Software para gestionar proyectos

La cada vez mayor complejidad de los proyectos, y la presión por conseguir resultados en plazos apretados, hacen necesario que el director de proyectos disponga de software de gestion de proyectos adecuados. En esta sección incluye una recopilación de varios programas de gestión de proyectos ordenado por categorías, los cuales pueden ser de gran ayuda para facilitar la dirección de los proyectos.

Programas de planificación de proyectos

software de gestion de proyectos para planificarRecopilación de software de gestion de proyectos con módulos específicos para crear cronogramas y gestionar los plazos de los proyectos. Incluye opciones para proyectos gestionados según el método tradicional (PERT-CPM), como con cadena crítica (CCPM), o Agile (Kangban)

Gestión integral del proyecto

Selección de software de gestion de proyectosRecopilación de software de gestion de proyectos que te permiten gestionar los proyectos de forma general. Incluyen funcionalidades para gestionar cronogramas, costos, comunicación, equipos de trabajo, etc. Entre las diferentes opciones que se muestran, se incluyen versiones con diferentes precios y opciones, lo que los hace adaptables a las necesidades de gestión y tamaños de las diferentes empresas. El software de gestion de proyectos mostrado permite la prueba gratuita.

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Programas de colaboración

Recopilación de software de gestion de proyectos - colaboraciónEl trabajo en equipo y la colaboración entre los diferentes integrantes del proyecto es clave para su éxito. En este apartado mostramos diferentes opciones de software de gestion de proyectos con funcionalidades pensadas para mejorar la gestión de equipos, y la colaboración entre las diferentes personas que participan en el proyecto. Los programas mostrados en este apartado permiten una prueba temporal gratuita.

Programas de costes en proyectos

software de gestion de proyectos. Administración de proyectosLa gestión de costos es una de las partes más importanes dentro de la gestión de proyectos. Por ello en esta recopilación no podría faltar una área específica para software de gestion de proyectos con funcionalidades dedicadas a la gestión financiera del proyecto. Muchos de los programas mostrados en esta área no solo se limitan al control de costes, sino que consideran aspectos relativos a la facturación y al de las horas trabajadas por el equipo del proyecto.

Programas de gestión de tareas

software de gestion de proyectos. Programas de gestión de tareasRecopilación de software de gestion de proyectos con módulos específicos para gestionar y controlar las tareas incluidas en el cronograma. Muy recomendables en entornos AGILE o con equipos distribuidos, ya que facilitan la gestión de los equipos de trabajo.

Programas de gestión de construcción

Software de administración de proyectos de construcción y obras

Recopilación de software de administración de proyectos y obras que han sido desarrollados especialmente pensando en proyectos de contrucción, un sector con gran peso dentro de la dirección de proyectos.

Programas de gestión de múltiples proyectos

programas de gestión de carteras de múltiples proyectosCuando se trabaja en entornos multiproyectos es importante tener una visión global que permita integrar el conjunto de proyectos, y poder organizar los recursos disponibles para mejorar el resultado global de la empresa. Para ello es muy recomendable contar con un software de gestion de proyectos que permita trabajar a nivel de la cartera de proyectos. Los programas mostrados en este apartado disponen de esta funcionalidad y permiten su prueba temporal de forma gratuita. 

Una de las formas más rápidas y simples de mejorar la eficiencia y la eficacia de una organización en gestión de proyectos es mediante la introducción de un herramienta de gestión de proyectos apropiado. En este artículo se intenta definir los puntos más importantes a tener en cuenta durante la selección de una nueva herramienta.

Puntos de partida para escoger una herramienta de gestión de proyectos

Una herramienta de gestión de proyectos nos facilita la ejecución de algunos o varios procesos o tareas dentro del contexto de una determinada organización y proyectos. Por tanto los puntos de partida para definir el software adecuado son:

