Las compras en proyectos

Dentro de la definición de los recursos que integran el proyecto está la definición de aquellas tareas o actividades que serán subcontratadas a proveedores externos. Por tanto la definición de las compras en proyectos forma parte del proceso de planificación, y tiene un efecto significativo sobre el resto de la planificación como se verá en este artículo.

¿Qué es la definición de las compras en proyectos?

La definición de las compras en proyectos es la identificación de aquellas tareas, materiales, o servicios que deberemos adquirir fuera de nuestra organización para completar el proyecto. No supone el acto de comprarlos o de buscar los proveedores, sino simplemente su identificación.

Esta tarea forma parte del proceso de planificación del proyecto, por lo tanto será necesario replantear esta definición diferentes veces hasta llegar a la planificación definitiva. Así mismo el nivel de detalle de esta definición irá variando a medida que avance el proyecto, ya que al inicio del proyecto partiremos de una definición general, que ira detallándose a medida de completemos las diferentes fases de su ciclo de vida.

Por ejemplo, para fabricar un determinado sistema mecánico necesitaremos comprar materiales, los cuales únicamente conoceremos en detalle cuando completemos el proyecto constructivo del sistema. Por tanto en el momento inicial solo podremos estimar estos.

¿Requisitos para realizar la definición de las compras en proyectos?

De forma general, la definición de las compras puede entenderse como parte de la definición de los recursos, con la salvedad de hablar de recursos externos e lugar de internos. Por tanto los requisitos en ambos casos serán similares:

Los lectores que conozcan el PMBOK verán que esto difiere del proceso de planificación definido por este, ya que el PMBOK sitúa la definición de las compras antes de la definición de la WBS, la creación del cronograma y la definición de los recursos. Como el proceso de planificación es cíclico, y debe ejecutarse varias veces antes de darlo por completado, no existe en el fondo conflicto entre ambos puntos de vista. Aunque debido a mi experiencia profesional creo que es más simple definir lo que queremos comprar una vez tenemos claro lo que debemos hacer, y si tenemos o no los recursos para hacerlo.

¿Qué genera las compras en proyectos?

Si analizamos una tarea en concreto, podemos definir cuatro motivos principales que puede generar la necesidad de compras vinculadas a ella:

  • No forma parte del negocio de nuestra organización. En muchos proyectos existen tareas que no están directamente vinculadas con la actividad de nuestra empresa, pero que al formar parte del proyecto debemos hacer. En este caso lo más habitual es subcontratar estas tareas a empresas especializadas y actuar como integradores.
  • No disponemos de los recursos necesarios para hacerla, bien por ser un perfil muy específico o por falta de disponibilidad en el momento en que los necesitamos. En este caso podemos plantear incorporar el recurso al equipo, o pasar la tarea completa a un proveedor especializado.
  • La tarea requiere de materiales para ser completada, por lo que deberemos prever su necesidad y considerar su compra.
  • Es más económico o rápido hacer la tarea fuera que dentro de la organización. Aunque lo más habitual es hacer internamente todo lo que forme parte de nuestra actividad, puede ocurrir que en algunos casos sea más rápido o económico hacerlo fuera. A parte de considerar la política de la organización para estos casos, será necesario evaluar en detalle las dos opciones antes de decidir.

Tener claros estos motivos puede ayudarnos a realizar la definición de las compras, ya que al pasar por encima de las diferentes tareas que forman parte de la WBS (leer el artículo sobre la WBS), podemos ver si puede existir la necesidad de subcontratar o no.

¿Qué tipos de compras en proyectos existen?

Aunque no es necesario conocer los tipos de compras que pueden darse dentro del proyecto para definir estas, sí que es importante entender sus implicaciones en la planificación del proyecto. De forma general es posible identificar tres tipos de compras:

  • Compra de materiales. Esto se da cuando compramos los materiales que necesitamos para poder ejecutar una determinada tarea, sin incluir la ejecución de esta. Por ejemplo la compra del cemento para construir la estructura de un edificio, donde el proveedor entrega el cemento y nosotros construimos la estructura. En la planificación inicial del proyecto no siempre vamos a disponer de información detallada sobre este tipo de compras, por lo que habitualmente partiremos de una estimación inicial que iremos detallando a medida que avance el proyecto. Lo que sí es importante es identificar desde un primer momento cuando estos materiales deben estar disponibles, ya que deberemos planificar las tareas de definición detallada y compras para poder cumplir con esta fecha.
  • Compra de servicios. Puede ocurrir que necesitemos de un determinado recurso en el equipo del proyecto, y que este no exista en nuestra organización o no esté disponible en las fechas que lo necesitamos. En estos casos una solución es la contratación externa de este recurso para que se incorpore temporalmente al equipo del proyecto. Es un caso similar al anterior, con la salvedad de que hablamos de personas en lugar de materiales. En este caso es importante identificar esta necesidad lo antes posible para asegurarnos que el proyecto es viable, si el recurso es crítico sin él no podemos hacer el proyecto, y que consideramos los costes adecuados, ya que un recurso externo suele ser más caro que uno interno. En el caso de recursos muy específicos o críticos para el proyecto es importante confirmar su disponibilidad cuanto antes.
  • Subcontratación de tareas. A diferencia de los dos casos anteriores, aquí estamos contratado la ejecución de una tarea o conjunto de tareas, por lo que al final lo que estamos comprando es el producto resultante, y no únicamente un determinado material o servicio. El hecho de estar comprando el producto resultante tiene dos implicaciones importantes:
    • Deja de ser necesario gestionar la ejecución de dicha tarea en detalle, aunque perdemos cierta visibilidad y control sobre esta.
    • Al estar traspasando la totalidad de la tarea a un proveedor, también es posible traspasar los riesgos asociados a dicha tarea.

Descripción del plan de compras

La mayoría de los proyectos se realizan con una mezcla de recursos internos y externos, siendo los segundos los que debemos adquirir de empresas externas a nuestra organización. Por tanto, en la mayoría de los proyectos nos encontraremos con la necesidad de efectuar compras, y de indicar a los compradores que y cuando comprar.
Para facilitar la planificación y el seguimiento de las compras se usa el plan de compras del proyecto, el cual es una lista que identifica todos los recursos que debemos adquirir en el mercado para el proyecto, el responsable de realizar esta adquisición, y las fechas en que estos deben estar disponibles.

Modo de uso de la plantilla

El plan de compras propuesto en esta página esta formado por diferentes apartados que debemos rellenar:

  • El primero identifica el proyecto y la revisión de documento
  • La primera columna lista los diferentes productos o servicios que debemos adquirir, siendo recomendable enlazar estos con su descripción técnica.
  • La segunda columna identifica la persona responsable de llevar a cabo el proceso de compra de dicho producto o servicio.
  • Finalmente se identifica las fechas en que el producto o servicio debe estar disponible para el proyecto, siendo posible dejar en blanco la fecha de fin si su uso va a ser permanente.

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