Cómo gestionar con éxito tu primer proyecto

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¿Te acaban de dar tu primer proyecto y no sabes por dónde empezar? Pues este post es para ti, ya que te explicamos lo que debes saber para gestionar con éxito tu primer proyecto.

Aunque lo mejor sería formar a la persona en gestión de proyectos antes de darle su primer proyecto, la realidad no es esta en muchas organizaciones. Por ello, la mayoría de los que gestionamos proyectos, empezamos a hacerlo después de haber trabajado algunos años como ingeniero o técnico.




Esto puede ir bien o puede darse el principio de Peter, y la empresa pierde a un buen técnico y pasa a tener un pésimo director de proyectos. Esto es así debido al diferente trabajo y forma de participar en los proyectos en ambos roles:

  • Los técnicos o ingenieros utilizan sus habilidades y experiencia para crear productos (entregables). Estos productos pueden ser cualquier cosa desde el hardware, el software, los caminos, los documentos, la prestación de servicios, aviones, edificios, carpintería, etc.
  • Por otro lado, los directores de proyectos están ahí para planificar y gestionar el trabajo de los técnicos e ingenieros, pero NO LO HACEN.

Por tanto, aunque suele ser un camino habitual en el desarrollo profesional de muchos, el salto de un rol a otro es importante. Y el primer proyecto suele ser difícil para todos porque implica cambiar la forma de trabajar, la forma de implicarse, y adquirir una serie de habilidades.

Habilidades necesarias para gestionar tu primer proyecto

Ser y actuar como un líder

Los líderes organizan al equipo, mostrándoles el camino a seguir para conseguir los resultados. Esto obliga a tener unas buenas habilidades interpersonales y dotes de comunicación, junto con el conocimiento de técnicas y herramientas para facilitarla. También deben mantener la visión global del proyecto, lo que es incompatible con el trabajo detallado de un miembro del equipo.

Planificar y organizar el trabajo

gestionar con éxito el primer proyectoSi el equipo ve que hay un plan razonable, aunque no esté totalmente de acuerdo con este, confiará más en la persona que los dirige, que si ven que esta no sabe por dónde va. Por tanto adquirir habilidades de planificación y organización es básico para gestionar tu primer proyecto.

Lo primero para organizar el trabajo, es haberlo definido. Esto en gestión de proyectos incluye la definición del alcance y la definición de tareas; lo cual será básico en tu primer proyecto y en todos los demás. No es posible planificar ni organizar lo que se desconoce.

A partir de esta definición del alcance y tareas, será básico disponer de un cronograma realista (menos detallado al inicio y más detallado a medida que avance el proyecto); que debe incluir las tareas principales, junto con sus responsables y fechas de ejecución. Seguramente en tu empresa ya exista una herramienta para hacerlo; y si no, en la sección de programas de planificación encontrarás varias opciones que puedes usar y proponer.

Ser un solucionador de problemas

Como líder no solo debes gestionar, sino que debes ser un referente para el equipo. Referente en definir lo que se debe hacer, pero también referente en solucionar los problemas (o mejor evitarlos) cuando ocurran. Esto no solo incrementará las posibilidades de éxito de tu primer proyecto, sino que también mejorará tu rol de líder.

Aprender a negociar, influenciar y convencer

Como director o directora de tu primer proyecto serás la cara visible delante de todos los interesados; lo cual implicará tratar con varias personas con necesidades e intereses diferentes, incluso a veces contrapuestos.

Para hacer esto con éxito es necesario que aprendas a negociar e influenciar a todas estas personas y a tu propio equipo, ya que un error típico en el primer proyecto es dejar que se modifique el alcance y las tareas a demanda de los diferentes interesados, lo cual significa fracaso seguro del proyecto.

Establecer y administrar presupuestos

Cómo seguramente ya sabes, los tres objetivos básicos de cualquier proyecto son los objetivos, el plazo y los costes. Los dos primeros se consiguen con la planificación y organización del trabajo y el equipo, pero lo segundo requiere de conocimientos básicos sobre gestión financiera.

La gestión financiera se basa en definir presupuestos (el coste estimado de las tareas que debemos hacer) y controlar que el coste real se mantenga dentro de este presupuesto. Cuando no sea así, deberemos buscar formas de reducir el coste de la parte faltante de la tarea afectada, o del resto de tareas del proyecto para compensar la desviación. Saber más

¿Cómo conseguir las habilidades para tu primer proyecto?

Ahora que sabes cuales son las habilidades básicas para dirigir tu primer proyecto, seguro que te surge la pregunta ¿y donde las consigo?

La respuesta fácil sería decir que participaras en un curso o máster en gestión de proyectos (infórmate sin compromiso de varias opciones); pero seguramente no tengas tiempo. Por tanto intentaré ser más práctico. Como puedes ver, de los cinco puntos indicados, tres corresponden a gestión de equipos y personas, y dos a técnicas de gestión de proyectos.

Los dos técnicos son los más fáciles de resolver de forma rápida si estás dentro de una empresa, ya que esta ya debe tener procesos y un histórico de proyectos que te permitirá tener una base de partida. Esto te dará las pautas para gestionar y los datos para poder estimar los plazos y costes.

Si en tu empresa no existe una PMO o una forma definida para gestionar proyectos, siempre puedes buscar la ayuda de compañeros con más experiencia; estos pueden explicarte los procesos y conceptos básicos, darte formatos, datos y consejos que te permitan planificar y controlar tu primer proyecto. Piensa que por encima del director de proyectos está el sponsor del proyecto o alguien responsable del conjunto de proyectos de la empresa; ambos son personas que pueden ayudarte, e incluso van a tener interés profesional en hacerlo.

Para los tres puntos relacionados con habilidades personales, la cosa es más complicada, aunque buscar el consejo de los expertos sigue siendo una opción válida. De todas formas, también son los que menos problemas deberían suponerte en tu primer proyecto, ya que este suele ser simple; y llevas toda tu vida tratando con personas, y seguramente unos años tratando con colegas a nivel profesional, por lo que se trata de usar las habilidades que posiblemente ya tengas en un entorno nuevo.

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