  • Metodología en que se basan nuestros procesos. Debido a que existen diferentes metodologías para gestionar proyectos, debemos conocer inicialmente cual es la que estamos usando, ya que cada una requiere de un software de gestión de proyectos diferente. Por ejemplo, existen programas de colaboración desarrollados para metodologías AGILE, que tienen una aplicación reducida en proyectos tradicionales.
  • Tipo de organización. El tipo de organización determina el rol y las responsabilidades de los directores de proyectos y de la PMO (¿qué es la PMO?) si la hubiera, y por tanto define sus necesidades a nivel de herramientas. Por ejemplo, no parece tener sentido implementar un software muy completo de gestión de proyectos en una organización funcional donde el director de proyectos es un coordinador. También la organización determina si trabajamos en proyectos independientes, o en un entorno multiproyecto más complejo a nivel de interacciones.
  • Integrantes de la organización. Aquí estamos hablando de las personas que de una u otra forma van a usar o verse afectados y deberán usar el nuevo software, y que por tanto, debemos considerar a la hora de definir esta. Dentro de estas personas estarían la dirección, la PMO, los directores de proyecto, los jefes de áreas funcionales, etc. Si el nuevo software no cumple con las necesidades de alguno de ellos, su implementación puede verse afectada o dificultada.

Fallar en la identificación o el análisis de alguno de estos puntos puede llevar a la selección de un software de gestión de proyectos inadecuado para nuestras necesidades, por falta o por exceso, y al fracaso del proceso de implementación de esta nueva herramienta.

Aspectos a tener en cuenta para escoger una herramienta de gestión de proyectos

Existe una gran multitud de características diferentes entre las diferentes herramientas de gestión de proyectos, por lo que listarlas todas sería imposible. De todas formas sí que es posible listar aquellos aspectos más importantes para asegurar que la nueva herramienta cumple con nuestras necesidades

  • Funcionalidades y procesos a soportar. Un determinado software puede adquirirse para soportar la gestión de los proyectos de forma integral, o para hacerlo en algún proceso específico. Obviamente esto determina el coste y la complexidad de la herramienta, ya que cuando más pidamos de esta, más compleja y cara va a ser. En el apartado de software para gestión de proyectos hay un recopilatorio de programas dividido por categorías, pudiendo encontrarse varios ejemplos que cubren desde la gestión integral del proyecto hasta temas específicos como la gestión de costes, la planificación, la gestión de tareas, o la comunicación.
  • Definir el alcance. Las organizaciones tienen proyectos, programas y portfolios, y pueden trabajar con proyectos independientes o en entornos multiproyectos. Debido a la complejidad que esto genera, es importante definir hasta que nivel debe trabajar el nuevo software, ya que no todos pueden considerar múltiples proyectos o las interrelaciones entre ellos.
  • Accesibilidad. Cada vez más las empresas trabajan con equipos geográficamente distribuidos, contrataciones por proyecto, o con desplazamientos fuera de la oficina, por tanto la accesibilidad del software debe adaptarse a las diferentes situaciones. Desde este punto de vista existen herramientas pensadas para ser usadas online, o a través de dispositivos móviles, que pueden suponer una ventaja en algunos casos, mientras que en otros quizás no valga la pena pagar por esta mayor accesibilidad.
  • Capacidad de integración. En algunos casos, el nuevo software tiene como objetivo mejorar un proceso en particular, lo que implica que esta deberá usarse conjuntamente con otros programas existentes que se estén utilizando para la gestión integral del proyecto o para otros procesos relacionados. Un ejemplo claro de ello lo tenemos con los programas de gestión de tareas, que pretenden mejorar la comunicación de las tareas a ser ejecutadas y su seguimiento, partiendo de una planificación hecha con un programa diferente. Cuando esto ocurra, es importante comprobar que la nueva herramienta se integre bien con las existentes, siendo bastante común la posibilidad de importar o exportar ficheros de Microsoft Office, Microsoft Project, o Primavera.
  • Tiempo de aprendizaje. Cualquier software requiere de un aprendizaje para ser utilizado, y cuando más complejo sea, mayor será el tiempo y esfuerzo requerido para este aprendizaje. Analizar y determinar estas necesidades es importante para descubrir el tiempo que tardaremos en empezar a sacar beneficios de la nueva herramienta, y los recursos necesarios para ello.
  • Presupuesto. Aunque existen programas gratuitos, la mayoría implicarán un coste en licencias que puede variar desde unas de decenas de euros a unos pocos miles por usuario. A este coste deberemos sumarle el coste del hardware que sea necesario, formación, etc. Es por ello que el coste determina también la elección del software, y este puede reducirse ajustándolo a las necesidades reales que queremos cubrir.

