El plan de calidad de un proyecto

La planificación de la calidad es importante para garantizar el éxito del proyecto, y su base es el plan de calidad. En este artículo te explico cómo hacerlo y usarlo en tus proyectos. Al final encontrarás enlaces a plantillas para que puedas hacerlo más facilmente.

¿ Qué es el plan de calidad ?

Cuando hablamos de calidad en dirección de proyectos estamos hablando del grado de cumplimiento que este tiene respecto a sus requisitos. En este sentido es importante remarcar que se considera que un proyecto no cumple con los requisitos tanto cuando no llega a conseguir estos, como cuando los excede. Por tanto sería un fallo de calidad entregar un Rolls Royce a un cliente que ha pedido un utilitario económico. Por tanto el director de proyectos debe procurar que los esfuerzos se centren en entregar lo solicitado, sin caer en el engaño de querer entregar algo mejor esperando que esto incremente la satisfacción del cliente o el éxito del proyecto. Ver técnicas de definición del alcance

Estos requisitos pueden ser divididos en dos grupos:
¿Qué es el plan de calidad de un proyecto?
Requisitos del proyecto.

Son aquellos requisitos relativos a procesos de trabajo, normativa interna, o forma de gestionar el proyecto que este debe seguir por el hecho de realizarse dentro de una determinada organización. Habitualmente estos requisitos vienen determinados por la propia organización y se usan de forma estándar en todos los proyectos desarrollados dentro de esta, aunque en proyectos grandes, o en proyectos desarrollados entre varias organizaciones, puede ser necesario definirlos durante la fase de planificación. En cualquier caso es responsabilidad del director del proyecto averiguar y cumplir con estos requisitos.Aunque la responsabilidad puede variar dependiendo de la organización, habitualmente estos requisitos son definidos por el departamento de proyectos o el departamento de calidad interna. Por lo que el director del proyecto puede consultar estos departamentos, o mirar proyectos anteriores a falta de una definición más formal.

Requisitos del producto.

Son aquellas características que debe cumplir el producto resultante del proyecto, tanto en lo referente a la solicitud del cliente/usuario, como en referencia a la normativa aplicable.Cuando hablamos de los requisitos del producto en referencia a la solicitud del cliente/usuario estamos hablando de definición del alcance, ya que es imposible satisfacer las necesidades del cliente/usuario si estas no están correctamente definidas. Por tanto la gestión de la calidad empieza por definir correctamente el alcance, sobretodo en relación a dos aspectos:

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    • ¿Qué características debe cumplir el producto? Definición de las características que debemos conseguir de una forma cuantificable y medible. Como ejemplo de esto podríamos tener el valor mínimo de aceleración o de consumo para el desarrollo de un nuevo coche, un determinado valor de repetitividad de resultados en un equipo de medición, o un determinado valor de temperatura en un equipo de climatización.
    • ¿Cómo se comprobará que este cumple con estas características? Definición del procedimiento y los criterios utilizados para comprobar que estas características se han conseguido, y que como resultado darán la aprobación o rechazo del entregable del proyecto. Esto puede ser desde una inspección visual, un ensayo tipificado según alguna normativa, o unos ensayos de prestaciones acordados.

Tanto en la definición de los requisitos, como en la definición de los criterios de aceptación, es importante eliminar en lo posible la subjetividad, lo que se consigue cuantificando y definiendo procedimientos en la fase de planificación del proyecto. Aprende a hacer la aceptación del proyecto

¿ Cómo se hace el plan de calidad ?

Una vez conocidos los objetivos y criterios de aceptación que afectan al proyecto, es el momento de planificar las acciones que se llevaran a cabo durante la ejecución del mismo para garantizar que estos se cumplen a su finalización. Esto es lo que se conoce como hacer el plan de calidad del proyecto. Estas acciones pueden planificarse en base a dos estrategias, las cuales no son excluyentes y se suelen aplicar conjuntamente a lo largo del proyecto:

Calidad preventiva en proyectos.

Serían aquellas acciones encaminadas a evitar que se produzcan problemas de calidad. Para ello es necesario entender las causas que pueden acabar originando un problema y definir acciones encaminadas a evitar o detectar de forma prematura estas causas. Como se ha comentado la calidad consiste en cumplir con los requisitos organizativos y técnicos del proyecto, por lo que la búsqueda de causas debe considerar ambos aspectos.

