Lista de control del kick off del proyecto

驴Sabes lo que es la reuni贸n de kick-off de un proyecto? En este art铆culo te lo explico y te digo c贸mo sacarle el m谩ximo provecho. Dentro del art铆culo puedes descargarte una plantilla con los puntos m谩s importantes a tratar para mantener la reuni贸n bajo control.

En el art铆culo de reuniones del proyecto se define el kick off del proyecto como la reuni贸n que da el inicio formal al proyecto. Debido a la importancia de esta reuni贸n para encarrilar correctamente el proyecto, es muy conveniente disponer de una lista de control del kick off del proyecto, de tal forma que se estandarice y se verifique que este hito se lleva a cabo con toda la informaci贸n necesaria.

Plantilla para organizar la reuni贸n de kick off

En este art铆culo proponemos una lista de control que puede usarse directamente o como base para crear una lista propia.聽 Esta lista de control del kick off del proyecto consiste en una serie de puntos para los cuales el director del proyecto debe asegurarse de conseguir o generar la informaci贸n necesaria, y sin los cuales entender铆amos que esta reuni贸n no se podr铆a completar totalmente.

Descarga gratuitamente una plantilla de lista de control del kick-off

Los siguientes puntos siguen los puntos descritos en la anterior plantilla y te clarifican c贸mo usar esta plantilla.

C贸mo definir el proyecto durante el kick off

lista del Kick off del proyectoUno de los objetivos de la reuni贸n de kick off es definir el alcance y objetivos del proyecto, as铆 como sus principales limitaciones. Lo cual deber铆a ser definido por el sponsor o el comit茅 de direcci贸n del proyecto mediante la creaci贸n del project ch谩rter.

  • Identificaci贸n del director del proyecto: El director del proyecto consigue su autoridad sobre el mismo porque la organizaci贸n se la entrega, por lo que es necesario que exista un documento oficial que formalice esta entrega de responsabilidad.
  • Identificar el sponsor del proyecto o comit茅 de direcci贸n que son las personas que oficialmente autorizan el proyecto y deciden sobre aquellos aspectos que salen del 谩mbito del director del mismo.
  • Identificar los objetivos del proyecto: Se trata de responder a la pregunta 驴Por qu茅 hacemos este proyecto?, la cual es muy importante para poder dar la respuesta adecuada a los imprevistos y solicitudes de cambio que vayan ocurriendo a lo largo del proyecto.
  • Definir el alcance del proyecto: Esta es la primera de las tres limitaciones cl谩sicas que tiene cualquier proyecto; aquello que forma parte del proyecto y lo que no, de tal forma que tanto el director del proyecto como el equipo dispongan de una idea clara de lo que se debe hacer. Para ello podemos usar cualquiera de las diferentes herramientas y t茅cnicas de definici贸n del alcance
  • Presupuesto: La segunda de las limitaciones cl谩sicas, la cantidad de dinero o recursos disponibles para ejecutar el alcance del punto anterior. De igual forma que ocurr铆a con la autoridad del director del proyecto, el presupuesto es liberado por la organizaci贸n a trav茅s del sponsor o el comit茅 de direcci贸n del proyecto; a partir de ah铆 es responsabilidad del director del proyecto definir c贸mo este va a usarse.
  • Definici贸n del plazo: La tercera de las tres restricciones cl谩sicas, el tiempo. Tambi茅n es uno de los puntos que debemos tener claros al inicio del proyecto.
  • Definici贸n de los principales interesados del proyecto con sus intereses hacia el mismo.

Estos puntos son entradas para el director del proyecto, ya que en su totalidad estos vienen del project charter y constituyen la base para hacer la planificaci贸n del proyecto. Aunque algunos lectores pueden pensar que el equipo del proyecto no necesita conocer estos puntos, creo que es bueno que sea as铆, al menos en los actores principales, para que estos puedan tomar decisiones con mayor fundamento.

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Al ser un tema b谩sico en la gesti贸n de proyectos, todos los cursos medianamente serios tratan este tema y te ense帽ar谩n a planificar y preparar toda la informaci贸n que se debe compartir durante esta reuni贸n.

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Planificaci贸n del proyecto en la reuni贸n de kick off

A partir de este punto ya entramos en los aspectos que el director de proyecto debe desarrollar previamente a hacer la reuni贸n de kick off del proyecto. Formalmente la creaci贸n de estos puntos se hace durante la fase de planificaci贸n.

  • Identificar los iniciales riesgos del proyecto. Esto implica tener una primera definici贸n del registro de riesgos, donde se identifican los principales riesgos que afectan al proyecto, su contramedida, y el responsable de aplicarla y hacer seguimiento.
  • Lista de entregables, la cual constituye una definici贸n de los documentos o productos resultantes del proyecto, los cuales en su conjunto implicar谩n haber conseguido el alcance de este. Junto con cada entregable debemos definir el responsable de su ejecuci贸n y aprobaci贸n.
  • Lista de tareas. Son las diferentes tareas que van a componer el proyecto, las cuales normalmente se definen en la WBS, y constituyen la base para las estimaciones de coste y plazo.
  • Organigrama y responsabilidades, para definir los integrantes del equipo del proyecto y sus responsabilidades. Para esto se puede usar el diccionario de la WBS, donde aparte de definir las tareas, se define su responsable y aprobador. Obviamente este organigrama debe tener relaci贸n con los recursos liberados por el sponsor o el comit茅 de direcci贸n del proyecto.

Dentro de este punto es importante tambi茅n definir a los principales proveedores, caso de que estos asuman una parte importante del proyecto y por tanto sean clave para la consecuci贸n de sus objetivos.

  • Aunque no sea la versi贸n definitiva, debemos presentar un cronograma durante la reuni贸n de kick off del proyecto para explicar al equipo del proyecto como se va a desarrollar este.

Organizaci贸n del proyecto.

Una vez definidos los objetivos, las tareas y el equipo para lograrlos, tambi茅n debemos definir algunos aspectos b谩sicos sobre la forma en que vamos a trabajar conjuntamente y organizados. De hecho este es uno de los aspectos b谩sicos a tratar en la reuni贸n de kick off, aunque aqu铆 se muestre al final.

  • Definici贸n del plan de comunicaciones y reuniones. En este punto debemos definir las reuniones peri贸dicas de seguimiento que se har谩n, quien debe asistir, lo que es necesario comunicar formalmente, y la forma en que se har谩n las comunicaciones.
  • Definici贸n de herramientas. Se trata de definir las herramientas que usaremos tanto para ejecutar como para gestionar el proyecto, as铆 como plantillas, formatos, etc. Este es un aspecto importante que afecta a la calidad de los entregables y a la facilidad a la hora de gestionar el proyecto.

En algunos casos nos encontraremos que estos puntos est谩n definidos por defecto en la organizaci贸n, lo que no quita que sea importante recordarlos, ya que cumplir con las reglas de trabajo de la organizaci贸n forma parte de la calidad del proyecto.

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4 comentarios en 芦Lista de control del kick off del proyecto

  1. Buena informaci贸n para los que inician como gerentes de obra, yo tenia a grandes rasgos lo que se requer铆a pero ya con esta informaci贸n pude hacer un listado mas especifico de lo que se necesita hacer en esta reuni贸n de KICK OFF.

    GRACIAS

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