Metodolog铆a, proceso y herramientas

En este art铆culo se tratan los conceptos de metodolog铆a, proceso y herramientas dentro del contexto de la direcci贸n de proyectos, ya que a veces se tienden a mezclar, lo que acaba generando problemas en su aplicaci贸n o frustraci贸n al no conseguirse los objetivos.

Definici贸n de metodolog铆a, proceso y herramientas

驴Qu茅 es una metodolog铆a de gesti贸n de proyectos?

Una metodolog铆a es el marco conceptual de procesos que deber铆amos seguir para gestionar correctamente y de forma integral un proyecto, independientemente de las caracter铆sticas de este y de la organizaci贸n que lo ejecute. Esto implica que, aunque existen metodolog铆as m谩s aplicables a determinadas tipolog铆as de proyectos, en general estas buscan ser transversales y gen茅ricas.

Hay diferentes tipos de metodolog铆as en gesti贸n de proyectos, pero las m谩s habituales son en cascada o tradicional, AGILE, o h铆brida, una combinaci贸n de las dos anteriores. Tienes una definici贸n de estas metodolog铆as m谩s detallada en este articulo

Es bastante habitual que las diferentes metodolog铆as dispongan de alg煤n organismo o instituci贸n que las regule o defina, y certifique su conocimiento. Ser铆a el caso del PMI o IPMA para proyectos tradicionales. En la siguiente tabla puedes ver varios cursos que te permiten formarte en las metodolog铆as del PMI.

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驴Qu茅 es un proceso de gesti贸n de proyectos?

Aunque muchas metodolog铆as incluyen procesos, podemos definir un proceso c贸mo la instrucci贸n de trabajo definida dentro del proyecto o la organizaci贸n para efectuar una determinada actividad relacionada con la gesti贸n. En el caso de la gesti贸n de proyectos, los procesos son la particularizaci贸n de la metodolog铆a escogida a las caracter铆sticas concretas del proyecto y la organizaci贸n que lo ejecuta.

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Por tanto, aunque una determinada organizaci贸n diga que gestiona los proyectos seg煤n una determinada metodolog铆a, en verdad lo hace en base a una particularizaci贸n de esta metodolog铆a a sus necesidades concretas. Con ello consigue comunizar criterios y formas de trabajar entre los diferentes proyectos, facilita el seguimiento global de estos, y garantiza unos m铆nimos de calidad en la gesti贸n.

驴 Qu茅 es una herramienta?

En el 谩mbito de la gesti贸n de proyectos, una herramienta es todo aquello que usamos para ejecutar una determinada tarea o proceso de forma m谩s eficiente, sea un programa inform谩tico, una plantilla, o cualquier otra cosa. En la siguiente tabla puedes ver una selecci贸n de herramientas inform谩ticas para dirigir proyectos que ofrecen prueba gratuita:

  • Gesti贸n de proyectos AGILE o tradicionales

    Planificaci贸n estrat茅gica, a nivel de porfolio o programa

    Planificaci贸n y optimizaci贸n de recursos

    Control de gastos e ingresos, y c谩lculo de margenes y rentabilidades por proyecto y cliente

Prueba gratuita 

  • Planificaci贸n GANTT y AGILE con creaci贸n de hojas de trabajo

  • Control de horas y gastos por tarea y proyecto. 

  • Facturaci贸n integrada

  • Gesti贸n de recursos y equipos de trabajo

Prueba gratuita 

En el apartado de programas inform谩ticos pueden verse varias herramientas aplicables a diferentes 谩reas de la gesti贸n de proyectos; y en el art铆culo 芦驴C贸mo escoger una herramienta?禄 te explicamos las claves para hacer una buena elecci贸n.

Relaci贸n entre metodolog铆as, procesos y herramientas

C贸mo ya se intuye de las definiciones anteriores, existe una relaci贸n entre las metodolog铆as, los procesos, y las herramientas. Entender esta relaci贸n facilita su implementaci贸n dentro de la organizaci贸n, y evita fracasos o falsas expectativas.

