Ordenes de trabajo

Uno de los retos de la gestión de proyectos es la gestión de tareas, o sea gestionar en cada momento lo que el equipo del proyecto debe hacer y hacer seguimiento del avance de este trabajo. En este artículo mostraremos el uso de las ordenes de trabajo para la gestión de tareas, lo cual puede hacerse de forma manual mediante una plantilla o de forma más automatizada mediante un programa de gestión de tareas.

En cierta forma, las ordenes de trabajo se parecen al diccionario de la WBS ( ¿qué es el diccionario de la WBS? ), aunque se usan durante la fase de ejecución para seguir y controlar el proyecto.

Objetivos de las ordenes de trabajo

Cómo ya se intuye en la presentación de este artículo, el uso de las ordenes de trabajo tiene los siguientes objetivos dentro del proyecto:

• Definir la tarea a ejecutar. Explicar los contenidos y los entregables que se esperan de la tarea, incluyendo los criterios que se usarán para evaluar estos. Esto permite a la persona responsable de ejecutar la tarea tener una guía clara de lo que se espera de él, evitando errores y males entendidos.
• Autorizar el inicio de su ejecución. Una tarea solo puede empezar cuando han finalizado las tareas precedentes y tenemos disponibilidad de recursos, por tanto el equipo del proyecto no puede hacer las tareas cuando quiera, sino cuando toca, lo cual se puede indicar mediante las ordenes de trabajo. Aunque de forma general esta información aparece en el cronograma del proyecto, el envío de una instrucción de trabajo permite definir en detalle la fecha exacta de inicio en función del avance real del proyecto.
• Definir los recursos implicados. Esto implica definir la persona que será responsable de ejecutar la tarea y la persona responsable de aprobar el resultado. Si el proyecto lo gestionamos según CPM-PERT ( ¿qué es CPM-PERT? ), también incluiremos la fecha límite de entrega de la tarea, pero si lo gestionamos con Cadena Crítica ( ¿qué es Cadena Crítica? ) pondremos solo las horas a dedicar a la tarea.
• Controlar la ejecución de la tarea. A través de la emisión de las ordenes de trabajo y su retorno cuando la tarea se ha completado es posible controlar el avance del proyecto y las horas reales gastadas. En este caso las instrucciones de trabajo constituyen una forma organizada de comunicación entre el director del proyecto y los miembros del equipo.

Todos estos puntos son apartados que deben formar parte de una orden de trabajo. En el apartado de plantillas hay un ejemplo que puede ser descargado y usado por los lectores.

Herramientas para implementar ordenes de trabajo

Un sistema de ordenes de trabajo puede ser tan simple como una plantilla rellenable a mano; pero a medida que los equipos de trabajo aumentan, hacerlo manualmente pasa a ser inviable. Cuando esto ocurre es el momento de aplicar una herramienta para gestionar y controlar tareas.

La mayoría de las herramientas de gestión de tareas permiten definir tareas y asignarlas a los responsables; los cuales pueden recibir las nuevas tareas en sus correos. Estos a su tiempo pueden reportar sobre la misma herramienta el estado de la tarea, los gastos asociados y las horas de trabajo dedicadas. Esto cierra el circulo de planificación y control, facilitando el control de los proyectos y trabajos que llevemos a cabo.

A continuación te mostramos algunas herramientas que te permitirán asignar ordenes de trabajo. Estas permiten la prueba gratuita.

	Un programa de planificación de proyectos y recursos muy recomendable y fácil de usar. Adaptable a diferentes tamaños de empresa y presupuestos, empezando por una opción gratuita.	Solicita una prueba gratuita
	Completísima plataforma de gestión integral de proyectos y CRM. Totalmente escalable para cubrir las necesidades de freelances y pequeñas empresas, o grandes empresas como Tesla o Walmark.	Solicita una prueba gratuita

Requisitos para usar las instrucciones de trabajo

Un error habitual es usar las ordenes de trabajo como sustitutivo del cronograma, lo cual es un error y una forma de traspasar la responsabilidad de planificar el proyecto hacia el equipo. Por tanto para usar correctamente las instrucciones de trabajo, estas deben estar basadas en una buena planificación. Por tanto podemos definir los siguientes requisitos:

• Tener la WBS y el cronograma del proyecto suficientemente detallado hasta el nivel de tareas, indicando la interrelación entre ellas.Técnicas para hacer el cronograma del proyecto
• Tener el diccionario de la WBS. Cómo se comenta, las ordenes de trabajo son una evolución del diccionario de la WBS, ya que básicamente consiste en la misma información utilizada en una fase diferente del proyecto.Descarga una plantilla para hacer el diccionario de la WBS
• Aunque forma parte del punto anterior, también es necesario haber definido en detalle los recursos implicados en cada tarea, ya que no tiene sentido emitir una instrucción de trabajo de forma genérica, ya que nadie se va a dar por afectado.

Uso de las ordenes de trabajo

Para ver el uso de las instrucciones de trabajo partiremos de un ejemplo simple. Imaginemos que tenemos un proyecto con el siguiente cronograma:

Este proyecto está formado por tres tareas, asignadas a dos recursos diferentes, las cuales están unidas por relaciones de precedencia. Para empezar debemos crear una instrucción de trabajo asociada a cada tarea, aunque haya dos tareas ejecutadas por el mismo recurso. De otra forma no será posible seguir y controlar cada tarea de forma adecuada.

Una vez empiece el proyecto emitiremos las dos primeras ordenes de trabajo, iniciando con ello las tareas 1 y 2. Si la ejecución avanza según lo planificado, al cabo de dos días laborables recibiremos la instrucción de trabajo de la tarea 2 indicando que esta se ha completado. En este momento podríamos tener la tentación de entregar la tercera instrucción de trabajo al recurso B, ya que este está libre, lo cual sería erróneo. Cómo puede verse para empezar la tercera tarea es necesario haber completado la primera, por lo que en este caso deberemos esperar hasta tener las dos primeras tareas completadas para emitir la tercera instrucción de trabajo. Con ello se controla el avance del proyecto de acuerdo a lo planificado, evitando empezar con información faltante, lo que acaba suponiendo trabajo adicional y errores.

De forma similar, la recepción de las ordenes de trabajo, una vez se han completado las tareas, permite recibir información sobre los recursos y tiempo real usado, y por tanto nos permitirá seguir el proyecto y comprobar el avance real respecto a las líneas base del proyecto. De esta forma estas constituyen una herramienta de comunicación formal muy útil dentro del proyecto. Saber más sobre la línea base del proyecto