Programas de planificación de proyectos

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¿Tienes que planificar un proyecto? En este artículo te explico los aspectos más importantes de los programas de planificación de proyectos.  Continua leyendo y conoce las diferentes opciones disponibles en el mercado.

Tipos de programas de planificación de proyectos

Existen multitud de programas para hacer la planificación de proyectos, tantos que a veces es dificil decidirse por uno. Para ello es importante conocer sus características principales y que definas cuales son las más importantes para ti.

  • Online o offline. Tradicionalmente tenías que instalar un programa en tu ordenador y este solo se podía usar desde este. Hoy en día la situción ha cambiado y existen programas de planificación de proyectos que pueden ser usados 100% online, incluse desde smartphones, y opciones que siguen requiriendo la instalación en un ordenador. Si quieres mobilidad y flexibilidad de uso, te conviene un programa online, si no, los programas tradicionales suelen ofrecer mayor rendimiento.
  • Gratuitos o de pago. Aunque la mayoría de las opciones disponibles en el mercado tienen un coste, normalmente en base al número de usuarios o las prestaciones deseadas, existen también programas de planificación de proyectos gratuitos. Estos suelen estar basados en Open Source, y aunque son una buena opción, suelen tener prestaciones limitadas. Entre las opciones gratuitas podríamos destacar Project Libre, en el siguiente apartado te mostraré otras opciones económicas que permiten pruebas gratuitas.
  • Metodología de planificación utilizada. De la misma forma que existen diferentes formas de planificar proyectos, tales como: GANTT o PERT, Cadena Crítica o AGILE. El programa de planificación de proyectos que elijas debe estar de acuerdo al tipo de planificación que habitualmente uses en tus proyectos. Como verás hay programas para las diferentes opciones.
  • Multiproyecto o no. ¿Quieres gestionar un único proyecto o toda la cartera? Esta es una pregunta que debes hacerte en el momento de elegir un programa de planificación, ya que en cada caso se requerirán características diferentes. Aspectos como la posibilidad de balancear recursos, de integrar los estados de varios proyectos, de realizar planificación estratégica son importates cuando quieres gestionar carteras de proyectos.

Ejemplos de programas de planificación de proyectos

los cuales permiten encontrar opciones en varios rangos de precios, incluso gratuitos, más o menos potentes en sus capacidades, basados online o tradicionales. En los apartados de programas de planificación y programas de gestión integral de proyectos pueden encontrarse varias opciones comerciales, pero a continuación destacamos un par de ejemplos para mostrar esta variedad de opciones:

ITM PLATFORM

Programas de planificación del proyectoITM Platform es un programa de planificación de proyectos y programas que permite usar tanto los gráficos GANTT como la planificación AGILE con paneles Kanban. Dentro de sus capacidades de planificación destacaríamos las siguientes:

  • Gestión estratégica a nivel de programa, permitiendo dimensionar los recursos de la empresa y evaluar diferentes escenarios.
  • Planificación a nivel de proyecto con facil integración con otroa programas como JIRA y MS Project.
  • Permite aplicar Cadena Crítica, mejorando el resultado de los proyectos

A parte, su coste se adapta a diferentes tamaños de empresa y permite una prueba gratuita de 14 días.

ACTITIME

Programas de planificación del proyecto ActiTime es un programa de planificación de proyectos usado por más 10000 empresas en todo el mundo, el cual permite mejorar la productividad y el control de proyectos. Entre sus principales funciones destacamos:

  • Su capacidad para asignar y controlar tareas, facilitando la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo y la dirección.
  • La facilidad para controlar las horas imputadas por empleado y por proyecto, dando una gran visibilidad del uso de los recursos.
  • Mediante la asignación de recursos a las tareas permite detectar problemas de sobrecarga o uso bajo de recursos.

Su coste es adaptable en función de la cantidad de usuarios y el periodo contratado, con descuentos de hasta el 18%. Permite una prueba gratuita de 30 días con todas las funcionalidades del programa.

Conoce más programas para planificar y gestionar proyectos

Ventajas de un programa de planificación de proyectos

Cada vez más se tiende a trabajar por proyectos y estos están sometidos a una mayor presión para conseguir sus objetivos. Esto hace necesario implementar o mejorar las herramientas disponibles para el director de proyectos, en concreto aquellas que permiten mejorar en la planificación del proyecto. Las principales ventajas que podemos sacar de su uso son:

  • Facilitan planificación de proyectos y reducen los esfuerzos dedicados a esta actividad. De una forma más o menos automática en función del programa es posible ir insertando tareas y ajustando el cronograma según los cambios introducidos. Esto facilita y reduce el tiempo para cada ajuste y reduce los errores. Adicionalmente muchos programas de planificación resaltan el camino crítico del proyecto, mostrando así aquellas tareas que determinan la duración mínima de este.

