Registro de tiempos de trabajo

Un aspecto importante para poder hacer el seguimiento y control financiero de un proyectos es poder asignar correctamente las horas trabajadas por los diferentes integrantes del equipo. Esto habitualmente requiere de un registro de tiempos de trabajo como el que te proponemos aquí.

En muchas empresas es habitual que los diferentes trabajadores trabajen en diferentes proyectos simultáneamente, así como la existencia de otros conceptos de asignación de horas no imputables a proyectos; lo cual hace que asignar los costes laborales a cada proyecto no sea una tarea obvia.

Para facilitar esta tarea podemos implementar una hoja de registro de tiempos de trabajo como la que te presentamos aquí.

¿Cómo rellenar el registro de tiempos de trabajo?

La plantilla de registro de tiempos de trabajo que te proponemos aquí es bastante simple y casi autoexplicativa a la hora de ser rellenada.

En la parte superior existen unos campos generales para identificar el trabajador (quien debe rellenarla), su departamento y el número de semana a que corresponde el registro. En este caso estamos proponiendo un registro de tiempos semanal, por lo que será necesario identificar la semana. Esto puede hacerse por el número de semana, como se propone, o indicando la fecha de inicio de la semana.

En la parte central, cada linea corresponde a un concepto de asignación. La plantilla ya considera algunos conceptos generales, como pueden ser vacaciones, baja laboral, etc. Debida a que la casuística es grande y depende bastante de cada empresa, es recomendable que cada empresa ajuste la plantilla a sus necesidades (versión editable).

El resto de lineas vacías se usarán para identificar cada proyecto donde el trabajador haya participado esta semana. En esta plantilla se propone identificar a los proyectos mediante su nombre y referencia interna, lo cual suele ser lo más habitual. Igualmente esto puede ser ajustado a las necesidades de cada empresa.

Al lado de la identificación de cada concepto, tenemos las casillas para rellenar las horas trabajadas durante cada día. En este caso, las horas deben rellenarse de forma decimal, no con minutos. Por tanto 1 hora y 15 minutos serán 1,25h; o 1 hora y media serían 1,5 h.

En la parte inferior aparecen sumados los totales por día de la semana. En la versión editable la suma se hace automáticamente, si no, deberá hacerse manualmente. Así mismo, disponemos de dos campos para la firma del empleado y su supervisor.

Una vez rellenada esta plantilla, esta debería pasarse a los departamentos de RRHH y administración. El primero usaría esta plantilla para calcular el pago de nominas, y el segundo para asignar el coste de estas horas al programa de contabilidad o gestión que se usé para gestionar los proyectos. De esta forma, el director del proyecto podrá tener una visión actualizada de los costes de personal que se está soportando su proyecto, y por tanto hacer un mejor control financiero de este.

 

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