Proceso de compras

En muchos proyectos debemos comprar o contratar parte del alcance a empresas externas, lo que se conoce como el proceso de compras; el cual desempeña un papel muy importante en la consecución de los objetivos del proyecto y los riesgos que asumimos. Pero, ¿Cómo se hace un proceso de compras?

Fases de un proceso de compras

Obviamente no existe una regla general, y en diferentes organizaciones pueden existir diferentes procesos perfectamente válidos. En este artículo se propone un proceso general que cubre los puntos más importantes a tener en cuenta.

Fase de preparación de las especificaciones de compra.

Cuando iniciamos un proceso de compras es para adquirir un determinado servicio o producto, por lo que debemos especificar claramente en que consiste este. Igualmente debemos especificar como y cuando queremos recibirlo, de acuerdo a las necesidades globales del proyecto.

Dentro de estas especificaciones de compra es donde podemos incluir listas de materiales, planos de ingeniería, esquemas, condiciones de aceptación, requisitos de calidad, etc. o sea, todo aquello que permita definir lo que esperamos recibir de este proveedor.

Un punto importante al preparar estas especificaciones son los riesgos que estamos asumiendo y que queramos transferir al proveedor; como puede ser una parte de la penalización por atraso, la garantía que debamos dar a nuestro cliente,

Fase de preparación de las condiciones de compra.

De forma similar a lo anterior, suelen existir algunas condiciones que aplican a todas las compras, independientemente del alcance especifico. Estas condiciones, normalmente definidas por el departamento de compras, deben adjuntarse en cada proceso porque también pueden suponer un coste adicional a incluir en la oferta por parte del proveedor.

Preselección de proveedores.

Cómo se explica en el artículo de homologación de proveedores, en organizaciones medias o grandes suele haber una base de proveedores homologados para trabajar con nosotros, por lo que en este caso deberemos seleccionar los proveedores de esta lista.

Si estamos en una empresa donde no existe la homologación de proveedores, o si tenemos que hacer una compra poco habitual, deberemos buscar potenciales proveedores por otros medios (directorios, internet, etc), y analizar los puntos más importantes del proceso de homologación para determinar a cuales acabaremos solicitándoles una oferta.

Estos tres puntos suelen hacerse en paralelo, ya que son un prerrequisito para proceder al siguiente punto del proceso.

Envío de la documentación de compras

Una vez sepamos a que proveedores vamos a incluir en el proceso y tengamos la documentación lista, llega el momento de mandarla. En este punto es importante asegurarnos que estamos mandando toda la información relevante para poder ofertar, ya que de no hacerlo corremos el riesgo de alargar el proceso, o generar cambios después del pedido que encarecerán el proyecto y generarán desviaciones de coste.

Recepción y discusión de las propuestas.

Pasado un tiempo desde el envío de la documentación, normalmente definido o limitado en el momento del envío, empezaremos a recibir ofertas de los potenciales proveedores. En este punto lo más importante es asegurarnos que todas las ofertas estén igualadas; esto significa que no existan variaciones de alcance entre ellas, y obviamente que estas se correspondan con lo solicitado en nuestra documentación.

Evaluación de las propuestas.

Lo habitual en un proceso de compras es que inicialmente no todas las ofertas consideren exactamente lo mismo; bien sea porque no se ha entendido bien nuestras especificaciones, por errores del proveedor, porque este propone un producto similar pero no igual, etc. Por tanto suele ser necesario efectuar algunas discusiones e iteraciones con los proveedores hasta asegurar que tenemos diferentes facturas comparables y que cumplen con lo que queremos.

Una vez dispongamos de varias ofertas que cumplan con lo que solicitamos, llega el momento de evaluarlas. Lo más habitual es centrarse en el precio; lo cual ciertamente es lo más importante una vez hemos clarificado el alcance y si partimos de proveedores ya homologados.

De todas formas, hay otros aspectos que debemos considerar, tales como la capacidad del proveedor en este preciso momento, su capacidad de respuesta a cambios o soporte adicional, el peso que supone el pedido en cuestión dentro de su facturación global (un peso muy alto puede generar un problema de falta de liquidez), etc. Todos estos puntos deben considerarse y formar parte de la evaluación junto con el precio, ya que afectan directamente a los riesgos y forma en que se desarrollará el proyecto.

Como resultado del proceso de compras tendremos la definición del proveedor que va a entregar cada paquete de trabajo que hayamos decido subcontratar, lo cual acabará plasmándose en un pedido o contrato para la prestación o entrega de este paquete.