Métricas de gestión de proyectos

¿Qué son las métricas de gestión de proyectos?

Hay una frase que dice que no se puede gestionar lo que no se puede medir; por tanto para gestionar correctamente un proyecto deberemos ser capaces de medirlo.

Una métrica de gestión de proyectos es por definición cualquier tipo de variable que pueda ser usada para medir el desempeño de algún aspecto del proyecto que sea importante y queramos controlar. Como ya se intuye por esta definición, una métrica debe ser o estar basada en un valor numérico que nos dé una visión objetiva del estado de esta variable. De esta forma vamos a tener métricas relacionadas con los costes, los plazos, los entregables, la calidad, etc.

En función de la forma de calcular la métrica, esta puede ser un valor observable directamente, como el número de documentos aprobados o el número de defectos encontrados; la diferencia entre el valor planificado y la situación real, como los días de retraso o la diferencia de costes; o una variable derivada de valores observables que requiera de algún cálculo, como el EV (valor ganado), ETC (coste total estimado) o el PV (valor planificado).

Herramientas disponibles

Uno de los principales problemas de trabajar con métricas es recopilar información fiable para su cálculo, y en algunos casos hacer este de forma más o menos automatizada; lo que en última instancia dependerá de las herramientas de gestión de proyectos que tengamos a nuestra disposición.

Actualmente existen varios programas comerciales de gestión de proyectos que permiten aplicar diferentes metodologías y crear cuadros de mando, así como programas que permiten gestionar portfolios y programas unificando las métricas en cuadros de mando generales.

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El problema en ambos casos viene de la fiabilidad y capacidad de recoger los datos de origen, por ejemplo las horas reales gastadas en una determinada tareas, su fecha real de inicio o fin, etc.

Por tanto, cuando elijamos una u otra métrica debemos plantearnos si en la práctica seremos capaces de usarla de forma fiable, o adaptar nuestras herramientas para que así sea.

Para profundizar más en este punto recomendamos leer el artículo sobre la creación de paneles de control en proyectos, ya que estos están muy relacionados con las métricas.

¿Para qué sirven las métricas de gestión de proyectos?

Las métricas tienen dos funciones principales, la primera a nivel del proyecto como cuadro de mando del director del proyecto, y la segunda a nivel de la organización como herramienta para reportar y controlar de forma simple el estado del conjunto de proyectos. Saber más sobre cómo controlar el proyecto

Desde el punto de vista del director del proyecto las métricas permiten conocer de forma rápida y objetiva el estado del proyecto, identificando fácilmente aquellos aspectos donde tengamos problemas.

El uso específico de cada métrica depende de su tipología, ya que existen tres categorías básicas de métricas:

  • Métricas retrospectivas que muestran la situación del proyecto hasta la fecha, tales como los costes Qué son y cómo usar las métricas de gestión de proyectosincurridos, los días transcurridos, etc. Estas métricas por si solas no nos dicen si el proyecto va bien o mal, únicamente cuantifican su estado en un momento dado.
  • Métricas de diagnóstico que comparan la situación del proyecto respecto a lo planificado en el momento actual; como días de retraso, variación de costes etc. Estas nos permiten tener una imagen de la situación actual del proyecto respecto a sus objetivos.
  • Métricas predictivas que hacen una previsión de la situación final del proyecto en base la eficiencia que hemos tenido hasta ahora y la situación actual. Estas métricas nos permiten estimar si el proyecto cumplirá o no con sus objetivos de continuar del mismo modo, así como analizar el efecto de las modificaciones o cambios sobre el resultado final.

En la siguiente imagen podemos ver un cuadro de mando de un proyecto tal y como lo vería el director del mismo. En él se resumen diferentes métricas de gestión del proyecto, en este caso financieras, que muestran en una sola tabla la situación del proyecto.

Qué son y cómo usar las métricas de gestión de proyectos

Cómo se puede ver, esta tabla solo muestra algunos valores totales, tanto planificados como actuales, y porcentajes de avance. Si tuviéramos problemas en alguno de estos valores, deberíamos ver los datos de partida para entender el origen del problema.

Otro uso interesante de las métricas de gestión de proyectos es la validación y ajuste de las líneas base en las fases iniciales, lo que nos dará más confianza durante el resto de la ejecución.

A nivel de la organización o la PMO (¿Qué es una PMO?), las métricas permiten definir un cuadro de mando común para todos los proyectos, de tal forma que se pueda ver la situación de todos ellos de forma rápida, destacando aquellos que por algún motivo no cumplen, o no cumplirán, con los objetivos. Esta aplicación puede verse en la siguiente imagen, la cual muestra con colores rojo o verde el estado del proyecto en función de diferentes métricas

Qué son y cómo usar las métricas de gestión de proyectos

Aquí los valores no son tan importantes como el estado, por lo que a este nivel es más común el uso de colores o marcadores visuales que rápidamente destaquen los problemas. Para ello es necesario haber definido unos niveles o límites de aceptación que definan cuando un proyecto se considera que ya no cumple con alguno de sus objetivos.

