Problemas en proyectos

Todos los proyectos deben afrontar diferentes situaciones adversas que alteran su ejecución respecto lo planificado, llegando incluso a poner en riesgo su continuidad. En este artículo se tratan las diferentes situaciones adversas (problemas, conflictos, riesgos y crisis) que el director de proyectos puede afrontar, su efecto sobre el proyecto, y cómo afrontarlas.

Cada una de estas situaciones tiene una criticidad y método de resolución diferente, por lo que es importante que el director de proyectos identifique rápidamente de qué situación se trata. De no hacerlo se corre el riesgo de sobreestimar los problemas, generando stress y presión sobre el proyecto y el equipo, o subestimar estos, facilitando que crezcan e incrementen sus consecuencias.

Problemas

Problemas ,conflictos ,riesgos y crisis en proyectosUna vez se ha planificado el proyecto, el mayor reto para el director del proyecto consiste en mantener el proyecto dentro de los parámetros de la planificación; ya que durante la ejecución suelen ocurrir diferentes situaciones o problemas que tienden a hacer que este se desvié. Por lo general son pequeños problemas que debemos resolver para poder continuar, a veces haciendo pequeños ajustes sobre lo planificado que no alteran los compromisos adquiridos, y que por tanto no requieren modificar las líneas base del proyecto. Qué son y cómo calcular las líneas base del proyecto

Estos problemas pueden tener diferentes orígenes, pero tienen como características básicas las siguientes:

  • Suelen ser imprevistos y de poca importancia en relación al tamaño del proyecto. Por ello no están considerados dentro del registro de riesgos y no disponen de un plan de acción predefinido. Tampoco disponen de un margen como tal, por lo que deben absorberse ajustando las tareas o con las holguras que tengamos.Aprende a usar las holguras para gestionar el proyecto
  • Aunque requieran de alguna actuación especial o contramedida, estos no modifican la capacidad del proyecto de conseguir los objetivos dentro de los márgenes de tolerancia definidos. Cuando el proyecto deja de ser capaz de conseguir los objetivos estamos hablando de crisis; la cual puede llegar a ser motivo de cancelación del mismo.
  • Aunque puedan existir diferencias de opinión entre los implicados, el problema se mantiene en el terreno profesional y focalizado en este. En ningún caso este se ve afectado por aspectos personales, momento en el que hablaríamos de conflicto.

Cuando nos toque afrontar uno de estos problemas lo más importante es la celeridad y las dotes interpersonales para evitar que estos crezcan o degeneren en conflictos, y aplicar la sistemática que se explica en el artículo de resolución de problemas y conflictos.

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¿Qué son los conflictos en proyectos?

Los conflictos difieren de los problemas en que incluyen un componente personal, normalmente oculto, debido a una mala relación personal entre las personas implicadas o sus intereses personales.

En ambos casos este componente personal acaba pesando más que el problema en sí, e impide que este pueda tratarse y resolverse de una forma objetiva. Como ejemplos de conflictos tendríamos:

  • La típica discusión donde los participantes se desacreditan y culpan mutuamente, hasta el punto que nadie discute sobre el problema. O que usan el problema para atacarse a nivel personal. En este caso es claro que existe un problema de relación que impide ir más allá.
  • La típica respuesta de “esto siempre se ha hecho así y no tengo por qué cambiar” para justificar no aceptar una nueva propuesta que podría solventar un problema. A veces, esto esconde el hecho de que la persona no sabe hacerlo de otra forma, y aceptar el cambio lo dejaría en evidencia. En este caso hay un interés personal oculto.

No debe confundirse un conflicto con la existencia de aspectos externos al problema que influyan o afecten sobre la resolución de este. Por ejemplo, decir que no a una propuesta porque es más cara, no formaba parte del alcance contratado, o entra en conflicto con otras obligaciones de las personas implicadas no es un conflicto, simplemente son aspectos o limitaciones que debemos considerar al definir la solución del problema. Tratar estas como un conflicto puede ser en muchos casos el detonante del conflicto.

El primer paso para resolver un conflicto es entender los problemas ocultos y resolver estos. Cuando hagamos esto, el conflicto pasa a ser un problema y se resuelve con la sistemática indicada en el artículo de resolución de problemas y conflictos.

¿Qué son los problemas relacionados con los riesgos?

Un riesgo es una situación, conocida o no, que puede ocurrir, y que de ocurrir, afectará a la planificación del proyecto.

Cuando hablamos de un riesgo conocido, este debe formar parte del registro de riesgos y debe existir un plan de actuación y unos márgenes para afrontarlo. Por tanto, si ocurre un riesgo conocido simplemente debemos actuar según lo definido en el plan de gestión de riesgos, evitando improvisar. Si improvisamos seguramente crearemos problemas adicionales.

