7 claves de colaboración del éxitoso PMOfficer

Una de las claves en los éxitos como PMOfficer es lograr la coeción y colaboración con los equipos de trabajo tanto internos como externos.

En este artículo queremos compartir lo que consideramos las 7 claves de colaboración del exitoso PMOfficer

1. Segmentación del proyecto:

• Es simplificar de una forma estructurada dividiendo un proyecto grande y complejo en trozos. Este es el primer paso para crear todos los componentes necesarios en la estructura de desglose del trabajo (EDT).

2. Asignación de roles y responsabilidades:

• La clave es la claridad de la descripción del rol y responsabilidades de todos los miembros del equipo, las cuales deben encajar con la comunicación interna entre los miembros y verse reflejado en los resultados entregados a la dirección del proyecto y/o a la PMO (Project Managemente Office).
• Por ello debemos asegurar que cada equipo estará enfocado al 100% en trabajar en sus respectivos componentes definidos en la EDT.

3. Encajar la colaboración de todos los diferentes equipos (entre sí):

• A pesar de las nuevas tecnologías y el tsunami de aplicaciones para la colaboración entre equipos remotos, aún es muy difícil conseguir un verdadero espíritu de equipo entre todos los miembros del proyecto principalmente cuando la mayoría de ellos están separados físicamente.
• Encontrar el equilibrio entre los equipos físicos y remotos es la clave para evitar fallos de comunicación asegurando el éxito durante todas y cada una de las etapas del proyecto.

4. Utilizar Herramientas de Colaboración:

• Todos conocemos los costos financieros y de tiempo cuando realizamos viajes de larga distancia, aunque sea imprescindible viajar también sabemos que constantemente se busca la reducción de costes y las restricciones se hacen más estrictas cada año.
• Por ello la disponibilidad de herramientas de audio y vídeo-conferencia así como otros medios digitales deben ser impulsados desde la Dirección del Proyecto y/o desde la PMO (Project Managemente Office)para implementarlo desde el inicio del proyecto de cara a mejorar la comunicación y gestión durante todo el ciclo del proyecto.

5. Evitar el “Efecto Gemba”

• Los proyectos son difíciles en si mismos, ya que a menudo nos encontramos con problemas a medida que avanzamos que propicia intentar reunirse en el lugar del problema (“Efecto Gemba”). ¿Pero cómo podemos hacer eso cuando el problema está en otro continente?.
• Para minimizar el impacto y riesgo del “Efecto Gemba“, es imperativo definir y utilizar desde el inicio del proyecto lo que hemos mencionado en el punto anterior (4) Herramientas de colaboración.

Efecto Gemba: Es la idea japonesa de reunirse en el lugar donde está ocurriendo el problema

6. Estar preparado para trabajar con las diferencias culturales:

• Probablemente el gran reto del PMOfficer para la gestión de proyectos internacionales es trabajar con las diferencias culturales (aunque también se presentan en menor medida en proyectos locales dentro de un mismo país) .
• En las últimas décadas ha habido dos grandes tendencias con afectación mundial: 1) Globalización y 2) Localización. Aunque puede ser fácil saber que las diferencias culturales entre países y continentes existirán. ¿pero cómo puedo obtener lo mejor de los miembros del equipo con diferentes expectativas y enfoques culturales?. . . . Como PMOfficer es imperativo conocer los puntos clave para minimizar el impacto de las expectativas de los interesados y mitigar el impacto por el enfoque cultural (por ejemplo la forma de saludar verbal/escrita, las festividades locales, horarios laborales, costumbres de la jornada laboral, etc)

Empoderamiento(Empowerment) es una filosofía que puede aplicarse a las organizaciones y que consiste en delegar poder y responsabilidad a los empleados para lograr que se encuentren más motivados y comprometidos.

7. Considerar la Paradoja: Empoderamiento–Colaboración

• Fomentar una buena colaboración entre los equipos (vertical-horizontal) implica empoderar a los equipos remotos a asumir responsabilidad. Sin embargo, cuanto más trabajamos para dar a los equipos un sentido de responsabilidad (empoderamiento), más les tentamos a tomar medidas unilaterales como una forma de salir de las dificultades de la colaboración.
• Por ello la solución pasa por definir correctamente al inicio dos de los puntos que ya hemos mencionamos anteriormente: (2) Asignación de roles y responsabilidades y (3) Encajar la colaboración de todos los diferentes equipos

La Colaboración del proyecto es un hecho.! El distribuir el trabajo de planificación, validar los entregables, gestionar una correcta monitorización y lograr un eficaz control es fundamental como PMOfficer para llegar a una eficiente gestión de proyectos. Definición simple en 3 palabras: Liderazgo de Proyectos

Conclusión: 

Como PMOfficer necesitamos adoptar la perspicacia intercultural como una competencia básica y documentar todas las soluciones que nos vayamos encontrando en el camino. De esta manera, podremos desarrollar un conjunto de conocimientos sobre cómo lograr que la colaboración en el proyecto sea más que un “objetivo de buena intensiones”.

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