Los mejores programas para hacer la planificación del proyecto

  • Integrar las diferentes planificaciones. Los programas más completos permiten asignar costes y recursos al cronograma, por lo que la misma herramienta permite calcular la línea base de costes y el cronograma de recursos para comprobar que la planificación del proyecto sea factible. Algunos programas, como Microsoft Project, van más allá y realizan de forma automática el balanceo de los recursos, lo que evita tener una planificación que requiera más recursos de los que tenemos asignados.
  • Mostrar el efecto de los atrasos y los cambios en el proyecto, haciendo previsiones sobre su resultado final. Los programas más completos tienen la capacidad de guardar una planificación de referencia (línea base) para usarla de referencia a lo largo del proyecto, de esta forma podemos ver como los cambios que se producen durante la ejecución afectan a lo que fue inicialmente planificado. Esta capacidad también es útil para analizar cambios antes de aprobarlos o estudiar diferentes alternativas de ejecución, ya que nos permite hacer una previsión de su efecto sobre el proyecto.

Los mejores programas para hacer la planificación del proyecto

  • Mejorar la precisión de las planificaciones. Esta capacidad de unir las diferentes planificaciones y realizar algunos cálculos de parámetros básicos, como el camino crítico o el cronograma de recursos, permiten que tengamos planificaciones más ajustadas a la realidad y a las limitaciones del proyecto. Esto puede usarse para definir una forma de ejecutar el proyecto factible con sus limitaciones, o para demostrar que este no es factible.

Aunque en este artículo se habla de los programas de planificación de proyectos, muchas de estas funciones también las encontramos en los programas de gestión integral. La diferencia entre ambos grupos es pequeña y centrada en la mayor capacidad de los segundos para realizar el seguimiento y control del proyecto.

Más allá del ámbito del propio proyecto, los programas de planificación más sofisticados también pueden trabajar con programas y portfolios. Esto permite realizar una mejor coordinación entre proyectos relacionados o que comparten recursos en un entorno multiproyecto, obviamente a costa de un precio mayor.  ¿qué es un entorno multiproyecto?

Limitaciones de los programas de planificación

Aunque los programas de planificación de proyectos tienen muchas ventajas y facilitan enormemente la tarea del director de proyectos, también tienen algunas limitaciones que no podemos obviar:

  • Necesidad de formación para ser usados. En mayor o menor medida, en función de su complejidad, todos los programas de planificación requieren de un aprendizaje para ser usados, sobre todo aquellos más completos y con mayores capacidades.
  • Un programa de planificación no es equivalente a una metodología de gestión de proyectos. Los programas de planificación sirven para facilitar la aplicación de una determinada metodología, pero no la sustituyen, por tanto el hecho de disponer un programa no implica que sepamos gestionar proyectos.Saber más sobre las metodologías de gestión de proyectos 
  • Si queremos usar el programa de planificación durante la fase de seguimiento y control, debemos ir ajustando este con los cambios que se produzcan en el proyecto. Esto es bastante obvio, pero no sería la primera vez que el cronograma “oficial” del proyecto no se parece a la realidad, y por tanto no sirve para nada.

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2 Comentarios en “Programas de planificación de proyectos
  1. Héctor Flores dice:

    El año pasado estuve haciendo una clasificación de herramientas para mi empresa donde salían muchas de las aportadas aquí. Solo apuntar que desde hace un par de años existe Microsoft Project Online que funciona con office 365, es online y aparte tiene la clásica versión desktop para los PM.
    Un saludo.

  2. Pablo Anula dice:

    Me ha parecido muy interesante la recopilación de programas de gestión de proyectos. Me gustaría añadir a la lista GotelGest.net (http://www.gotelgest.net) que, aunque se trata de un software de gestión comercial, incluye un módulo de gestión de proyectos en el que a parte del seguimiento, se implementan partes de trabajo y material, se pueden asociar recursos automáticamente al proyecto, controlar tareas pendientes, generar informes comparativos y mucho más.

    Otra muy buena opción.
    Un Saludo

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