Cuando hablamos de un riesgo no conocido, hablamos de un riesgo que no ha sido considerado en el plan de gestión de riesgos, bien porque no fue identificado o porque se consideró que tenía un impacto bajo. En estos casos tenemos dos formas posibles de actuar:

  • Si su impacto sigue siendo bajo, debemos internar tratarlo como un problema y solucionarlo como tal.
  • Si su impacto es alto y no puede ser absorbido sin afectar a la planificación del proyecto, este riesgo debe ser escalado al sponsor o el comité de dirección del proyecto, los cuales pueden decidir absorberlo con el margen de gestión.

En esta página puedes descargarte varias plantillas que te permitirán aplicar las técnicas de gestión de riesgos más facilmente.

Nombre

Características

Formato

Ejemplo lista de puntos abiertos

Plantilla para rellenar una lista de puntos abiertos para seguir los temas pendientes durante el proceso de cierre del proyecto. 

PDF
o
Excel

Certificado de aceptación

Ejemplo de certificado de aceptación para conseguir documentar las entregas y cierres de proyectos con clientes. 

PDF

Word

Lista de entregables

Plantilla de lista de entregables para poder definir y controlar los entregables que debe generar el proyecto. Es una herramienta básica para poder aceptar y cerrar este.

PDF
o
Excel

¿Qué es una crisis en proyectos?

Una crisis es cualquier situación que haga que el proyecto no pueda conseguir sus objetivos tal y cómo estos fueron definidos inicialmente, lo cual es habitualmente una consecuencia de un riesgo no conocido de impacto alto. Como ejemplos de crisis en proyectos podríamos poner:

  • Incendio en las instalaciones con pérdida importante del material.
  • Inicio de un conflicto armado en la zona de ejecución del proyecto.
  • Cambios en los requisitos legales que no pueden ser atendidos con la solución que está siendo implementada, por lo que esta deja de ser válida.
  • Quiebra de un proveedor principal o del cliente en proyectos para terceros.

En todos estos ejemplos no es posible continuar con el proyecto tal y como fue planificado, ya previsiblemente este no cumpla con los objetivos.

Una vez detectada una situación de crisis, el director del proyecto debe parar las actividades y escalar la situación hacia el sponsor o el comité de dirección del proyecto, siendo estos los que deben decidir sobre la forma de proceder. Técncias de gestión de crisis en proyectos.

Gestión de problemas

Una tarea importante durante la fase de control y seguimiento es la gestión de problemas, ya que es habitual que estos sujan, para evitar que estos lleguen a afectar a los objetivos del proyecto. Aunque cada problema es diferente, y requiere de una solución diferente, existen unas pautas básicas de cómo actuar.

 Rol del director del proyecto en la gestión de problemas.

gestión de problemasPor regla general el director del proyecto no es la persona encargada de definir o ejecutar las acciones para resolver el problema, pero si él responsable de hacer la gestión de problemas y asegurarse de que estas acciones ocurran. Por tanto su rol delante del problema es de facilitador, ayudando a definir este y poniendo en contacto a las personas adecuadas para su resolución.

En este rol son importantes los aspectos interpersonales, evitando en todo momento que un problema se convierta en un conflicto (ver el artículo de conflictos en proyectos), lo cual dificultará de forma importante su resolución. Para ello hay un par de reglas que debemos seguir:

  • Centrar las discusiones en el problema en sí, sin entrar en buscar responsables o motivos. Esto no cambia el problema ni lo resuelve, por lo que es mejor dejar esta discusión para una vez tengamos resuelto el problema. Con ello se evita que haya personas actuando a la defensiva.Saber más sobre técnicas de comunicación en proyectos

Relacionado con lo anterior, tampoco es conveniente empezar hablando de quién va a pagar los costes adicionales o sobre posibles penalizaciones. Si las hubiera, esto debe dejarse para el final, ya que este aspecto genera una situación de conflicto al crear intereses ocultos en las partes implicadas. Obviamente eliminar este aspecto es casi imposible, porque cada parte conoce de antemano sus responsabilidades e intentará protegerse, pero cuanto menos se entre en este punto mejor.

  • Evitar que la discusión se mueva al aspecto personal. Frases como “siempre hacéis lo mismo”, “otra vez la habéis cagado”, “no tenéis ni idea” etc. trasladan el problema del ámbito profesional al personal, convirtiéndolo automáticamente en un conflicto. Por tanto este tipo de frases deben evitarse y pararse cuando aparecen en la discusión.

Pasos en la gestión de problemas

Aunque cada problema es diferentes, y cada uno requerirá implementar unas acciones diferentes, es posible definir una pauta a seguir:

Como gestionar los problemas en proyectos

Identificar las personas implicadas y afectadas.