Antes de adquirir e implementar un programa de gerencia de proyectos ERP (ver ranking de programas de gestión de proyectos) es necesario definir algunos aspectos que determinarán el tipo de programa a adquirir, la inversión que va a suponer, el retorno que podemos esperar de ello, y la factibilidad del proyecto. Para facilitar esta definición inicial, vamos a plantear algunas preguntas que nos ayudaran en este proceso.

¿Por qué queremos implementar un programa  de gerencia de proyectos?

Un software ERP es una herramienta informática que está protagonizando una nueva revolución en la industria y está dando de hecho como resultado la llamada Industria 4.0, una forma de producir y distribuir mucho más inteligente gracias a los servicios de la informática y del control exhaustivo de las variables de su actividad. Lo logra a través de programas específicos como este software que pueden ayudar a cualquier empresa independientemente de su tamaño y sector gracias a su carácter modular que le permite construir por bloques una herramienta personalizad para una empresa en función de sus propias características y necesidades. A continuación te explicamos más sobre cómo mejorar la producción de una empresa a través del uso de estos software.

1.- Mejorar la calidad de la información y la toma de decisiones

Una de las ventajas más notables que tiene un software ERP para la actividad y gestión de una empresa es que nos permite llevar a cabo un control mucho más exhaustivo de nuestra planta o empresa gracias a que con él podemos recabar información de cada uno de los agentes productivos así como de cada uno de los departamentos. En efecto, un software ERP puede incorporar todas las variables de los mismos y sistematizarlas en un solo dispositivo ofreciéndonos con ello un panorama completo y en tiempo real de la actividad de la empresa.

Una de las consecuencias más importantes de esto es que, por contar con más y mejor información, podemos tomar decisiones de mayor calidad que repercuten de hecho sobre la mejora de la estrategia conjunta de la empresa y por supuesto en planes relacionados con su crecimiento. Un software ERP tiene, por tanto, como uno de sus beneficios principales el mejorar las capacidades de gestión de cualquier mando dedicado a ello.

2.- Permite detectar y subsanar fallos de una forma más directa

Otra de las ventajas de un software ERP y que es en parte consecuencia de la anterior es que nos permite detectar fallos en nuestra cadena de producción o distribución así como en cualquiera de las partes de nuestra empresa mucho antes a la luz de la información detallada y sistematizada que ofrece. Al operar esta en tiempo real nos permite detectar dichos fallos y poder ponerles solución de una forma inmediata. Con ello no solo mejoramos nuestro rendimiento sino también la calidad de nuestro producto o servicio.

3.- Ahorra costes y mejora el seguimiento

Un ERP, como consecuencia de los anteriores puntos y de la suma de todas sus funciones y ventajas, puede ayudarnos a reducir mucho los costes y hacer de nuestra cadena productiva algo más rentable. En efecto, subsanar errores, tomar mejores decisiones o, en general tener un mejor control sobre la cadena de producción y distribución así como sus tiempos y variables se traduce directamente en un ahorro de costes para la empresa.

De la misma forma, otra de las funciones de un software ERP es que nos permite hacer un mejor seguimiento de todos los procesos para poder sacar el máximo partido a nuestra actividad y estar alerta sobre cualquier cambio o eventualidad que pueda ocurrir en ella. El seguimiento es una parte fundamental en la gestión de una empresa e incorporar un software a la nuestra puede ayudarnos notablemente a mejorar nuestra eficacia.

4.- Implementa la coordinación entre departamentos y socios

Un software ERP, gracias a su propia naturaleza que implica la sistematización de los datos es capaz de coordinar más y mejor el conjunto de una empresa. Esta mejor comunicación y cohesión de la misma se traduce en una mayor eficiencia y de nuevo en un ahorro de costes derivado de la mayor eficacia de los plazos, el mejor cumplimiento de las órdenes o en general el implemento de la calidad como consecuencia de la colaboración.

Es así que un software ERP contribuye por sí mismo a ser el hilo conductor que mantiene unida y sólida una planta productiva y que de hecho la convierte en una fábrica o empresa inteligente donde todos sus factores suman al conjunto.

