Ventajas de usar una agenda de reunión
Las principales ventajas de una agenda de reunión se han mostrado en su definición, pero estos son:
- Los participantes pueden venir preparados a la reunión, incrementando su eficiencia y evitando perdidas de tiempo. Esto al final compensa el tiempo dedicado a realizar este documento.
- Permite controlar el tiempo de la reunión evitando que esta se eternice o salga de horarios, o que esta acabe sin haberse tratado todos los temas.
- Se asegura que la reunión cumple con sus objetivos. La agenda de reunión permite ver si se están tratando todos los temas que se querían discutir, gestionar el tiempo para los temas faltantes, y evita la entrada de temas nuevos que suelen alargar la reunión.
En resumen, una agenda de reunión permite un uso más eficiente del tiempo dedicado a una reunión. Lo que usado de forma metódica y habitual en todas las reuniones de una empresa acaba generando una mejora importante en su productividad.
Cómo hacer una agenda de reunión
El primer aspecto a considerar cuando hacemos una agenda de reunión es que esta debe hacerse con antelación suficiente a la reunión como para que los asistentes puedan enterarse y preparase los temas en los que deban participar. Parece algo obvio, pero a veces por falta de tiempo no se hace una agenda o esta se hace justo antes de la reunión, ambas cosas igual de inútiles.
Para explicar cómo hacer una agenda de reunión nos basaremos en la plantilla que ofrecemos en esta página. Te recordamos que la puedes descargar gratuitamente en formato PDF, para rellenar a mano, o, por un pequeño precio, en formato editable junto con todas las otras plantillas de gestión y nuestro libro Guía Práctica en Gestión de Proyectos.
Incluir los detalles de la reunión en la agenda
Como detalles nos referimos a la fecha, horario y lugar de realización. Para ello la plantilla de agenda de reunión que os ofrecemos incluye una pequeña tabla en la parte superior. En este caso la plantilla esta planteada para usarse dentro de la gestión de proyectos, por lo que identifica a este. Si la quieres usar en otros campos, este punto puede eliminarse o sustituirse por título de la reunión.
Incluir a los asistentes
El segundo punto a rellenar es identificar a los asistentes a la reunión. Para ello esta plantilla incluye un apartado para mostrar el nombre de los participantes (nombre y empresa).
Definir los asuntos a tratar
Esta sea tal vez la parte más importante de una agenda de reunión, y la que mejor justifica que se invierta tiempo en hacer este documento.
La plantilla que te ofrecemos muestra los diferentes asuntos en forma de tabla, de tal forma que para cada uno de ellos podemos indicar un horario de inicio y fin, una descripción del tema a tratar, y el responsable de presentar o liderar esta parte de la reunión. Obviamente esta tabla la haremos tan larga como sea necesaria hasta incluir todos los asuntos que se quieran tratar.
Consejos para hacer una agenda de reunión
Aunque disponer de una agenda es un beneficio para la empresa y los asistentes a la reunión, hacerla suele verse como un engorro y al final nadie se responsabiliza de hacerla. Por ello es importante definir la persona responsable de hacer este documento, de tal forma que siempre se siga este criterio. Un buen criterio es que la persona que convoca la reunión deba hacer e incluir una agenda en la convocatoria de la misma.
En reuniones importantes o que incluyan clientes, es recomendable consensuar los contenidos y los tiempos de la agenda con los asistentes antes de mandarla. Empezar una reunión con quejas sobre la agenda suele ser frustrante y llevar a una perdida de tiempo.
También es útil definir el plazo mínimo de antecedencia con el que debe mandarse esta acta. Mandarla justo antes de la reunión no sirve porque los asistentes no pueden prepararse los asuntos a tratar (estos se van a tratar peor o va a faltar información), o estos pueden haber reservado sus agendas para otros temas. Este plazo puede variar en función de la duración e importancia de la reunión y los asistentes, pero para las reuniones más habituales una semana de antecedencia debería ser suficiente.