Software para gestionar proyectos

Todas las empresas y gestores de proyectos exitosos saben que disponer de una buena herramienta de gestión de proyectos es básico para conseguir buenos resultados.

La cada vez mayor complejidad de los proyectos, y la presión por conseguir resultados en plazos apretados, hacen necesario un software de gestión de proyectos adecuados que permita tener todos los aspectos bajo control.

La herramienta de administración de proyectos más conocida es MS Project; pero existen varias alternativas con más funcionalidades y a un coste más competitivo. En esta sección vas a conocer varias de estas alternativas a MS Project y cómo escoger un buen programa de gestión de proyectos.

Mejores herramientas en gestión de proyectos

En la siguiente tabla puedes ver las herramientas que consideramos mejores por su buena relación entre prestaciones y precio; así como por el hecho de ofrecer pruebas gratuitas sin compromiso.

  • Gestión de proyectos AGILE o tradicionales

    Planificación estratégica, a nivel de porfolio o programa

    Planificación y optimización de recursos

    Control de gastos e ingresos, y cálculo de margenes y rentabilidades por proyecto y cliente

Prueba gratuita 

  • Planificación GANTT y AGILE con creación de hojas de trabajo

  • Control de horas y gastos por tarea y proyecto. 

  • Facturación integrada

  • Gestión de recursos y equipos de trabajo

Prueba gratuita 

Listado completo de software de gestión de proyectos

A continuación te mostramos diferentes programas de gestión de proyectos online para que puedas ver sus prestaciones y seleccionar el que mejor se adapte a tus necesidades. Seleccionando sobre cada logo puedes acceder a más información, y solicitar una prueba gratuita si lo deseas.

Software de administración de proyectos para freelance y pequeñas empresas

Son herramientas que ofrecen unas funcionalidades y facilidad de uso adaptada a las necesidades de los profesionales feelance y pequeñas empresas, así como una política de precios más ajustada. También suelen ser más fáciles y rápidas de implementar y empezar a usar.

Herramientas de gestión de proyectos para empresas grandes y medianas

Son herramientas que ofrecen muchas funcionalidades junto con un buen servicio de implementación y adaptación a las necesidades de cada usuario. La contrapartida es que son más complejas de usar y normalmente más caras si queremos sus funcionalidades más completas.

Ventajas de usar un software para gestionar proyectos

Considerando las funcionalidades disponibles en la mayor parte de programas de administración de proyectos, podemos destacar una serie de ventajas que reporta el uso de este tipo de soluciones:

Mejoran la gestión de los costes del proyecto.

El control de costes, y por ende el resultado económico, es uno de los beneficios más importantes de este tipo de herramientas de gestión de proyectos.

La mayoría de los gestores de proyectos online ofrecen la posibilidad de hacer presupuestos partiendo de las tareas individuales, lo cual mejora la precisión de los presupuestos y permite usar los costes reales de tareas similares anteriores para la planificación u oferta de nuevos proyectos.

Esto suele unirse a la vinculación de cada tarea con las horas realizadas y los costes imputados. Esto permite ver el avance de los costes del proyecto de forma continua, generar un histórico del coste real de las tareas, y poder comparar el coste con lo planificado.

Mejor control y reducción de plazos

La planificación tipo Gantt o KANBAN suele ser una de las funciones más habituales en los programas de gestión de proyectos, ya que es una de las primeras mejoras que se consigue con estos programas. Una mejor organización y asignación de las tareas permite su mejor control, y por tanto mejores resultados en términos de plazos y reducción de los márgenes de seguridad.

Igual que en el punto anterior, la mayoría de herramientas para gestionar proyectos parten de la tarea como unidad básica para la planificación. A esta tarea se le puede asignar un responsable, las relaciones con otras tareas, así como otra información importante. Usando la conectividad que permiten estas aplicaciones, el responsable de ejecutar la tarea es informado, y este puede informar sobre el estado y tiempo dedicado.

Mejora de la colaboración entre los miembros del equipo.

La mayoría de los programas de administración de proyectos ofrecen herramientas de comunicación, tipo redes sociales o similares, que permiten al equipo estar permanentemente en contacto, independientemente de su localización. Esto facilita el traspaso de información, permite detectar y solucionar los problemas más rápidamente, y facilita que todos trabajen de forma más conjuntada.

Esto principalmente se consigue con los gestores de proyectos online, ya que estos aprovechan este factor para estar disponibles en cualquier lugar y para cualquier persona. Por lo que estas nuevas opciones suelen ser una buena alternativa a Microsoft Project o programas instalados localmente.