5.- Permite la automatización de procesos 

Otra de las formas en las que un software ERP nos ayuda a mejorar la gestión y actividad de nuestra empresa es a través de la automatización de decisiones. En efecto, con un software ERP es posible automatizar procesos, órdenes y decisiones para ahorrar tiempo (que es de hecho otro de nuestros recursos) y conseguir anticiparnos a las potenciales necesidades de nuestra empresa.

Estas órdenes pueden programarse para cualquier plazo y, al mismo tiempo, gracias a la naturaleza modular de los software ERP puede hacerse para cualquier empresa independientemente de su tamaño o sector. Esto contribuye, al mismo tiempo, a dar una información generalizada y conectada entre todas las partes de la empresa para poder conseguir objetivos comunes de forma conjunta. 

¿Cómo vamos a utilizar el programa ERP de gerencia de proyectos?

Invertir en programa ERPTanto durante la definición del programa como durante su implementación es importante tener una definición de cómo este será usado dentro de la organización. Cualquier programa no es más que una herramienta, la cual servirá para ejecutar de forma más eficiente algún proceso en particular. Para entender esto se recomienda leer el artículo de metodología, proceso y herramientas.

Si no somos capaces de determinar la forma en que esta herramienta va a aplicarse dentro de nuestros procesos, aunque se trate de un proceso de nueva creación, corremos el riesgo de que esta no se use, y que por tanto, su implementación fracase.

Por otro lado, esta pregunta nos permite definir la configuración de la herramienta de gerencia de proyectos más adecuada para que esta se integre dentro de la organización, y ajustar la inversión a lo que realmente necesitemos, evitando comprar cosas que no vamos a usar.

Responder a esta pregunta equivale a definir qué datos entrar y cómo, que información queremos obtener y cómo la queremos obtener, en que procesos queremos usarla, etc.

¿Cuándo implementar un programa ERP de gerencia de proyectos?

Preguntarse cuando no es solo definir el momento en que empezaremos a usar la nueva herramienta, sino también definir los pasos, los plazos y el cronograma de este proceso. Para ello deberemos definir los siguientes aspectos:

  • ¿Qué pasos o tareas debemos considerar? Aquí tendríamos la definición y selección de la herramienta, el proceso de compra y entrega, la compra y entrega del hardware, la instalación y configuración, y la formación.
  • ¿En qué fecha y cómo haremos el cambio a la nueva herramienta? Haber instalo y configurado la nueva herramienta no significa que estemos en capacidad de usarla, ni que nos interese hacerlo. Para lo primero necesitamos formar a las personas en su uso y en cómo esta se integra en los procesos, y para lo segundo debemos determinar el efecto de este cambio sobre los proyectos en curso. Este aspecto es muy importante, ya que no siempre va a ser posible aplicar un cambio en proyectos empezados, por lo que en la práctica la implementación se suele hacer de forma progresiva.
  • ¿Por dónde empezamos? En muchos casos nos interesará hacer una primera implementación de prueba sobre un proyecto en concreto, pudiendo así realizar un ajuste mejor antes de su implementación completa. También puede interesarnos hacer la implementación del programa por fases, empezando con algunas funcionalidades básicas y continuar con las más complejas a medida que la organización vaya asumiendo las primeras. Los cambios bruscos no suelen dar resultado.

Estos puntos nos darán un criterio para definir el tiempo que nos llevará la implementación del nuevo ERP, lo que puede ser de semanas a meses en función del programa y el tamaño de la organización.

¿Quién implementa el programa ERP de gerencia de proyectos?

Esta pregunta es la que tiene más respuestas, ya que puede ser:

  • ¿Quién hace la implementación? Cómo se ha visto hasta ahora, la implementación de una nueva herramienta es un proyecto en sí, por lo que va a requerir un responsable y un equipo de proyecto.
  • ¿Quién la va a usar? Esta pregunta nos sirve por un lado para definir a los interesados, que deben participar de la definición y que tendrán efecto durante el proceso de implementación, y por otro para ver quién debe participar en la formación.
  • ¿Quién nos apoya? Cualquier proceso que implique un cambio en una organización es en cierta forma traumático y difícil, por lo que es indispensable que la implementación este apoyada por alguien de la dirección. Esta persona sería en sponsor del proyecto, y deberá ayudarnos a conseguir una buena predisposición hacia el proyecto. También dentro de los usuarios tendremos gente interesada en disponer de esta herramienta, los cuales pueden ayudarnos durante el proceso.

