Metodología, proceso y herramientas

En este artículo se tratan los conceptos de metodología, proceso y herramientas dentro del contexto de la dirección de proyectos, ya que a veces se tienden a mezclar, lo que acaba generando problemas en su aplicación o frustración al no conseguirse los objetivos.

Definición de metodología, proceso y herramientas

¬ŅQu√© es una metodolog√≠a de gesti√≥n de proyectos?

Una metodología es el marco conceptual de procesos que deberíamos seguir para gestionar correctamente y de forma integral un proyecto, independientemente de las características de este y de la organización que lo ejecute. Esto implica que, aunque existen metodologías más aplicables a determinadas tipologías de proyectos, en general estas buscan ser transversales y genéricas.

Hay diferentes tipos de metodologías en gestión de proyectos, pero las más habituales son en cascada o tradicional, AGILE, o híbrida, una combinación de las dos anteriores. Tienes una definición de estas metodologías más detallada en este articulo

Es bastante habitual que las diferentes metodolog√≠as dispongan de alg√ļn organismo o instituci√≥n que las regule o defina, y certifique su conocimiento. Ser√≠a el caso del PMI o IPMA para proyectos tradicionales. En la siguiente tabla puedes ver varios cursos que te permiten formarte en las metodolog√≠as del PMI.

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¬ŅQu√© es un proceso de gesti√≥n de proyectos?

Aunque muchas metodologías incluyen procesos, podemos definir un proceso cómo la instrucción de trabajo definida dentro del proyecto o la organización para efectuar una determinada actividad relacionada con la gestión. En el caso de la gestión de proyectos, los procesos son la particularización de la metodología escogida a las características concretas del proyecto y la organización que lo ejecuta.

Por tanto, aunque una determinada organizaci√≥n diga que gestiona los proyectos seg√ļn una determinada metodolog√≠a, en verdad lo hace en base a una particularizaci√≥n de esta metodolog√≠a a sus necesidades concretas. Con ello consigue comunizar criterios y formas de trabajar entre los diferentes proyectos, facilita el seguimiento global de estos, y garantiza unos m√≠nimos de calidad en la gesti√≥n.

¬Ņ Qu√© es una herramienta?

En el ámbito de la gestión de proyectos, una herramienta es todo aquello que usamos para ejecutar una determinada tarea o proceso de forma más eficiente, sea un programa informático, una plantilla, o cualquier otra cosa. En la siguiente tabla puedes ver una selección de herramientas informáticas para dirigir proyectos que ofrecen prueba gratuita:

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En el apartado de programas inform√°ticos pueden verse varias herramientas aplicables a diferentes √°reas de la gesti√≥n de proyectos; y en el art√≠culo “¬ŅC√≥mo escoger una herramienta?” te explicamos las claves para hacer una buena elecci√≥n.

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Relación entre metodologías, procesos y herramientas

Cómo ya se intuye de las definiciones anteriores, existe una relación entre las metodologías, los procesos, y las herramientas. Entender esta relación facilita su implementación dentro de la organización, y evita fracasos o falsas expectativas.

Metodología, proceso y herramientas. Diferencias y caracteristicasDiferencias entre metodologías y procesos

C√≥mo se ha comentado, la metodolog√≠a es el marco conceptual que define la gesti√≥n de un proyecto, sin particularizar seg√ļn la tipolog√≠a de este o la organizaci√≥n que lo ejecuta. Esta particularizaci√≥n se hace cuando definimos los procesos, los cuales son lo que realmente vamos a aplicar en nuestro trabajo.

De esta forma el proceso es la particularizaci√≥n, y muchas veces la simplificaci√≥n, de una determinada metodolog√≠a, y esta a su vez es el marco general que da coherencia al conjunto de procesos que debemos aplicar. Con ello se consigue la integraci√≥n entre los diferentes procesos y evitar que olvidemos alg√ļn aspecto importante en la gesti√≥n integral del proyecto.

Diferencias entre procesos y herramientas

Un proceso suele ser un conjunto de tareas que debemos hacer siguiendo un determinado orden, las cuales suelen requerir de unas entradas y generan unas salidas. Para hacer esto de forma más eficiente existen las herramientas, las cuales pueden ser desde una plantilla para recoger datos de forma ordenada, a un programa de gestión integral del proyecto.

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En cualquier caso una herramienta por si sola carece de utilidad en la gesti√≥n de proyectos, ya que es su uso dentro de un proceso bien definido lo que la hace √ļtil para la organizaci√≥n. De esta forma si tenemos un proceso ineficaz y adquirimos una herramienta para este, conseguiremos ser m√°s eficientemente ineficaces. Visita nuestra secci√≥n de herramientas de gesti√≥n de proyectos

Confusiones en metodología, proceso y herramientas

Existen organizaciones que no entienden estos conceptos y por tanto los mezclan o simplemente obvian alguno de ellos, dando como resultado problemas en la gestión de proyectos, gastos innecesarios y frustración. A continuación se detallan algunos ejemplos, aunque puede haber más:

Definir los procesos sin una metodología.

En algunos casos se define un proceso como respuesta a un problema detectado, lo que en la práctica acaba siendo poner un parche que muchas veces no tiene un impacto significativo en el resultado. Si nuestros procesos no disponen de una metodología de referencia, estos pueden ser incompletos, incoherentes o desligados entre sí, lo que les resta eficacia y no garantiza el resultado final deseado.

Olvidarse de los procesos

Las metodolog√≠as son un marco te√≥rico, y por tanto dif√≠cilmente aplicable directamente a los proyectos reales. Esta aplicaci√≥n se consigue mediante los procesos. Olvidarnos de esto hace que se vea la implementaci√≥n de una metodolog√≠a como algo imposible o in√ļtil, dando alas a aquellos que usan la frase ‚Äút√ļ ya sabes que una cosa es la teor√≠a y otra la realidad‚ÄĚ para justificar no hacer cambios, o llevando a la situaci√≥n descrita en el punto anterior.

Confundir las herramientas con los procesos

A veces he o√≠do gente decir que en su empresa gestionan los proyectos con Microsoft Project, lo cual no es cierto. Los proyectos se gestionan en base a unos procesos, los cuales se ejecutan de forma m√°s eficiente con herramientas. Adquirir una herramienta sin tener los procesos correctamente definidos y aplicados hace esta poco √ļtil, y puede acabar generando frustraci√≥n por la falta de resultados.

Esta misma situaci√≥n puede implicar gastos innecesarios, ya que con los procesos conseguimos definir las herramientas que necesitamos, evitando ir a las m√°s caras por ser las m√°s populares. De esta forma podemos ver muchas empresas con proyectos peque√Īos o medianos, pagando licencias elevadas de programas muy completos, cuando existen programas m√°s econ√≥micos y perfectamente v√°lidos para sus necesidades.

1 comentario en ¬ęMetodolog√≠a, proceso y herramientas¬Ľ

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