Implementar un programa de dirección de proyectos

Antes de adquirir e implementar un programa de dirección de proyectos (ver ranking de programas de gestión de proyectos) es necesario definir algunos aspectos que determinarán el tipo de programa a adquirir, la inversión que va a suponer, el retorno que podemos esperar de ello, y la factibilidad del proyecto. Para facilitar esta definición inicial, vamos a plantear algunas preguntas que nos ayudaran en este proceso.



¿Por qué queremos implementar un programa de dirección de proyectos?

La primera pregunta a hacerse, y una de las más importantes para determinar lo que vamos a necesitar y el retorno esperado de esta inversión, es definir los objetivos esperados con las implementación del nuevo programa.

Esto puede ser la resolución de un problema específico, como puede ser las entregas fuera de plazo, los sobre costes, los cambios durante la ejecución, etc., o para mejorar u optimizar algún aspecto concreto de la dirección de los proyectos, lo que significa incrementar la eficiencia. En cualquier caso, este objetivo definirá las necesidades concretas del nuevo programa y las métricas que usaremos para confirmar que su implementación ha sido exitosa.

¿Cómo vamos a utilizar el programa de dirección de proyectos?

Invertir en programa de dirección de proyectosTanto durante la definición del programa como durante su implementación es importante tener una definición de cómo este será usado dentro de la organización. Cualquier programa no es más que una herramienta, la cual servirá para ejecutar de forma más eficiente algún proceso en particular. Para entender esto se recomienda leer el artículo de metodología, proceso y herramientas.

Si no somos capaces de determinar la forma en que esta herramienta va a aplicarse dentro de nuestros procesos, aunque se trate de un proceso de nueva creación, corremos el riesgo de que esta no se use, y que por tanto, su implementación fracase.

Por otro lado, esta pregunta nos permite definir la configuración de la herramienta más adecuada para que esta se integre dentro de la organización, y ajustar la inversión a lo que realmente necesitemos, evitando comprar cosas que no vamos a usar.

Responder a esta pregunta equivale a definir qué datos entrar y cómo, que información queremos obtener y cómo la queremos obtener, en que procesos queremos usarla, etc.

¿Cuándo implementar un programa de dirección de proyectos?

Preguntarse cuando no es solo definir el momento en que empezaremos a usar la nueva herramienta, sino también definir los pasos, los plazos y el cronograma de este proceso. Para ello deberemos definir los siguientes aspectos:

  • ¿Qué pasos o tareas debemos considerar? Aquí tendríamos la definición y selección de la herramienta, el proceso de compra y entrega, la compra y entrega del hardware, la instalación y configuración, y la formación.
  • ¿En qué fecha y cómo haremos el cambio a la nueva herramienta? Haber instalo y configurado la nueva herramienta no significa que estemos en capacidad de usarla, ni que nos interese hacerlo. Para lo primero necesitamos formar a las personas en su uso y en cómo esta se integra en los procesos, y para lo segundo debemos determinar el efecto de este cambio sobre los proyectos en curso. Este aspecto es muy importante, ya que no siempre va a ser posible aplicar un cambio en proyectos empezados, por lo que en la práctica la implementación se suele hacer de forma progresiva.
  • ¿Por dónde empezamos? En muchos casos nos interesará hacer una primera implementación de prueba sobre un proyecto en concreto, pudiendo así realizar un ajuste mejor antes de su implementación completa. También puede interesarnos hacer la implementación del programa por fases, empezando con algunas funcionalidades básicas y continuar con las más complejas a medida que la organización vaya asumiendo las primeras. Los cambios bruscos no suelen dar resultado.

Estos puntos nos darán un criterio para definir el tiempo que nos llevará la implementación, lo que puede ser de semanas a meses en función del programa y el tamaño de la organización.

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¿Quién implementa el programa de dirección de proyectos?

Esta pregunta es la que tiene más respuestas, ya que puede ser:

  • ¿Quién hace la implementación? Cómo se ha visto hasta ahora, la implementación de una nueva herramienta es un proyecto en sí, por lo que va a requerir un responsable y un equipo de proyecto.
  • ¿Quién la va a usar? Esta pregunta nos sirve por un lado para definir a los interesados, que deben participar de la definición y que tendrán efecto durante el proceso de implementación, y por otro para ver quién debe participar en la formación.
  • ¿Quién nos apoya? Cualquier proceso que implique un cambio en una organización es en cierta forma traumático y difícil, por lo que es indispensable que la implementación este apoyada por alguien de la dirección. Esta persona sería en sponsor del proyecto, y deberá ayudarnos a conseguir una buena predisposición hacia el proyecto. También dentro de los usuarios tendremos gente interesada en disponer de esta herramienta, los cuales pueden ayudarnos durante el proceso.
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