Mejorar el archivo y la compartición de documentos.

Todos los proyectos requieren y generan gran cantidad de documentación; por lo que mantener esta actualizada, organizada y asegurar su correcta distribución pasa a ser un problema en muchos proyectos. Muchos de los programas de administración de proyectos existentes incluyen herramientas para almacenar y compartir esta documentación.

Facilitan la generación de  informes y pronósticos.

Parte del trabajo cuando se dirige un proyecto es mantener a la dirección, cliente y otros interesados informados sobre su avance. Recolectar la información, tratar esta y preparar los informes periódicos suele suponer una carga de trabajo importante.

Una característica del software de administración de proyectos es su capacidad para ordenar y tratar la información, lo que nos permite generar automáticamente informes de seguimiento. En muchos casos, estos pueden calcular e incluir métricas predictivas que anticipen la situación final del proyecto en base al rendimiento y situación actual. Esto automatiza la función de reporting y facilita mucho esta.

Mejorar la calidad de la información y la toma de decisiones

Una de las ventajas más notables que tienes estos programas para administrar proyectos, en relación a la actividad y gestión de una empresa, es permiten recabar y organizar un gran volumen de información.

Una de las consecuencias más importantes de esto es que, por contar con más y mejor información, podemos tomar decisiones de mayor calidad que repercuten de hecho sobre la mejora de la estrategia conjunta de la empresa y por supuesto en planes relacionados con su crecimiento. Un software de gestión de proyectos tiene, por tanto, como uno de sus beneficios principales el mejorar las capacidades de gestión de cualquier mando dedicado a ello.

Desventajas de un software de administración de proyectos

Aunque el uso de un software de administración de proyectos tiene muchas ventajas, también tiene desventajas que debemos conocer y tener en cuenta:

Coste del software

Los costes de adquirir e implementar una nueva herramienta no suelen ser bajos. Aunque existen herramientas gratuitas o muy económicas, las herramientas que ofrecen las mejores prestaciones no suelen serlo. Esto unido a los costes de adaptación, capacitación e implementación hacen que deban analizarse sus costes y estudiar si podremos recuperar la inversión.

Un software de administración de proyectos puede complicar los pequeños proyectos.

Cualquier herramienta puede ser de gran ayuda, pero va a requerir un trabajo extra para configurarla y alimentarla con datos. En proyectos pequeños talvez este trabajo extra no compense los beneficios obtenidos de la herramienta.

Que la herramienta sustituya a los procesos.

Una herramienta permite ejecutar los procesos de forma más eficiente, pero, ni los crea, ni los sustituye. Por tanto, al implementar un software de administración de proyectos en una organización con poca cultura de gestión de proyectos, se corre el riesgo de que esta pase a confiar la gestión de los proyectos a la propia herramienta, esperando sus alertas para actuar o aplicar

Tipos de software para administración de proyectos

Actualmente existe una enorme variedad de aplicaciones y programas para gestionar proyectos, lo cuales puedes ser diferenciados por su forma de trabajar y sus funcionalidades principales.

Herramientas de gestión de proyectos según forma de trabajar

Una primera diferencia que podríamos hacer entre la diferente oferta que encontramos es su forma de trabajar; existiendo dos principales: gestores de proyectos online o instalados.

Gestores de proyectos online

Los gestores de proyectos online son aquellos que trabajan sobre plataformas online. En estos casos el cliente no debe descargar o instalar nada localmente, sino que accede mediante contraseña a un área de trabajo privada donde se guarda y comparte toda la información.

Su principal ventaja es que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo, siendo muy útiles para equipos distribuidos, o coordinarnos con proveedores o clientes. Su desventaja, cada vez menor, es la posible menor seguridad de tener la información en la nube.

Como ejemplo de gestores de proyectos online tendríamos Wrike, Trello, o ActiTime, por citar algunos. Hoy en día son los más habituales.

Programas instalados localmente o en servidor

Esta ha sido la forma habitual de trabajar con una herramienta de gestión de proyectos. Se compraba el CD con el software y este debía instalarse en el ordenador o servidor de la empresa. El ejemplo más conocido de este tipo sería MS. Project o Primavera.

Las ventajas y desventajas serían las contrarias que en el grupo anterior. Necesitas tener el programa instalado en tu dispositivo para poder usar el programa, y la conexión entre usuarios suele ser más difícil o necesitar complementos.

