¿Cómo escoger el programa para la dirección de proyectos?

No es raro que la dirección de proyectos convierte en un reto para las empresas medianas, pequeñas y recién fundadas. Organizar el proceso desde cero y crear un flujo de trabajo de manera considerada no es fácil, aunque hay muchos manuales que describen los primeros pasos en la dirección de proyectos.

Lo que es indispensable para la dirección eficiente y competente es un programa especial. Por supuesto, no todos los programas que están disponibles en el mercado van a satisfacer las necesidades de cualquiera empresa. Por eso, hay que considerar bien todos los aspectos de varias soluciones, comparar las opciones ofrecidas, y tomar la decisión.

¿Qué ofrece el mercado?

Cada empresa cuyo proceso se basa en proyectos en algún momento encuentra la necesidad de adoptar una herramienta para la dirección de los proyectos. Principalmente, en el mercado se ofrecen las herramientas sofisticadas, como por ejemplo MS Project. Tienen rica funcionalidad y permiten hacer casi todos los trabajos relacionados a la dirección de un proyecto.

Sin embargo, están diseñadas para empresas mayores. Las empresas pequeñas y medianas por lo general no necesitan todas las funciones de estas herramientas – se requieren solo las básicas.

Hablando de la rica funcionalidad, hay que mencionar que requiere entrenamiento de los empleados que van a trabajar con el programa. A veces, tiende a ser un proceso largo y laborioso, y hay muchas empresas menores que simplemente no pueden permitírselo.

Además, el precio de tal programa generalmente no es razonable para las empresas de 5-10 empleados.

Pero, todo esto no significa de ninguna manera que no tienen opciones convenientes para organizar la dirección de sus proyectos.

¿Hay soluciones prácticas para las empresas pequeñas y medianas?

La respuesta es sí. Hay soluciones que no van a costar una fortuna y ayudarán con la dirección de proyectos para las empresas medianas, pequeñas y recién creadas.

El precio de tales programas no es su única ventaja. Ofreciendo las funciones básicas, estas herramientas no requieren entrenamiento especial de los empleados que van a configurar y usar el programa. Así, son más fácil para adoptar y empezar a usar que las soluciones integrales.

Ya que hay varios programas en el mercado, la selección de una herramienta perfecta puede resultar en un proceso muy complicado. Para evitarlo, hemos compilado varios consejos sobre las características a prestar atención seleccionando un programa perfecto para su equipo.

¿Qué son las funciones más importantes de la herramienta?

Primero, debe tener las funciones básicas para la planificación. Incluyen la distribución de las tareas, la estimación del tiempo necesario para finalizar las obras específicas, y el control del cumplimiento de los plazos actuales con los planificados. Así, el programa debe tener tales funciones como definición del alcance, estimación de los plazos, y asignaciones de tareas a los usuarios.

Segundo, tiene que ofrecer funciones útiles para el seguimiento de la planificación, el control de las horas trabajadas y de la productividad. Saber cuanto tiempo es necesario para realizar una tarea es importante para planificar el flujo trabajo para los períodos futuros.

Este conocimiento es fundamental para evitar los atrasos y gestionar los riesgos. También, esta información ayuda a mejorar el proceso existente y, si es necesario, corregir el alcance y los plazos ya definidos.

Hablando de las horas trabajadas, se debe mencionar que varios programas ofrecen también el control de las horas de ausencia (vacaciones, enfermedades, etc.). Una más función útil es la posibilidad de calcular los saldos totales de vacaciones.

Tercero, el programa tiene que proporcionar una posibilidad de preparar informes y gráficos. Se necesitan para la facturación de los clientes, para las presentaciones, y para el análisis del progreso. Así, el programa tiene que incluir un módulo que permite totalizar los datos y representarlos en gráficos y diagramas.

Cuarto, debe ayudar en la facturación de los clientes. Lo que es importante aquí es la posibilidad de generar las facturas directamente en el programa. Si el programa incluye esta función, se puede calcular los importes facturables, crear las facturas, y descargarlas inmediatamente desde el software.

Resumen

Teniendo una idea clara de lo que es necesario, es mucho más fácil elegir la mejor herramienta para la dirección de proyectos. Una de las soluciones populares actualmente es actiTIME, un programa que permite gestionar el alcance del proyecto, controlar el tiempo de trabajo, planificar, emitir facturas, y administrar los proyectos y los equipos de una manera tranquila y eficaz.

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2 Comentarios en “¿Cómo escoger el programa para la dirección de proyectos?
  1. Miguel Artigas Lara dice:

    Saludos. Entiendo la importancia de los cuatro factores susceptebles de análisis para seleccionar un proragrama de aplicación de gestión de proyectos. Al respecto me gustaría realizar la siguiente pregunta. Las tareas, procesos o actividades de ingeniería, procura y construcción, tienen unas especificacioes técnicas, unas formas de proceder y de actuar, normalmente expuestas en documentos, planos, flujogramas e imágenes. ¿Estas elementos de planificación, pueden ser cargados en un software de Gestión de proyectos para la consulta de los ejecutores en todos los nives de responsabilidad?

    • Albert Garriga dice:

      Hola Miguel

      Bastantes programas de gestión de proyectos incluyen herramientas para facilitar la comunicación dentro del proyecto. En muchos casos esto incluye el compartir documentación, o vincular documentación a una tarea y asignarla. Es cuestión de ver que el programa que busquen tenga esta característica

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