Metodología, proceso y herramientas

En este artículo se tratan los conceptos de metodología, proceso y herramientas dentro del contexto de la dirección de proyectos, ya que a veces se tienden a mezclar, lo que acaba generando problemas en su aplicación o frustración al no conseguirse los objetivos.

Definición de metodología, proceso y herramientas

¿Qué es una metodología de gestión de proyectos?

Una metodología es el marco conceptual de procesos que deberíamos seguir para gestionar correctamente y de forma integral un proyecto, independientemente de las características de este y de la organización que lo ejecute. Esto implica que, aunque existen metodologías más aplicables a determinadas tipologías de proyectos, en general estas buscan ser transversales y genéricas.

Hay diferentes tipos de metodologías en gestión de proyectos, pero las más habituales son en cascada o tradicional, AGILE, o híbrida, una combinación de las dos anteriores. Tienes una definición de estas metodologías más detallada en este articulo

Es bastante habitual que las diferentes metodologías dispongan de algún organismo o institución que las regule o defina, y certifique su conocimiento. Sería el caso del PMI o IPMA para proyectos tradicionales. En la siguiente tabla puedes ver varios cursos que te permiten formarte en las metodologías del PMI.

¿Qué es un proceso de gestión de proyectos?

Aunque muchas metodologías incluyen procesos, podemos definir un proceso cómo la instrucción de trabajo definida dentro del proyecto o la organización para efectuar una determinada actividad relacionada con la gestión. En el caso de la gestión de proyectos, los procesos son la particularización de la metodología escogida a las características concretas del proyecto y la organización que lo ejecuta.

Por tanto, aunque una determinada organización diga que gestiona los proyectos según una determinada metodología, en verdad lo hace en base a una particularización de esta metodología a sus necesidades concretas. Con ello consigue comunizar criterios y formas de trabajar entre los diferentes proyectos, facilita el seguimiento global de estos, y garantiza unos mínimos de calidad en la gestión.

¿ Qué es una herramienta?

En el ámbito de la gestión de proyectos, una herramienta es todo aquello que usamos para ejecutar una determinada tarea o proceso de forma más eficiente, sea un programa informático, una plantilla, o cualquier otra cosa. En la siguiente tabla puedes ver una selección de herramientas informáticas para dirigir proyectos que ofrecen prueba gratuita:

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En el apartado de programas informáticos pueden verse varias herramientas aplicables a diferentes áreas de la gestión de proyectos; y en el artículo “¿Cómo escoger una herramienta?” te explicamos las claves para hacer una buena elección.

Relación entre metodologías, procesos y herramientas

Cómo ya se intuye de las definiciones anteriores, existe una relación entre las metodologías, los procesos, y las herramientas. Entender esta relación facilita su implementación dentro de la organización, y evita fracasos o falsas expectativas.

Diferencias entre metodologías y procesos

Cómo se ha comentado, la metodología es el marco conceptual que define la gestión de un proyecto, sin particularizar según la tipología de este o la organización que lo ejecuta. Esta particularización se hace cuando definimos los procesos, los cuales son lo que realmente vamos a aplicar en nuestro trabajo.

De esta forma el proceso es la particularización, y muchas veces la simplificación, de una determinada metodología, y esta a su vez es el marco general que da coherencia al conjunto de procesos que debemos aplicar. Con ello se consigue la integración entre los diferentes procesos y evitar que olvidemos algún aspecto importante en la gestión integral del proyecto.

Diferencias entre procesos y herramientas

Un proceso suele ser un conjunto de tareas que debemos hacer siguiendo un determinado orden, las cuales suelen requerir de unas entradas y generan unas salidas. Para hacer esto de forma más eficiente existen las herramientas, las cuales pueden ser desde una plantilla para recoger datos de forma ordenada, a un programa de gestión integral del proyecto.

En cualquier caso una herramienta por si sola carece de utilidad en la gestión de proyectos, ya que es su uso dentro de un proceso bien definido lo que la hace útil para la organización. De esta forma si tenemos un proceso ineficaz y adquirimos una herramienta para este, conseguiremos ser más eficientemente ineficaces. Visita nuestra sección de herramientas de gestión de proyectos

Confusiones en metodología, proceso y herramientas

Existen organizaciones que no entienden estos conceptos y por tanto los mezclan o simplemente obvian alguno de ellos, dando como resultado problemas en la gestión de proyectos, gastos innecesarios y frustración. A continuación se detallan algunos ejemplos, aunque puede haber más:

Definir los procesos sin una metodología.

En algunos casos se define un proceso como respuesta a un problema detectado, lo que en la práctica acaba siendo poner un parche que muchas veces no tiene un impacto significativo en el resultado. Si nuestros procesos no disponen de una metodología de referencia, estos pueden ser incompletos, incoherentes o desligados entre sí, lo que les resta eficacia y no garantiza el resultado final deseado.

Olvidarse de los procesos

Las metodologías son un marco teórico, y por tanto difícilmente aplicable directamente a los proyectos reales. Esta aplicación se consigue mediante los procesos. Olvidarnos de esto hace que se vea la implementación de una metodología como algo imposible o inútil, dando alas a aquellos que usan la frase “tú ya sabes que una cosa es la teoría y otra la realidad” para justificar no hacer cambios, o llevando a la situación descrita en el punto anterior.

Confundir las herramientas con los procesos

A veces he oído gente decir que en su empresa gestionan los proyectos con Microsoft Project, lo cual no es cierto. Los proyectos se gestionan en base a unos procesos, los cuales se ejecutan de forma más eficiente con herramientas. Adquirir una herramienta sin tener los procesos correctamente definidos y aplicados hace esta poco útil, y puede acabar generando frustración por la falta de resultados.

Esta misma situación puede implicar gastos innecesarios, ya que con los procesos conseguimos definir las herramientas que necesitamos, evitando ir a las más caras por ser las más populares. De esta forma podemos ver muchas empresas con proyectos pequeños o medianos, pagando licencias elevadas de programas muy completos, cuando existen programas más económicos y perfectamente válidos para sus necesidades.