Programas de gestión de proyectos según funcionalidades

Programas de planificación de proyectos

Esto se puede considerar la base de los programas de gestión de proyectos, y una de las funcionalidades más habituales. Se trata de software que permite definir y planificar tareas, bien usando la planificación tradicional con Gantt o la planificación AGILE mediante paneles KANBAN.

En las opciones más sofisticadas ya permiten ir más lejos y aplicar las metodologías de Cadena Crítica o Valor Ganado.

ERP project manager software alternativa a MS project Wrike Asana

Programas de gestión financiera de proyectos

Junto con la anterior es una de las funcionalidades básicas y más habituales, principalmente por ser uno de los objetivos de cualquier proyecto.

Los programas de gestión de proyectos que incluyen esta funcionalidad suelen basarse en la estimación del coste de cada tarea individual para realizar el presupuesto inicial del proyecto. En base a esto después permiten alimentar cada tarea con datos reales sobre las horas gastadas o las compras; permitiendo conocer en todo momento el coste real de cada tarea y el total del proyecto.

Para ello suele ser habitual, por lo menos en los programas más sofisticados, la integración con los programas de contabilidad más habituales, de tal forma que los datos de costos se vuelcan directamente de estos.

Ligada a esta funcionalidad suele haber la posibilidad de gestionar la facturación del proyecto. Habitualmente esta suele estar ligada a la consecución de hitos o al avance de las tareas; por lo que disponer de actualizaciones periódicas del cronograma facilita esta tarea.herramientas y software de gestión de costes en proyectos alternativa a project microsoft asana wrike trello

Programas de colaboración y gestión de tareas

A veces estos pueden verse como una primera opción de herramientas de gestión de proyectos, pero la verdad es que suelen ser un gran avance. Esto se justifica debido a que gestionar un proyecto suele implicar un gran trabajo en gestión y coordinación de equipos; unido a que cada vez más los proyectos se hacen con equipos distribuidos.

El software que solo dispone de esta funcionalidad suele centrarse en herramientas de colaboración tipo chats, espacios para compartir información y documentación sobre las tareas, y herramientas para comunicar de forma bidireccional la asignación y estado de estas.

De todas formas, esta funcionalidad suele estar integrada en la mayoría de herramientas para administrar proyectos; siendo cada vez menos habitual encontrarla de forma independiente.app gestion de proyectos erp en equipo. Alternativa microsoft project

Software de gestión integral del proyecto

Cuando encontramos todas las anteriores funcionalidades integradas en un mismo programa, podemos decir que estamos delante de una herramienta de gestión integral de proyectos.

Estas suelen incluir varias funcionalidades, las cuales permiten gestionar de forma integrada todos los aspectos del proyecto. Y es justamente esta capacidad de gestionar todo de forma integrada su mayor virtud.

Cuando modificamos el cronograma, este ajusta el cashflow del proyecto, el plan de facturación, e informa a los recursos con tareas asignadas. Que lo pueda hacer de forma automatizada facilita mucho el trabajo y evita errores.

Dentro de este grupo se podría particularizar sobre dos tipos de programas de gestión integral de proyectos: los dedicados o aplicables a proyectos de construcción, y los que permiten gestionar múltiples proyectos.

Los programas para gestionar proyectos de construcción y obras son aquellos que tienen funcionalidades pensadas principalmente para proyectos tradicionales, donde es muy importante disponer de una buena planificación de alcance, plazos y costes, así como hacer un buen control de estos.

Las herramientas para gestionar multiples proyectos son aquellas que permiten gestionar carteras o porfolios. Estos son muy útiles en empresas que trabajan con varios proyectos simultáneamente, ya que permiten tener una visión global de los proyectos y organizar los recursos de forma transversal.

Precio de un software para gestionar proyectos

Dar un valor único para definir el coste de un programa de gestión de proyectos es imposible, ya que existe una gran oferta y variedad en el mercado. Partiendo de los programas de gestión de proyectos gratis hasta las herramientas más sofisticadas que pueden valer miles de euros por usuario.

Dentro de los programas de gestión de proyectos gratuitos encontramos muchos basados en código abierto, los cuales pueden ser una buena opción para estudiantes, empresas muy pequeñas, o para hacer implementaciones dentro de aplicaciones más complejas.

Las desventajas de estos programas gratuitos suelen ser sus menores capacidades, la existencia de errores o poca actualización que deben ir solventando los propios usuarios, o el hecho de ser opciones muy limitadas a nivel de prestaciones.

De todas formas, la mayoría de programas de gestión de proyectos ofrecen la posibilidad de realizar una prueba gratuita durante un tiempo limitado, o con funcionalidades limitadas.

