Software de gestión de costos en proyectos

Que las empresas hacen proyectos para ganar dinero no es ninguna novedad, pero hacerlo no suele tan fácil. Es bastante habitual que los proyectos terminen con márgenes por debajo de los presupuestados.

Es por ello que disponer de un software de gestión de costos es algo indispensable en la gestión de proyectos moderna. Un programa de gestión financiera te permite hacer los presupuestos y control de los costos de los proyectos, sus ingresos, su facturación, y tener una visión clara del estado del proyecto y su proyección.

Programas de control de costos recomendados para proyectos

Existe una gran variedad de programas de gestión económica, pero como está página está centrada en la gestión de proyectos, aquí vamos a destacar aquellos software de gestión de costos que mejor se ajustan a las necesidades específicas de los proyectos.

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Características de un software de control de costes

Por hacer énfasis en los programas aplicables a gestionar los costes de los proyectos, estos suelen ser programas de gestión de proyectos con unas buenas funcionalidades para hacer presupuestos y controlar los costes. Por ello dejamos de lado los programas de contabilidad o programas únicamente pensados para el control financiero.

¿Pero qué características o funcionalidades debe tener un programa de gestión de proyectos para que se pueda considerar un buen programa de gestión de costes? Pues nosotros destacaríamos las siguientes:

Creación de presupuestos

Uno de los puntos clave para poder conseguir buenos beneficios en los proyectos es poder estimar sus costes de forma precisa. Un buen programa de gestión de costes en proyectos puede ser de gran ayuda en la creación de presupuestos; y por tanto es una de las características que debemos buscar.

Por el hecho de incluir la planificación de las tareas y el alcance de los proyectos, estos programas nos permiten hacer el presupuesto del proyecto por el método bottom-up, partiendo de las unidades de trabajo más simples. Estas se van sumando hasta completar el presupuesto total.

Esta metodología tiene la ventaja de ser más precisa al considerar tareas más pequeñas que pueden ser comparadas con tareas similares hechas anteriormente, aprovechando el histórico de la empresa para conseguir mejores estimaciones. En este aspecto los mejores programas de gestión de costes nos ayudan al poder incorporar bases de datos de las tareas o conceptos más habituales.

Integración con los programas de contabilidad y control horario de la empresa

Ninguna herramienta  puede funcionar correctamente si no se alimenta con información correcta y actualizada, y la mejor forma de hacer esto es integrando esta herramienta con las fuentes de información disponibles.

Es bastante habitual que las empresas dispongan de herramienta de contabilidad y control horario, las cuales pueden usarse para alimentar la nueva herramienta de control de costes automáticamente. De esta forma, el control de costes se automatiza y se agiliza, dando como resultado un control más eficiente y rápido; evitando al mismo tiempo duplicar la entrada de información.

Como puedes ver en la tabla de programas mostrada anteriormente, los mejores software de gestión de costes en proyectos ya consideran la posibilidad de integrarse con los programas empresariales más habituales. Por lo tanto, solo es cuestión de ver que la opción elegida pueda integrarse bien con el resto de programas, y asegurarnos que su empresa distribuidora puede darnos el soporte técnico necesario para hacer esta tarea.

Considerar tanto costes como ingresos

Cuando hablamos de controlar los costes de un proyecto, solemos centrarnos en controlar la salida de dinero, olvidando las entradas.

Asumiendo que el cliente final nos va a pagar, controlar los gastos suele ser suficiente para garantizar el beneficio final; pero no lo es para controlar el flujo de caja y la capacidad de autofinanciación del proyecto.

Para esto es necesario que la herramienta de gestión financiera del proyecto permita incluir los pagos en la planificación.

Capacidad de hacer reportes

Dentro de las funciones de un director de proyectos está la de mantener a la dirección y clientes informados del estado del proyecto; lo que suele implicar hacer informes.

Por ello, que el nuevo software de gestión de costos incluya la generación de informes de forma automatizada, con el cálculo de las métricas más habituales, es algo que quita mucho trabajo y facilita la tarea de informar.

Esta es una característica que no se suele considerar, pero que en la práctica facilita bastante el trabajo.