Uso de las mediciones del proyecto

Una herramienta habitual en el seguimiento de proyectos, sobre todo los relacionados con la construcción, son las mediciones del proyecto. Habitualmente su uso está relacionado con la facturación del proyecto o los pagos a proveedores, pero como veremos en este artículo, las mediciones pueden usarse también como herramienta de gestión.

¿Qué son las mediciones del proyecto?

Podríamos definir las mediciones del proyecto cómo fotografías del estado de este en un momento dado de su ejecución, las cuales muestran y cuantifican lo que se ha ejecutado. Por tanto constituyen una herramienta muy importante en el seguimiento, facturación y pago de proyectos con presupuestos elevados.

Lo más habitual es que la medición la haga la parte que va a emitir la factura, por tanto un proveedor cuando quiere cobrar, o nosotros si vamos a facturar a nuestro cliente, aunque al final esta debe estar aprobada por ambas partes.

Requisitos para hacer las mediciones del proyecto

Al tratarse de un documento que usamos durante el control y seguimiento, el requisito básico es haber completado la planificación del proyecto, sobre todo en lo referente a los siguientes aspectos:

Definición de los paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo son aquellas tareas o conjuntos de tareas que forman parte del alcance del proyecto y que usaremos para controlar el avance. Por una cuestión práctica, usaremos paquetes de trabajo que podamos medir y con un nivel de detalle adecuado a los objetivos perseguidos con la medición. Saber más de cómo definir los paquetes de trabajo

Criterio de medición. El objetivo de la medición es poder cuantificar el estado de cada paquete de trabajo, por lo que debemos definir el criterio o las unidades que se usará para medir este estado. Normalmente usaremos unidades relacionadas con el resultado final del paquete de trabajo; por ejemplo: para medir la operación de pintar un edificio, es más útil medir los metros cuadrados pintados que la cantidad de litros de pintura consumida, o en la fase de proyecto es mejor medir los planos entregados que las horas gastadas. El motivo es que deben medirse resultados, no costes o consumos, ya que los segundos están afectados por nuestra gestión o rendimiento.

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Valoración de los paquetes de trabajo. Al final la medición acaba haciendo una valoración económica del trabajo ejecutado, por lo que es requisito indispensable disponer de la estimación del coste o precio de venta de cada paquete de trabajo. En proyectos para terceros podemos usar también el coste de venta, en función del objetivo de las valoraciones. Lo que no usaremos es el coste real, ya que este está afectado por nuestra gestión y eficiencia. Técnicas para estimar los costes

Así mismo debemos definir la frecuencia con la que se efectuarán estas mediciones, la cual puede venir definida por diferentes criterios, tales como frecuencia de facturación o pagos, solicitud del cliente o inversores, objetivos, etc. Desde el punto de vista de los objetivos se podrían dar las siguientes pautas:

• Si el objetivo es poder hacer el seguimiento del proyecto, el periodo debe ser tal que nos permita reaccionar y ver los resultados de los cambios aplicados.
• Si el objetivo es facturar, cobrar o informar a terceros, buscaremos el periodo más amplio posible dentro del acuerdo que tengamos con estas personas.

Definición de responsables. Parece un tema superfluo, pero al final no lo es. Debido a que hacer las mediciones requiere una dedicación importante, así como tener una visión directa de la ejecución de los trabajos, es importante definir quién es el responsable de hacer las mediciones y de su aprobación. En proyectos técnicos, por lo general es el responsable técnico (o la dirección facultativa en obras) el responsable de hacer las mediciones, las cuales son aprobadas por el director del proyecto.

Plantilla de mediciones del proyecto

Existen diferentes plantillas para hacer las mediciones del proyecto, en función de la organización, el cliente o las necesidades particulares de cada proyecto. En este artículo vamos a explicar el uso de una plantilla en particular pensada para facturar, y que se puede descargar gratuitamente.

Esta plantilla está compuesta por los siguientes apartados:

Concepto. Se trata del paquete de trabajo que vamos a medir. Por practicidad debemos usar un nombre que todos

Valor. Se trata de la valoración económica del proyecto. Este valor puede ser tanto el coste planificado como el precio de venta en función del objetivo de la medición (pero siempre el mismo).

Medición anterior. Cómo se ha comentado, las mediciones se hacen de forma periódica, por lo que cada medición parte de los porcentajes medidos en la medición anterior, lo cual permite calcular de forma simple el porcentaje ejecutado durante el periodo y el incremento de valor de la parte ejecutada.

Medición actual. Se trata del porcentaje de avance de los paquetes de trabajo en el momento de hacer la medición. Aunque se muestra cómo porcentaje, la medición debe partir del criterio de medición definido para cada paquete. De tal forma que si debemos hacer 10 m de pared y llevamos 6 m completados, diremos que el avance es del 60%.

Incremento. Corresponde a la cantidad ejecutada durante el periodo, y se calcula como la diferencia entre la medición actual y la medición anterior.

A facturar. El ejemplo aquí mostrado se trata de una plantilla pensada para hacer mediciones de facturación a cliente, por lo que esta columna la podríamos sustituir por el coste si la hacemos para pagar a proveedores o control interno. Esta cantidad muestra el valor económico del trabajo ejecutado durante el periodo, el cual sale de multiplicar el incremento por el valor de cada paquete de trabajo.

Como puede verse, la parte más compleja y crítica a la hora de rellenar esta plantilla son las propias mediciones, ya que exige conocer el alcance final, el trabajo ejecutado y disponer de suficientes conocimientos técnicos para poder evaluar el trabajo ejecutado.

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