La gestión de la comunicación según PMBOK

En algunos casos, el director del proyecto se encuentra en la situación de que habiendo completado con éxito el alcance definido para el proyecto, los usuarios finales no están satisfechos. En muchos casos esto se debe a un fallo en la gestión de la comunicación con estos.

Por ello es importante que dentro de la gestión del proyecto se considere la gestión de la comunicación con los usuarios finales y los principales interesados en el mismo; siendo una de las habilidades interpersonales que deben formar parte de la formación en dirección de proyectos.

Dentro del PMBOK (consigue PMBOK en español) se divide la gestión de la comunicación en tres procesos:

• Planificación de las comunicaciones
• Gestión de las comunicaciones
• Control de las comunicaciones

Planificación de comunicaciones

Identificar los interesados y hacer una buena gestión de la comunicación con estos es de vital importancia en muchos proyectos; sobre todo en proyectos controvertidos o que afecten a diferentes grupos. Mantener a estos informados e incorporar sus opiniones al proyecto puede hacer que este sea un éxito, o facilitar mucho la labor de dirigir el proyecto.

Incluso si el proyecto no tiene una naturaleza controvertida, el PMBOK establece un mínimo de comunicaciones que deberían formar parte de cualquier proyecto, tales como informes de progreso, reuniones de seguimiento, etc, las cuales deberían incorporarse al plan de gestión de la comunicación.

Para hacer el plan de gestión de la comunicación, el PMBOK propone una serie de entradas, salidas y herramientas:

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Registro de interesados o stakeholders (ver más)
• Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto; o los factores externos al proyecto que tienen influencia sobre él.
• Activos de la organización, tales como la información, herramientas, documentos o conocimiento que posee la organización y pueden ayudarnos a gestionar el proyecto

Herramientas y Técnicas

• Análisis de las necesidades de comunicación dentro y fuera del proyecto.
• Herramientas disponibles de comunicación (ver más)
• Modelos de comunicación
• Métodos de comunicación
• Reuniones (ver más)

Salidas

• Plan de gestión de la comunicación
• Actualizaciones de los documentos de proyecto

Gestionar las comunicaciones

Durante la fase de ejecución del proyecto es cuando se ponen en práctica las acciones definidas en el plan de gestión de la comunicación, así como las comunicaciones espontaneas que puedan surgir.

Esta gestión no solo incluye el comunicar, sino también el crear, almacenar y distribuir los documentos o materiales que se usen para comunicar, así como asegurar que existe un flujo adecuado de comunicación entre las diferentes personas que participan o se ven afectadas por el proyecto.

De forma similar que en el proceso anterior, el PMBOK indica una serie de entradas, herramientas y salidas:

Entradas

• Plan de gestión de la comunicación
• Informes de avance de las tareas o del proyecto
• Características de la organización
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Herramientas disponibles de comunicación (ver más)
• Modelos de comunicación
• Métodos de comunicación
• Sistemas de gestión de la información (ver más)
• Informes de avance del proyecto (ver más)

Salidas

• Comunicaciones del proyecto
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto
• Actualizaciones de los activos de la organización (mejoras)

Para gestionar las comunicaciones dentro de un equipo de trabajo o un proyecto es muy recomendable usar herramientas de comunicación. Actualmente existen varias opciones que te permiten centralizar las comunicaciones, compartir documentación, planificar y asignar tareas, y otras funcionalidades que facilitan la coordinación de un equipo de trabajo. A continuación te mostramos tres opciones que permiten la prueba gratuita.

Control de la comunicación

El control de la comunicación del proyecto transcurre en paralelo al proceso anterior, y sigue el mismo principio que el control de cualquier otro aspecto relevante en la gestión de proyectos. En definitiva se trata de ver si se está siguiendo el plan defino, y si este está dando los resultados adecuados; corrigiendo lo que sea necesario cuando se detecten problemas.

De forma similar que en el proceso anterior, el PMBOK indica una serie de entradas, herramientas y salidas:

Entradas

• Plan de gestión de la comunicación
• Comunicaciones del proyecto
• Registro de problemas
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Sistemas de gestión de la información (ver más)
• Juicio de expertos o de la PMO cuando exista
• Reuniones

Salidas

• Información de avance
• Solicitudes de cambio en el plan
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de los activos de la organización