Matriz de decisión en proyectos
La matriz de decisión, o también llamada método Pugh, fue inventada por Stuart Pugh. Se trata de una técnica cualitativa utilizada para clasificar diferentes opciones en base a varios criterios de análisis, la cual puede ser muy útil y aplicable en varias situaciones dentro de la gestión de proyectos.
Aplicación de la matriz de decisión en proyectos
No existe una aplicación o proceso único que requiera de la matriz de decisión, ya que el método Pugh nos servirá siempre que necesitemos evaluar varias opciones, para escoger la mejor en base a diferentes criterios. Como ejemplos de estas aplicaciones tendríamos:
- Comparación y selección de soluciones técnicas
- Selección de proveedores
- Análisis de alternativas durante la ejecución
En la práctica, la aplicación del método Pugh se basa en la creación de una matriz de decisión donde se comparan las opciones disponibles con relación a los diferentes criterios que tengamos definidos como relevantes.
Creación de la matriz de decisión
La creación de la matriz del método Pugh es bastante simple, lo complicado e interesante es rellenarla correctamente; lo cual es mejor hacerlo en equipo.
Para crearla se deben seguir los pasos descritos a continuación, y puede usarse la plantilla de matriz de decisión disponible para descarga aquí.
Rellenar los datos del proyecto
Los primero es identificar la matriz de decisión para saber en qué proyecto se está usando, las personas que han participado, etc. Este paso no es relevante para la toma de decisiones, pero ayuda a mantener una correcta documentación en el proyecto.
Incluir las opciones
En la matriz de decisión las opciones a analizar se incluyen como columnas separadas. Por lo tanto, lo primero que debemos hacer es identificar las opciones que queremos evaluar. Estas pueden ser diferentes proveedores, diferentes contramedidas para solucionar un problema, diferentes formas de ejecutar un trabajo, etc.
Estas normalmente salen del propio equipo que va a efectuar el análisis, y una buena forma de generar opciones delante de una determinada situación es mediante una lluvia de ideas.
Incluir los criterios de evaluación
Los criterios de evaluación se incluyen en la matriz de decisión como filas separadas. Para cada criterio es necesario su definición y darle un peso relativo en la comparación.
La definición debe ser clara y univoca, de tal forma que todos los implicados en el análisis entiendan el criterio de la misma forma.
El peso relativo es un porcentaje que define lo importante que es un criterio con relación al resto. Así un criterio muy importante puede tener un peso de 1, mientras que otro poco importante puede tener un peso del 0,2. Esto dice que el primero influenciará el resultado del análisis 5 veces más que el segundo.
Es importante consensuar los criterios y sus pesos con el equipo que vaya a hacer el análisis.
Efectuar la puntuación
Una vez definidos las opciones a análisis, los criterios de análisis y su peso relativo, llega el momento de puntuar cada opción en relación a cada criterio. Esta puntuación puede hacerse de dos formas:
- Puntuando de forma absoluta cada opción, por ejemplo, en una del 1 al 10.
- Puntuando las opciones de forma relativa. Si tenemos 5 opciones diferentes, daremos un 5 a la mejor y un 1 a la peor dentro de un mismo criterio de valuación.
Calcular la puntuación total para cada opción
Una vez analizado cada criterio de evaluación y puntuada cada opción con relación a este, llega el momento de calcular los resultados globales con una matriz de decisión ponderada. Esto se consigue sumando la multiplicación de cada puntuación por el peso del criterio; lo que da una valoración global de la opción.
Apartados de la matriz de decisión
En la parte superior encontramos varios campos para identificar el proyecto (nombre del proyecto, pedido, cliente). Junto a estos tenemos los campos habituales de fecha, autor y revisión para identificar el documento y su autoría.
En la parte inferior encontramos dos campos de firma para dar validez al documento una vez se complete. Con ello, esta matriz de decisión ponderada sirve también como acta, informe o justificación del proceso de decisión que se ha realizado.
En la parte principal de la plantilla tenemos la parte importante. Sugerimos que esta parte se rellene mediante reuniones o alguna forma de trabajo en equipo que garantice que la opinión de todos los implicados relevantes han sido considerada. De no ser así, puede que la decisión se cuestione.
- La columna de concepto lista los diferentes criterios que van a usarse para evaluar las diferentes opciones. Entre ellos podríamos encontrar el precio o inversión, el plazo de entrega, la calidad del proveedor, la colaboración del proveedor, etc. Obviamente cada tipo de decisión tendrá sus propios criterios. Lo importante es que consideremos todos.
- A continuación tenemos el criterio de evaluación que se usará para puntuar cada criterio. Por ejemplo: si debemos evaluar el precio de pongamos cinco opciones, podemos puntuar con un 5 a la más económica y con un 1 a la más cara. En el caso del plazo (se entiende que a más plazo peor), el 1 correspondería a la opción con mayor plazo y el 5 a de menor plazo. De esta forma todos los participantes tienen un mismo criterio a la hora de puntuar y este queda claro.
- Al tratarse de una matriz de decisión ponderada es necesario indicar la ponderación o peso que va a tener cada criterio en la evaluación final. Esta ponderación puede hacerse indicando un valor decimal del 0 al 1 (por ejemplo 0,3 o 0,6) o un entero del 1 al 10 (por ejemplo 3 o 6). Al final lo importante es definir el peso relativo de cada criterio. En ambos ejemplos, el segundo valor significa el doble de peso que el primero.
- A partir de aquí, tenemos tantas columnas como opciones a evaluar. La plantilla que te ofrecemos tiene cuatro columnas, pero tu puedes incluir las que te han falta. Estas columnas se rellenan puntuando cada concepto de cada opción según el criterio definido para este. Cuando se hayan rellenado todas las casillas, podremos pasar a calcular la valoración total.
La valoración total de cada opción no es más que la suma de los productos de cada valoración por su peso (en la versión editable se calcula solo), de tal forma que se consigue una puntuación global para cada opción. Si los criterios se han definido de tal forma que la nota mayor signifique mejor, la opción con la puntuación mayor sería la mejor; y estas quedarían ordenadas en función de sus puntuaciones.
La gestion de proyectos es una herramienta muy util para obtener resultados positivos en tiempo y costos