Metodolog铆a, proceso y herramientas. Diferencias y caracteristicasDiferencias entre metodolog铆as y procesos

C贸mo se ha comentado, la metodolog铆a es el marco conceptual que define la gesti贸n de un proyecto, sin particularizar seg煤n la tipolog铆a de este o la organizaci贸n que lo ejecuta. Esta particularizaci贸n se hace cuando definimos los procesos, los cuales son lo que realmente vamos a aplicar en nuestro trabajo.

De esta forma el proceso es la particularizaci贸n, y muchas veces la simplificaci贸n, de una determinada metodolog铆a, y esta a su vez es el marco general que da coherencia al conjunto de procesos que debemos aplicar. Con ello se consigue la integraci贸n entre los diferentes procesos y evitar que olvidemos alg煤n aspecto importante en la gesti贸n integral del proyecto.

Diferencias entre procesos y herramientas

Un proceso suele ser un conjunto de tareas que debemos hacer siguiendo un determinado orden, las cuales suelen requerir de unas entradas y generan unas salidas. Para hacer esto de forma m谩s eficiente existen las herramientas, las cuales pueden ser desde una plantilla para recoger datos de forma ordenada, a un programa de gesti贸n integral del proyecto.

En cualquier caso una herramienta por si sola carece de utilidad en la gesti贸n de proyectos, ya que es su uso dentro de un proceso bien definido lo que la hace 煤til para la organizaci贸n. De esta forma si tenemos un proceso ineficaz y adquirimos una herramienta para este, conseguiremos ser m谩s eficientemente ineficaces. Visita nuestra secci贸n de herramientas de gesti贸n de proyectos

Confusiones en metodolog铆a, proceso y herramientas

Existen organizaciones que no entienden estos conceptos y por tanto los mezclan o simplemente obvian alguno de ellos, dando como resultado problemas en la gesti贸n de proyectos, gastos innecesarios y frustraci贸n. A continuaci贸n se detallan algunos ejemplos, aunque puede haber m谩s:

Definir los procesos sin una metodolog铆a.

En algunos casos se define un proceso como respuesta a un problema detectado, lo que en la pr谩ctica acaba siendo poner un parche que muchas veces no tiene un impacto significativo en el resultado. Si nuestros procesos no disponen de una metodolog铆a de referencia, estos pueden ser incompletos, incoherentes o desligados entre s铆, lo que les resta eficacia y no garantiza el resultado final deseado.

Olvidarse de los procesos

Las metodolog铆as son un marco te贸rico, y por tanto dif铆cilmente aplicable directamente a los proyectos reales. Esta aplicaci贸n se consigue mediante los procesos. Olvidarnos de esto hace que se vea la implementaci贸n de una metodolog铆a como algo imposible o in煤til, dando alas a aquellos que usan la frase 鈥渢煤 ya sabes que una cosa es la teor铆a y otra la realidad鈥 para justificar no hacer cambios, o llevando a la situaci贸n descrita en el punto anterior.

Confundir las herramientas con los procesos

A veces he o铆do gente decir que en su empresa gestionan los proyectos con Microsoft Project, lo cual no es cierto. Los proyectos se gestionan en base a unos procesos, los cuales se ejecutan de forma m谩s eficiente con herramientas. Adquirir una herramienta sin tener los procesos correctamente definidos y aplicados hace esta poco 煤til, y puede acabar generando frustraci贸n por la falta de resultados.

Esta misma situaci贸n puede implicar gastos innecesarios, ya que con los procesos conseguimos definir las herramientas que necesitamos, evitando ir a las m谩s caras por ser las m谩s populares. De esta forma podemos ver muchas empresas con proyectos peque帽os o medianos, pagando licencias elevadas de programas muy completos, cuando existen programas m谩s econ贸micos y perfectamente v谩lidos para sus necesidades.

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1 comentario en 芦Metodolog铆a, proceso y herramientas

1 Pings/Trackbacks for "Metodolog铆a, proceso y herramientas"
  1. […] el cierre del proyecto es la 煤ltima de las fases que componen el proceso de gesti贸n del mismo (ver el art铆culo de procesos de gesti贸n de proyectos), y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida. De […]

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