Pros y contras de un software de administración de proyectos

La administración de proyectos se ha convertido en un aspecto fundamental para muchas empresas que buscan optimizar la eficiencia y eficacia de sus proyectos; sobre todo cuando estas crecen y también lo hacen sus proyectos. Para ello, muchas recurren a la implementación de un software de administración de proyectos; al ser una herramienta muy útil que puede ayudar a los directores de proyectos a hacer su trabajo de forma más eficiente.

Si bien la incorporación de software de administración de proyectos puede sin duda mejorar los procesos de gestión; su uso tiene una serie de ventajas y desventajas que requieren de una evaluación cuidadosa.

Ventajas de un software de administración de proyectos

Considerando las herramientas disponibles en la mayor parte de programas de administración de proyectos, podemos destacar una serie de ventajas que reporta el uso de este tipo de soluciones:

  • Mejora de la colaboración entre los miembros del equipo. La mayoría de los programas de administración de proyectos ofrecen herramientas de comunicación que permiten al equipo estar permanentemente en contacto, independientemente de su localización. Esto facilita el traspaso de información, permite detectar y solucionar los problemas más rápidamente, y facilita que todos trabajen de forma más conjuntada.
  • Mejorar el archivo y la compartición de documentos. Todos los proyectos requieren y generan gran cantidad de documentación; por lo que mantener esta actualizada, organizada y asegurar su correcta distribución pasa a ser un problema para muchos directores de proyectos. Muchos de los programas de administración de proyectos existentes incluyen herramientas para almacenar y compartir esta documentación.
  • Mejoran la gestión de los costes del proyecto. El control de costes es uno de los beneficios más importantes de la gestión de proyectos, pero también el más complicado de conseguir. Para ello necesitamos disponer de un presupuesto de partida, y de información actualizada y frecuente de los costes que se están generando, lo cual puede facilitarse con las herramientas adecuadas
  • Generar informes y pronósticos. Una característica del software de administración de proyectos es su capacidad para ordenar y tratar la información, lo que nos permite generar automáticamente informes de seguimiento. En muchos casos, estos pueden calcular e incluir métricas predictivas que anticipen la situación final del proyecto en base al rendimiento y situación actual

Desventajas de un software de administración de proyectos

Aunque el uso de un software de administración de proyectos tiene muchas ventajas, también tiene desventajas que debemos conocer y tener en cuenta:

  • Coste del programa y poco ROI. Los costes de adquirir e implementar una nueva herramienta no suelen ser bajos. Aunque existen herramientas gratuitas o muy económicas, las herramientas que ofrecen las mejores prestaciones no suelen serlo. Esto unido a los costes de adaptación, capacitación e implementación hacen que no siempre sea posible recuperar la inversión
  • Un software de administración de proyectos puede complicar los pequeños proyectos. Cualquier herramienta puede ser de gran ayuda, pero va a requerir un trabajo extra para configurarla y alimentarla con datos. En proyectos pequeños talvez este trabajo extra no compense los beneficios obtenidos de la herramienta.
  • Que la herramienta sustituya a los procesos. Una herramienta permite ejecutar los procesos de forma más eficiente, pero, ni los crea, ni los sustituye. Por tanto, al implementar un software de administración de proyectos en una organización con poca cultura de gestión de proyectos, se corre el riesgo de que esta pase a confiar la gestión de los proyectos a la propia herramienta, esperando sus alertas para actuar o aplicar

Principales motivos de fracaso al implementar un software de gestión de proyectos

Muchas organizaciones, al crecer, se plantean la necesidad de implementar un software de gestión de proyectos. Esto teóricamente debe llevar a una mejor gestión y resultados; pero al mismo tiempo supone un cambio importante tanto para la organización como para los proyectos en curso, lo que implica que a veces no suceda esto. Incluso puede ocurrir que los proyectos en curso fracasen debido a esta implementación. En este artículo vamos a tratar los principales motivos de fracaso al implementar un software de gestión de proyectos y cómo evitarlos.