Otro uso a nivel de organización de estas métricas es la priorización y asignación de recursos entre proyectos cuando estos se ejecutan en entornos multiproyectos (Leer artículo sobre multiproyectos). Esto es posible porque las métricas no solo permiten conocer el estado del proyecto de forma absoluta, sino también de forma relativa al cuantificar este en función de los aspectos que hayamos definido. Para aplicar esto debemos hacer coincidir nuestras métricas con alguna de las estrategias de priorización de recursos que definimos en el artículo específico.

Tipos de métricas en dirección de proyectos

Las métricas retrospectivas

Las métricas en este grupo muestran la situación del proyecto hasta la fecha, por lo que son representativas de lo que se ha hecho, sin valorarlo ni indicar cómo acabará. Por ello son las métricas más simples y más comúnmente usadas, siendo las más habituales el coste incurrido, los días transcurridos, el número de cambios, etc.

Por regla general son variables que pueden sacarse directamente a través de la observación de la situación del proyecto, sin requerir ningún post-proceso, aunque en algunos casos puedan exigir el uso de herramientas para colectar los datos, como ocurre en el caso de los costes incurridos.

Las métricas de seguimiento en la gestión de proyectosPresentan como ventajas su facilidad de obtención y de comprensión, lo que las hace muy útiles en informes de seguimiento donde queramos mostrar lo que se ha hecho. Esto es también una de sus principales limitaciones, ya que muestran únicamente la situación pasada del proyecto, sin indicarnos si esta es buena o mala, aunque se puedan comparar con las líneas base, y sin darnos información sobre la que basar nuestras decisiones futuras.

Las métricas de diagnóstico

Estas métricas son las que permiten comparar la situación actual del proyecto con lo planificado, y de esta forma dar una idea de si el proyecto está cumpliendo con sus objetivos o no. También nos permiten identificar aquellos puntos en los que no cumplimos, y por tanto en los que debemos realizar un análisis en más detalle para encontrar la causa. Dentro de este grupo estaría métricas como los días de atraso sobre el cronograma, la variación de costes, etc.

En general son buenas métricas para incluir en el panel de control del proyecto y también en informes donde queramos mostrar los resultados que estamos obteniendo, pero su utilidad y fiabilidad va a depender de cómo se realice su cálculo. Por ejemplo, podríamos definir una métrica de variación de costes de dos formas diferentes:

  • AC-PC (coste actual AC – coste planificado PC), o sea lo que hemos gastado realmente menos lo que planificábamos haber gastado en este momento.
  • EV-AC (coste planificado de lo ejecutado o valor ganado EV – coste real AC), o sea la valoración que hicimos en la planificación de lo que llevamos ejecutado en este momento, menos los que llevamos gastado realmente.

Aunque puedan parecer muy similares, su interpretación es totalmente diferente. Imaginemos una situación en la que hemos avanzado trabajo respecto lo planificado, por tanto habremos gastado más porque hemos hecho más, lo que implica que no tenemos un sobrecoste sino un avance del coste. En esta situación la primera métrica nos indicará sobrecoste mientras que la segunda no.

Las métricas predictivas

Las métricas predictivas son las que estiman la situación final del proyecto en función de su situación actual e histórica. Con ello conseguimos anticipar el posible éxito o fracaso del proyecto, en el caso de continuar como lo estamos haciendo, siendo posible anticiparnos y analizar diferentes escenarios o contramedidas que modifiquen su evolución. Como ejemplo de estas métricas tendríamos en coste estimado total, la fecha prevista de fin, etc.

Su principal limitación está en el hecho de ser estimativas, lo que reduce su fiabilidad, la cual también depende del método de cálculo que usemos. Por ejemplo, el coste total estimado podría ser calculado de dos maneras diferentes:

  • EAC= AC+ETC: En este caso el coste total estimado (EAC) se calcula como el como el coste actual (AC) más el coste estimado para completar el trabajo pendiente.
  • EAC = BAC/CPI siendo CPI =EV/AC: En este caso el coste total estimado (EAC) se calcula a partir del presupuesto total estimado para el proyecto (BAC), dividiendo este por la eficiencia financiera que estamos teniendo (CPI). Esta se calcula como el cociente entre el valor de lo que hemos ejecutado (EV) y lo que hemos gastado (AC). Como podemos ver, si nuestra eficiencia es inferior a 1, por tanto somos ineficientes, nuestro coste final será mayor.

