Mejorar los proyectos con una oficina de gestión de proyectos

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Cuando una organización crece y lo hace la cantidad de proyectos que ejecuta, llega un momento en que aparece la necesidad de implementar una oficina de gestión de proyectos. De no hacerlo la organización verá limitada su capacidad de seguir creciendo, o incluso corre el riesgo de morir de éxito debido a un crecimiento desorganizado.



Implantación de una oficina de gestión de proyectos

La creación e implantación de una oficina de gestión de proyectos es complicado porque supone un cambio importante en la forma de trabajar de la organización. Y como en cualquier otro proceso de cambio, los comienzos pueden ser bastante difíciles y se generarán reticencias.

Sin embargo, hay algunas formas de facilitar este proceso:

  • Reconocer y compartir las carencias que justifican la creación de esta oficina. Si se consigue recoger los datos adecuados de forma seria y rigurosa, será más fácil convencer a la organización sobre esta necesidad.
  • Como cualquier cambio importante, este debe ser implementado de arriba hacia abajo. Por ello es indispensable convencer y hacer partícipe del proyecto a la alta dirección para conseguir su apoyo.
  • A veces, puede ser recomendable contar con ayuda externa. Un consultor tiene experiencia en estos procesos y puede facilitarlos, aparte de que puede recibir una respuesta más positiva que alguien de dentro por su condición de experto.

Si no se cuenta con estas condiciones, o si aun así las dificultades de implementación son altas, puede ser recomendable plantear una implementación paso a paso; empezando por una oficina de gestión de proyectos simple, que vaya asumiendo responsabilidades de forma progresiva.

oficina de gestión de proyectos PMOSegún Casey y Peck  (2001) existen tres modelos fundamentales de oficinas de gestión de proyectos:

  • Tipo saco de recursos: gestiona los directores de proyectos disponibles y los asigna a los diferentes proyectos, sin asumir funciones de gestión o control.
  • Tipo estación meteorológica: se trata de una oficina cuya función esencial es emitir informes y métricas relacionada con los proyectos, bien para informar a la dirección de la empresa o para informar o ayudar a los directores de proyectos.
  • Tipo torre de control: esta ejerce más control sobre los proyectos y los directores de proyectos, definiendo políticas y procedimientos, y supervisando su aplicación.

¿Qué aporta una oficina de gestión de proyectos a la organización?

La respuesta a esta pregunta depende en gran medida del tipo de oficina de gestión de proyectos que se quiera implementar; siendo la que más ventajas aporta la del tipo torre de control, la cual establece las prioridades entre proyectos, la asignación de recursos entre proyectos, etc. En este caso podríamos destacar las siguientes ventajas:

Establecer los procesos y herramientas para la gestión de proyectos.

Toda gestión de proyectos debe seguir unos procesos (con la lógica adaptación a cada proyecto en particular), los cuales deben basarse en la metodología más adecuada a la tipología de proyectos y organización. Esto es aún más importante cuando existen diferentes proyectos compartiendo recursos, los cuales deben poder ser comparados y seguidos de forma conjunta. En este sentido la oficina de gestión de proyectos sería la encargada de definir e implementar estos procesos.

Dentro de esta función también estaría la propuesta e implementación de las herramientas necesarias para aplicar los procesos de forma más eficiente.

Soportar en la aplicación de los procesos.

En este caso la oficina de gestión de proyectos actuaría cómo una consultoría para los directores de proyectos de la organización:

  • Por un lado se asegura de que todos los directores de proyectos comprenden y saben cómo llevar a la práctica los procesos establecidos. En caso de ser necesario, puede organizar la formación de los profesionales más noveles.
  • Organiza y comparte documentos y datos para aplicar estos procesos; tales como tablas de riesgos, valores de costes y plazos de tareas similares, etc.

Priorizar y optimizar el uso de los recursos

En entornos multiproyectos, asume la aplicación de los procesos planificación conjunta y de priorización entre proyectos para resolver conflictos en pro de conseguir maximizar el resultado conjunto para la organización.

Esto reduce los conflictos entre proyectos, permite delimitar y resolver los conflictos de forma más eficaz, y maximiza el resultado del conjunto de proyectos, evitando que las disputas entre estos afecten al resultado de la organización.

Contribuir a la mejora de la organización

A parte de definir y controlar la aplicación de los procesos, la oficina de gestión de proyectos también recibe el feedback de los directores de proyectos, y cuantifica los resultados obtenidos. Con ello se consigue conocer la utilidad de los procesos aplicados, y proponer y aplicar mejoras cuando sea necesario.

De la misma forma, una oficina de gestión de proyectos facilita que se realicen y se apliquen las lecciones aprendidas; lo que es un punto importantísimo para poder mejorar y evitar repetir los mismos errores. La realidad es que sin una oficina de gestión de proyectos, las lecciones aprendidas no se recopilan al final de los proyectos, y cuando se hace, estas difícilmente se llegan a aplicar a los siguientes.

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