Condiciones de entrega en proyectos

Aunque las condiciones de entrega o  Incoterms sean un concepto típico de la logística, también tienen efecto sobre la planificación y gestión de los proyectos, cuando estos incluyen la entrega de materiales. ¿Quieres saber su efecto y que debes considerar cuando apliquen a tus proyectos?.

Las condiciones de entrega se suelen definir mediante los Incoterms: que son siglas comunes a nivel internacional y definen las diferentes formas en que puede ejecutarse el envío y la entrega de materiales.  Con ello se reparten las responsabilidades y riesgos del envió, pagos y trámites a ser realizados entre el proveedor y el cliente. Es posible consultar las diferentes condiciones de entrega existentes en el siguiente enlace. (click aquí)

Importancia de las condiciones de entrega en proyectos

Cómo se ha comentado, las condiciones de entrega o incoterms definen las diferentes responsabilidades entre el proveedor y el cliente en relación al suministro de materiales, por tanto estos influyen en el proyecto de la siguiente forma:

• Definición del alcance del proyecto. Según la condición de entrega definida para el proyecto, nuestra responsabilidad de entrega puede ir desde nuestra fabrica hasta la oficina del cliente, pasando por diferentes puntos intermedios, y puede incluir más o menos trámites aduaneros, si los hubiera. Por tanto estos afectan al alcance y tareas a ser consideradas en el proyecto, y a las necesidades de recursos o contrataciones a realizar. Por ejemplo: empresa de trasporte, gestión de documentos de exportación, etc.
• Costes asociados a la entrega. En el momento que existen variaciones en el alcance a ser considerado, existen variaciones en el coste del proyecto. Estas variaciones pueden ser muy importantes en proyectos internacionales donde tengamos que mandar materiales.
• Riesgos asociados a la entrega. Cuanto mayor sea nuestra implicación en el transporte, y más tarde traspasemos la responsabilidad de este al cliente, mayores van a ser los riesgos que debamos asumir tanto económicos como de atrasos. Los riesgos económicos derivados del transporte en sí, son normalmente mitigados económicamente con los seguros de trasporte, pero los relativos a la gestión del envió y a los atrasos no.

Condiciones de entrega y riesgos

Igualmente las condiciones de entrega, si tenemos capacidad para definirlas, constituyen una buena herramienta para traspasar los riesgos al cliente. Por tanto es recomendable intentar usar cuando sea posible la condición de entrega tipo EXW y traspasar la responsabilidad al cliente.

Llegados a este punto, alguien podría cuestionarse si las condiciones de entrega afectan a los plazos del proyecto. Y la respuesta habitual es que no, ya que el tiempo necesario para gestionar y realizar en envío es independiente de la distribución de responsabilidades, y en cualquier caso va a tener que ser considerado en el cronograma.

Por ejemplo si un proyecto consiste en el diseño, fabricación e instalación de un equipo, la instalación solo puede empezar cuando el equipo esté en su ubicación final, independientemente de que las condiciones de entrega sean EXW (el cliente recoge el equipo en nuestra fábrica y lo traslada hasta su ubicación final) o DDU (toda la responsabilidad recae sobre el proveedor). La única diferencia es que, en el caso EXW, el cliente debe definir los plazos de transporte y hacer el seguimiento.

¿Cuándo se definen las condiciones de entrega en proyectos?

La definición de las condiciones de entrega ocurre durante la fase comercial, donde estas se discuten junto con el cliente.

Muchas veces ocurre que el director del proyecto no participa directamente en esta fase comercial, por lo que este deberá buscar esta información en la documentación entregada al inicio del proyecto. Si esta no estuviese claramente definida, o aceptada por el cliente, deberíamos considerar los posibles costes de envío como un riesgo del proyecto.

Así mismo, en proyectos llave en mano debemos considerar que toda la responsabilidad del trasporte recae sobre el proyecto, excepto que se defina lo contrario, ya que por definición en un proyecto llave en mano el proveedor se ocupa de todo.