En este ejemplo vemos que la primera forma de cálculo es más simple, pero parte de un valor estimado por el propio director del proyecto (el ETC), lo que hace más simple su ajuste; en el segundo caso el cálculo es más complejo pero únicamente usa datos medidos del proyecto, por lo que podríamos considerarla más fiable. En ambos casos la necesidad de recopilar datos fiables y completos es básica.

Cómo definir las métricas del proyecto

Definir las métricas en base a las variables que queramos medir y controlar.

Esta es la principal función de las métricas, por lo que estas deben estar directamente relacionadas con aquello que queramos controlar. Normalmente se tratará del coste, plazo y alcance, aunque cada vez más se incluyen otros indicadores relacionados con la calidad, cambios o riesgos. Incluso a nivel organizativo se suele medir la satisfacción del cliente, aunque esto solo tiene sentido a nivel general.

Definir las métricas en base a su uso

Las métricas tienen varias aplicaciones en la gestión de proyectos, por lo que en función de cada aplicación van a ser más adecuadas unas que otras. En el artículo de tipos de métricas se explica cada tipo. De forma general podríamos definir tres aplicaciones básicas:

  • Informar del trabajo hecho y la situación del proyecto. En este caso tenderemos a usar métricas retrospectivas (coste incurrido, tiempo transcurrido, etc.) o de diagnóstico (días de atraso, diferencias de costes), que por su simplicidad de cálculo y comprensión permiten dar una visión rápida y comprensible del proyecto aunque no se sea un experto en la dirección de proyectos.
  • Seguir y controlar el proyecto. En este caso queremos ver el estado del proyecto, y descubrir aquellos puntos en los que va mal y debemos focalizar nuestra atención. Por ello las métricas de diagnóstico son las más adecuadas en este caso.
  • Tomar decisiones sobre el proyecto. En muchas ocasiones nos preguntaremos que ocurrirá si hacemos tal cosa, lo que implica hacer estimaciones sobre la evolución del proyecto. En este caso lo más adecuado son las métricas estimativas, las cuales avanzan los resultados finales del proyecto en función de algunas variables actuales y pasadas. Por su baja fiabilidad no son adecuadas para informar, pero si para tomar decisiones, evaluar cambios, o comparar alternativas.

Por tanto, antes de definir el conjunto de métricas a usar, debemos plantearnos para qué las queremos. En el artículo de métricas más usadas en gestión de proyectos se proponen varias opciones.

Definir las métricas en base a la metodología

Aunque podemos usar las métricas que creamos más convenientes en función de nuestros objetivos, hay algunas metodologías que ya incluyen el cálculo de algunas métricas. Por tanto es posible relacionar un aspecto con el otro.

  • En Cadena Crítica los aspectos más importantes son el avance del proyecto a través de las tareas que forman la cadena crítica y el uso del margen. Esto ya nos define algunas métricas que podemos usar en este caso, como el tiempo transcurrido en la cadena crítica, el uso de los márgenes, etc. En el artículo de uso de márgenes en Cadena Crítica se explica el uso de esta métrica.Saber más sobre el método de Cadena Crítica 
  • Si usamos el método del valor ganado, vamos a tener varias métricas para controlar y estimar la situación del proyecto, ya que este método está muy basado en este concepto. En los artículos de control de plazos y control de costes con valor ganado se detallan estas métricas y su uso.Saber más sobre el método del Valor Ganado
  • En el método más usado, CPM-PERT, no existen unas métricas definidas, aunque es habitual usar métricas retrospectivas como el coste incurrido o métricas de diagnóstico como el atraso del calendario.Saber más sobre el método de CPM-PERT

Tiempo dedicado

Este punto está muy relacionado con el punto anterior, ya que cuando mejores herramientas tengamos, más rápido podremos calcular y visualizar las métricas de una forma útil y ordenada. Como en muchos aspectos de la gestión de proyectos, la principal herramienta a usar es el sentido común; no tiene sentido dedicar más tiempo a recopilar datos y calcular métricas que al propio proyecto, o dedicar tiempo a algo que no se va a usar. El beneficio que obtengamos de este esfuerzo debe ser adecuado al mismo.

Por tanto debemos ser conscientes de que situación nos encontramos a nivel de herramientas y cultura de gestión de proyectos, y talvez plantearse mejorar estas antes de aplicar unas métricas más complejas.

Por regla general, las métricas en gestión de proyectos son definidas por la organización para garantizar unos criterios comunes entre todos los proyectos, aunque en proyectos singulares o de gran envergadura puede darse el caso de que sea necesario definirlas, o que en algún proyecto concreto queramos controlar un aspecto en particular. Visita este artículo si quieres saber más sobre control de proyectos

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4 comentarios en «Métricas de gestión de proyectos»

  1. Podrian dejar algunas plantillas gratis en el pack, es que es urgente por buscar plantillas de metricas de SW por una tarea y aunque busque y busque por internet no encuentro. Al que ayuda al pobre dios le presta Gracias

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