Motivos de fracaso al implementar un software de gestión de proyectos

Una implementación puede fracasar de dos formas diferentes: bien porque el propio proyecto de implementación del software fracasa, y este no se acaba usando, o bien porque la implementación hace fracasar los proyectos en curso.

Esto puede ocurrir por diferentes motivos: la falta de compromiso de la alta dirección, expectativas poco realistas, mala definición de las necesidades, selección inadecuada de la herramienta, diferencias entre el software y los requisitos empresariales, o recursos inadecuados. También hay temas relacionados con el propio proceso de implementación, tales como subestimar el impacto del cambio, la falta de formación o la mala comunicación del cambio.

Con tantas cosas que pueden ir mal parece que sea imposible implementar un software de gestión de proyectos con éxito; por suerte esto no es así. La base está en disponer de un plan de aseguramiento de los proyectos estratégicos que cubra sus puntos críticos durante la implementación, y en asegurar la alineación y el soporte de la organización con el nuevo software.

Aseguramiento de los proyectos al implementar un software de gestión de proyectos

Un plan de aseguramiento establece las expectativas de todas las personas involucradas, tanto a nivel de la organización como de los proyectos. Así mismo, define las necesidades para asegurar que los proyectos en curso no fracasen. Esto implica definir aquellos puntos importantes para asegurar que los proyectos en curso se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con las expectativas del cliente.

Este plan de aseguramiento del proyecto durante la implementación del software de gestión de proyectos puede ayudar a:

  • Controlar y reducir los costes del proyecto. Tanto de la propia implementación como de los efectos sobre los proyectos en curso.
  • Asegurar que se cumplan las entregas en los proyectos en curso.
  • Minimizar los riesgos
  • Proporcionar un análisis objetivo que permita ver si la implementación del nuevo software está siendo exitosa, así como para detectar efectos en los proyectos en curso.
  • Por último, proporcionar tranquilidad y confianza entre la dirección y los implicados en los proyectos.

Plan de aseguramiento de proyectos

Definir un plan de aseguramiento válido para todas las situaciones es imposible, ya que cada situación y organización es diferente. Lo que sí que podemos es dar una serie de recomendaciones a considerar para la definición de este plan:

  1. Identificar los riesgos y problemas que vamos a encontrarnos. Esto se consigue desarrollando un diálogo entre todos los implicados que permita analizar las cuestiones empresariales y organizativas con claridad. Es recomendable que este diálogo continúe durante todo el proceso de implementación.
  2. Establecer marcos de tiempo realistas. La carga de trabajo y tensiones que supone un proceso de implementación de una nueva herramienta va a suponer un trastorno en los cronogramas de los proyectos en curso. Asumir que esto no va a ocurrir, y por tanto no ajustar estos para proteger las entregas, va a implicar no cumplir con las fechas. A parte es importante que la propia implementación tenga unas fechas claras, ya que sus atrasos implicarán mayores trastornos en los proyectos en curso.
  3. Alinear los diferentes proyectos. Esto está relacionado con el punto anterior, ya que implica definir las interacciones entre los proyectos en curso y el proyecto de implementación del software de gestión de proyectos.
  4. Reforzar el uso de las métricas predictivas para poder anticipar las desviaciones de los proyectos en curso y tomar medidas. Esto implica que ya debemos disponer de alguna metodología de gestión de proyectos; lo cual es coherente con la función de un nuevo software; este facilita el uso de una metodología, no la crea. Diferencia entre herramienta y metodología
  5. Gestionar las expectativas de todos los implicados. Al existir varias personas implicadas en la implementación, existirán varias expectativas y necesidades. Identificar, entender y alinear estas expectativas es clave para garantizar el éxito de la implementación.

Una última recomendación para implementar un software de gestión de proyectos, y para la creación de un plan de aseguramiento de proyectos, es la búsqueda de asesoramiento externo por parte de un experto. Los conocimientos, la experiencia y la capacidad de dar una visión objetiva de la situación pueden ser claves para el éxito del proceso.