¿Qué es la metodología PDCA?

La metodología PDCA es una herramienta también conocida como ciclo de mejora de Deming, la cual se usa normalmente en procesos de mejora continua. Habitualmente se representa en forma de rueda para mostrar su componente cíclico, ya que es una metodología que podemos usar una y otra vez para ir mejorando de forma progresiva.

Puedes descargar una plantilla de matriz PDCA

Como puede verse en el gráfico, la metodología PDCA se compone de 4 pasos:

  • P de planificar: el primer paso es definir lo que queremos hacer, definir de qué forma y cuando vamos a hacerlo, los objetivos que perseguimos y las métricas que se van a usar para medir los resultados. Recuerda aquí la importancia de definir objetivos SMART
  • D de “do”, hacer en inglés. En este paso es cuando llevamos a cabo las actividades planificadas en el paso anterior.
  • C de controlar. Una vez hemos llevado a cabo las acciones, debemos medir sus resultados y comparar estos con los objetivos que buscábamos durante la planificación.
  • A de aplicar. ¿Han funcionado las acciones llevadas a cabo? Si la respuesta es SI, estas actividades suponen una mejora y por tanto debemos consolidar las como parte del proceso o producto sobre el cual hemos actuado. Si la respuesta es NO, debemos volver a planificar nuevas acciones aprovechando lo aprendido en esta iteración.

¿Cómo aplicarla a proyectos?

La rueda PDCA se usa habitualmente como herramienta de calidad o de mejora en procesos o productos repetitivos; ya que es justamente esta repetitividad la que permite definir métricas de control, medir el impacto de nuestras acciones, y aprovechar los resultados. Tal vez por ello sea una herramienta un tanto desconocida en gestión de proyectos.

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En este artículo te proponemos dos formas de aplicar la metodología PDCA en los proyectos que tengas en marcha, aprovechando los resultados para mejorar el proyecto en curso.

PDCA como herramienta de resolución de problemas

Cuando ocurra algún problema durante el proyecto, podemos usar la metodología PDCA para analizarlo y buscar una solución. Por el carácter no repetitivo de los proyectos, el paso A no aplicaría en todos los casos o aplicaría en forma de lecciones aprendidas, por lo que podríamos verlo como una rueda PDCa

  • En este caso la P correspondería al análisis del problema y al planteamiento de posibles soluciones, incluyendo la definición de las acciones a tomar y un plan de acción para su aplicación.
  • La D sería la aplicación de las soluciones definidas de acuerdo con el plan anterior, las cuales pueden o no resolver el problema. Comprobar si el problema se ha resuelto sería el paso C.
  • Por último, tendríamos la A, que en este caso solo tendría sentido si este problema se da en una tarea repetitiva dentro del proyecto o en forma de lecciones aprendidas para otros proyectos con una tarea similar.

PDCA como herramienta de seguimiento del proyecto

La metodología PDCA también puede usarse para seguir el proyecto, usando para ello sus pasos finales. Si tenemos un proyecto planificado en el cual estamos ya realizado algunas actividades, podemos usar la rueda PDCA para realizar el seguimiento de estas actividades y proponer acciones correctivas, si corresponde.

  • El paso D nos serviría para mostrar las actividades o tareas realizadas, así como el estado actual del proyecto.
  • C continuaría teniendo el sentido de control. En este paso compararíamos el estado actual del proyecto y sus tareas con lo que teníamos planificando, identificando las desviaciones que podamos tener en el proyecto.
  • Por último tendríamos A, que sería la aplicación de medidas correctivas en el caso de tener desviaciones.

En esta aplicación seguimos manteniendo el carácter cíclico de la herramienta, ya que, una vez aplicadas las medidas correctivas, se debe volver a medir la situación del proyecto para compararla con lo planificado y ver si las medidas han sido las adecuadas.

En este caso podemos decir que la rueda PDCA se queda en pDCA.

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