6 errores a evitar en un panel de control

¿Alguna vez has intentado hacer un panel de control y este no se ha aplicado? En otro artículo previo te indicamos 5 consejos para hacer un panel de control de proyectos eficaz (ver artículo); así que en este toca hablar sobre los errores que debemos evitar durante su creación.

El objetivo de un panel de control es permitir a los diferentes implicados tener una visión rápida de las principales métricas que afectan a un determinado objetivo, de tal forma que estas puedan ser comprendidas y usadas rápidamente para tomar las decisiones adecuadas. Para conseguir este objetivo debemos intentar evitar los siguientes errores:

6 errores al hacer un panel de control

1-Elevada complejidad

Cuando empezamos a definir un nuevo panel de control es fácil querer mostrar mucha información, pensando que así este aportará más valor. La realidad es justamente la contraria, el exceso de información hará que la información relevante no destaque, incrementará el tiempo necesario para leerlo e interpretarlo, y por tanto le restará utilidad y valor.

Por ello es importante que este incluya únicamente aquellas métricas que sean realmente importantes y afecten directamente a la consecución de los objetivos, obviando aquellas que no.

2-Usar métricas complicadas

Una métrica es un parámetro que muestra una determinada variable que queremos medir y controlar, pero obviamente esta puede ser mostrada y definida de muchas formas.

Considerando que uno de los objetivos delpanel es que pueda ser leído y comprendido de forma rápida, siempre debemos buscar la forma más simple de mostrar aquellas métricas que consideremos relevantes; y por regla general esta es la visual. De la misma forma debemos usar métricas que sean habituales dentro de la organización, evitando inventar nuevas métricas que deban ser explicadas

3-Diseño desordenado o complicado

Cuando empezamos a hacer un panel de control tendemos a querer que este muestre mucha información, y a parte que sea atractivo visualmente. Por desgracia muchas veces ambas cosas van en contra de la utilidad.

Como ya se ha dicho, el panel de control debe incluir únicamente las métricas necesarias, pero también es adecuado que estas estén ordenadas según su temática; de tal forma que al centrarnos en una determinada área veamos todas las métricas relacionadas, evitando tener que ir de un lado a otro para tener una visión completa de los plazos, costes, etc.

La complejidad también puede venir por querer hacer un diseño demasiado interactivo o novedoso, que al final sea difícil de usar o interpretar. Aquí debemos recordar que no estamos haciendo una obra de arte, sino algo que debe ser práctico y simple, y que debe destacar las métricas. Por tanto es mejor usar gráficos que sean habituales en la organización y visualmente simples, tales como gráficas 2D, líneas, gráficos de puntos, etc.

4-Usar un panel de control que requiera de herramientas complicadas

No podemos olvidar que un panel de control necesitará algún soporte y algunas herramientas o procesos para poderlo mantenerlo actualizado. Esto puede ser desde una tabla Excel y el correo, a una herramienta de gestión de proyectos online.

Obviamente, cuanto mejor sea la herramienta sobre la cual creemos nuestro panel de control, mejor y más simple de actualizar será este; pero si nos pasamos podemos caer en la situación de que sea tan complicado usar esta herramienta que al final nadie use el panel.

Por tanto, en este punto la recomendación sería buscar herramientas existentes o fáciles de usar e implementar, e huir de complejidades o inventos.

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5-Subestimar el tiempo para mantener el panel de control

Este punto está muy relacionado con los puntos anteriores, ya que cuantas más métricas incluya el panel de control y más difícil de usar sea la herramienta, más tiempo será necesario para mantener el panel de control al día.

Como es evidente, un panel de control desactualizado no nos servirá para nada, por lo que la definición de los procesos y las herramientas que usaremos para nutrir este panel es algo básico para hacer un panel de control útil, y con futuro dentro de la empresa.

En este sentido debemos considerar la inversión en una herramienta que facilite la comunicación dentro del equipo del proyecto, ya que lo que nos gastemos en esta herramienta lo recuperaremos con los beneficios de hacer un panel de control que funcione y aporte valor a la organización.

6-No relacionarlo con los objetivos

Este error puede darse por dos motivos: por exceso de métricas o por falta de métricas.

En el primer caso debemos recordar que un panel de control es una herramienta que debe ayudarnos a conseguir unos objetivos, sean del proyecto o de la organización. Por tanto, al hacer un panel de control es muy importante que las métricas que mostremos estén directamente vinculado a los objetivos. Cuando no sea así, la métrica no es relevante, por lo que si la quitamos simplificaremos el panel y facilitaremos su uso.

El segundo caso suele ocurrir cuando el panel de control se hace desde un área concreta, por lo que este tiende a mostrar solo aquellas métricas que están relacionadas con el área o que son de su interés, olvidándose del resto que también son importantes para conseguir los objetivos. Si esto ocurre, el panel de control perderá su utilidad y por tanto dejará de usarse.

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