En lo referente a los requisitos organizativos, las causas más comunes son las relacionadas a la falta de comunicación, falta de formación, o falta de compromiso del equipo con los procesos de la organización. En el primer caso será necesario planificar acciones de comunicación y/o formación para explicar estos requisitos. En el segundo caso las acciones a tomar van a depender del rol que asuma el director del proyecto y de si estamos hablando de requisitos específicos del proyecto en cuestión o generales de la organización, siendo en muchos casos necesario escalar el problema a los responsables del o los recursos afectados. Saber más de técnicas de comunicación en proyectos

En el caso de los requisitos técnicos esta definición parte de un análisis detallado de las causas que puede provocar el fallo, lo cual suele hacerse mediante diferentes técnicas de gestión de calidad (AMFE, 5 porqués, grafico de Causa-Efecto, etc) que permiten definir las acciones encaminadas a detectar o evitar estas causas.

Control de la calidad en el proyecto.

Serian aquellas acciones encaminadas a comprobar la calidad del entregable una vez este se ha ejecutado. Como acciones básicas en este grupo estarían las auditorias, los ensayos, o los controles de calidad. Las auditorias se usan principalmente para chequear si el proyecto está siguiendo los procesos y requerimientos organizativos, y son llevadas a cabo por los auditores de calidad.

Los ensayos y controles de calidad suelen hacerse para chequear determinadas características relacionadas con el entregable o componentes de este.Por ejemplo, en la construcción de una partida de vigas de hormigón armado sería conveniente analizar inicialmente las características del hormigón y las barras de acero, y posteriormente la resistencia de alguna de las vigas del lote.

En este caso la medición de las características del hormigón y barras suministrados sería una acción preventiva a inncluir en el plan de calidad, ya que va encaminada a evitar que usemos un material defectuoso que dará como resultado una viga defectuosa, mientras que el ensayo de una viga sería una acción de control, ya que chequea el cumplimiento de la calidad una vez entregada.

Es fácil ver que al incluir la medición y el ensayo anterior en el plan de calidad, se generan un coste y tiempo adicional a ser considerados en el proyecto, por lo que para decidir qué estrategia seguir y planificar las acciones a ejecutar debemos considerar diferentes aspectos:

  • Coste de las acciones preventivas
  • Coste de los controles de calidad.
  • Coste de ejecución del entregable
  • Consecuencias de un fallo de calidad

En base a estos aspectos podríamos definir diferentes situaciones:

  • No realizar ninguna acción. Si los costes de ejecución y las consecuencias de un fallo son insignificantes respecto a los costes de las acciones preventivas y de control, puede ser razonable no realizar ninguna acción y actuar de forma reactiva. Sería un caso poco habitual.
  • No realizar acciones preventivas pero si de control final. Esto sería razonable cuando los costes de un fallo de calidad son bajos en relación al coste de las mediciones previas.
  • Realizar acciones preventivas y controles. Esto es razonable cuando el coste de un fallo es significativo respecto el coste de afectar estas acciones.

Una vez definidas estas acciones, es importante incluirlas como una tarea más en el cronograma, asignarles recursos, y considerar sus costes en el presupuesto del proyecto. Lo que una vez más pone en evidencia en carácter recurrente de la planificación de proyectos, y la necesidad de integrar los diferentes planes, entre ello el plan de calidad del proyecto. Para ello un programa de gestión integral de proyectos puede ayudarte.

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La calidad en proyectos según PMBOK

La gestión de la calidad en proyectos es la quinta área de conocimiento dentro del PMBOK, y contiene aquellos procesos necesarios para garantizar que el producto resultante del proyecto cumpla con la calidad y resultados.

Cuando hablamos de calidad en proyectos debemos entenderlo en forma de cumplimiento de los requisitos, no en términos de calidad absolutos. De esta forma la calidad sería el grado en que un producto cumple con los requisitos especificados para este.

De esta forma, no esperamos el mismo nivel de calidad para un producto de gama alta, más caro y con mejores prestaciones, que para uno de gama baja; aunque en ambos casos hablaremos de que se ha conseguido la calidad si estos cumplen con los objetivos y características definidas para ellos.

Hay tres procesos dentro del área de la gestión de la calidad en proyectos:

  • Plan de gestión de la calidad
  • Realizar aseguramiento de la calidad
  • Control de la calidad

Plan de gestión de la calidad en proyectos

Proceso de gestion de la calidad en proyectos Este proceso implica la definición de los criterios de calidad para el producto resultante del proyecto, y cómo el proyecto logrará cumplir con estos criterios. En muchos casos existirán criterios de calidad normalizados, como las normas de diseño de edificios, los criterios de marcaje CE, etc.; sin embargo para otros proyectos deberemos definir internamente los requisitos o decidir que normas de calidad queremos seguir (por ejemplo ASTM , IEEE o ANSI)

El resultado principal de este proceso es el plan de gestión de la calidad, el cual dicta los criterios de calidad y describe las acciones para cumplirlos, así como las tareas de aseguramiento y control de la calidad.

