Incoterms en proyectos

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Aunque los Incoterms sean un concepto típico de la logística, también tienen efecto sobre la planificación y gestión de los proyectos, cuando estos incluyen la entrega de materiales. ¿Quieres saber su efecto y que debes considerar cuando apliquen a tus proyectos?.




Los Incoterms son siglas comunes a nivel internacional que definen las diferentes formas en que puede ejecutarse el envío y la entrega de materiales, repartiendo las responsabilices y riesgos del envió, pagos y trámites a ser realizados entre el proveedor y el cliente. Es posible consultar los diferentes Incoterms existentes en el siguiente enlace. (click aquí)

Importancia de los incoterms en proyectos

Cómo se ha comentado, los Incoterms definen las diferentes responsabilidades entre el proveedor y el cliente en relación al suministro de materiales, por tanto estos influyen en el proyecto de la siguiente forma:

  • Definición del alcance del proyecto. Según el Incoterm definido para el proyecto, nuestra responsabilidad de entrega puede ir desde nuestra fabrica hasta la oficina del cliente, pasando por diferentes puntos intermedios, y puede incluir más o menos trámites aduaneros, si los hubiera. Por tanto estos afectan al alcance y tareas a ser consideradas en el proyecto, y a las necesidades de recursos o contrataciones a realizar. Por ejemplo: empresa de trasporte, gestión de documentos de exportación, etc.
  • Costes asociados a la entrega. En el momento que existen variaciones en el alcance a ser considerado, existen variaciones en el coste del proyecto. Estas variaciones pueden ser muy importantes en proyectos internacionales donde tengamos que mandar materiales.
  • Riesgos asociados a la entrega. Cuanto mayor sea nuestra implicación en el transporte, y más tarde traspasemos la responsabilidad de este al cliente, mayores van a ser los riesgos que debamos asumir tanto económicos como de atrasos. Los riesgos económicos derivados del transporte en sí, son normalmente mitigados económicamente con los seguros de trasporte, pero los relativos a la gestión del envió y a los atrasos no.

Igualmente los Incoterms, si tenemos capacidad para definirlos, constituyen una buena herramienta para traspasar los riesgos al cliente. Por tanto es recomendable intentar usar cuando sea posible el Incoterm EXW y traspasar la responsabilidad al cliente.

Llegados a este punto, alguien podría cuestionarse si los Incoterms afectan a los plazos del proyecto. Y la respuesta habitual es que no, ya que el tiempo necesario para gestionar y realizar en envío es independiente de la distribución de responsabilidades, y en cualquier caso va a tener que ser considerado en el cronograma.

Por ejemplo si un proyecto consiste en el diseño, fabricación e instalación de un equipo, la instalación solo puede empezar cuando el equipo esté en su ubicación final, independientemente de que las condiciones de entrega sean EXW (el cliente recoge el equipo en nuestra fábrica y lo traslada hasta su ubicación final) o DDU (toda la responsabilidad recae sobre el proveedor). La única diferencia es que, en el caso EXW, el cliente debe definir los plazos de transporte y hacer el seguimiento.

¿Cuándo se definen los Incoterms en proyectos?

La definición de los Incoterms ocurre durante la fase comercial, donde se discuten las condiciones de entrega del proyecto junto con el cliente.

Muchas veces ocurre que el director del proyecto no participa directamente en esta fase comercial, por lo que este deberá buscar esta información en la documentación entregada al inicio del proyecto. Si esta no estuviese claramente definida, o aceptada por el cliente, deberíamos considerar los posibles costes de envío como un riesgo del proyecto.

Así mismo, en proyectos llave en mano debemos considerar que toda la responsabilidad del trasporte recae sobre el proyecto, excepto que se defina lo contrario, ya que por definición en un proyecto llave en mano el proveedor se ocupa de todo

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Publicado en Conocimientos generales, Gestión del alcance

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