Dentro de las herramientas de gestión de proyectos con coste podemos encontrar dos grandes grupos:

Programas con pago único

Esta es la forma tradicional de comprar un programa, y la que sigue utilizando MS Project por dar un ejemplo. Se compra el CD con el programa y un código de licencia, y este pude usarse por vida.

Esta opción suele ser buena a largo plazo, aunque es la más cara a nivel de inversión inicial y nos quedamos ligados a la versión del programa que hayamos comprado.

Alquilar el software

Como forma de comprar alternativa tenemos la posibilidad de pagar según el uso. Esta es la forma de facturar más habitual en las nuevas herramientas de gestión de proyectos, las cuales definen un coste mensual por usuario en base a las funcionalidades que compremos.

Con esta forma de facturación encontramos ofertas desde 6USD por usuario y mes; valor que puede incrementarse hasta los 20 o 30 USD por usuario y mes en las opciones más caras y con más funcionalidades. De todas formas es muy habitual que a partir de cierta cantidad de usuarios el precio sea fijo o negociable.

Esta forma de fijar el precio de la herramienta de gestión de proyectos hace que su coste sea fácilmente ajustable al tamaño y necesidades de las empresas; haciendo esta solución muy asequible para las PYMES. También permite ajustar el coste del software al volumen de trabajo que tengamos en cada momento, contratando o descontratando usuarios en función de la carga de trabajo que tengamos.

¿Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos?

Una herramienta de gestión de proyectos nos facilita la ejecución de algunos o varios procesos o tareas dentro del contexto de una determinada organización y proyectos. Por lo tanto debemos conocer nuestra organización y la tipología de proyectos en que solemos trabajar antes de decantarnos por una u otra herramienta. Solo así podremos estar seguros de elegir el mejor software de gestión de proyectos para nuestras necesidades.

Metodología en que se basan nuestros procesos.

Debido a que existen diferentes metodologías para gestionar proyectos, debemos conocer inicialmente cual es la que estamos usando, ya que cada una requiere de un software de gestión de proyectos diferente.

Un programa pensado para metodologías AGILE puede tener una aplicación reducida en proyectos tradicionales; y al revés si usamos un software para proyectos en cascada a un proyecto IT.

Tipo de organización.

El tipo de organización determina el rol y las responsabilidades de los directores de proyectos y de la PMO, y por tanto define sus necesidades a nivel de herramientas.

Por ejemplo, no parece tener sentido implementar un software muy completo de gestión de proyectos en una organización funcional donde el director de proyectos es un coordinador. También la organización determina si trabajamos en proyectos independientes, o en un entorno multiproyecto más complejo a nivel de interacciones.

Integrantes de la organización.

Aquí estamos hablando de las personas que de una u otra forma van a usar o verse afectados y deberán usar el nuevo software, y que por tanto, debemos considerar a la hora de definir esta. Dentro de estas personas estarían la dirección, la PMO, los directores de proyecto, los jefes de áreas funcionales, etc. Si el nuevo software no cumple con las necesidades de alguno de ellos, su implementación puede verse afectada o dificultada.

Fallar en la identificación o el análisis de alguno de estos puntos puede llevar a la selección de un software de gestión de proyectos inadecuado para nuestras necesidades, por falta o por exceso, y al fracaso del proceso de implementación de esta nueva herramienta.

Funcionalidades y procesos a soportar.

Un determinado gestor de proyectos puede adquirirse para soportar la gestión de los proyectos de forma integral, o para hacerlo en algún proceso específico. Obviamente esto determina el coste y la complexidad de la herramienta, ya que cuando más pidamos de esta, más compleja y cara va a ser.

Definir lo que necesitamos hará que elijamos la mejor herramienta de administración de proyectos para nuestras necesidades, sin pagar de más por ella.

Definir el alcance.

Las organizaciones tienen proyectos, programas y portfolios, y pueden trabajar con proyectos independientes o en entornos multiproyectos. Debido a la complejidad que esto genera, es importante definir hasta que nivel debe trabajar el nuevo software, ya que no todos pueden considerar múltiples proyectos o las interrelaciones entre ellos.

Accesibilidad.

Cada vez más las empresas trabajan con equipos geográficamente distribuidos, contrataciones por proyecto, o con desplazamientos fuera de la oficina, por tanto la accesibilidad de la herramienta de proyectos debe adaptarse a las diferentes situaciones.

Desde este punto de vista existen gestores de proyectos online, o a través de dispositivos móviles, que pueden suponer una ventaja en algunos casos, mientras que en otros quizás no valga la pena pagar por esta mayor accesibilidad.

