Software de colaboración para trabajo en equipo

Uno de los aspectos más importantes en la gestión de proyectos es coordinar y conseguir la colaboración de los equipos de trabajo. Para ello es indispensable que cada individuo sepa lo que debe hacer, cuando lo debe hacer, y exista una comunicación y colaboración referente al progreso de los trabajos.

Para poder ayudar en esta tarea existen una serie de herramientas de colaboración y trabajo en equipo que pueden integrarse fácilmente en cualquier organización. Las cuales están pensadas para facilitar el trabajo en equipo y conseguir mejores resultados.

Mejores herramienta de colaboración y gestión de equipos

Dentro de la gran variedad de programas y herramientas de trabajo en equipo existentes hoy en día te destacamos algunas; las cuales consideramos que sobresalen del resto por su relación entre coste y prestaciones.

  • Gestión de tareas con Gantt o Kanban

    Define el equipo de trabajo y el responsable de la tarea. Con Red social integrada.

    Comunicación interna y con clientes

    Estimación de esfuerzos (horas)

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  • Gestión de tareas con paneles KANBAN

  • Control de las horas dedicadas a cada tarea

  • Facturación integrada

  • Informes y herramientas de análisis

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Todas las herramientas para trabajar en equipo

A parte de los programas destacados anteriormente, existe una gran variedad de opciones disponibles en el mercado. La siguiente tabla te permite los diferentes programas de gestión de equipos y colaboración, viendo sus características principales y a qué tipo de usuario están destinados.

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¿Ventajas de las herramientas de colaboración?

Cualquier proyecto se basa en el trabajo conjunto de un equipo de personas, por lo que conseguir que estas personas trabajen de forma eficiente y eficaz es básico para la consecución de sus objetivos.

Esta necesidad de coordinación se hace más evidente cuando se trabaja con equipos distribuidos geográficamente, o cuando se quieren usar metodologías tipo AGILE, las cuales requieren de una mayor relación entre los integrantes del equipo de trabajo

Es en este punto donde contar con una herramienta de colaboración y gestión de equipos supone una gran diferencia y ayuda. Entre las principales ventajas que se obtiene de su uso, podemos destacar las siguientes:

Facilitar la distribución de tareas, ya que permiten asignar estas directamente a los miembros del equipo, informando a estos, y en muchos casos incluyendo información sobre el alcance esperado, las horas disponibles, y la fecha de finalización.

herramientas y programas de colaboración y gestión de equipos de trabajo

Mejora la coordinación del equipo al permitir compartir y almacenar de forma ordenada la documentación generada o necesaria para ejecutar las tareas.

Mejorar la supervisión del director del proyecto al poder ver el estado de ejecución de las diferentes tareas, cuales están completadas, y cuales pueden empezar a continuación. En los programas más completos esto se integra con la capacidad de asignar costes o fechas a las tareas, integrando así el control de costes y plazos.

Esto se acaba resumiendo en una mayor productividad de la empresa, una importante reducción de los plazos de entrega, y una mejora de resultados mediante un control más preciso de la dedicación.

¿Cómo usar una herramienta de colaboración?

Aunque las herramientas de colaboración tienen su mayor aplicación en proyectos IT o tecnológicos gestionados por metodologías AGILE,  también aplicables y muy recomendables en proyectos tradicionales.

En este segundo caso, estas herramientas no sustituyen a los programas de planificación por su capacidad limitada en este sentido, sino que principalmente se pueden utilizar cómo un diccionario de la WBS digitalizado. De esta forma se propone usar estas herramientas cuando tenemos el plan de proyecto aprobado, incluyendo la WBS, y queremos realizar la asignación de los recursos ).

Para la fase de ejecución aprovecharemos la capacidad de las herramientas de gestión de equipos para asignar tareas, incluir documentos e información relevante para ejecutar estas, e informar a la persona que debe ejecutarlas.

En este sentido es interesante el hecho de que el director del proyecto pueda controlar cuando se manda la información, ya que así este controla el ritmo de avance, y se evita empezar tareas cuando aún no se dispone de toda la información, motivo habitual de retrabajos.

Durante esta fase también podemos sacar provecho de las funcionalidades de estos programas como herramientas de comunicación; ya que suelen incluir sistemas de comunicación y  compartición de documentos.

Otra funcionalidad de los programas de gestión de equipos de trabajo que podemos usar para controlar el proyecto es la posibilidad de imputar las horas gastadas en cada tarea, los gastos asociados, e informar cuando esta se ha completado. Esto permite al director del proyecto tener una visión objetiva del avance del proyecto y facilita la recopilación de los documentos u costes resultantes de las tareas.

Precio de los programas de colaboración y trabajo en equipo

El precio de un programa para trabajar en equipo puede variar desde las opciones gratuitas hasta algunos euros al mes por usuario.

Lo más habitual hoy en día son las herramientas de colaboración online, las cuales se comercializan bajo el concepto de software como servicio. Esto significa que alquilamos la herramienta, pagando un precio mensual que suele variar en base a la cantidad de usuarios que queramos y las prestaciones.

Otro factor importante para determinar el precio de una herramienta de colaboración, aunque no determinante, es el tipo de cliente a que va destinada. De esta forma podemos encontrar programas destinados a profesionales independientes o pequeñas empresas, y programas destinados a grandes empresas.

Los segundos suelen incluir las herramientas de comunicación y gestión de equipos como una funcionalidad dentro de un paquete enfocado a la gestión integral de proyectos. Por ello suelen ser alternativas más caras, sobretodo cuando queremos usar todas las funcionalidades que ofrecen.