La integración del proyecto

A diferencia de la mayoría de las áreas de conocimientos que forman el PMBOK, las cuales se ocupan de un tema específico dentro de la gestión del proyecto, el área de conocimiento sobre la integración del proyecto es un área transversal que define muchas de las acciones cotidianas en dirección de proyectos; en definitiva es la gestión del proyecto de forma integral, considerando todos sus aspectos.

Los procesos definidos en el PMBOK dentro del área de conocimiento de la integración del proyecto  son:

• Crear el project charter (ver más)
• Desarrollar el plan de gestión del proyecto
• Dirección y gestión del proyecto
• Seguimiento y control del estado de las tareas
• Gestionar los cambios
• Realizar el cierre de fases o el proyecto

Aprender a hacer la integración de un proyecto

La integración del proyecto es una cosa inherente a la gestión integral del mismo, a parte de uno de los procesos que se define en la metodología del PMBOK. Por lo tanto, una forma de aprender a aplicar este proceso es mediante un curso de preparación de la certificación PMP, o que este focalizado en esta metodología.

A continuación te mostramos algunos cursos oficiales que te permitirán aprender este proceso.

La integración del proyecto . Crear el project charter

El project charter es el documento que da inicio al proyecto y que en cierta forma está por encima de este y sus documentos internos. En él se definen los motivos y expectativas generales que originaron el proyecto, así como sus restricciones y condiciones. Formalmente también es el documento que define y autoriza al director del proyecto.

En muchos casos, sobre todo cuando el proyecto se hace para un cliente externo, este documento no aparece como tal, y es sustituido por los documentos generados en la fase comercial y por el pedido recibido.

Entradas

• Aceptación formal del proyecto
• Business case
• Acuerdos y condiciones
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Técnicas de facilitación

Salidas

• Project charter (ver más)

La integración del proyecto. Desarrollar el plan de gestión del proyecto

El plan de gestión del proyecto define cómo se gestionará el proyecto, y que debe cubrir las 10 áreas de conocimiento que incluye el PMBOK para garantizar que se consideran todos los aspectos relevantes del proyecto.

En muchas organizaciones este documento suele basarse en instrucciones internas, ajustándolo al proyecto específico. En cualquier caso se debe considerar que es un documento que puede modificarse a lo largo del proyecto, a medida que surjan cambios en las diferentes áreas.

Entradas

• Project charter (ver más)
• Salidas de otros procesos
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Técnicas de facilitación

Salidas

• Plan de gestión del proyecto

La integración del proyecto. Dirección y gestión del proyecto

Este proceso consiste en hacer el trabajo normal de cualquier persona que gestione projectos, ya que consiste en dirigir este de forma global para conseguir sus objetivos, usando para ello las diferentes herramientas disponibles.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Solicitudes de cambios aprobadas
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Herramientas de gestión de proyectos (ver más)
• Reuniones y otras técnicas de gestión de equipos

Salidas

• Entregables
• Informes de rendimiento y avance
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto

La integración del proyecto. Seguimiento y control del estado de las tareas

Una parte muy importante de la gestión del proyecto es el seguimiento y control de la ejecución, lo que incluye comparar la situación real a cada momento con lo planificado a nivel de avance, coste y plazo. De esta forma se pueden detectar las desviaciones y aplicar las medidas correctoras cuando correspondan.

Aunque pueda parecer simple, definir qué se va a medir, como se va a medir y con qué frecuencia es algo no trivial, y por ello una parte del plan de gestión del proyecto. Como herramienta importante en este proceso se podría destacar el método del valor ganado.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Planificar frecuencias de control
• Previsiones de costes y plazos
• Cambios aprobados
• Informes de avance y rendimiento
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Técnicas analíticas como valor ganado (ver más)
• Herramientas de gestión de proyectos
• Reuniones de seguimiento

Salidas

• Solicitudes de cambio
• Informes de avance y rendimiento
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto

La integración del proyecto. Gestionar los cambios

Los cambios son algo casi inevitable en cualquier proyecto, bien sea por nuevas solicitudes de alcance, nuevas restricciones, cambios en los presupuestos, etc.; por ello existe un proceso específico para aprender a gestionarlos, ya que una mala gestión de cambios puede hacer fracasar el proyecto.

Este proceso se basa en hacer correctamente la solicitud, análisis, aprobación y aplicación de cada cambio, conjuntando los objetivos y alcances del proyecto en cada momento con el resto de planificaciones.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Informes de avance y rendimiento
• Solicitudes de cambio
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Reuniones de seguimiento
• Herramientas de control de cambios

Salidas

• Solicitudes de cambio aprobadas
• Registro de cambios
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto

La integración del proyecto. Realizar el cierre de fases o el proyecto

Una parte muy importante de la gestión de proyectos es conseguir aceptaciones formales de los entregables parciales o finales, ya que de esta forma se consigue afianzar el avance conseguido, evitando que puedan reabrirse temas o tratando esto como una nueva solicitud; y en muchos casos permitiendo la emisión de facturas, cierre de contratos, pagos, etc., cuando estos estén vinculados a una entrega.

En el caso del cierre final, el PMBOK también considera aspectos como las lecciones aprendidas; algo habitualmente pasado por alto pero importante para poder mejorar como organización.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Entregables aceptados
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Técnicas de análisis y estimaciones
• Reuniones de seguimiento

Salidas

• Entrega formal del producto, servicio o entregable.
• Actualizaciones de los activos del proceso organizativo