Plantilla para hacer una acta de reunión

Una de las funciones del director del proyecto es asegurar la comunicación dentro del equipo del proyecto y documentar correctamente el avance de esto, siendo el acta de reunión una de las herramientas a nuestra mano para hacerlo.

¿Qué es una acta de reunión?

El acta de reunión es un documento que permite documentar varios temas relativos a una reunión. Entre estos temas se podrían destacar los asistentes, los temas discutidos, las decisiones que se han tomado, y las acciones que se ha decidido emprender y sus responsables. Adicional mente se incluye información propia de la reunión como la fecha y horario, y el lugar donde se ha celebrado.

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Contenidos de una acta de reunión

Los contenidos de una acta de reunión pueden variar en función de la plantilla que usemos y de la información que queramos capturar en ella, aunque hay unos mínimos que deberían incluirse en todos los casos. Podríamos definir los siguientes contenidos mínimos que toda acta de reunión debería tener:

  • Datos para identificar la reunión, tales como fecha, lugar de celebración, o horario. Si la reunión está relacionada con un determinado proyecto o asunto, es bueno incluirlo como título.
  • Nombres de los asistentes a la reunión. Esto es importante para dejar constancia de quien ha participado directamente de los asuntos y decisiones durante la reunión.
  • Listado de temas tratados durante la reunión, con los comentarios más relevantes para cada uno de ellos. Esto sería el resumen de la reunión de forma esquemática. Su principal función es que quede constancia de estos y de los principales aspectos que se han tratado, sin ser necesario ir a mucho detalle. Cuando este detalle es necesario ya estaríamos hablando de transcripciones o grabación de reuniones, lo cual sale fuera del objetivo habitual de una acta de reunión.
  • Habitualmente cuando se discuten los temas, estos acaban generando acciones, las cuales es bueno listar junto con su responsable para poder ser seguidas.

Cómo hacer una acta de reunión

Para responder a esta pregunta iremos siguiendo los diferentes apartados que forman parte de la plantilla de acta de reunión que puedes descargarte en esta página. Te recordamos que la puedes descargar gratuitamente en formato PDF, para rellenar a mano, o, por un pequeño precio, en formato editable junto con todas las otras plantillas de gestión y nuestro libro Guía Práctica en Gestión de Proyectos. 

Rellenar los datos de la reunión

El primer paso para rellenar la plantilla de acta de reunión es incluir los datos que identifican la reunión. Para ello se han incluido varios campos en la parte superior del modelo que se sugiere rellenar justo al inicio de la reunión.

plantilla para una acta de reunión

Identificar a los participantes y personas a ser informadas

Tan importante como mostrar los temas discutidos en la reunión es identificar quién los ha discutido; lo que equivale a decir quién es responsable o ha estado de acuerdo con los puntos indicados en el acta de reunión.

Por ello, el segundo apartado del modelo es la identificación de los participantes (nombre y empresa) junto con su firma. Lo correcto y habitual es solicitar la firma una vez finalizada la reunión y rellenada el acta, de tal forma que todos los firmantes puedan conocer su contenido.

Debajo de los participantes se incluye un campo para identificar todas aquellas personas que deben estar informadas sobre los resultados de la reunión. Habitualmente suelen ser jefes directos de los participantes o personas, que habiendo sido invitadas a la reunión, no han podido asistir.

plantilla de acta de reunión para proyectos

Contenidos de la reunión

Esta es la parte más importante de cualquier acta de reunión, ya que es justamente los temas tratados durante esta.

En la plantilla de acta de reuniones que te proponemos en esta página, estos puntos se rellenan dentro de diferentes cajas, uniendo el asunto tratado con las acciones que hayan derivado de estos y sus responsables.

  • De esta forma, en la parte superior de la caja se detallaría el asunto y los principales puntos que se han tratado, siempre de forma resumida.
  • La parte inferior sirve para resumir las acciones que se haya decidido realizar para este asunto, indicando a su lado el responsable y la fecha en que esta acción debe estar finalizada.

Estas cajas se irán copiando a lo largo del documento hasta cubrir todos los asuntos tratados, dando como resultado una acta de reunión muy organizada y que se puede leer rápidamente. Adicionalmente, esta forma de listar conjuntamente asuntos, acciones y responsables permite usar el acta como lista de puntos abiertos,  y usar esta para evaluar el cumplimiento de estas acciones.

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