Capacidad de integración.

En algunos casos, el nuevo software tiene como objetivo mejorar un proceso en particular, lo que implica que este deberá usarse conjuntamente con otros programas existentes que se estén utilizando para la gestión integral del proyecto o para otros procesos relacionados.

Un ejemplo claro de ello lo tenemos con los programas de gestión de tareas, que pretenden mejorar la comunicación de las tareas a ser ejecutadas y su seguimiento, partiendo de una planificación hecha con un programa diferente. Cuando esto ocurra, es importante comprobar que la nueva herramienta se integre bien con las existentes, siendo bastante común la posibilidad de importar o exportar ficheros de Microsoft Office, Microsoft Project, o Primavera.

Tiempo de aprendizaje.

Cualquier herramienta para administrar proyectos requiere de un aprendizaje para ser utilizada, y cuando más compleja sea, mayor será el tiempo y esfuerzo requerido para este aprendizaje. Analizar y determinar estas necesidades es importante para descubrir el tiempo que tardaremos en empezar a sacar beneficios de la nueva herramienta, y los recursos necesarios para ello.

Precio de la herramienta de gestión de proyectos

Aunque existen programas de gestión de proyectos gratuitos, la mayoría implicarán un coste en licencias que puede variar desde unas de decenas de euros a unos pocos miles por usuario. A este coste deberemos sumarle el coste del hardware que sea necesario, formación, etc. Es por ello que el coste determina también la elección del software, y este puede reducirse ajustándolo a las necesidades reales que queremos cubrir.

Implementar un software de gestión de proyectos

¿Por qué  implementar un programa de gerencia de proyectos?

Tanto durante la elección del software de gestión de proyectos como durante su implementación es importante tener una definición de cómo este será usado dentro de la organización.

Cualquier programa no es más que una herramienta, la cual servirá para ejecutar de forma más eficiente algún proceso en particular.

Si no somos capaces de determinar la forma en que esta herramienta va a aplicarse dentro de nuestros procesos, aunque se trate de un proceso de nueva creación, corremos el riesgo de que esta no se use, y que por tanto, su implementación fracase.

Por otro lado, esta pregunta nos permite definir la configuración de la herramienta de gerencia de proyectos más adecuada para que esta se integre dentro de la organización, y ajustar la inversión a lo que realmente necesitemos, evitando comprar cosas que no vamos a usar.

Responder a esta pregunta equivale a definir qué datos entrar y cómo, que información queremos obtener y cómo la queremos obtener, en que procesos queremos usarla, etc.

¿Cuándo implementar un programa de gerencia de proyectos?

Preguntarse cuando no es solo definir el momento en que empezaremos a usar la nueva herramienta, sino también definir los pasos, los plazos y el cronograma de este proceso. Para ello deberemos definir los siguientes aspectos:

¿Qué pasos o tareas debemos considerar? Aquí tendríamos la definición y selección de la herramienta, el proceso de compra y entrega, la compra y entrega del hardware, la instalación y configuración, y la formación.

¿En qué fecha y cómo haremos el cambio al nuevo software de gestión de proyectos? Haber instalo y configurado la nueva herramienta no significa que estemos en capacidad de usarla, ni que nos interese hacerlo. Para lo primero necesitamos formar a las personas en su uso y en cómo esta se integra en los procesos, y para lo segundo debemos determinar el efecto de este cambio sobre los proyectos en curso. Este aspecto es muy importante, ya que no siempre va a ser posible aplicar un cambio en proyectos empezados, por lo que en la práctica la implementación se suele hacer de forma progresiva.

¿Por dónde empezamos? En muchos casos nos interesará hacer una primera implementación de prueba sobre un proyecto en concreto, pudiendo así realizar un ajuste mejor antes de su implementación completa. También puede interesarnos hacer la implementación del gestor de proyectos por fases, empezando con algunas funcionalidades básicas y continuar con las más complejas a medida que la organización vaya asumiendo las primeras. Los cambios bruscos no suelen dar resultado.

Estos puntos nos darán un criterio para definir el tiempo que nos llevará la implementación del nuevo software, lo que puede ser de semanas a meses en función del programa y el tamaño de la organización.

¿Quién implementa la herramienta de gerencia de proyectos?

Esta pregunta es la que tiene más respuestas, ya que puede ser:

¿Quién hace la implementación? Cómo se ha visto hasta ahora, la implementación de una nueva herramienta es un proyecto en sí, por lo que va a requerir un responsable y un equipo de proyecto.