Entradas

  • Plan de gestión del proyecto
  • Registro de stakeholders (ver más)
  • Registro de riesgos (ver más)
  • Documentación de requisitos
  • Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto; o los factores externos al proyecto que tienen influencia sobre él.
  • Activos de la organización, tales como la información, herramientas, documentos o conocimiento que posee la organización y pueden ayudarnos a gestionar el proyecto

Herramientas y Técnicas

  • Análisis coste-beneficio
  • Definición del coste de la calidad
  • Herramientas básicas de gestión de la calidad
  • Benchmarking
  • Diseño de experimentos
  • Muestreo estadístico
  • Herramientas de planificación de la calidad
  • Reuniones

Salidas

  • Plan de gestión de la calidad
  • Plan de mejora de procesos
  • Métricas de control de la calidad
  • Listas de control de la calidad
  • Actualizaciones del plan de gestión del proyecto

Realizar aseguramiento de la calidad

El aseguramiento de la calidad en proyectos es el proceso de auditoría de los requisitos de calidad, mediante mediciones y controles, para garantizar que se cumples los requisitos, las normas y criterios de calidad definidos. Así, las auditorías de calidad prueban y / o confirman que el sistema funciona correctamente.

A parte del indicado previamente, el aseguramiento de la calidad tiene como objetivo el reducir el número de fallos o productos defectuosos, y por tanto mejorar la eficiencia mediante la aplicación de la calidad de forma preventiva.

Entradas

  • Plan de gestión de calidad
  • Plan de mejora de procesos
  • Métricas de la calidad
  • Mediciones de control de calidad
  • Documentos del proyecto

Herramientas y Técnicas

Salidas

  • Solicitudes de cambio
  • Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
  • Actualizaciones de documentos de proyecto
  • Actualizaciones de los activos del proceso organizativo

Control de la calidad

El control de la calidad en proyectos es el proceso de medida, registro y evaluación de los resultados consistente en ejecutar las actividades de control de calidad definidas en el plan de calidad, así como recomendar cambios o corregir no conformidades.

El objetivo final del control de la calidad es entregar productos con la calidad requerida, reduciendo los desechos o retrabajos necesarios para ello.

Entradas

  • Plan de gestión del proyecto
  • Métricas de calidad
  • Listas de control de calidad
  • Informes de avance
  • Solicitudes de cambio aprobadas
  • Lista de entregables (ver más)
  • Documentos del proyecto
  • Activos del proceso organizativo

Herramientas y Técnicas

  • Siete herramientas básicas de calidad
  • Muestreo estadístico
  • Inspecciones
  • Revisión de las solicitudes de cambio aprobadas

Salidas

  • Mediciones del control de calidad
  • Cambios validados
  • Entregables verificados
  • Información del avance de las tareas
  • Solicitudes de cambio
  • Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
  • Actualizaciones de documentos de proyecto
  • Actualizaciones de los activos del proceso organizativo

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5 comentarios en «El plan de calidad de un proyecto»

  1. Es sumamente interesante e importante este gran aporte para el mundo intelectual y academico ademas para los tecnicos en su caso , por cuanto permite ejecutar confiablemente el a los Proyectos. Toda vez que estos al cumplir las medidas de calidad , optan por lograr los objetivos propuestos.

  2. Me parece bien el articulo, no obstante, hoy en día esta en voga «Aseguramiento de la Calidad» que segun mi entender, en este articulo se refiere a las acciones preventivas en el ejmplo de la viga (revisión de caracteriscticas del hormigon y fe),en resumen creo que aseguramiento de la calidad es parte del plan de calidad, en el instante, en que se esta ejecutando el trabajo, verificando que en los procesos en desarrollo. se esta aplicando los procedimientos definidos para la actividad.
    Saludos
    JMG

  3. HOLA BUENOS DÍAS:
    NECESITO SABER DE COMO ELABORAR UN PLAN DE TRABAJO EN EL ÁREA DE CALIDAD, ES DE SUMA IMPORTANCIA PARA MEJORAR LA CALIDAD DE UN PRODUCTO Y NO GENERAR PRODUCTOS NO CONFORMES EN EL PROCESO DE FABRICACIÓN, COMO MEDIR,CONTROLAR Y VERIFICAR. TOMAR LAS ACCIONES, PERO DE QUE FORMA. GRACIAS POR LA RESPUESTA.

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