Es bastante habitual que cuando hay un problema todo el mundo quiera opinar y dar soluciones, lo cual al final acaba dificultando y atrasando la solución. Por ello es importante identificar las personas que deben participar de este proceso, y limitarlo a únicamente estas personas. En general existen dos grupos de personas en función de su relación con el problema:

  • Los implicados son aquellos que deben ejecutar alguna acción para solucionar el problema o participar en la definición de esta. Dentro de este grupo podríamos encontrar también a personas externas al proyecto que hayamos invitado para que nos ayuden.
  • Los afectados son aquellas personas que están afectadas por las acciones que tomemos, pero a las cuales no les corresponde ni ejecutarlas ni definirlas.

Esta diferencia se ve clara con un ejemplo ocurrido al inicio de mi carrera profesional. Durante el desarrollo de un componente mecánico no se conseguían superar sus ensayos estructurales, lo que impedía su paso a producción. Para solucionar esto se realizó un análisis por elementos finitos de la pieza y se definió una solución, la cual nunca se aplicaba porque cada vez que un director o jefe de departamento pasaba a ver cómo iban los ensayos, este daba su opinión de cómo solucionar el problema; solución que se aplicaba por venir de un director o jefe de departamento. Por suerte, solo 10 jefes opinaron y a la onceaba modificación se aplicó la solución que salía de los análisis hechos por un ingeniero junior, la cual soluciono el problema.

En este ejemplo el implicado es el ingeniero, él debe estudiar y solucionar el problema, los jefes y directores son afectados, lo que implica que únicamente deben ser informados de las medidas aplicadas y los resultados. Es evidente en este caso el efecto negativo del cambio de roles.

Definir el problema y sus límites.

En muchos casos se tiende a definir el problema de forma general o a generalizar este, por ejemplo es habitual oír comentarios del tipo: “la ingeniería está mal y no puede construirse”, cuando el problema es una interferencia entre dos componentes.

Obviamente, cuando más pequeño y definido sea el problema más fácil será resolverlo, por tanto el primer paso es entender dónde está exactamente el problema y definir sus límites. Evitando así hacer grandes cambios que introducen sobrecostes y riesgo al proyecto, y continuando tal como fue planificado con el resto.

Definir y acordar una solución con los implicados.

Si se han hecho correctamente los pasos anteriores, en este paso el director del proyecto debe simplemente dejar trabajar a los implicados, facilitando que este trabajo se haga en la mayor brevedad posible y con la información necesaria, e introduciendo las necesidades propias del proyecto en la definición de la solución. A veces lo mejor que puede hacer el director de proyectos es dejar trabajar a los especialistas, asumiendo un rol de facilitador. Saber más sobre técnicas de comunicación en proyectos

Implementar la solución

Una vez definidas las acciones y sus consecuencias sobre los planes del proyecto, estas deben ser implementadas en el proyecto, lo que implicará informar a los afectados y empezar el proceso de gestión de cambios  (ver el artículo de gestión de cambios) si corresponde.

Dentro de la gestión de problemas también se incluye controlar que las acciones definidas se están ejecutando correctamente, junto con el resto de tareas del proyecto.

Comprobar que el problema se haya resuelto

Por último, y aunque parezca obvio, es necesario comprobar que una vez implementadas las soluciones definidas el problema ha desaparecido. De no ser así deberemos empezar de nuevo.

¿Quieres ampliar tus conocimientos en este tema?

Los directores/as de proyectos experimentados saben lo importante que es este tema para el éxito de sus proyectos. Si quieres profundizar tus conocimientos en este tema, así como aprender otros temas relacionados con la planificación y gestión de proyectos, te sugerimos leer la  "Guía Práctica en Gestión de Proyectos". Más de 1000 personas ya la tienen y la aplican en sus proyectos.

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Características

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1 comentario en «Problemas en proyectos»

  1. Muy buen enfoque al escalamiento de los diferentes desencadenantes y/o detonadores de situaciones que desde lo mas sencillo pueden convertirse en situaciones criticas difíciles de afrontar en proyectos.

6 Pings/Trackbacks for "Problemas en proyectos"
  1. […] Podríamos definir conflicto como un problema racional que incluye una componente personal irracional importante, hasta el punto que esta componente personal domina la discusión y esconde el problema en sí. Es justamente esta componente personal e irracional lo que define el conflicto y lo separa de un simple problema. […]

  2. […] El encargado de esta comunicación es siempre el director del proyecto, el cual es también responsable de justificar delante del sponsor o el comité de dirección los motivos por los cuales esta situación es una crisis. Posteriormente es el sponsor o comité de dirección los encargados de definir esta situación como crisis, comunicar esta situación y dar comienzo al proceso de gestión. Si estos consideran que no se trata de una crisis, la gestión de la situación debe hacerse como la de un problema (Leer el artículo de problemas en proyectos). […]

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