¿Quién la va a usar? Esta pregunta nos sirve por un lado para definir a los interesados, que deben participar de la definición y que tendrán efecto durante el proceso de implementación, y por otro para ver quién debe participar en la formación.

¿Quién nos apoya? Cualquier proceso que implique un cambio en una organización es en cierta forma traumático y difícil, por lo que es indispensable que la implementación este apoyada por alguien de la dirección. Esta persona sería en sponsor del proyecto, y deberá ayudarnos a conseguir una buena predisposición hacia el proyecto. También dentro de los usuarios tendremos gente interesada en disponer de esta herramienta, los cuales pueden ayudarnos durante el proceso.

Consejos para elegir e implementar un software de administración de proyectos

La administración de proyectos se ha convertido en un aspecto fundamental para muchas empresas que buscan optimizar la eficiencia y eficacia de sus proyectos; sobre todo cuando estas crecen y también lo hacen sus proyectos.

Para ello, muchas recurren a la implementación de un software para administar proyectos; al ser una herramienta muy útil que puede ayudar a los directores de proyectos a hacer su trabajo de forma más eficiente.

Si bien la incorporación de software de administración de proyectos puede sin duda mejorar los procesos de gestión; hay una serie de aspectos que deben considerarse para conseguir el éxito de la implementación y el retorno de la inversión realziada.

Aseguramiento de los proyectos al implementar un software de gestión de proyectos

Un plan de aseguramiento establece las expectativas de todas las personas involucradas, tanto a nivel de la organización como de los proyectos. Así mismo, define las necesidades para asegurar que los proyectos en curso no fracasen. Esto implica definir aquellos puntos importantes para asegurar que los proyectos en curso se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con las expectativas del cliente.

Este plan de aseguramiento del proyecto durante la implementación del software de gestión de proyectos puede ayudar a:

  • Controlar y reducir los costes del proyecto. Tanto de la propia implementación como de los efectos sobre los proyectos en curso.
  • Asegurar que se cumplan las entregas en los proyectos en curso.
  • Minimizar los riesgos
  • Proporcionar un análisis objetivo que permita ver si la implementación del nuevo software está siendo exitosa, así como para detectar efectos en los proyectos en curso.
  • Por último, proporcionar tranquilidad y confianza entre la dirección y los implicados en los proyectos.

Plan de aseguramiento de proyectos

Definir un plan de aseguramiento válido para todas las situaciones es imposible, ya que cada situación y organización es diferente. Lo que sí que podemos es dar una serie de recomendaciones a considerar para la definición de este plan:

  • Identificar los riesgos y problemas que vamos a encontrarnos. Esto se consigue desarrollando un diálogo entre todos los implicados que permita analizar las cuestiones empresariales y organizativas con claridad. Es recomendable que este diálogo continúe durante todo el proceso de implementación.
  • Establecer marcos de tiempo realistas. La carga de trabajo y tensiones que supone un proceso de implementación de una nueva herramienta va a suponer un trastorno en los cronogramas de los proyectos en curso. Asumir que esto no va a ocurrir, y por tanto no ajustar estos para proteger las entregas, va a implicar no cumplir con las fechas. A parte es importante que la propia implementación tenga unas fechas claras, ya que sus atrasos implicarán mayores trastornos en los proyectos en curso.
  • Alinear los diferentes proyectos. Esto está relacionado con el punto anterior, ya que implica definir las interacciones entre los proyectos en curso y el proyecto de implementación del software de gestión de proyectos.
  • Reforzar el uso de las métricas predictivas para poder anticipar las desviaciones de los proyectos en curso y tomar medidas. Esto implica que ya debemos disponer de alguna metodología de gestión de proyectos; lo cual es coherente con la función de un nuevo software; este facilita el uso de una metodología, no la crea. Diferencia entre herramienta y metodología
  • Gestionar las expectativas de todos los implicados. Al existir varias personas implicadas en la implementación, existirán varias expectativas y necesidades. Identificar, entender y alinear estas expectativas es clave para garantizar el éxito de la implementación.
  • Una última recomendación para implementar un software de gestión de proyectos, y para la creación de un plan de aseguramiento de proyectos, es la búsqueda de asesoramiento externo por parte de un experto. Los conocimientos, la experiencia y la capacidad de dar una visión objetiva de la situación pueden ser claves para el éxito del proceso.

