Características básicas de un programa de gestión de proyectos

A medida que la organización crece en complejidad y/o lo hacen sus proyectos, se hace más patente la necesidad de disponer de las herramientas adecuadas; entre ellas un buen programa de gestión de proyectos. Pero ¿cómo saber que programa es el adecuado?

Obviamente van a existir aspectos y preferencias propias de cada organización que no se pueden listar de forma general, pero sí que existen unas mínimas características que todo programa de gestión de proyectos debería cumplir para entrar en nuestra lista.



Características básicas de un programa de gestión de proyectos

Capacidad de definir y limitar el acceso a los usuarios

En el entorno del proyecto y la organización existen varias personas con la necesidad de acceder o incluir información en el programa de gestión de proyectos; bien sea para indicar las horas dedicadas, indicar los precios de compra finales del material, modificar la planificación o el presupuesto, consultar información, o simplemente ver el estado general del proyecto.

A parte, en organizaciones que trabajen con varios proyectos vamos a necesitar poder ofrecer una visión conjunta de la planificación de los recursos o del estado de los proyectos a la dirección.

Por todo ello es importante que la nueva herramienta incluya la posibilidad de establecer diferentes perfiles de usuarios; cada uno con acceso y capacidad de acción de acuerdo a su participación en los proyectos. Por ejemplo: un responsable de compras debe poder incluir el coste final real de una compra, pero no tiene por qué poder modificar el cronograma o el presupuesto global.

Definición de tareas y capacidad de vincularlas

Características básicas de un programa de gestión de proyectosLa mayoría de los programas en gestión de proyectos tienen la capacidad de definir tareas y hacer cronogramas; pero si su capacidad se acaba aquí, el nuevo programa va a ser de poca utilidad. Lo que queremos es que la planificación se utilice; y para ello necesitamos que esta sea útil al equipo del proyecto.

¿Y cómo conseguimos que sea útil? Pues la mejor forma es conseguir que las tareas puedan ser vinculadas o complementadas con diferente información, tal como responsable, horas asignadas y gastadas, documentos generados, indicación de su progreso, etc. Esto no solo ayuda al responsable del proyecto a tener una visión mejor del progreso, si no que facilita el trabajo a las personas del equipo de deben hacer la tarea.

Capacidad de subdividir y organizar las tareas

Esto parece una tontería, pero es la base de una buena planificación. Si las tareas son demasiado grandes e indefinidas, no sirven para gestionar el proyecto; por lo contrario si son demasiado detalladas generan trabajo innecesario de gestión. Al mismo tiempo van a existir relaciones y condiciones que indicarán si cierta tarea puede ejecutarse o no.

Por lo tanto, tener la capacidad de adaptar, jerarquizar y relacionar tareas, entre si y con hitos externos, nos permite tener un cronograma mucho más realista y utilizable, el cual rápidamente muestra el avance del proyecto y donde y porque se ha parado cuando esto ocurra.

A parte, una buena definición de subtareas y relaciones nos permite aplicar las diferentes técnicas que hay para recuperar un cronograma atrasado.

Capacidad de definir pantallas personalizables e intuitivas

Una característica importante para cualquier herramienta es que sea fácil y rápido de usar, y para un programa de gestión de proyectos esto es básico porque si no nadie lo usará.

Como se ha comentado, habitualmente existirán diferentes personas que necesitarán acceder al programa por diferentes motivos: introducir datos, ver lo que tiene que hacer, modificar datos, tener una visión global, etc. Obviamente no todos ellos necesitan disponer de toda la información ni que esta se les muestre de la misma forma.

Por ello si el nuevo programa de gestión de proyectos nos permite crear diferentes vistas según el usuario, con la información y funciones que este va a necesitar, su trabajo se simplifica y este verá la herramienta como una ayuda; haciendo mucho más útil y fácil su implementación.

Dentro de este punto no podemos obviar el hecho de que cada vez se trabaja de forma más distribuida y desde diferentes dispositivos; mientras parte del equipo está en la oficina con un ordenador de sobremesa, otros pueden estar en la obra o de viaje con la tablet o el smartphone; por tanto, que el programa sea adaptable y soporte diferentes sistemas operativos es una ventaja importante que nos hará ganar competitividad.

Un soporte técnico de calidad

La implementación de un nuevo programa de gestión de proyectos requiere de un esfuerzo importante, y lo más seguro es que tardemos un tiempo en hacerlo funcionar correctamente y conjuntamente con el esto de herramientas de la empresa. A parte de los posibles problemas que pueden surgir inesperadamente.

Por ello, si detrás del programa hay un equipo técnico de soporte rápido y capacitado para responder a nuestras dudas de forma rápida, la implementación y uso de la nueva herramienta va a ser mucho más simple y exitosa.

Dentro de este soporte no debemos olvidarnos de características como el idioma, la capacidad de entregar formación, la capacidad de personalizar el programa, la cantidad de actualizaciones o revisiones que hacen (normalmente es signo de un trabajo continuo de mejora del producto), etc. Son aspectos pequeños, pero que al final pueden marcar una gran diferencia.

Consideraciones para elegir un programa de gestión de proyectos

Hay un aspecto muy importante que no debemos olvidar cuando elijamos e implementemos un nuevo programa de gestión de proyectos; este va a suponer un cambio en la forma de trabajar de la organización y como todo cambio va a recibir rechazo.

La forma más habitual de rechazo al cambio es intentar cambiar para continuar haciendo lo mismo; o dicho de otra forma pedir características que sean similares a las actuales o que nos permitan hacer las cosas como siempre las hemos hecho. ¿Cómo podemos pretender mejorar si hacemos esto?

Por tanto debemos ser críticos y capaces de separar el grano de la paja para ver cuáles de nuestros procesos debemos mantener porque funcionan y cuales debemos dejar atrás para progresar.

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