión de proyectos debe ser obligatoria, forzándose su uso, y la cantidad, cantidad y frecuencia con la que debe actualizarse su información. Aunque tendemos a ver mal cualquier tipo de imposición, a veces es la única forma de asegurar que una nueva iniciativa funcione, o que al menos que no nos auto-boicoteemos en su implementación.

Esperamos que este artículo te facilite la implementación de una herramienta de gestión de proyectos. Y te animamos a dejar tus comentarios y compartir otros errores o tus experiencias en este campo.

Nota: está página no distribuye directamente el software de gestión de proyectos presentado en este apartado, únicamente suministra publicidad a aquellos programas que entendemos están relacionados con esta temática y pueden ser de utilidad a los lectores. Para cualquier cuestión relativa al software presentado dirigirse directamente a la empresa distribuidora, usando para ello el botón de prueba gratuita.

Características básicas de un programa de gestión de proyectos

A medida que la organización crece en complejidad y/o lo hacen sus proyectos, se hace más patente la necesidad de disponer de las herramientas adecuadas; entre ellas un buen programa de gestión de proyectos. Pero ¿cómo saber que programa es el adecuado?

Obviamente van a existir aspectos y preferencias propias de cada organización que no se pueden listar de forma general, pero sí que existen unas mínimas características que todo programa de gestión de proyectos debería cumplir para entrar en nuestra lista.

Características básicas de un programa de gestión de proyectos

Capacidad de definir y limitar el acceso a los usuarios

En el entorno del proyecto y la organización existen varias personas con la necesidad de acceder o incluir información en el programa de gestión de proyectos; bien sea para indicar las horas dedicadas, indicar los precios de compra finales del material, modificar la planificación o el presupuesto, consultar información, o simplemente ver el estado general del proyecto.

A parte, en organizaciones que trabajen con varios proyectos vamos a necesitar poder ofrecer una visión conjunta de la planificación de los recursos o del estado de los proyectos a la dirección.

Por todo ello es importante que la nueva herramienta incluya la posibilidad de establecer diferentes perfiles de usuarios; cada uno con acceso y capacidad de acción de acuerdo a su participación en los proyectos. Por ejemplo: un responsable de compras debe poder incluir el coste final real de una compra, pero no tiene por qué poder modificar el cronograma o el presupuesto global.

Definición de tareas y capacidad de vincularlas

Características básicas de un programa de gestión de proyectosLa mayoría de los programas en gestión de proyectos tienen la capacidad de definir tareas y hacer cronogramas; pero si su capacidad se acaba aquí, el nuevo programa va a ser de poca utilidad. Lo que queremos es que la planificación se utilice; y para ello necesitamos que esta sea útil al equipo del proyecto.

¿Y cómo conseguimos que sea útil? Pues la mejor forma es conseguir que las tareas puedan ser vinculadas o complementadas con diferente información, tal como responsable, horas asignadas y gastadas, documentos generados, indicación de su progreso, etc. Esto no solo ayuda al responsable del proyecto a tener una visión mejor del progreso, si no que facilita el trabajo a las personas del equipo de deben hacer la tarea.

Capacidad de subdividir y organizar las tareas

Esto parece una tontería, pero es la base de una buena planificación. Si las tareas son demasiado grandes e indefinidas, no sirven para gestionar el proyecto; por lo contrario si son demasiado detalladas generan trabajo innecesario de gestión. Al mismo tiempo van a existir relaciones y condiciones que indicarán si cierta tarea puede ejecutarse o no.

Por lo tanto, tener la capacidad de adaptar, jerarquizar y relacionar tareas, entre si y con hitos externos, nos permite tener un cronograma mucho más realista y utilizable, el cual rápidamente muestra el avance del proyecto y donde y porque se ha parado cuando esto ocurra.

A parte, una buena definición de subtareas y relaciones nos permite aplicar las diferentes técnicas que hay para recuperar un cronograma atrasado.

Capacidad de definir pantallas personalizables e intuitivas

Una característica importante para cualquier herramienta es que sea fácil y rápido de usar, y para un programa de gestión de proyectos esto es básico porque si no nadie lo usará.

Como se ha comentado, habitualmente existirán diferentes personas que necesitarán acceder al programa por diferentes motivos: introducir datos, ver lo que tiene que hacer, modificar datos, tener una visión global, etc. Obviamente no todos ellos necesitan disponer de toda la información ni que esta se les muestre de la misma forma.

Por ello si el nuevo programa de gestión de proyectos nos permite crear diferentes vistas según el usuario, con la información y funciones que este va a necesitar, su trabajo se simplifica y este verá la herramienta como una ayuda; haciendo mucho más útil y fácil su implementación.

Dentro de este punto no podemos obviar el hecho de que cada vez se trabaja de forma más distribuida y desde diferentes dispositivos; mientras parte del equipo está en la oficina con un ordenador de sobremesa, otros pueden estar en la obra o de viaje con la tablet o el smartphone; por tanto, que el programa sea adaptable y soporte diferentes sistemas operativos es una ventaja importante que nos hará ganar competitividad.

Un soporte técnico de calidad

La implementación de un nuevo programa de gestión de proyectos requiere de un esfuerzo importante, y lo más seguro es que tardemos un tiempo en hacerlo funcionar correctamente y conjuntamente con el esto de herramientas de la empresa. A parte de los posibles problemas que pueden surgir inesperadamente.

Por ello, si detrás del programa hay un equipo técnico de soporte rápido y capacitado para responder a nuestras dudas de forma rápida, la implementación y uso de la nueva herramienta va a ser mucho más simple y exitosa.

Dentro de este soporte no debemos olvidarnos de características como el idioma, la capacidad de entregar formación, la capacidad de personalizar el programa, la cantidad de actualizaciones o revisiones que hacen (normalmente es signo de un trabajo continuo de mejora del producto), etc. Son aspectos pequeños, pero que al final pueden marcar una gran diferencia.

Consideraciones para elegir un programa de gestión de proyectos

Hay un aspecto muy importante que no debemos olvidar cuando elijamos e implementemos un nuevo programa de gestión de proyectos; este va a suponer un cambio en la forma de trabajar de la organización y como todo cambio va a recibir rechazo.

La forma más habitual de rechazo al cambio es intentar cambiar para continuar haciendo lo mismo; o dicho de otra forma pedir características que sean similares a las actuales o que nos permitan hacer las cosas como siempre las hemos hecho. ¿Cómo podemos pretender mejorar si hacemos esto?

Por tanto debemos ser críticos y capaces de separar el grano de la paja para ver cuáles de nuestros procesos debemos mantener porque funcionan y cuales debemos dejar atrás para progresar.