Invertir en un programa de gestión de proyectos

Uno de los aspectos a considerar durante la decisión de implementar un determinado programa de gestión de proyectos es el retorno de la inversión (ROI) que obtendremos de esta iniciativa. Lo cual puede ser un verdadero desafío. El "retorno" en el programa de gestión de proyectos y procesos es normalmente visto como el hecho de evitar o reducir problemas y costes adicionales. Este tipo de "costo negativo" es a menudo un tema difícil de cuantificar.

En este artículo se pretende dar una orientación sobre cómo realizar el cálculo del retorno de la inversión (ROI) para un programa de gestión de proyectos

La I dentro del ROI de un programa de gestión

La inversión (I) es el coste que asumiremos debido al uso e implementación del programa de gestión de proyectos elegido, lo cual a menudo se define mal y tiende a ser subestimado. Entre los puntos a considerar en su cálculo podemos destacar:

Costes de propiedad: Son los costes que asumiremos por el hecho de disponer del software a lo largo de su vida

util. Recomendamos hacer un cálculo a 5 años:

Invertir en un programa de gestión de proyectos

  • Licencias: aunque existen programas de código abierto o gratuitos, lo más habitual es que debamos pagar una licencia por el uso del software. Esta licencia suele depender de la cantidad de usuarios o instalaciones a ser realizadas.
  • Equipos: excepto si nos decantamos por un software online, lo más normal es que este exija el uso de determinados equipos para su instalación. Aunque estos sean existentes, siempre debemos considerar la posible necesidad de actualizarlos, sustituirlos, mantenerlos, realización de copias de seguridad, etc.

Costes de instalación, integración y configuración: son los costes que tendremos que asumir para disponibilizar y hacer funcionar correctamente el nuevo programa dentro de nuestra organización.

Esto empieza con la recopilación de las necesidades de la organización y la definición de las entradas y salidas que vamos a pedir al nuevo software, junto con la relación que este deberá tener con otros programas existentes (por ejemplo un programa de gestión de proyectos puede importar las horas trabajadas de un programa de gestión de tareas

 Una vez definidas estas necesidades, deberemos implementar esto en el nuevo programa de gestión y comprobar su funcionalidad; lo que puede suponer un importante uso de recursos internos y externos, así como varias semanas de trabajo.

Proceso de cambio: la implementación de software de gestión de proyectos es un proyecto de gestión del cambio  Esto causará un cambio de comportamiento en la organización, lo que generará una cierta pérdida de tiempo y dinero hasta obtener todas las ventajas del nuevo software. Saber más sobre la gestión del cambio

Formación: relacionado con el punto anterior están los costes de formación de los usuarios del nuevo software, lo que implicará costes y tiempo.

La R dentro del ROI de un programa de gestión

Para poder calcular el retorno de la inversión en necesario definir y conocer cuál es el problema que queremos resolver o mejorar con el nuevo programa de gestión de proyectos, y estimar la mejora que esperamos conseguir. Si no estamos seguros de cuál es el problema a resolver con el programa de gestión de proyectos, entonces es probable que no se deba implementar nada.

Conociendo el objetivo será posible definir alguna métrica que permita cuantificar económicamente la mejora que buscamos.

  • Cómo ejemplos de métricas u objetivos que podemos definir estarían:
  • Facilitar la comunicación. En este caso una posible métrica serían las horas dedicadas a reuniones a lo largo del proyecto o el número de reuniones, lo que puede también incluir los viajes para asistir a ellas.
  • Reducir modificaciones. En este caso como posibles métricas tendríamos el número de cambios a realizar, las horas gastadas en cambios o correcciones, etc.
  • Reducir plazos o coste. En este caso el objetivo es directamente la métrica.

El segundo paso, y talvez é más complicado, es establecer la mejora que esperamos obtener en esta métrica; lo cual determinará el resultado económico que retornará el nuevo software y justificará su implementación.

Para poder estimar esta mejora existen diferentes métodos que podemos usar:

  • Por comparación con otras iniciativas similares dentro de la misma organización.
  • A través de expertos o consultores que tengan experiencia similar en otras organizaciones.
  • Si tenemos recursos 100% dedicados a las actividades que pretendemos eliminar con el nuevo software, en este caso la estimación es directa.

Cualquier proceso de implementación de una nueva herramienta de gestión de proyectos es un proceso complejo, y no exento de riesgo de fracaso. En este artículo vamos a listar los errores más comunes en la implementación de una herramienta de gestión de proyectos, con objeto de poderlos evitar y maximizar las posibilidades de éxito.

Errores más comunes en la implementación de una herramienta de gestión de proyectos

Error 1: Exportar los datos de la antigua herramienta directamente a la nueva, y esperar que todo mejore mágicamente.

Parece una tontería, pero ocurre. Una herramienta nos ayuda a aplicar los procesos de gestión de proyectos, pero si estos no existen o son erróneos, y únicamente la usamos cómo una nueva forma de hacer lo mismo no conseguiremos mejorar. Lo adecuado sería haber definido previamente estos procesos, y ajustar los datos a estos aprovechando la nueva herramienta, eliminando y simplificando los que no.

Error 2: Inculcar el miedo a "estropear las cosas"

Cuando se empieza a usar una nueva herramienta van a existir errores en su uso. Si estos errores se penalizan, o se inculca la idea de que estos no serán aceptados, lo normal es generar resistencia al cambio. En su lugar se debe fomentar el aprendizaje de la nueva herramienta y buscar formas de soporte para cuando estos errores ocurran.

Error 3: Empezar la usar la nueva herramienta sin haber cargado toda la información.

A veces quiere hacerse una implementación “parcial” de la nueva herramienta de gestión de proyectos, subiendo solo una parte de la información para probar cómo funciona. Esto implica que los usuarios deberán continuar usando la herramienta actual y probar la nueva simultáneamente, lo cual genera una carga de trabajo adicional, desincentiva el uso de la nueva herramienta, y crea una predisposición negativa hacia esta.

En su lugar la nueva herramienta debería de implementarse de golpe, una vez probada en proyectos de prueba; asegurándose de que los afectados disponen de toda la información necesaria para hacer su trabajo desde el primer momento.

Error 4: Usar materiales de formación o manuales genéricos

Cada organización es diferente y trabaja de forma diferente, incluso con la misma herramienta. Por ello es conveniente personalizar los materiales y el plan de formación a las necesidades reales de la organización. Idealmente deberíamos también personalizar la herramienta.

Error 5: No fomentar la comunicación

Un proceso de implementación de una herramienta de gestión de proyectos es algo que afecta a toda la organización. Por tanto, limitar este proceso a un grupo reducido es un motivo de fracaso. Esto reduce la implicación de los afectados, y reduce y dificulta la identificación y gestión de los problemas que con seguridad nos encontraremos.

Una comunicación abierta y fluida facilitará el proceso, y permitirá una reacción más rápida y mejor a los problemas.

Error 6: Confundir herramienta con proceso y esperar que el nuevo software solucione todo.

Muchas organizaciones confunden la herramienta de gestión de proyectos con los procesos, pensando que la herramienta definirá cómo deben gestionarse los proyectos. Cualquier herramienta ayuda a aplicar un proceso, pero no lo define ni lo crea. Si no disponemos de un buen proceso de gestión de proyectos, la implementación de la nueva herramienta no supondrá una mejora.

Error 7: Definir un plazo en el que convivan las herramientas antiguas y la nueva.

Cualquier persona preferirá usar una herramienta que conoce antes que una nueva, por lo que esta convivencia dificultará el paso de las herramientas antiguas a la nueva, la cual será vista cómo una carga de trabajo adicional. Aunque suene radical, lo más efectivo es que el cambio se produzca de golpe, eliminado las herramientas anteriores excepto en casos excepcionales.

Muchas de estas herramientas de gestión de proyectos incluyen cuadros de mando y otras formas de mostrar la situación del proyecto. Forzar el uso de estos cuadros en lugar de los informes tradicionales puede también ser una buena forma de facilitar su implementación.

Error 8: Presentar la nueva herramienta cómo una opción o alternativa a las herramientas actuales, dejando que su uso sea opcional.

Parece una tontería, pero a veces el hecho de buscar alinear todos los intereses, incluso él de no cambiar, hace que la implementación de la nueva herramienta se plantee cómo algo opcional, o se acepte que esta no se use para determinados trabajos. Obviamente esto hará que algunos integrantes de los proyectos no usen o actualicen la herramienta, lo que le restará eficacia y acabará abandonándose su uso al no reportar ventajas.

La implementación de una herramienta de gestión de proyectos debe ser obligatoria, forzándose su uso, y la cantidad, cantidad y frecuencia con la que debe actualizarse su información. Aunque tendemos a ver mal cualquier tipo de imposición, a veces es la única forma de asegurar que una nueva iniciativa funcione, o que al menos que no nos auto-boicoteemos en su implementación.

Esperamos que este artículo te facilite la implementación de una herramienta de gestión de proyectos. Y te animamos a dejar tus comentarios y compartir otros errores o tus experiencias en este campo.